Office
Přihlásit se

Vytvoření formálně stejných e-mailových zpráv pomocí hromadné korespondence ve Wordu 2016 pro Mac

Pokud chcete poslat více lidem e-mailem dopis, který má být přizpůsobený každému příjemci, použijte hromadnou korespondenci. Můžete vytvořit dávku přizpůsobených e-mailových zpráv, které budou stejně formátované a budou obsahovat stejný text. Jen určité části e-mailových zpráv se budou lišit a budou přizpůsobené jednotlivým osobám. Při hromadné korespondenci (na rozdíl od poslání jedné zprávy skupině lidí) je každý příjemce výhradním příjemcem zprávy.

K vytvoření e-mailových zpráv v hromadné korespondenci potřebujete tři soubory:

  • Hlavní dokument
    Tento dokument představuje vaši e-mailovou zprávu a obsahuje text, který je stejný pro každou verzi sloučeného dokumentu.

  • Seznam adresátů
    Toto je zdroj dat. Často se jedná o excelovou tabulku, která slouží k doplňování informací do e-mailové zprávy. Seznam adresátů může obsahovat například jména a hlavní dokument je e-mailová zpráva, kterou budete adresovat příjemcům uvedeným v tomto seznamu.

  • Sloučený dokument
    Tento dokument vznikne kombinací hlavního dokumentu a seznamu adresátů. Hromadná korespondence bere informace ze seznamu adresátů a vkládá je do hlavního dokumentu, takže pro každou osobu v seznamu adresátů vznikne přizpůsobený, sloučený dokument.

Prvním krokem procesu hromadné korespondence je vytvoření hlavního dokumentu.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

    Spustit hromadnou korespondenci – zvýrazněná možnost E-mailové zprávy

  2. V aplikaci Word napište e-mailovou zprávu, kterou chcete všem poslat.

První řádek v excelové tabulce je řádek záhlaví. Každý sloupec v tomto řádku má název (popisek), který označuje kategorii informací. Popisky sloupců můžou být například: E-mailová adresa, Jméno, Ulice a číslo popisné, Město, PSČ a Stát. Každý další řádek obsahuje jeden záznam dat pro jednoho z příjemců. V seznamu nesmí být prázdné řádky ani sloupce.

Tip: Pokud chcete vytvořit excelovou tabulku z adresáře Outlooku, vyexportujte kontakty do textového souboru (.txt) s položkami oddělenými tabulátory a potom tento soubor .txt otevřete v Excelu. Další informace najdete v článku věnovaném exportu nebo ruční archivaci položek Outlooku.

  1. Do prvního řádku excelové tabulky zadejte popisky sloupců pro příjemce. Do prvního sloupce zadejte například E-mailová adresa, do druhého sloupce zadejte Jméno a do třetího sloupce zadejte Příjmení.

    Důležité informace: Doporučuje se, aby první sloupec obsahoval e-mailové adresy jednotlivých příjemců.

  2. Do druhého řádku a dalších řádků zadejte e-mailovou adresu, jméno a příjmení příjemců.

  3. V nabídce Soubor zvolte Uložit a zadejte název souboru.

    Poznámka: Umístění tabulky si zapamatujte, později ji budete potřebovat propojit s hlavním dokumentem.

  4. Uložte a zavřete tabulku.

    Poznámka: Pokud excelovou tabulku obsahující seznam příjemců nezavřete nebo ji před dokončením procesu hromadné korespondence znovu otevřete, nebudete moct proces hromadné korespondence dokončit.

Na kartě Korespondence zvolte Vybrat příjemce a zvolte jednu z možností.

Karta Korespondence se zvýrazněnou možností Vybrat příjemce a rozbaleným seznamem možností

Možnost

Popis

Vytvořit nový seznam

Při nastavování hromadné korespondence začít s novým seznamem adres

Použít existující seznam

Jako seznam adres použít excelovou tabulku nebo jiný typ datového souboru

Vybrat z kontaktů Outlooku

Vybrat jména do seznamu adres přímo z kontaktů Outlooku

Kontakty Apple

Vybrat jména do seznamu adres přímo z adresáře Apple

FileMaker Pro

Importovat data z databáze FileMakeru Pro

Vytvořit nový seznam

Word v dialogovém okně Upravit pole seznamu automaticky vytvoří pole pro některé základní informace, jako jsou jména, příjmení a adresy. Pokud chcete přidat nové pole, třeba pole pro zprávu, přidejte ho teď, abyste do něj mohli při zadávání položek zadat požadované hodnoty.

  1. V části Nový název pole zadejte název pole, které chcete přidat, a pak klikněte na + (symbol plus).

    Tip: Pokud chcete změnit pořadí polí, zvolte pole, které chcete přesunout, a pak ho pomocí šipek nahoru a dolů přesuňte.

  2. Až budou všechna pole podle vašich představ, zvolte Vytvořit a vytvořte tak nový seznam.

Použít existující seznam

  1. Vyhledejte soubor, který chcete použít, a zvolte Otevřít.

  2. V dialogovém okně Otevřít sešit vyberte tabulku, kterou chcete použít, a udělejte některou z těchto věcí:

    • Pokud chcete použít celou tabulku, nechte pole Oblast buněk prázdné.

      nebo

    • Zadejte oblast buněk obsahující data, která chcete použít.

  3. Zvolte OK.

Vybrat z kontaktů Outlooku

  1. Zvolte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout.

  2. V dialogovém okně Možnosti dotazu vedle položky Vypsat příjemce hromadné korespondence podle zvolte Úplný záznam.

  3. V seznamu kontaktů vyberte kontakty, které chcete zahrnout do hromadné korespondence, a pak zvolte OK.

Kontakty Apple

  1. Zvolte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout.

  2. V dialogovém okně Možnosti dotazu v části Kontakty skupiny Apple zvolte skupinu, kterou chcete zahrnout do hromadné korespondence, a pak zvolte OK.

FileMaker Pro

  1. Vyhledejte soubor, který chcete použít, a zvolte Otevřít.

  2. V dialogovém okně Oddělovače položek zvolte oddělovač polí, který má oddělovat jednotlivá datová pole, a oddělovač záznamů, který má oddělovat jednotlivé datové záznamy, a pak zvolte OK.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Vložit slučovací pole a pak zvolte pole, které chcete přidat.

    Karta Korespondence se zvýrazněnou možností Vložit slučovací pole

  2. V hlavním dokumentu klikněte do pole Do tohoto textového pole přetáhněte pole nebo napište text a pak klikněte na text a odeberte ho.

  3. Přidejte a naformátujte pole, která mají být zahrnutá v e-mailové zprávě, a zvolte OK.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Náhled výsledků a podívejte se, jak budou e-mailové zprávy vypadat.

    Karta Korespondence se zvýrazněnou možností Náhled výsledků

    Poznámka: Jednotlivé e-mailové zprávy můžete procházet pomocí tlačítek se šipkou doleva nebo doprava na kartě Korespondence.

  2. Pokud chcete udělat další změny formátování, zvolte znovu Náhled výsledků a pak můžete přidat nebo odebrat slučovací pole.

  3. Až budete se vzhledem zpráv spokojení, dokončete proces hromadné korespondence – na kartě Korespondence zvolte Dokončit a sloučit > Sloučit do e-mailu.

    Tip: Pokud jste nevybrali výchozí e-mailový program, není příkaz Sloučit do e-mailu dostupný.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×