Když nastavíte SharePoint v Microsoftu 365 v Microsoft 365, pravděpodobně máte dokumenty a soubory, které chcete přidat na týmový web. Tady je několik způsobů, jak můžete na svůj web přidat různé druhy obsahu.
Poznámka: Článek o tom, jak nastavit OneDrive pro práci nebo školu a týmové weby, abyste je mohli používat společně, najdete v tématu Nastavení ukládání a sdílení souborů Office 365.
V tomto článku
Než začnete
Než začnete přesouvat soubory, zkontrolujte, kolik úložiště máte pro SharePoint v Microsoftu 365 v Microsoft 365. Informace o limitech úložiště pro SharePoint v Microsoftu 365 najdete v tématu Limity SharePointu.
Tip: Je důležité mít na paměti, že v Microsoft 365 se limity úložiště pro SharePoint v Microsoftu 365 (týmový web) liší od limitů úložiště pro Exchange Online (pro e-mailové účty). Další informace o limitech úložiště poštovních schránek najdete v tématu Příjemciv Microsoft 365 Popisy služeb pro Exchange Online.
Dalším krokem je analýza obsahu, který aktuálně máte. Patří sem dokumenty, obrázky, formuláře atd.
Tip: V Průzkumníkovi souborů vyhledejte existující soubory podle velikosti a data. To vám pomůže rychle identifikovat soubory, které jste nedávno použili, nebo jsou velmi velké.
Zamyslete se nad tím, kolik obsahu se pravidelně používá a jestli ho chcete uložit do Microsoft 365. Stejně jako při přechodu do menšího domu je cílem rozhodnout, co se na nový web vejde. Pokud například vaše organizace teď používá víc úložiště, než Microsoft 365 limit pro SharePoint v Microsoftu 365, musíte se rozhodnout takto:
-
Jaké soubory chcete přesunout?
-
Chcete si koupit víc místa v úložišti?
-
Máte v plánu mít místo pro růst vašeho webu? (Určitě to bude)
Pokud je vaše organizace velká nebo složitá, zvažte možnost pozvat odborníka, který vám pomůže. Seriózní pomoc najdete na webu Microsoft Pinpoint. Pinpoint je rychlý a snadný způsob, jak najít certifikované odborníky a profesionální služby Microsoftu pro firmy z celého světa.
Vytváření složek, knihoven a podřízených webů
Po identifikaci obsahu, který chcete přesunout, se zamyslete nad tím, jak ho chcete uspořádat. Můžete začít nahráním souborů do knihovny Dokumenty na týmový web. Je vhodné obsah uspořádat, zvlášť pokud očekáváte, že nakonec budete mít hodně souborů. S růstem objemu obsahu můžete vytvořit další knihovny dokumentů, knihovny formulářů a knihovny obrázků, které tento obsah uloží. Můžete taky vytvářet podřízené weby pro různé typy dokumentů nebo projektů.
Další informace o plánování struktury pro uspořádání obsahu na webu najdete v tématu Plánování obsahu týmového webu.
Nahrání dokumentů, obrázků a souborů
Pokud chcete nahrát soubory, jako jsou wordové dokumenty, soubory PDF nebo fotky ve formátu JPG, nahrajte je do knihovny nebo do složky v knihovně.
Poznámka: Maximální velikost souboru pro jeden soubor, který se může nahrát do SharePoint v Microsoftu 365 knihovny, je momentálně 2 GB. Kromě toho můžete najednou nahrát jenom 100 nebo méně souborů.
Nejlepší způsob, jak to udělat, závisí na počtu souborů. Nejdřív přejděte do cílové knihovny a pomocí této tabulky zvolte metodu:
|
Počet souborů |
Metoda nahrání |
|---|---|
|
Jeden dokument |
Vyberte Nový dokument > NAHRÁT EXISTUJÍCÍ SOUBORa vyhledejte soubor v počítači. |
|
Mnoho dokumentů a složek |
Na pásu karet na kartě Knihovna vyberte tlačítko Otevřít v Průzkumníkovi. Potom soubory přetáhněte pomocí Průzkumníka souborů. |
Další informace najdete v tématu Nahrání, vytváření nebo odstraňování souborů v knihovně.
Poznámka: Do knihovny se nehrají určité typy souborů. Seznam těchto souborů najdete v článku Typy souborů, které nelze přidat do seznamu nebo knihovny.
Zvažte možnost SharePoint seznamů kontaktů, kalendářů a tabulek
Každá firma má data v mnoha formulářích, jako jsou kalendáře, úkoly a tabulky. U tohoto typu dat můžete tento obsah přesunout nebo převést na seznam na webu. Seznam obchodních kontaktů můžete například převést na seznam kontaktů. Kromě toho můžete kalendáře často převést na SharePoint kalendář, což je zvláštní druh seznamu.
-
Pokud se chcete dozvědět, jak vytvořit kalendář skupiny v SharePoint v Microsoftu 365, podívejte se na toto video: Video: Vytvoření vlastního kalendáře.
Pokud teď ke sledování informací používáte tabulky Microsoft Excelu, můžete je nahrát přímo do knihovny dokumentů v SharePoint v Microsoftu 365. Nebo můžete tabulku importovat jako SharePoint seznamy. Vzhledem k tomu, že mnoho lidí může aktualizovat seznam současně, SharePoint pomáhají podporovat spolupráci. Můžete vytvořit různá zobrazení seznamů, abyste mohli přesně zobrazit informace, které chcete.
-
Další informace o práci se seznamy najdete v tématu Školení: Vytvoření a nastavení seznamu.
Zvažte SharePoint řešení pro běžné obchodní potřeby
Dalším způsobem, jak přesunout obsah, je použít SharePoint řešení pro lepší správu existujícího úkolu. Většina organizací například chce zachytit a sdílet každodenní znalosti lidí, kteří tam pracují. Wikiweb na vašem webu může být skvělý pro přesně tento druh sdílení.
Tato tabulka popisuje SharePoint, které vám můžou pomoct se spravou obchodních procesů.
|
Obchodní proces |
Popis |
|---|---|
|
Sdílení týmových znalostí a spolupráce pomocí wikiwebu |
Wikiweby jsou speciální weby, na kterých komunita uživatelů vytváří a udržuje informace. Wikiweby mohou být skvělým nástrojem pro zaznamenávání a sdílení informací o procesu nebo obecných referenčních informací, které jsou pro vaši práci důležité. |
|
Přesunutí plánování zdrojů do SharePoint kalendářů skupiny |
Skupinový kalendář může být dobrý způsob, jak naplánovat běžné zdroje, jako jsou konferenční místnosti, audiovizuální vybavení atd. Vzhledem k tomu, že kalendář skupiny SharePoint v Microsoftu 365 webu, může ho všichni členové vašeho týmu snadno zobrazit v SharePoint nebo v Outlooku. |
|
Převedení databázových programů na aplikaci pro Access |
Pomocí Microsoft Accessu 2013 můžete navrhnout a publikovat databázi a pak vytvořit aplikaci pro Access, která bude databázi používat na týmovém webu. |
|
Automatizace obchodních procesů pomocí pracovních postupů |
Pracovní postupy automatizují a sledují klíčové úkoly v obchodním procesu. Jsou skvělé pro úkoly, jako jsou procesy schvalování nebo shromažďování zpětné vazby. |
Pomozte uživatelům webu najít váš obsah
Po přesunutí dokumentů a souborů na týmový web o tom informujte ostatní uživatele webu. Můžete nabídnout několik různých způsobů, jak najdu obsah na webu.
Tato tabulka popisuje různé metody, které můžete použít.
|
Metoda |
Popis |
|---|---|
|
Vyhledání obsahu pomocí hledání |
Nejjednodušší způsob, jak najít obsah na SharePoint v Microsoftu 365 webu, je použít funkci hledání.
|
|
Konfigurace zobrazení seznamů a knihoven tak, aby byl obsah zjistitelný |
Můžete vybrat prvky, které se zobrazí v zobrazení. V jednom zobrazení můžete například zobrazit název a autora. V jiném zobrazení můžete chtít zobrazit jenom položky přidané po určitém datu. |
|
Přizpůsobení navigace na webu |
Navigaci pro týmový web můžete přizpůsobit tak, aby uživatelé webu mohli snadněji vyhledávat obsah. |
|
Hledání online obsahu, když jste offline |
Pomocí aplikace OneDrive pro práci nebo školu nebo Outlooku můžete vyhledat obsah, který je na SharePoint v Microsoftu 365, když jste offline. |
|
Sledování aktualizací obsahu |
Další informace o způsobech, jak můžete uživatelům webu pomoct snadno najít obsah, najdete v článku Průvodce plánováním Plánování plánování obsahu pro týmové weby .
Napište nám komentář
Byl tento článek užitečný? Pokud ano, dejte nám o tom prosím vědět na konci této stránky. Pokud užitečný nebyl, řekněte nám, co nebylo jasné nebo co chybělo. Na základě vašeho názoru tyto postupy prověříme, doplníme informace a článek aktualizujeme.
