Vytvoření tabulky a přidání polí

Vytvoření tabulky

Jednoduchá databáze, jako je například seznam kontaktů, může používat pouze jednu tabulku. Mnoho databází ale používá několik tabulek. Při vytváření nové databáze vytvoříte nový soubor na počítači, který slouží jako kontejner pro všechny objekty v databázi, a to včetně tabulek.

Tabulku můžete vytvořit tak, že vytvoříte novou databázi, vložíte tabulku do existující databáze nebo naimportujete data do tabulky, případně vytvoříte propojení na tabulku z jiného zdroje dat (excelového sešitu, wordového dokumentu, textového souboru nebo jiné databáze). Při vytvoření nové prázdné databáze vznikne automaticky nová prázdná tabulka. V tabulce pak můžete zadáváním dat začít definovat požadovaná pole.

Začátek stránky

Vytvoření nové tabulky v nové databázi

1. Klikněte na Soubor > Nový a pak vyberte Prázdná databáze.

2. Do pole Název souboru zadejte název souboru nové databáze.

3. Pokud chcete uložit databázi do jiného umístění, klikněte na ikonu složky.

4. Klikněte na Vytvořit.

   Otevře se nová databáze, vytvoří se nová tabulka s názvem Tabulka1 a otevře se v zobrazení Datový list.

Začátek stránky

Vytvoření nové tabulky v existující databázi

1. Klikněte na Soubor > Otevřít, a pokud je databáze uvedená v seznamu Poslední, klikněte na ni. Pokud tam uvedená není, vyberte si jednu z možností procházení a databázi najděte.

2. V dialogovém okně Otevřít vyberte databázi, kterou chcete otevřít, a potom klikněte na Otevřít.

3. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na Tabulka.

   Nová tabulka se vloží do nové databáze a otevře se v zobrazení Datový list.

Začátek stránky

Vytvoření tabulky importem nebo propojením

Tabulku můžete vytvořit importem nebo propojením dat, která jsou uložená jinde. Můžete importovat nebo propojit data z listu Excelu, sharepointového seznamu, souboru XML, jiné accessové databáze, složky Microsoft Outlooku a jiných zdrojů.

Při importu dat vznikne v aktuální databázi nová tabulka, která bude obsahovat kopii těchto dat. Následné změny zdrojových dat nebudou mít na importovaná data žádný vliv a změny importovaných dat neovlivní zdrojová data. Po připojení ke zdroji dat a importu dat z tohoto zdroje lze importovaná data používat bez připojení ke zdroji. Návrh importované tabulky je možné změnit.

Při propojení dat vznikne v aktuální databázi propojená tabulka, která představuje přímé propojení na informace, které jsou uloženy jinde. Jestliže měníte data v propojené tabulce, měníte je ve zdroji. Kdykoli se změní data ve zdroji, projeví se tato změna v propojené tabulce. Při každém použití propojené tabulky musí být k dispozici připojení ke zdroji dat. Návrh propojené tabulky není možné změnit.

Začátek stránky

Nastavení vlastností tabulky

Kromě nastavení polí vlastností můžete také nastavit vlastnosti, které platí pro celou tabulku nebo všechny záznamy.

1. Vyberte tabulku, jejíž vlastnosti chcete nastavit.

2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Zobrazení na položku Zobrazení a potom na položku Návrhové zobrazení.

3. Na kartě Návrh tabulky klikněte ve skupině Zobrazit nebo skrýt na Seznam vlastností.

   

   Zobrazí se seznam vlastností tabulky.

4. V seznamu vlastností klikněte na kartu Obecné.

5. Kliknutím zaškrtněte políčko nalevo od vlastnosti, kterou chcete nastavit, a potom zadejte nastavení vlastnosti.

   Nezapomeňte uložit provedené změny stisknutím kombinace kláves CTRL+S.

   Vlastnost tabulky	Akce
   Zobrazit zobrazení na webu služby SharePoint	Zadejte, zda zobrazení založená na tabulce mohou být zobrazena na webu služby SharePoint. Poznámka: Účinek tohoto nastavení závisí na nastavení vlastnosti databáze Zobrazit všechna zobrazení na webu SharePoint.
   Vnořený datový list rozevřen	Nastavte rozbalení všech vnořených datových listů při otevření tabulky.
   Výška vnořeného datového listu	Proveďte některou z následujících akcí: Pokud chcete, aby se okno vnořeného datového listu rozbalilo tak, aby byly zobrazené všechny řádky, nechejte nastavení této vlastnosti na hodnotě 0 cm. Jestliže chcete určit výšku vnořeného datového listu, zadejte požadovanou výšku v palcích.
   Orientace	Nastavte orientaci zobrazení podle toho, zda se váš jazyk čte zleva doprava nebo zprava doleva.
   Popis	Zadejte popis tabulky. Tento popis se zobrazí jako popis tabulky.
   Ověřovací pravidlo	Zadejte výraz, který musí být při přidání nebo změně záznamu pravdivý.
   Ověřovací text	Zadejte zprávu, která se zobrazí, pokud záznam poruší platnost výrazu ve vlastnosti Ověřovací pravidlo.
   Filtr	Definujte kritéria pro zobrazení pouze odpovídajících řádků v zobrazení Datový list.
   Řadit podle	Zadejte jedno nebo více polí pro výchozí pořadí řazení řádků v zobrazení Datový list.
   Název vnořeného datového listu	Zadejte, zda se má v zobrazení Datový list zobrazit vnořený datový list, a pokud ano, která tabulka či dotaz má být zdrojem řádků vnořeného datového listu.
   Podřízená propojovací pole	Zadejte jedno nebo více polí z tabulky či dotazu sloužící jako zdroj řádků vnořeného datového listu – obsah těchto polí se bude porovnávat s hodnotou vlastnosti Řídicí propojovací pole zadané pro tabulku.
   Řídicí propojovací pole	Zadejte pole z tabulky, které splňují podmínku vlastnosti Podřízená propojovací pole zadané pro tabulku.
   Filtrovat při zavedení	Nastavíte-li tuto vlastnost na hodnotu Ano, bude při otevření tabulky v zobrazení Datový list automaticky použita filtrační podmínka zadaná ve vlastnosti Filtr.
   Řadit podle hodnoty Při zavedení	Nastavíte-li tuto vlastnost na hodnotu Ano, bude při otevření tabulky v zobrazení Datový list automaticky použita podmínka řazení zadaná ve vlastnosti Řadit podle.

   Tip    Pokud chcete mít pro zadání nebo úpravu nastavení v poli vlastnosti k dispozici více místa, zobrazte stisknutím SHIFT+F2 okno Lupa. Pokud pro výraz nastavujete vlastnost Ověřovací pravidlo a potřebujete s tím pomoct, klikněte na vedle pole vlastnosti Ověřovací pravidlo a otevřete tak Tvůrce výrazů.

Začátek stránky

Uložení tabulky

Po vytvoření nebo změně tabulky je nutné uložit její návrh. Pokud tabulku ukládáte poprvé, dejte jí název, který popisuje data obsažená v tabulce. Můžete použít až 64 alfanumerických znaků včetně mezer. Můžete ji třeba pojmenovat Zákazníci, Díly nebo Produkty.

Pokud jde o pojmenování tabulek, je Access velmi flexibilní, ale existují určitá omezení: Název tabulky může mít až 64 znaků, může obsahovat libovolnou kombinaci písmen, číslic, mezer a speciálních znaků s výjimkou tečky (.), vykřičníku (!), hranatých závorek ([]), úvodní mezery, počátečního symbolu rovná se (=) a netisknutelných znaků, jako je návrat na začátek řádku. Název také nesmí obsahovat žádný z těchto znaků:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Vyberte Soubor > Uložit nebo stiskněte CTRL+S.

2. Pokud tabulku ukládáte poprvé, zadejte její název a klikněte na OK.

Začátek stránky

Nastavení primárního klíče

Pokud nemáte konkrétní důvod to nedělat, měli byste zadat primární klíč tabulky. Access automaticky vytvoří index pro primární klíč, který může pomoct vylepšit výkon databáze. Access také zkontroluje, že každý záznam má v poli primárního klíče hodnotu a že hodnota je vždy jedinečná. Jedinečné hodnoty jsou zásadní, protože neexistuje jiný způsob, jak spolehlivě odlišit jeden řádek od druhého.

Při vytvoření nové tabulky v zobrazení Datový list, Access automaticky za vás vytvoří primární klíč a přiřadí mu pole s názvem ID a datový typ Automatické číslo.

V návrhovém zobrazení můžete změnit nebo odebrat primární klíč, případně ho nastavit u tabulky, která ho ještě nemá.

Začátek stránky

Určení polí, která se použijí jako primární klíč

Někdy se může stát, že už máte data, která chcete použít jako primární klíč. Pro zaměstnance už například můžete mít ID. Pokud vytvoříte tabulku ke sledování informací o zaměstnancích, můžete chtít použít existující ID zaměstnance jako primární klíč tabulky. ID zaměstnance může být také jedinečné pouze v kombinaci s ID oddělení, což vyžaduje, abyste jako primární klíč použili obě pole společně. Vhodný kandidát na primární klíč splňuje tyto podmínky:

• Každý záznam má jedinečnou hodnotu pro pole nebo kombinaci polí.

• Pole nebo kombinace polí nikdy nejsou prázdné ani nemají hodnotu Null – vždycky obsahují hodnotu.

• Hodnoty se nemění.

Pokud neexistují vhodná data, která by bylo možné použít jako primární klíč, můžete vytvořit nové pole, které bude sloužit jako primární klíč. Při vytváření nového pole, které se má používat jako primární klíč, nastavte datový typ pole na Automatické číslo, abyste zajistili, že splňuje tři podmínky z předchozího seznamu.

Začátek stránky

Nastavení nebo změna primárního klíče

1. Vyberte tabulku, jejíž primární klíč chcete nastavit nebo změnit.

2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Zobrazení na položku Zobrazení a potom na položku Návrhové zobrazení.

3. V návrhové mřížce tabulky vyberte jedno nebo více polí, která chcete použít jako primární klíč.

   Pokud chcete vybrat samostatné pole, klikněte na jeho volič řádku.

   Pokud chcete vybrat více polí, stiskněte a podržte klávesu CTRL a klikněte na volič řádku každého pole.

4. Na kartě Návrh tabulky klikněte ve skupině Nástroje na Primární klíč.

   Nalevo od pole nebo polí, která byla určena jako primární klíč, se zobrazí indikátor klíče.

Začátek stránky

Odebrání primárního klíče

1. Vyberte tabulku, jejíž primární klíč chcete odebrat.

2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Zobrazení na položku Zobrazení a potom na položku Návrhové zobrazení.

3. Klikněte na volič řádků aktuálního primárního klíče. Pokud se primární klíč skládá z více polí, podržte stisknutou klávesu CTRL a klikněte na volič řádků u jednotlivých polí.

4. Na kartě Návrh tabulky klikněte ve skupině Nástroje na Primární klíč.

   Z pole nebo polí, která byla určená jako primární klíč, se odstraní indikátor klíče.

Když uložíte novou tabulku bez nastavení primárního klíče, Access vás vyzve k vytvoření nového pole, které bude sloužit jako primární klíč. Pokud kliknete na Ano, Access vytvoří pole ID, které prostřednictví datového typu Automatické číslo poskytuje jedinečnou hodnotu pro každý záznam. Pokud vaše tabulku už obsahuje pole Automatické číslo, Access ho použijete jako primární klíč. Pokud kliknete na Ne, Access nepřidá žádné pole a primární klíč se nenastaví.

Začátek stránky

Přidání polí

Jestliže chcete uložit nová data týkající se problematiky, pro kterou už je tabulka aplikace Access vytvořená, můžete do tabulky přidat pole. Předpokládejme například, že máte tabulku, ve které jsou uložená příjmení, jména, e-mailové adresy, telefonní čísla a poštovní adresy všech vašich zákazníků. Pokud například chcete začít evidovat upřednostňovaný způsob komunikace jednotlivých zákazníků, můžete přidat pole, do kterého se budou tyto údaje ukládat.

Veškerá data, která chcete evidovat, jsou uložena v polích. V tabulce kontaktů například vytvoříte pole Příjmení, Křestní jméno, Telefonní číslo a Adresa. V tabulce výrobků vytvoříte pole Název výrobku, ID výrobku a Cena.

Každé pole má určité základní charakteristiky, jako jsou například název umožňující jedinečnou identifikaci pole v tabulce, datový typ definující povahu dat, operace, které lze s daty provádět, a velikost místa úložiště, které je třeba vyhradit pro každou hodnotu.

Před vytvořením polí se pokuste data rozdělit na co nejmenší smysluplné části. Je mnohem snadnější data později sloučit než rozdělit. Například místo pole Celé jméno můžete vytvořit samostatná pole pro Příjmení a Křestní jméno. Potom půjde snadno vyhledávat nebo řadit podle hodnoty Příjmení, Křestní jméno nebo obou. Pokud plánujete vytvářet sestavy, řadit, vyhledávat nebo provádět výpočty s některou položkou dat, umístěte tuto položku do samostatného pole.

Jakmile pole vytvoříte, můžete také nastavením jeho vlastností určit jeho vzhled a chování. Například vlastnost Formát definuje, jak budou data vypadat v datovém listu nebo formuláři, který dané pole obsahuje.

Začátek stránky

Přidání pole zadáním dat

Pokud vytvoříte novou tabulku nebo otevřete existující tabulku v zobrazení Datový list, můžete do tabulky přidat pole zadáním dat do sloupce datového listu Přidat nové pole(1). Access automaticky přiřadí poli datový typ na základě zadaných dat. Jestliže ze zadané hodnoty nevyplývá žádný jiný datový typ, nastaví Access datový typ na Text, tento datový typ však můžete změnit.

Zadání dat do sloupce Přidat nové pole:

1. Vytvořte nebo otevřete tabulku v návrhovém zobrazení. Klikněte pravým tlačítkem myši na požadovanou tabulku v navigačním podokně a potom v místní nabídce klikněte na Zobrazení Datový list.

2. Do sloupce Přidat nové pole zadejte název pole, které chcete vytvořit.

   Použijte popisný název, aby bylo možné pole snadněji identifikovat.

3. Zadejte data do nového pole.

Začátek stránky

Přidání pole pomocí šablony polí

V některých případech je snazší vybrat požadované pole z předdefinovaného seznamu polí, než pole ručně vytvářet. Použijte seznam Další pole, kde si můžete vybrat z šablon polí. Šablona pole je předdefinovaná sada charakteristik a vlastností, která popisuje pole. Definice šablony polí zahrnuje název pole, datový typ a nastavení vlastnosti Formát u pole a další vlastnosti pole.

1. Na kartě Domů ve skupině Zobrazení klikněte na Zobrazení a potom klikněte na Zobrazení Datový list.

2. Na kartě Pole tabulky klikněte ve skupině Přidat & Odstranit na Další pole.

   

3. Vyberte pole v seznamu Další pole a vložte nový sloupec. Access umístí pole napravo od sloupce, ve kterém se momentálně nachází kurzor. Pokud zvolíte jednu z možností pole pod záhlavím Rychlé zahájení, například Adresu, Access vytvoří ve vaší tabulce více polí, která budou obsahovat různé části adresy.

Začátek stránky

Nastavení vlastností pole

Jakmile pole vytvoříte, můžete nastavením jeho vlastností určit jeho vzhled a chování.

Nastavením vlastností pole můžete například:

• Určit vzhled dat v poli

• Zabránit zadání nesprávných dat do pole

• Zadat výchozí hodnoty pro pole

• Zrychlit vyhledávání a řazení na základě daného pole

Některé dostupné vlastnosti pole lze nastavit v zobrazení Datový list. Pokud však chcete zobrazit nebo upravit úplný seznam vlastností polí, je nutné použít návrhové zobrazení.

To, které vlastnosti můžete nastavit, závisí na datovém typu pole.

Začátek stránky

Nastavení vlastností pole v zobrazení Datový list

Při práci v zobrazení Datový list můžete pole přejmenovat, změnit jeho datový typ, změnit jeho vlastnost Formát a změnit některé další vlastnosti pole.

1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku, kterou chcete otevřít.

2. V místní nabídce klikněte na Zobrazení Datový list.

Začátek stránky

Nastavení vlastností pole v návrhovém zobrazení

Při práci s tabulkou v návrhovém zobrazení můžete nastavit libovolnou vlastnost pole. V návrhovém zobrazení se datový typ pole nastavuje v návrhové mřížce tabulky a ostatní vlastnosti v podokně Vlastnosti pole.

1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku.

2. V místní nabídce klikněte na Návrhové zobrazení.

Začátek stránky

Přesunutí pole

Chcete-li pole přesunout, přetáhněte je na požadované místo. Pokud chcete vybrat a přesunout více sousedících polí, klikněte na první pole, podržte klávesu SHIFT a poté klikněte na poslední pole. Potom můžete vybranou skupinu polí přetáhnout na nové místo.

Přetažením pole změníte jeho pozici na datovém listu, ale nezměníte pořadí polí v návrhu tabulky. Jestliže k polím získáváte přístup programově, platí původní pořadí. Pokud například přetáhnete pole do nové pozice na datovém listu a potom z tabulky vytvoříte formulář pomocí tlačítka Formulář, bude pole v původní pozici.

Začátek stránky

Viz také

Přidání počítaného pole do tabulky

Přidání pole do formuláře nebo sestavy