Vytvoření adresáře se jmény, adresami a dalšími informacemi

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Sloučení dat do jediného dokumentu, například adresář členů, katalog nebo seznam částí pomocí funkce adresáře v aplikaci Word.

  1. Na kartě korespondence klikněte na Spustit hromadnou korespondenci a potom klikněte na Průvodce hromadnou korespondencí krok za krokem.

    Spuštění Průvodce hromadnou korespondencí

  2. V podokně úloh hromadné korespondence na pravé straně obrazovky ve skupinovém rámečku Vybrat typ dokumentu klikněte na adresář.

  3. V dolní části podokna Hromadná korespondence klikněte na Další: počáteční dokument.

    Kliknutím na procesem kroku 6 hromadné korespondence

  4. V části Výběr spuštění dokumentu se zobrazí následující možnosti:

    • Použít aktuální dokument: Použijte aktuální dokument na obrazovce jako hlavní dokument.

    • Ze šablony: Vyberte jednu ze šablon připravené k použití hromadné korespondence.

    • Začít z existujícího dokumentu: Otevřete stávající dokument použít jako hlavní dokument hromadné korespondence.

      Vyberte požadovanou možnost a potom klikněte na Další: výběr příjemců.

  5. Když otevřete nebo vytvořte zdroj dat pomocí Průvodce hromadnou korespondencí se informace o tom, Word specifické sady proměnné informace pro hromadnou korespondenci. Použijte jednu z následujících metod pro připojení do hlavního dokumentu e ke zdroji dat.

    1. V podokně úloh hromadné korespondence v části Vybrat příjemce, klikněte na použít existující seznam.

    2. Ve skupinovém rámečku použít existující seznam klikněte na Procházet.

    3. V dialogovém okně Vybrat zdroj dat vyberte soubor, který obsahuje proměnné informace, které chcete použít a klikněte na tlačítko Otevřít.

    4. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence vyberte požadovaná jména.

      Jak toho docílit?

      1. Proveďte některou z následujících akcí:

        Pomocí zaškrtávacích políček určení jmen

        Tento způsob je nejužitečnější, pokud je seznam krátký. Zaškrtněte políčka vedle jména, která chcete zahrnout a zrušte zaškrtnutí políček vedle jména, která chcete vyloučit.

        Tip: Pokud víte, že chcete zahrnout většinu položek ze seznamu v adresáři, na tlačítko Vybrat vše nejdřív usnadňuje vymazat konkrétní záznamy. Podobně pokud chcete zahrnout jenom několik položek v seznamu, klikněte na Vymazat vše a pak vyberte požadované záznamy.

        Seřazení položek v seznamu

        To je užitečné, pokud chcete zobrazit položky v abecedním nebo číselném pořadí. Klikněte na záhlaví sloupce, které chcete řadit podle předmětu. Například pokud chcete zobrazit seznam abecedně podle příjmení, klikněte na záhlaví sloupce Příjmení.

        Filtrování položek v seznamu

        To je užitečné, pokud seznam obsahuje záznamy, které vás upozorní že nechcete, aby mohli zobrazit nebo zahrnout do adresáře. Při filtrování seznamu můžete zaškrtněte políčka záznamy zahrnout nebo vyloučit podle popisu v předchozí části.

        Klikněte na šipku vedle položky, kterou chcete filtrovat podle na záhlaví sloupce a potom klikněte na jednu z následujících akcí:

        • Položka (Prázdné) zobrazí všechny záznamy, ve kterých je odpovídající pole prázdné.

        • Položka (Neprázdné) zobrazí všechny záznamy, ve kterých odpovídající pole obsahuje informace.

        • Obsahuje-li zdroj dat záznamy sdílející stejné informace a ve sloupci se vyskytuje 10 nebo méně jedinečných hodnot, můžete filtrovat podle specifických informací. Pokud se například vyskytuje více adres, ve kterých je uvedena jako země nebo oblast Austrálie, můžete filtrovat podle položky Austrálie.

          V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence zobrazí jenom určené záznamy. Chcete-li znovu zobrazit všechny záznamy, klikněte na (vše).

          Tipy: 

          • Chcete-li provést rozšířené řazení a filtrování, klepněte na šipku vedle názvu sloupce a potom na položku (Upřesnit). Pomocí karet Výběr záznamůŘazení záznamů nastavte požadované řazení nebo filtrování.

          • Nainstalovaného software pro ověření adres kliknete ověření adres v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence k ověření adresy ze seznamu.

      2. Klikněte na OK se vraťte do podokna úloh hromadné korespondence. Word použije názvy, které jste určili adresáře.

    1. V podokně úloh hromadné korespondence v části Vybrat příjemce, klikněte na Vybrat z kontaktů aplikace Outlook.

    2. V části Vybrat z kontaktů aplikace Outlook klikněte na Vybrat složku Kontakty.

    3. Vyberte složku Kontakty aplikace Outlook v dialogovém okně a klikněte na OK.

    4. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence vyberte požadovaná jména.

      Jak toho docílit?

      1. Proveďte některou z následujících akcí:

        Pomocí zaškrtávacích políček určení jmen

        Tento způsob je nejužitečnější, pokud je seznam krátký. Zaškrtněte políčka vedle jména, která chcete zahrnout a zrušte zaškrtnutí políček vedle jména, která chcete vyloučit.

        Tip: Pokud víte, že chcete zahrnout většinu položek ze seznamu v adresáři, na tlačítko Vybrat vše nejdřív usnadňuje vymazat konkrétní záznamy. Podobně pokud chcete zahrnout jenom několik položek v seznamu, klikněte na Vymazat vše a pak vyberte požadované záznamy.

        Seřazení položek v seznamu

        To je užitečné, pokud chcete zobrazit položky v abecedním nebo číselném pořadí. Klikněte na záhlaví sloupce, které chcete řadit podle předmětu. Například pokud chcete zobrazit seznam abecedně podle příjmení, klikněte na záhlaví sloupce Příjmení.

        Filtrování položek v seznamu

        To je užitečné, pokud seznam obsahuje záznamy, které vás upozorní že nechcete, aby mohli zobrazit nebo zahrnout do adresáře. Při filtrování seznamu můžete zaškrtněte políčka záznamy zahrnout nebo vyloučit podle popisu v předchozí části.

        Klikněte na šipku vedle položky, kterou chcete filtrovat podle na záhlaví sloupce a potom klikněte na jednu z následujících akcí:

        • Položka (Prázdné) zobrazí všechny záznamy, ve kterých je odpovídající pole prázdné.

        • Položka (Neprázdné) zobrazí všechny záznamy, ve kterých odpovídající pole obsahuje informace.

        • Obsahuje-li zdroj dat záznamy sdílející stejné informace a ve sloupci se vyskytuje 10 nebo méně jedinečných hodnot, můžete filtrovat podle specifických informací. Pokud se například vyskytuje více adres, ve kterých je uvedena jako země nebo oblast Austrálie, můžete filtrovat podle položky Austrálie.

          V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence zobrazí jenom určené záznamy. Chcete-li znovu zobrazit všechny záznamy, klikněte na (vše).

          Tipy: 

          • Chcete-li provést rozšířené řazení a filtrování, klepněte na šipku vedle názvu sloupce a potom na položku (Upřesnit). Pomocí karet Výběr záznamůŘazení záznamů nastavte požadované řazení nebo filtrování.

          • Máte-li nainstalován software pro ověřování adres, můžete klepnutím na tlačítko Ověřit v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence ověřit adresy ze seznamu.

      2. Klikněte na OK se vraťte do podokna úloh hromadné korespondence. Word použije názvy, které jste určili adresáře.

    1. V podokně úloh hromadné korespondence klikněte ve skupinovém rámečku Vybrat příjemce, zadat nový seznam.

    2. Ve skupinovém rámečku Zadat nový seznam klepněte na odkaz Vytvořit.

    3. V dialogovém okně Nový seznam adres zadejte informace, které chcete zahrnout pro první položku. Nemáte vyplňte všechna pole.

    4. Klepnutím na tlačítko Nová položka dokončíte první položku a přejdete na další.

    5. Přidávejte položky, dokud jste dokončili a klikněte na tlačítko Zavřít.

    6. V dialogovém okně Uložit seznam adres zadejte název seznamu adres do rozevíracího seznamu Název souboru a vyberte složku, do které má být seznam uložen.

      Ve výchozím nastavení je seznam adres ukládají do složky Zdroje dat. Je vhodné ponechat seznamu adres, protože je také výchozí složky, ve které Word hledá zdroje dat. Pokud chcete použít seznam adres na pozdější hromadné korespondence, jste procházení souborů a složek a vyhledejte jej.

    7. Klikněte na Uložit.

    8. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence vyberte požadovaná jména.

      Jak toho docílit?

      1. Proveďte některou z následujících akcí:

        Pomocí zaškrtávacích políček určení jmen

        Tento způsob je nejužitečnější, pokud je seznam krátký. Zaškrtněte políčka vedle jména, která chcete zahrnout a zrušte zaškrtnutí políček vedle jména, která chcete vyloučit.

        Tip: Pokud víte, že chcete zahrnout většinu položek ze seznamu v adresáři, na tlačítko Vybrat vše nejdřív usnadňuje vymazat konkrétní záznamy. Podobně pokud chcete zahrnout jenom několik položek v seznamu, klikněte na Vymazat vše a pak vyberte požadované záznamy.

        Seřazení položek v seznamu

        To je užitečné, pokud chcete zobrazit položky v abecedním nebo číselném pořadí. Klikněte na záhlaví sloupce, které chcete řadit podle předmětu. Například pokud chcete zobrazit seznam abecedně podle příjmení, klikněte na záhlaví sloupce Příjmení.

        Filtrování položek v seznamu

        To je užitečné, pokud seznam obsahuje záznamy, které vás upozorní že nechcete, aby mohli zobrazit nebo zahrnout do adresáře. Při filtrování seznamu můžete zaškrtněte políčka záznamy zahrnout nebo vyloučit podle popisu v předchozí části.

        Klikněte na šipku vedle položky, kterou chcete filtrovat podle na záhlaví sloupce a potom klikněte na jednu z následujících akcí:

        • Položka (Prázdné) zobrazí všechny záznamy, ve kterých je odpovídající pole prázdné.

        • Položka (Neprázdné) zobrazí všechny záznamy, ve kterých odpovídající pole obsahuje informace.

        • Obsahuje-li zdroj dat záznamy sdílející stejné informace a ve sloupci se vyskytuje 10 nebo méně jedinečných hodnot, můžete filtrovat podle specifických informací. Pokud se například vyskytuje více adres, ve kterých je uvedena jako země nebo oblast Austrálie, můžete filtrovat podle položky Austrálie.

          V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence zobrazí jenom určené záznamy. Chcete-li znovu zobrazit všechny záznamy, klikněte na (vše).

          Tipy: 

          • Chcete-li provést rozšířené řazení a filtrování, klepněte na šipku vedle názvu sloupce a potom na položku (Upřesnit). Pomocí karet Výběr záznamůŘazení záznamů nastavte požadované řazení nebo filtrování.

          • Máte-li nainstalován software pro ověřování adres, můžete klepnutím na tlačítko Ověřit v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence ověřit adresy ze seznamu.

      2. Klikněte na OK se vraťte do podokna úloh hromadné korespondence. Word použije názvy, které jste určili adresáře.

  6. Klepněte na odkaz Další: Uspořádat adresář.

  7. Pokud jste to ještě neudělali, v okně dokumentu, zadejte text, který chcete opakujte pro každou položku v adresáři. Například popisky jako Název: a adresa:.

    Poznámka: V tomto okamžiku Nezahrnovat text, který chcete vytisknout jenom jednou v bude výsledný dokument adresář.

  8. Vložení slučovacího pole, kam chcete vložit jména, adresy a dalších dat ze zdroje dat. Například Vložení slučovacího pole po popisek položky, jako například společnosti: «Společnost».

    Jak toho docílit?

    1. V hlavním dokumentu klepněte na místo, kam chcete pole vložit.

    2. Vložte jednu z následujících akcí:

      Blok adresy se jménem, adresou a jinými informacemi

      1. Klepněte na odkaz Blok adresy.

      2. V dialogovém okně Vložit blok adresy vyberte požadované prvky adresy a formáty a klepněte na tlačítko OK.

        Pokud se zobrazí dialogové okno Shoda polí, Word nemohla pravděpodobně najdete některé informace, které jsou zapotřebí pro blok adresy. Klikněte na šipku vedle (není k dispozici) a potom vyberte pole ve zdroji dat, která odpovídá poli nutné pro hromadnou korespondenci.

      Další pole s informacemi

      1. Klikněte na Další položky a pak udělejte jednu z těchto věcí:

        • Chcete-li vybrat pole adresy, která bude automaticky odpovídat polím ve zdroji dat, i když zdrojová data pole nemají stejný název jako polím, klikněte na Pole adresy.

        • Chcete-li vybrat pole, jejichž data jsou vždy získána přímo ze sloupce v databázi, klepněte na přepínač Databázová pole.

      2. V seznamu Pole klepněte na požadované pole.

      3. Klikněte na tlačítko Vložit a poté na tlačítko Zavřít.

        Pokud se zobrazí dialogové okno Shoda polí, Word nemohla pravděpodobně najdete některé informace potřebné k vložení pole. Klikněte na šipku vedle (není k dispozici) a potom vyberte pole ve zdroji dat, která odpovídá poli nutné pro hromadnou korespondenci.

        Poznámka: Pokud vložíte pole ze seznamu Databázová pole a později přepnete na zdroj dat, který neobsahuje sloupec se stejným názvem, nebude v aplikaci Word možné vložit informace z daného pole do sloučeného dokumentu.

    3. Opakujte kroky a b pro všechna pole, který chcete vložit.

      Poznámky: 

      • Nelze znaky slučovací pole ("") ručně nebo pomocí příkazu Symbol v nabídce Vložit. Musíte použít podokno úloh hromadné korespondence.

      • Pokud pole hromadné korespondence zobrazí uvnitř složených závorek, například {MERGEFIELD Město}, zobrazují Word kódy polí místo výsledky polí. To nemá vliv hromadné korespondence, ale pokud chcete zobrazit výsledky místo toho, klikněte pravým tlačítkem na kód pole a v místní nabídce klikněte na tlačítko Přepnout zobrazení polí.

    4. Pokud chcete, můžete změnit formát slučovaných dat.

      Jak toho docílit?

      Formátování slučovaných dat, třeba naformátujete pole hromadné korespondence do hlavního dokumentu. Není naformátujte data ve zdroji dat, protože její formátování se nezachová pro sloučení dat do dokumentu.

      1. V hlavním dokumentu vyberte pole obsahující informace, které chcete formátovat, včetně znaků ohraničujících slučovací pole (« »).

      2. Podle potřeby změňte písmo nebo jiné formátování.

  9. Po vložení všech potřebných slučovacích polí a dokončení hlavního dokumentu klepněte v nabídce Soubor na příkaz Uložit jako. Zadejte název dokumentu a klepněte na tlačítko Uložit.

  10. Klepněte na odkaz Další: Zobrazit náhled adresáře.

  11. Chcete-li zobrazit náhled položek v pořadí, klikněte na šipku tlačítka zpět a Vpřed. Nebo pokud chcete vyhledat a zobrazit náhled určité položky, klikněte na Najít příjemce a potom v dialogu Najít položku zadejte kritéria vyhledávání.

  12. Pokud je to nutné, proveďte dodatečné úpravy seznamu příjemců pomocí jednoho z následujících kroků:

    • Chcete-li vyloučit konkrétního příjemce z hromadné korespondence, klepněte na tlačítko Vyloučit tohoto příjemce.

    • Jestliže chcete upravit seznam příjemců, klepněte na odkaz Upravit seznam příjemců a proveďte změny v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence

  13. Klepněte na odkaz Další: Dokončit hromadnou korespondenci.

  14. V části sloučení klikněte Na nový dokument.

  15. V dialogovém okně Sloučit do nového dokumentu proveďte jeden z následujících kroků a potom klepněte na tlačítko OK.

    • Chcete-li sloučit všechny záznamy, klepněte na přepínač Vše.

    • Jestliže chcete sloučit pouze záznam zobrazený v okně dokumentu, klepněte na přepínač Aktuální záznam.

    • Pokud chcete sloučit oblast záznamů, klepněte na přepínač Od a potom zadejte čísla záznamů do polí OdDo.

      Word otevře jediný nový dokument, který obsahuje všechny jednotlivých záznamů.

  16. Přidejte požadované záhlaví, zápatí a libovolný další text.

    Jsou-li například sloučená data formátována jako tabulka, přidejte do tabulky po sloučení dat záhlaví sloupců.

  17. Adresář lze uložit nebo vytisknout stejným způsobem jako jiný běžný dokument.

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×