Základní úkoly v aplikaci Access 2010

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Tady jsou některé základní databázové úkoly, které vám pomůžou naučit se používat Microsoft Access 2010.

 

V tomto článku

Co je Access?

Relační databáze v Accessu

Když otevřete Access

Vyhledání a použití šablony

Vytvoření databáze od začátku

Otevření existující databáze Accessu

Začínáme používat novou databázi

Přidání tabulky

Vložení dat z jiného zdroje do tabulky aplikace Access

Import nebo propojení dat z jiného zdroje

Další kroky

Import dat z tabulky nebo jiného programu

Import excelového listu do Accessu

Import excelového listu jako tabulky do nové databáze

Uspořádání dat pomocí Průvodce analýzou tabulky

Práce s daty z jiných aplikací

Používání databáze starší verze v několika verzích Accessu

Použití souboru databáze Accessu v několika verzích Accessu

Krok 1: vytvoření kopie existující databáze a její uložení v novém formátu

Krok 2: rozdělení databáze kopírování a použití původního souboru jako back-end databáze

Krok 3: připojení nového front-end k původní databázi

Používání front-end/back-end aplikací v několika verzích Accessu

Co je Access?

Access 2010 je nástroj pro návrh a nasazení databázových aplikací , pomocí kterého můžete sledovat důležité informace. Data můžete uchovávat v počítači, nebo je můžete publikovat na webu – aby je ostatní mohli používat ve webovém prohlížeči.

Hodně lidí začíná používat Access, když program, který používá, zachová něco postupně za úkol. Předpokládejme třeba, že jste plánovač událostí a chcete sledovat všechny podrobnosti, které potřebujete spravovat, aby vaše události proběhly úspěšně. Pokud k tomu používáte textový editor nebo tabulkový program, můžete se snadno připojit k problémům s duplicitními a nekonzistentními daty. Můžete používat software pro práci s kalendářem, ale v kalendáři se nevejde finanční informace.

Relační databáze v Accessu

Někdy potřebujete relační databázi ke sledování takových informací – okamžitý přístup dat, která byla rozdělena do menších kolekcí dat (nazývaných tabulky), za účelem eliminace redundance a následným propojením na základě běžných bitů informací (nazývaných pole) . Relační databáze plánování událostí může například obsahovat tabulku s informacemi o zákaznících, tabulku s informacemi o dodavateli a tabulku s informacemi o události. Tabulka s informacemi o události může obsahovat pole, které je spojeno s tabulkou Customer, a pole, které ho bude spojovat s tabulkou dodavatel. Tímto způsobem, například pokud se změní telefonní číslo dodavatele, informace se můžou v tabulce Dodavatel změnit jednou, místo v každé události, která se dodavateli účastní.

Access je nástroj, který můžete použít k rychlému a snadnému vývoji relačních databázových aplikací, které vám pomůžou spravovat informace. Můžete vytvořit databázi, která vám pomůže sledovat cokoli o jakémkoli druhu informací, jako jsou zásoby, profesionální kontakty nebo firemní procesy. Access se dodává se šablonami, které můžete použít hned ke sledování různých informací, což usnadňuje začátečníky.

Když otevřete Access

Když spustíte Access 2010, uvidíte zobrazení Microsoft Office Backstage, kde můžete získat informace o aktuální databázi, vytvořit novou databázi, otevřít existující databázi a Zobrazit doporučený obsah z Office.com.

Zobrazení Backstage aplikace Access 2010

Zobrazení Backstage obsahuje také mnoho dalších příkazů, které můžete použít k úpravě, údržbě nebo sdílení databází. Příkazy v zobrazení Backstage se obvykle týkají všech databází, nikoli objektů uvnitř databáze.

Poznámka: Do zobrazení Backstage se můžete kdykoli dostat kliknutím na kartu soubor .

Začátek stránky

Vyhledání a použití šablony

Access nabízí celou řadu šablon, pomocí kterých můžete urychlit proces vytváření databáze. Šablona je databáze připravená k použití, která obsahuje všechny tabulky, dotazy, formuláře a sestavy, které jsou potřeba k provedení určitého úkolu. Třeba jsou například šablony, které můžete použít ke sledování problémů, správě kontaktů nebo uchování záznamů výdajů. Některé šablony obsahují několik ukázkových záznamů, které vám pomůžou předvést jejich používání. Šablony databáze se dají použít tak, jak jsou, nebo je můžete přizpůsobit tak, aby lépe vyhovovaly vašim potřebám.

Pokud chcete najít a použít šablonu na databázi, postupujte takto:

  1. Na kartě Soubor klikněte na Nový.

  2. V části Dostupné šablonyproveďte jednu z následujících akcí:

    • Pokud chcete znovu použít šablonu, kterou jste nedávno použili, klikněte na položku nedávné šablonya vyberte požadovanou šablonu.

    • Pokud chcete použít šablonu, kterou už máte nainstalovanou, klikněte na šablonya vyberte požadovanou šablonu.

    • Pokud chcete najít šablonu na Office.com, klikněte v části Šablony Office.comna kategorii šablony, vyberte požadovanou šablonu a potom kliknutím na Stáhnout Stáhněte šablonu z Office. com do počítače.

      Můžete taky vyhledávat šablony na Office.com z Accessu. Do pole hledat Office.com pro šablony zadejte jeden nebo více hledaných termínů a pak klikněte na tlačítko se šipkou.

  3. Volitelně klikněte na ikonu složky vedle pole název souboru a přejděte do umístění, kde chcete vytvořit databázi. Pokud neoznačíte konkrétní umístění, Access vytvoří databázi ve výchozím umístění, které se zobrazí pod polem název souboru .

  4. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

Access vytvoří databázi a otevře ji pro použití.

Začátek stránky

Vytvoření databáze od začátku

Pokud chcete vytvořit důkladnější Úvod k pojmům použití Accessu při vytváření databáze, přečtěte si článek Základy návrhu databáze.

Pokud žádné ze šablon nevyhovuje vašim potřebám nebo pokud máte data v jiném programu, který chcete používat v Accessu, můžete se rozhodnout, že je vhodnější vytvořit databázi úplně od začátku. V Accessu 2010 máte možnost použít standardní desktopovou databázi nebo webovou databázi.

Další informace o webových databázích najdete v článku Vytvoření databáze pro sdílení na webu.

Novou databázi vytvoříte takto:

  1. Spusťte Access.

  2. Na kartě Nový v zobrazení Backstage klikněte na prázdná databáze nebo prázdná webová databáze.

    Důležité informace: Volba, kterou uděláte, bude určovat, jaké funkce jsou v databázi dostupné. Desktopové databáze se nedají publikovat na webu a webové databáze nepodporují některé funkce plochy, třeba souhrnné dotazy.

  3. Vpravo zadejte název databáze do pole název souboru .

    Pokud chcete změnit umístění, ve kterém soubor vytvoříte, klikněte na Procházet Vzhled tlačítka vedle pole název souboru , přejděte na nové umístění a klikněte na OK.

  4. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

    Access vytvoří databázi a pak v Zobrazení Datový list otevře prázdnou tabulku (s názvem Tabulka1).

  5. Access umístí kurzor do první prázdné buňky ve sloupci kliknutím přidat do nové tabulky.

    Pokud chcete přidat data, začněte psát – nebo můžete data z jiného zdroje vložit, jak je popsáno v části vložení dat z jiného zdroje do tabulky aplikace Accessuvedené dále v tomto článku.

    Poznámky: 

    • Zadávání dat v zobrazení Datový list je velmi podobné jako zadávání dat do excelového listu. Hlavním omezením je, že data musí být vložena do souvislých řádků a sloupců, počínaje levým horním rohem datového listu. Neměli byste se pokoušet formátovat data vložením prázdných řádků nebo sloupců, jak to může dělat v excelovém listu, protože se tím v tabulce zaznamená místo. Tabulka obsahuje pouze data. Veškerá vizuální prezentace s těmito daty bude probíhat ve formulářích a sestavách, které navrhujete později.

    • Při zadávání dat se vytvoří struktura tabulky. Kdykoli do datového listu přidáte nový sloupec, bude v tabulce definováno nové pole. Access nastaví Datový typ pole na základě typu zadaných dat. Pokud například máte sloupec, do kterého jste zadali jenom kalendářní data, aplikace Access nastaví datový typ tohoto pole na datum a čas. Pokud se později pokusíte do tohoto pole zadat neformátovou hodnotu (třeba jméno nebo telefonní číslo), zobrazí se zpráva s informací, že se hodnota neshoduje s datovým typem sloupce. Pokud je to možné, měli byste tabulku naplánovat tak, aby každý sloupec obsahoval stejný typ dat, ať už se jedná o text, kalendářní data, čísla nebo jiný typ. To značně usnadňuje vytváření dotazů, formulářů a sestav, které vybírá jenom požadovaná data.

Pokud nechcete zadávat data, klikněte na Zavřít Vzhled tlačítka .

Poznámka: Access odstraní, pokud ho zavřete bez uložení.

Začátek stránky

Otevření existující databáze Accessu

Tip: Pokud chcete rychle otevřít některou z několika naposledy otevřených databází, klikněte na kartě soubor na Poslednía potom klikněte na název souboru.

  1. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.

  2. V dialogovém okně otevřít klikněte na zástupce, nebo v poli Oblast hledání klikněte na jednotku nebo složku obsahující požadovanou databázi.

  3. V seznamu složek poklikejte na složky, dokud neotevřete složku, ve které je databáze.

  4. Po nalezení databáze proveďte jednu z následujících akcí:

    • Pokud chcete databázi otevřít ve výchozím režimu otevření, poklikejte na ni.

    • Pokud chcete otevřít databázi pro sdílený přístup ve víceuživatelském prostředí, aby i ostatní uživatelé mohli současně číst i zapisovat do databáze, klikněte na otevřít.

    • Pokud chcete databázi otevřít jen pro čtení, abyste ji mohli zobrazit, ale nemůžete ji upravovat, klikněte na šipku vedle tlačítka otevřít a potom klikněte na otevřít jen pro čtení.

    • Pokud chcete databázi otevřít s výhradním přístupem, takže ji nikdo jiný nemůže otevřít, když ji máte otevřenou, klikněte na šipku vedle tlačítka otevřít a potom klikněte na výhradnípřístup.

    • Pokud chcete otevřít databázi pro přístup jen pro čtení, klikněte na šipku vedle tlačítka otevřít a pak klikněte na otevřít exkluzivní jenom pro čtení: databáze pořád může otevřít, ale mají jenom přístup jen pro čtení.

Pokud nemůžete najít databázi, kterou chcete otevřít    

  1. V dialogovém okně otevřít klikněte na zástupce My Computer (můj počítač ) nebo v seznamu Oblast hledání klikněte na položku můj počítač.

  2. V seznamu jednotek klikněte pravým tlačítkem na jednotku, o které se domníváte, že je databáze, a pak klikněte na Hledat.

  3. Zadejte kritéria vyhledávání a stisknutím klávesy ENTER databázi vyhledejte.

  4. Pokud je databáze nalezená, otevřete ji poklikáním v dialogovém okně výsledky hledání .

    Protože bylo hledání zahájeno v dialogovém okně otevřít , musíte v tomto dialogovém okně kliknout na Zrušit před otevřením databáze.

Můžete přímo otevřít datový soubor v externím formátu souboru (třeba dBASE, Paradox, Microsoft Exchange nebo Excel). Můžete taky přímo otevřít libovolný Zdroj dat ODBC, jako je Microsoft SQL Server nebo Microsoft FoxPro. Access automaticky vytvoří novou databázi Accessu ve stejné složce, ve které je datový soubor, a přidá odkazy na jednotlivé tabulky v externí databázi.

Začátek stránky

Začínáme používat novou databázi

V závislosti na použité šabloně se může stát, že budete muset provést jednu nebo více následujících akcí, abyste mohli začít s novou databází:

  • Pokud Access zobrazí přihlašovací dialogové okno s prázdným seznamem uživatelů, můžete začít takto:

    1. Klikněte na Nový uživatel.

    2. Vyplňte formulář Podrobnosti uživatele .

    3. Klikněte na Uložit a zavřít.

    4. Vyberte uživatelské jméno, které jste právě zadali, a klikněte na Přihlásitse.

  • Pokud Access zobrazí prázdný datový list, můžete začít psát data přímo do tohoto datového listu nebo kliknutím na jiná tlačítka a karty prozkoumat databázi.

  • Pokud Access zobrazí stránku Začínáme , můžete kliknutím na odkazy na této stránce získat další informace o databázi nebo kliknutím na jiná tlačítka a karty prostudovat databázi.

  • Pokud Access na panelu zpráv zobrazuje Upozornění zabezpečení a zdroj šablony považujete za důvěryhodný, klikněte na Povolit obsah. Pokud databáze vyžaduje přihlášení, budete se muset znovu přihlásit.

U desktopových a webových databází chcete začít s jedním z těchto kroků:

Začátek stránky

Přidání tabulky

Do existující databáze můžete přidat novou tabulku pomocí nástrojů ve skupině tabulky na kartě vytvořit .

Skupina Tabulky na kartě Vytvoření

Poznámka: Ve webové databázi je ve skupině tabulky dostupný pouze příkaz tabulka .

Bez ohledu na to, ve kterém zobrazení začnete, můžete kdykoli přepnout do druhého zobrazení pomocí tlačítek Zobrazit na stavovém řádku okna aplikace Access.

Vytvoření prázdné tabulky v zobrazení Datový list    V zobrazení Datový list můžete okamžitě zadávat data a umožnit tak, aby aplikace Access vytvořila strukturu tabulky na pozadí. Názvy polí se přiřazují číselně (pole1, pole2 atd.) a Access nastaví datový typ pole na základě typu zadaných dat.

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině tabulky na tlačítko tabulka Obrázek tlačítka .

  2. Access tabulku vytvoří a umístí kurzor do první prázdné buňky ve sloupci kliknutím přidat .

  3. Pokud chcete přidat data, začněte psát do první prázdné buňky – nebo můžete data vložit z jiného zdroje, jak je popsáno dále v tomto článku.

    • Pokud chcete přejmenovat sloupec (pole), poklikejte na záhlaví sloupce a zadejte nový název.

      Tip: Zadejte smysluplné jméno pro každé pole, abyste mohli sdělit, co obsahuje, aniž byste museli data prohlížet.

    • Pokud chcete sloupec přesunout, vyberte ho kliknutím na jeho záhlaví a přetáhněte ho na požadované místo. Můžete taky vybrat několik souvislých sloupců a všechny najednou je přetáhnout do nového umístění.

      Pokud chcete do tabulky přidat další pole, můžete začít psát do sloupce kliknutím přidat v zobrazení Datový list nebo přidat nová pole pomocí příkazů ve skupině Přidat & odstranit na kartě pole .

Vytvoření tabulky, která začíná v návrhovém zobrazení    V návrhovém zobrazení nejprve vytvoříte strukturu nové tabulky. Potom přepněte do zobrazení Datový list, abyste zadávali data, nebo zadáte data pomocí jiné metody, například pomocí formuláře.

Návrhové zobrazení není k dispozici pro tabulky ve webové databázi.

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině tabulky na návrh tabulky. Vzhled tlačítka

  2. Pro každé pole v tabulce napište název do sloupce název pole a v seznamu datový typ vyberte datový typ.

  3. Pro každé pole ve sloupci Popis můžete zadat další informace. Popis, který zadáte, se zobrazí na stavovém řádku, když je kurzor v daném poli a použije se jako text na stavovém řádku pro všechny ovládací prvky, které vytvoříte přetažením pole z podokna seznam polí do formuláře nebo sestavy. a pro všechny ovládací prvky, které jsou pro toto pole vytvořeny pomocí Průvodce formulářem nebo průvodce seStavou.

  4. Po přidání všech polí tabulku uložte:

    • Na kartě Soubor klikněte na možnost Uložit.

  5. Data můžete začít zadávat do tabulky kdykoliv tak, že přejdete do zobrazení Datový list, kliknete na první prázdnou buňku a zadáte. Můžete taky vkládat data z jiného zdroje, jak je popsáno v další části.

Vytvoření tabulky založené na SharePointovém seznamu    V seznamu SharePointu můžou data používat lidé, kteří nemají přístup. Data seznamů jsou navíc uložená na serveru, což obecně nabízí lepší ochranu před ztrátou dat než soubory, které jsou uložené na počítači. Můžete buď začít s novým seznamem, nebo vytvořit odkaz na existující seznam. Na SharePointovém webu, na kterém chcete vytvořit seznam, musíte mít dostatečná oprávnění. To se může lišit podle webu, abyste se o možnostech mohli obrátit na správce SharePointu.

Tato funkce není k dispozici ve webové databázi.

  1. Na kartě Vytvoření ve skupině Tabulky klikněte na Sharepointové seznamy.

  2. Pomocí jedné ze šablon seznamů můžete vytvořit standardní SharePointový seznam, třeba kontakty nebo události.

    Můžete také vytvořit vlastní seznam nebo propojit nebo importovat existující seznam. Vyberte požadovanou možnost.

  3. Pokud zvolíte některou ze šablon seznamů nebo chcete vytvořit vlastní seznam, otevře se dialogové okno vytvořit nový seznam , podle kterého vás proces provede. Pokud se rozhodnete použít existující seznam, otevře se dialogové okno Načíst externí data , které vám pomůžou pomoct.

Další informace o tabulkách najdete v článku Úvod do tabulek.

Začátek stránky

Vložení dat z jiného zdroje do tabulky aplikace Access

Pokud jsou data aktuálně uložená v jiném programu, jako je Excel, můžete data zkopírovat a vložit do tabulky aplikace Access. Obecně to funguje nejlépe, pokud jsou data už rozdělená do sloupců, stejně jako v excelovém listu. Pokud jsou vaše data v textovém editoru, měli byste nejprve oddělit sloupce dat pomocí karet nebo data převést na tabulku v textovém editoru a potom data zkopírovat. Pokud vaše data potřebují nějaké úpravy nebo manipulace (například oddělení úplných názvů do křestního jména a příjmení), můžete to udělat před kopírováním dat, zejména pokud nejste obeznámeni s Accessem.

Když vložíte data do prázdné tabulky, Access nastaví datový typ každého pole podle toho, jaký druh dat ho najde. Pokud například vložené pole neobsahuje žádné hodnoty kalendářních dat, aplikace Access použije pro toto pole datový typ datum a čas. Pokud vložené pole obsahuje pouze slova Ano a ne, použije aplikace Access datový typ Ano/ne.

Access pojmenuje pole podle toho, co najde v prvním řádku vložených dat. Pokud je první řádek vkládaných dat podobný řádkům, který následuje, Access určí, že první řádek je součástí dat a přiřadí pole Obecná jména (pole1, pole2 atd.). Pokud se první řádek vkládaných dat nepodobá řádkům, které následují, Access použije první řádek jako názvy polí a vyloučí první řádek skutečných dat.

Pokud Access přiřadí názvy obecných polí, měli byste pole co nejdříve přejmenovat, abyste předešli nejasnostem. Postupujte takto:

  1. Kliknutím na Uložit na kartě soubor uložte tabulku.

  2. V zobrazení Datový list poklikejte na záhlaví jednotlivých sloupců a zadejte název sloupce.

  3. Tabulku znovu uložte.

Začátek stránky

Import nebo propojení dat z jiného zdroje

Data, která jste si vyhráli, můžete mít v jiném programu, který chcete používat v Accessu. Možná pracujete s lidmi, kteří ukládají data v jiných programech, a chcete pracovat s jejich daty v Accessu. Nebo máte více různorodých zdrojů dat a potřebujete "přistání", kde je můžete spojit dohromady, aby byla hlubší analýza.

Access usnadňuje import nebo propojení dat z jiných aplikací. Data z excelového listu, z tabulky v jiné databázi Accessu, ze seznamu SharePointu nebo z jiného zdroje můžete přenést. Postup se mírně liší podle zdroje dat, ale tyto pokyny vám pomůžou začít:

  1. Na kartě externí data klikněte ve skupině importovat odkaz na & na příkaz pro typ souboru, ze kterého importujete.

    Pokud třeba importujete data z excelového listu, klikněte na Excel. Pokud správný typ programu nevidíte, klikněte na Další.

    Poznámka: Pokud ve skupině importovat odkaz na & nemůžete najít správný typ formátu, bude možná potřeba spustit program, ve kterém jste původně data vytvořili, a pak použít tento program k uložení dat ve formátu souboru, který Access podporuje (například na Textový soubor s oddělovači ). a potom data importujte nebo vytvořte.

  2. V dialogovém okně Načíst externí data buď klikněte na Procházet , vyhledejte zdrojový datový soubor nebo do pole název souboru zadejte úplnou cestu ke zdrojovému datovému souboru.

  3. Klikněte na požadovanou možnost v části určit, jak a kam chcete data ukládat do aktuální databáze. Pomocí importovaných dat můžete vytvořit novou tabulku nebo vytvořit propojenou tabulku, která bude mít odkaz na zdroj dat.

  4. Klikněte na tlačítko OK.

    V závislosti na zvolené možnosti se otevře dialogové okno Propojit objekty nebo dialogové okno importovat objekty .

  5. Pomocí dialogového okna dokončete proces. Přesný postup závisí na zvolené možnosti importu nebo propojení.

  6. Na poslední stránce průvodce klikněte na Dokončit.

    Pokud jste se rozhodli importovat, zobrazí se dotaz, jestli chcete uložit podrobnosti operace importu, kterou jste právě dokončili.

  7. Pokud si myslíte, že budete tuto stejnou operaci importu provádět znovu, klikněte na Uložit kroky importua zadejte podrobnosti.

    Operaci importu pak můžete snadno reprodukovat kliknutím na uložené importy ve skupině Import na kartě externí data , kliknutím na specifikace importu a potom kliknutím na Spustit.

  8. Pokud podrobnosti o operaci nechcete uložit, klikněte na Zavřít.

Access importuje data do nové tabulky a potom zobrazí tabulku v části tabulky v navigačním podokně.

Další informace o importu dat do Accessu získáte pomocí odkazů v části Viz také v tomto článku.

Začátek stránky

Další kroky

Zbytek procesu návrhu se liší podle vašich záměrů, ale pravděpodobně budete chtít zvážit vytváření dotazů, formulářů, sestav a maker. Tento článek neobsahuje informace o vytváření dalších databázových objektů.

Další informace najdete v těchto článcích:

Začátek stránky

Import dat z tabulky nebo jiného programu

Pokud jste obeznámeni s dalšími databázovými nebo tabulkovými aplikacemi, pravděpodobně znáte základy, jak tyto aplikace fungují a jaké databáze se používají. Access se liší od mnoha jiných databázových aplikací tím, že vám umožní vytvářet relační databáze a bude se dál lišit od většiny tabulkových aplikací tím, že nabízí nástroje pro vývoj sofistikovaných dotazů, formulářů a sestav. Access nabízí také mnoho možností pro práci s jinými databázovými aplikacemi, jako je SQL Server.

Import excelového listu do Accessu

Po vytvoření seznamu v Excelu začíná hodně lidí. Excel je skvělé místo pro začátek seznamu, ale když se seznam zvětšuje, je to obtížnější uspořádat a udržovat aktualizace. Přesunutí seznamu do Accessu je obvykle další logický krok.

Databázová tabulka se podobá struktuře listu, ve které jsou data uložená v řádcích a sloupcích. V důsledku toho je obvykle snadné importovat list do databázové tabulky. Hlavní rozdíl mezi ukládáním dat v listu a jejich uložením v databázi je v tom, jak se data uspořádají. Pouhým importem celého listu jako nové tabulky v databázi nebudou vyřešeny problémy související s uspořádáním a aktualizací dat, zejména pokud list obsahuje redundantní data. Chcete-li tyto problémy vyřešit, musíte rozdělit data tabulky do samostatných tabulek, které obsahují související data. Další informace o uspořádání dat v tabulkách najdete v článku Základy návrhu databáze.

Funkce Accessu: Průvodce analýzou tabulky vám pomůže tento proces dokončit. Po importu dat do tabulky vám průvodce pomůže rozdělit tabulku do samostatných tabulek, z nichž každá obsahuje data, která nejsou duplikována v žádné z dalších tabulek. Průvodce také vytvoří potřebné vztahy mezi tabulkami.

Začátek stránky

Import excelového listu jako tabulky do nové databáze

  1. Na kartě soubor klikněte na Novýa potom na prázdná databáze.

  2. Do pole název souboru zadejte název nové databáze a klikněte na vytvořit.

    Otevře se nová databáze a Access vytvoří novou prázdnou tabulku Tabulka1.

  3. Zavřete Tabulka1.

    Po zobrazení dotazu, jestli chcete uložit změny v návrhu Tabulka1, klikněte na ne.

  4. Na kartě externí data klikněte ve skupině importovat odkaz na _AMP_ na položku Excel. Obrázek tlačítka

  5. V dialogovém okně Načíst externí data klikněte na tlačítko Procházet.

  6. Pomocí dialogového okna otevřít soubor vyhledejte soubor.

  7. Vyberte soubor a klikněte na Otevřít.

  8. V dialogovém okně Načíst externí data se ujistěte, že je vybraná možnost importovat zdrojová data do nové tabulky v možnosti aktuální databáze .

  9. Klikněte na tlačítko OK.

    Spustí se Průvodce importem z tabulkového kalkulátoru a požádá vás o několik otázek týkajících se vašich dat.

  10. Postupujte podle pokynů a kliknutím na Další nebo zpět Procházejte mezi stránkami. Na poslední stránce průvodce klikněte na Dokončit.

    Poznámka: Zobrazí se dotaz, jestli chcete uložit podrobnosti operace importu, kterou jste právě dokončili. Pokud si myslíte, že budete tuto stejnou operaci importu provádět znovu, klikněte na Anoa zadejte podrobnosti. V budoucnu pak můžete operaci snadno zopakovat kliknutím na uložené importy ve skupině Import na kartě externí data . Pokud podrobnosti o operaci nechcete uložit, klikněte na Zavřít.

Access importuje data do nové tabulky a zobrazí se v části všechny tabulky v navigačním podokně.

Začátek stránky

Uspořádání dat pomocí Průvodce analýzou tabulky

Po importu dat do tabulky aplikace Access můžete pomocí Průvodce analýzou tabulky rychle identifikovat redundantní data. Průvodce potom nabízí jednoduchý způsob uspořádání dat do samostatných tabulek, aby byla ukládána nejefektivnějším způsobem. Access zachová původní tabulku jako zálohu a pak vytvoří nové tabulky, které můžete použít jako základ pro databázovou aplikaci.

  1. Otevřete databázi Accessu obsahující tabulku, kterou chcete analyzovat.

  2. Na kartě databázové nástroje klikněte ve skupině analyzovat na tlačítko analyzovat tabulku.

    Spustí se Průvodce analýzou tabulky.

    První dvě stránky průvodce obsahují krátký kurz – klikněte na tlačítka, na která můžete kliknout a zobrazit tak příklady. Pokud úvodní stránky nevidíte, ale místo toho se zobrazí zaškrtávací políčko Zobrazovat úvodní stránky?, zaškrtněte toto políčko a potom klikněte dvakrát na tlačítko OK . Pokud nechcete, aby se úvodní stránky po přečtení úvodu znovu zobrazovaly, můžete zrušit zaškrtnutí políčka Zobrazovat úvodní stránky? .

  3. Na stránce která tabulka obsahuje pole s hodnotami, které se opakují v mnoha záznamech? vyberte tabulku, kterou chcete analyzovat, a klikněte na Další.

  4. Můžete nechat průvodce rozhodnout, která pole do kterých tabulek přejít, nebo můžete toto rozhodnutí udělat sami. Pokud se vám pořídí návrhy průvodce, můžete na další stránce průvodce změnit rozložení tabulky.

    Poznámka: Pokud necháte Průvodce rozhodnout, která pole se mají uvést do tabulek, její možnosti nemusí být pro vaše data vždy vhodné, obzvláště v případě, že nemůžete pracovat s mnoha daty. Měli byste zkontrolovat výsledky průvodce pečlivě. Na druhé straně vám průvodce může navrhovat efektivnější organizaci, než je ta, o kterou se chystáte, a proto je vhodné alespoň jednou vyzkoušet rozhodnutí průvodce. Pokud se vám návrhy nelíbí, můžete i tak změnit uspořádání polí ručně a vždy kliknout na zpět a uspořádat všechna pole sami.

  5. Klikněte na Další. Na této stránce můžete určit, které tabulky obsahují pole. Pokud jste se rozhodli, že se Průvodce rozhodne, mělo by se zobrazit více tabulek spojených spojnicemi. V opačném případě vytvoří Access jenom jednu tabulku obsahující všechna pole. V obou případech můžete na této stránce provádět změny.

    • Pole z tabulky můžete přetahovat do prázdné oblasti stránky a vytvořit novou tabulku, která obsahuje tato pole. Access zobrazí výzvu k zadání názvu tabulky.

    • Pole z jedné tabulky můžete přetahovat do jiné tabulky, pokud si myslíte, že se tam budou ukládat i efektivněji.

    • Většině tabulek se přidají ID nebo generované jedinečné ID . Pokud se chcete dozvědět víc o polích ID, klikněte na tipy v pravém horním rohu průvodce.

    • Pokud chcete změnu vrátit zpět, klikněte na tlačítko zpět .

    • Pokud chcete tabulku přejmenovat, poklikejte na její záhlaví, zadejte nový název a klikněte na OK.

  6. Jakmile pole uspořádáte požadovaným způsobem, klikněte na tlačítko Další.

  7. Pokud průvodce najde záznamy, které mají velmi podobné hodnoty, určí tyto hodnoty jako možné překlepy a prezentuje obrazovku, kde můžete potvrdit, co s nimi dělá. PoSuňte se v seznamu, abyste našli všechny hodnoty ve sloupci Oprava , a pak klikněte na příslušnou položku v rozevíracím seznamu. Chcete-li, aby průvodce neprováděl změny hodnoty, vyberte možnost (opustit jako-je) . Po dokončení klikněte na Další.

  8. Průvodce se zeptá, jestli chcete vytvořit dotaz, který připomíná původní tabulku. Pokud jste již vytvořili formuláře a sestavy založené na původní tabulce, je vhodné tento dotaz vytvořit. Pokud jste zvolili Ano, vytvořte dotaz, průvodce přejmenuje původní tabulku tak, že k názvu tabulky připojí slovo "_old" a nový dotaz pojmenuje pomocí názvu původní tabulky. Ve formulářích a sestavách založených na této tabulce se teď používá dotaz na data a dále fungují stejně.

  9. Klikněte na tlačítko Dokončit.

    Průvodce vytvoří zadané nové tabulky a pak je otevře. Po dokončení kontroly výsledků je zavřete.

Začátek stránky

Práce s daty z jiných aplikací

Access 2010 poskytuje funkce pro práci s daty uloženými v jiných aplikacích.

Vytvoření nové databáze Accessu, která odkazuje na data v jiném formátu souborů    Pomocí Accessu můžete otevřít soubor v jiném formátu, jako je třeba text, dBASE nebo tabulka. Access automaticky vytvoří databázi Accessu a propojí soubor.

  1. Spusťte Access.

  2. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.

  3. V dialogovém okně otevřít klikněte v seznamu na typ souboru, který chcete otevřít. Pokud si nejste jistí typ souboru, klikněte na všechny soubory (*. *).

  4. V případě potřeby přejděte do složky obsahující soubor, který chcete otevřít. Když najdete soubor, poklikejte na něj a otevřete ho.

  5. Postupujte podle pokynů v průvodci. Na poslední stránce průvodce klikněte na Dokončit.

Import nebo propojení dat do existující databáze Accessu    Do tabulek Accessu můžete importovat data z jiných zdrojů a programů, aby data byla obsažená v souboru Accessu, nebo můžete vytvořit odkaz na data z Accessu, aby data zůstala v původním souboru (mimo Accessový soubor).

  1. Na kartě externí data klikněte ve skupině importovat odkaz na & na formát, ve kterém jsou data uložená.

    Data můžete importovat nebo propojit z následujících zdrojů:

    • Excel    Do sešitu aplikace Excel můžete přenést data z listu nebo pojmenované oblasti. Každý list nebo pojmenovanou oblast se musí naimportovat nebo propojit odděleně.

    • Access    Je to velmi užitečné pro oddělení procesu od dat, vytvoření rozdělené databáze. To znamená, že můžete použít jednu databázi pro všechny formuláře, sestavy a makra a zachovat data v jiné databázi. Můžete pak vyvinout vylepšení, aniž byste přerušili práci s kýmkoli. Můžete také sloučit data z mnoha různých databází Accessu v jednom, což usnadňuje sumarizaci dat napříč oblastmi a mezi obchodními partnery.

    • Databáze ODBC    Mnoho programů tento formát podporuje, včetně mnoha produktů databázového serveru. To vám pomůže vytvořit databáze "odpočívadlo", kde kombinujete data z různých systémů.

    • Textový soubor    Můžete se připojit k jednoduchému textovému souboru a taky použít Access ke změně obsahu souboru. Díky tomu může být přístup k datům aplikace Access snadno zabírat v široké škále programů.

    • Soubor XML    Tento formát nabízí také kompatibilitu s různými programy, včetně některých webových serverů.

    • Sharepointový seznam    Tím se data zpřístupní pomocí webového prohlížeče, což je standardní způsob použití seznamu služby SharePoint.

    • Datové služby    Můžete se připojit k webovým datovým službám ve vaší organizaci.

    • Dokument HTML    

    • Složka Outlooku    Můžete se připojit ke složkám Outlooku, abyste mohli snadno integrovat svoje kontaktní informace s ostatními daty.

    • soubor dBase    dBase je oblíbený alternativní databázový systém podporovaný aplikací Access

      Zobrazí se dialogové okno Načíst externí data .

  2. Postupujte podle pokynů v dialogovém okně.

    Access data importuje nebo propojí do databáze. U většiny formátů musíte určit umístění dat a pak zvolit, jak mají být data v databázi uložena.

Začátek stránky

Používání databáze starší verze v několika verzích Accessu

Pokud byla databáze nebo projekt Accessu vytvořené v Accessu 2000 nebo novějším, můžete databázi nebo projekt použít ve verzi Accessu, ve které byla vytvořena, nebo v novějších verzích – a to i v případě, že je soubor povolený zabezpečení. Soubory Access 2000 se například dají používat v Accessu 2000, Accessu 2002, Accessu 2003, Accessu 2007 a Accessu 2010.

Může se stát, že budete chtít zachovat data v dřívější verzi Accessu, ale máte uživatele s novější verzí Accessu, kterou chcete propojit s těmito daty, ale pořád budete využívat některé funkce novější verze. Řešením je vytvořit novou front-end databázi v novější verzi (obsahující formuláře, sestavy, dotazy, makra, ale žádné tabulky) a propojit ji s tabulkami v dřívější verzi souboru. Podle toho, jestli je databáze obsažená v jednom souboru nebo je už rozdělená na Front-end/back-end aplikace, použijte jeden z následujících postupů.

Použití souboru databáze Accessu v několika verzích Accessu

Pokud jsou všechny tabulky, formuláře a další objekty Accessové databáze starší verze obsažené v jednom souboru a chcete používat databázi v několika verzích Accessu, můžete vytvořit novou front-end databázi v novější verzi a propojit ji s původním souborem. Uživatelé, kteří mají starší verzi Accessu, pořád můžou používat původní databázi. Uživatelé, kteří mají novější verzi, mohou použít novou front-end databázi k propojení se stejnými daty. Pokud potřebujete přiStoupit k více verzím Accessu, můžete vytvořit několik front-end verzí.

Začátek stránky

Krok 1: vytvoření kopie existující databáze a její uložení v novém formátu

Pomocí následujícího postupu můžete převést databázi na některý ze tří posledních formátů: Access 2000, Access 2002-2003 nebo Access 2007. Tento příkaz uchová původní databázi v původním formátu a vytvoří kopii v zadaném formátu.

  1. Zavřete soubor aplikace Access. Pokud se jedná o víceuživatelské databázi Accessu umístěnou na serveru nebo ve sdílené složce, ujistěte se, že ji nikdo jiný nemá.

  2. Spusťte Access 2010.

  3. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.

  4. Přejděte do umístění souboru, který chcete převést, a poklikáním ho otevřete.

    Pokud se zobrazí dialogové okno rozšíření databáze s dotazem, jestli chcete databázi vylepšit, klikněte na ne.

  5. Pokud se při spuštění databáze otevře formulář, zavřete ho.

  6. Na kartě soubor klikněte na Uložit databázi jako.

  7. V dialogovém okně Uložit jako zadejte název nové databáze.

    Poznámka: Pokud neuložíte novou databázi do jiného umístění, musí se její název lišit od původní databáze. V obou případech je obvykle vhodné použít jiný název, abyste snadno rozlišili front-end databázi a back-end databázi. Pokud ale převádíte na formát Access 2007, změní se přípona názvu souboru z. mdb na. accdb, takže můžete použít stejný název souboru.

  8. Klikněte na Uložit.

Začátek stránky

Krok 2: rozdělení databáze kopírování a použití původního souboru jako back-end databáze

Převedenou databázi rozDělíte následujícím postupem:

  • Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Přesunout data na Databáze Access. Obrázek tlačítka

  • V dialogovém okně Rozdělování databáze klikněte na položku rozdělit databázi.

    V případě potřeby můžete vytvořit zálohu, ale můžete ji také znovu vytvořit pomocí původní databáze.

  • Zadejte název back-end databáze a potom klikněte na rozdělit.

Začátek stránky

Krok 3: připojení nového front-end k původní databázi

  1. Odstraňte back-end databázi vytvořenou nástrojem pro rozdělování databáze – dejte pozor, abyste neodstranili původní databázi.

  2. Propojení nové front-endové databáze s tabulkami v původní databázi: na kartě externí data klikněte ve skupině importovat odkaz na _AMP_ na Správce propojených tabulek. Vzhled tlačítka

  3. Klikněte na Vybrat všea zaškrtněte políčko vždy vyzvat k zadání nového umístění .

  4. Klikněte na OK, přejděte na databázi dřívější verze a poklikejte na ni.

    Pokud se všechno dobře hodí, Access zobrazí zprávu, že všechny vybrané propojené tabulky byly úspěšně obnovené.

Novou front-end databázi teď můžete rozšířit o nové funkce pro uživatele, kteří mají novější verze Accessu. Uživatelé, kteří mají starší verze, můžou dál používat starší verzi databáze.

Začátek stránky

Používání front-end/back-end aplikací v několika verzích Accessu

Pokud už vaše databáze Accessu Front-end/back-end aplikace, můžete front-end převést do nového formátu souborů. Pro back-end databáze nejsou nutné žádné změny.

Následující postup ukazuje, jak pomocí příkazu Uložit databázi jako převést front-end databázi na některý ze tří posledních formátů: Access 2000, Access 2002-2003 nebo Access 2007. Tento příkaz uchová původní databázi v původním formátu a vytvoří kopii v zadaném formátu.

  1. Zavřete front-end databázi. Pokud se jedná o víceuživatelské databázi Accessu na serveru nebo ve sdílené složce, ujistěte se, že ji nikdo jiný nemá.

  2. Spusťte Access 2010.

  3. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.

  4. Přejděte do umístění front-end databáze a poklikáním ji otevřete.

    Pokud se zobrazí dialogové okno rozšíření databáze s dotazem, jestli chcete databázi vylepšit, klikněte na ne.

  5. Pokud se při otevření databáze zobrazí formulář, zavřete ho.

  6. Na kartě soubor klikněte na Uložit databázi jako.

  7. V dialogovém okně Uložit jako zadejte název nové databáze.

  8. Klikněte na Uložit.

Novou front-end databázi teď můžete vylepšit tak, aby podporovala nové funkce.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×