Vytvoření a tisk písmena pomocí hromadné korespondence ve Wordu 2016 pro Mac

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Pokud potřebujete odeslat lidem ze svého seznamu adresátů hromadnou poštu, můžete pomocí funkce hromadné korespondence vytvořit sadu dopisů přizpůsobených jednotlivým adresátům. Každý takový dopis bude mít stejné rozložení, formát, text a také grafiku. Jenom určité části e-mailových zpráv se budou lišit a budou přizpůsobené jednotlivým osobám.

Při vytváření a tisku dopisů pomocí hromadné korespondence se používají tyto tři dokumenty:

  • Hlavní dokument
    Tento dokument obsahuje text a grafiku (například logo nebo obrázek), které jsou stejné pro každou verzi sloučeného dokumentu. Příkladem takového stejného obsahu je třeba text dopisu.

  • Seznamu adresátů
    tento dokument obsahuje data, která se používá k naplnění informací v písmeno. Seznamu adresátů obsahuje názvy, například a hlavního dokumentu je dopisu, která bude určeno názvům v seznamu.

  • Sloučeném dokumentu
    tento dokument je tvořen kombinací seznamu adresátů a hlavního dokumentu. Hromadná korespondence použije informace ze seznamu adresátů a vloží ho do hlavního dokumentu výsledkem přizpůsobených pro každou osobu.

Postupujte podle pokynů a vytvořte a vytiskněte přizpůsobených písmena pomocí hromadné korespondence.

Než začnete s hromadnou korespondencí, připravte si dopis. Pokud třeba chcete lidem oznámit chystanou akci, uveďte název, datum, čas a místo konání akce. To jsou údaje důležité pro každého z příjemců.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Spustit hromadnou korespondenci > Dopisy.

    formulářových dopisů

  2. V Word zadejte text písmeno, které chcete odeslat všem uživatelům.

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Může to být tabulka Excelu, adresář kontaktů Outlooku, databáze Accessu nebo seznam adres Office. Obsahuje záznamy, ze kterých Word bere informace k sestavení dopisu.

Tipy

  • Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence. Než proces hromadné korespondence spustíte, shromážděte všechny datové záznamy a přidejte je do zdroje dat.

  • Pokud používáte tabulku Excel, ujistěte se, že do sloupce obsahujícího PSČ neboli směrovací čísla formátovaná jako texttak, abyste neztratili všechny nuly.

  • Pokud chcete použít kontakty Outlook, ujistěte se, že Outlook výchozí e-mailový program. K tomuto účelu otevřete Apple Mail a v nabídce Mail zvolte Předvolby. Na kartě Obecné vedle výchozí e-mailu reader vyberte Microsoft Outlooku

  • Můžete taky použít kontakty Apple, které nastavení se Apple mail e-mailový program výchozí.

  • Použít FileMake pro databázi jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci.

  1. Na kartě korespondence zvolte Vybrat příjemce a potom vyberte jednu z možností.

    Na kartě korespondence je zvýrazněná s seznam možností vybrat příjemce

    Zvolte

    Akce

    Vytvoření nového seznamu

    Spusťte nový seznam adres, když nastavujete hromadné korespondence

    Použít existující seznam

    Použití Excel tabulky nebo jiný typ datového souboru aplikace jako seznamu adres

    Vybrat z kontaktů Outlooku

    Vyberte jména přímo z vašich kontaktů Outlook k seznamu adres

    Apple kontaktů

    Vyberte jména přímo z adresáře Apple k seznamu adres

    FileMaker Pro

    Import dat z databáze FileMaker Pro

  2. Pokud jste vybrali možnost vytvořit nový seznam, postupujte takto:

    1. V dialogovém okně Upravit seznam políWord automaticky vytvoří pole pro některé základní informace, jako jsou křestní jméno, příjmení a adresa. Pokud chcete přidat nové pole – například pole zprávy – ho přidat hned, abyste mohli vyplnit ho při zadávání položek. Do pole Nový název pole zadejte název pole, které chcete přidat a potom vyberte znaménko plus (+).

      Tip: Pokud chcete změnit pořadí polí, vyberte pole, které chcete přesunout a potom nahoru nebo šipkami můžete přesunout pole místo, kam chcete v seznamu.

    2. Když jsou všechna pole podle vašich představ, vyberte vytvořit vytvořte požadovaný seznam.

  3. Pokud jste vybrali, použít existující seznam, postupujte takto:

    1. Vyhledejte soubor, který chcete použít a zvolte Otevřít.

    2. Pokud jste se rozhodli otevřete Excelovou tabulku, v dialogovém okně Otevřít sešit, vyberte list, který chcete použít a nezadáte, Oblast buněk použít celý list nebo zadejte oblast buněk pro data, která chcete použít a klikněte na OK.

  4. Pokud jste vybrali Vybrat z kontaktů aplikace Outlook nebo Apple kontaktů, postupujte takto:

    1. Vyberte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout.

    2. Outlook kontaktů v dialogovém okně Možnosti dotazu vedle Příjemci hromadné korespondence seznamu podle vyberte úplné záznam. V seznamu kontaktů vyberte kontakty, kterým chcete poslat hromadné pošty a klikněte na OK.

    3. Apple kontaktů v dialogovém okně Možnosti dotazu v části Skupina kontaktů Apple, zvolte skupinu chcete odeslat hromadné pošty a pak klikněte na OK.

    4. Pro FileMaker Pro databáze zvolte soubor databáze v dialogovém okněZvolit Pro databázi FileMaker použít jako zdroj dat a zvolte Otevřít

  1. Na kartě korespondence zvolte Vložit slučovací pole a vyberte pole, které chcete přidat.

    Na kartě korespondence je zvýrazněná Vložit slučovací pole

    Pokračujte v přidávání polí, dokud nepřidáte všechny informace, které chcete dopis.

  2. Pole v písmeno formátovat tak, aby vypadala požadovaného zbytek obálek hledání. Třeba mezeru mezi křestní jméno a příjmení a stiskněte ENTER začít nový řádek pro pole Adresa.

    Tip: Seřadit seznam příjemců nebo odebrat příjemce, na kartě korespondence zvolte Filtrovat příjemce a klikněte na Záznamy řazení nebo Filtrování záznamů. Až budete hotovi, klepněte na tlačítko OK.

  1. Na kartě korespondence klikněte na Náhled výsledků vzhled dopis. Pomocí šipek vlevo a vpravo na kartě korespondence můžete procházet jednotlivé písmeno.

    Na kartě korespondence je zvýrazněná náhled výsledků

  2. Lze provést další změny formátování, klikněte na Náhled výsledků znovu, které můžete přidat nebo odebrat pole hromadné korespondence.

  3. Když písmena vzhled, na kartě korespondence zvolte Dokončit a sloučit > Vytisknout dokumenty a dokončení hromadné korespondence.

    Na kartě korespondence je zvýrazněná dokončit a sloučit a možnost Tisk dokumentů

    Tip: Pokud chcete zkontrolovat a aktualizovat všech písmen jednotlivě před tiskem, na kartě korespondence zvolte Dokončit a sloučit > Upravovat jednotlivé dokumenty. Až skončíte, klikněte na soubor > Tisk na tisk obálek.

Při uložení zůstane dokument hromadné korespondence propojený se seznamem adresátů, takže ho můžete použít pro budoucí hromadnou poštu.

Chcete-li znovu použít dokumentu hromadné korespondence

  • Otevřete dokument hromadné korespondence a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.

Změna adresy v dokumentu hromadné korespondence

  • Když otevřete dokument hromadné korespondence a zvolíte Upravit seznam příjemců, můžete řadit, filtrovat a zvolit konkrétní adresy.

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×