Vytvoření organizačního diagramu automaticky z dat zaměstnanců

Vytvoření organizačního diagramu automaticky z dat zaměstnanců

Organizační diagram je diagram zobrazující vztahy mezi zaměstnanci, pracovními pozicemi a skupinami.

Pokud máte všechny informace o zaměstnancích v dokumentu, třeba v excelovém sešitu, nebo v adresáři Exchange Serveru, Visio může vygenerovat diagram, který za vás obrazce a spojení přidá. Pokud nechcete graf generovat automaticky, můžete diagram nakreslit bez použití externího zdroje dat.

Průvodce organizačním diagramem spustíte tak, že kliknete na soubor > Nový a potom na kategorii organizační diagram a potom na vytvořit.

Ve Visiu 2016 klikněte na soubor > novýorganizační diagram> Business > a potom klikněte na vytvořit.

Organizační diagram

Automatické generování diagramu ze stávajícího zdroje dat

Když se rozhodnete pro možnost vytvořit diagram ze šablony, spustí se Průvodce organizačním diagramem. Na první stránce průvodce vyberte Informace již uložené v souboru nebo databázi a potom postupujte podle pokynů v průvodci.

Zdroje dat, které můžete použít

  • List Microsoft Excelu

  • Textový soubor

  • Adresář Microsoft Exchange Serveru

  • Zdroj dat kompatibilní se standardem ODBC

Požadované sloupce ve zdroji dat

Zdroj dat musí mít sloupec pro jméno zaměstnance, jedinečný identifikátor a nadřízeného této osoby. Je jedno, jaké mají sloupce ve zdroji dat názvy, protože v průvodci ručně určíte, které sloupce (nebo názvy polí) obsahují jméno zaměstnance a jméno nadřízeného.

  • Jméno zaměstnance:    Jména zaměstnanců v tomto poli se stejným způsobem zobrazí v obrazcích organizačního diagramu.

  • Jedinečný identifikátor:     Tuto funkci může plnit sloupec Jméno zaměstnance, pokud jsou všechna jména jedinečná. V opačném případě zahrňte sloupec s hodnotou, která jedinečným způsobem identifikuje každého zaměstnance.

  • Nadřízený zaměstnance:    Toto pole musí obsahovat jedinečný identifikátor příslušného vedoucího, to znamená jméno nebo číslo. U zaměstnance na vrcholu organizačního diagramu ponechejte toto pole prázdné.

Příklad textového souboru jako zdroje dat

Následující text obsahuje příklad textového souboru odděleného čárkami, který má pět sloupců a čtyř řádků s prvním řádkem řádku záhlaví. Visio vygeneruje tento ukázkový textový soubor – spusťte Průvodce organizačním diagramem, vyberte informace, které zadáte pomocí Průvodce, a klikněte na Další. Na další stránce vyberte text s oddělovači, zadejte název souboru a klikněte na Další. Visio otevře textový editor s těmito ukázkovými daty jako vodítkem.

Jméno,nadřízený,pozice,oddělení,telefon

Jan vedoucí,, výkonný, Executive, x5555
Jan vedoucí, Jan vedoucí, správce rozvoje, vývoj produktů, x6666
Jan Samplepos, Petr vedoucí, Software Developer, vývoj produktů, x6667

Vytvoření organizačního diagramu z nového datového souboru

Pokud ještě nemáte svoje data v jiném programu a chcete je do něho převést, Visio otevře Excel nebo textový editor s přehledně formátovanými ukázkovými daty. Nahraďte ukázková data vlastními a dokončením průvodce vygenerujte organizační diagram.

  1. Průvodce organizačním diagramem spustíte tak, že kliknete na soubor > Nový a potom na kategorii organizační diagram a potom na vytvořit.

    Ve Visiu 2016 klikněte na soubor > novýorganizační diagram> Business > a potom klikněte na vytvořit.

  2. Na první stránce průvodce vyberte Informace zadávané prostřednictvím průvodce a pak klikněte na tlačítko Další.

  3. Vyberte excelový nebo texts oddělovači, zadejte název nového souboru a klikněte na Další.
    Když vyberete Excel, otevře se list aplikace Microsoft Excel s ukázkovým textem. Pokud vyberete texts oddělovači, otevře se stránka poznámkového bloku s ukázkovým textem.

  4. Jakmile se otevře list aplikace Excel nebo stránka Poznámkového bloku, použijte ukázkový text jako příklad požadovaného typu informací a informace přepište vlastními údaji. Sloupce se jménem zaměstnance a nadřízeného jsou povinné, ale jiné sloupce můžete přidávat nebo odstraňovat.

  5. Ukončete Excel nebo Poznámkový blok a pak ukončete průvodce.

Změna rozložení, změna obrazců a vkládání obrázků

Šablony organizačního diagramu přidání karty organizační diagram na pás karet Pomocí nástrojů na této kartě můžete udělat velké změny diagramu.

Skupiny Rozložení a Uspořádat obsahují nástroje pro změnu rozložení a hierarchie obrazců.

Pomocí galerie Obrazce si můžete vybrat styl obrazců v diagramu. Pomocí nástrojů ve skupině Obrázek vložíte do vybraného obrazce obrázek, odstraníte zástupný obrázek a změníte obrázek po jeho vložení do obrazce. Pokud jste do všech obrazců nepřidali obrázky pomocí průvodce, můžete je nyní přidat. Na kartě organizační diagram klikněte na Vložit > více obrázků. Všechny obrázky musí být v jedné složce, kde je název souboru ve formátu "Employee Name. typ_souboru" – třeba Jonathan podporovat. jpg (název musí přesně odpovídat názvu ve zdroji dat).

Skupina Data organizace obsahuje řadu nástrojů pro import dat z externího zdroje pomocí průvodce, který exportuje data organizace do Excelu nebo textového souboru, a srovnání dat v diagramu s externím zdrojem dat.

Zobrazení týmů pomocí rámců týmu nebo tečkovaných čar

Jakmile vytvoříte organizační diagram, můžete změnit uspořádání informací tak, aby odrážely vztahy virtuálního týmu. Posuňte související obrazce vedle sebe a pak přidejte tečkované spojnice, abyste zobrazili sekundární struktury podřízenosti. Nebo zvýrazněte virtuální tým s rámcem týmu. Přetáhněte obrazec týmového rámce z okna obrazce do výkresu a pomocí úchytů pro změnu velikosti na stranách udělejte, že budou patřit mezi jednotlivce z virtuálního týmu.

Rámec týmu

Aktualizace organizačního diagramu, který používá externí zdroj dat

Pokud chcete promítnout změny ve struktuře organizace, obnovte data diagramu nebo organizační diagram aktualizujte ručně:

  • Klikněte na Data > Externí data > Aktualizovat vše.

Pokud se nová data neshodují s těmi, které tvořily původní diagram, bude nejspíš potřeba přesunout jednotlivé osoby ručně.

Pokud jste vytvořili nový diagram, Visio ho porovná s předchozí verzí a zobrazí provedené změny.

  1. Otevřete buď novou, nebo starou verzi organizačního diagramu.

  2. Klikněte na Organizační diagram > Data organizace > Porovnat. V poli Porovnat data organizace najděte verzi, se kterou chcete diagram porovnat.

  3. V části Typ srovnání vyberte situaci v závislosti na otevřené verzi.

  4. V části Typ sestavy vyberte požadovanou možnost.

  5. Klikněte na OK.

Pokud se i přes to nedaří organizační diagram aktualizovat podle vašich představ, možná ho bude potřeba přepracovat.

Chcete získat další informace?

Vyhledání ukázkového schématu a diagramů organizačního diagramu

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×