Vytvoření a správa seznamu účastníků projektu

Jane Suchanová, profesionální projektová manažerka

Co přesně jsou účastníci projektu?     Existuje mnoho definic, které se liší zdroj od zdroje a společnost od společnosti. Všechny se ale shodují na tom, že účastníci jsou osoby nebo skupiny, které mají vlastní zájem na výsledku projektu. Řízení účastníků vlastně spočívá v řízení vztahů a jeho cílem je získat a udržet zapojení účastníků do projektu.

Pro naše potřeby budeme za účastníky považovat osoby nebo skupiny v organizaci, které mají nějaký zájem na výsledku projektu, nebo jím budou nějak ovlivněny. Než si vysvětlíme, jak sestavit a spravovat seznam účastníků, ujistěte se, že se vaše definice účastníků neliší od definice ve vaší organizaci.

Proč je řízení účastníků důležité?

I když bychom si to radši nepřipouštěli, ne vždy budou všichni účastníci z projektu úplně nadšení. Možná, že se budou muset naučit pracovat s novými nástroji a postupy, možná přijdou o část moci, kterou dosud měli, a v extrémním případě mohou někteří z nich přijít o práci. Je na projektovém manažerovi a na sponzorech, aby se účastníkům snažili ulehčit situaci. Přesto jen těžko zajistíte, aby byli spokojení všichni. S některými účastníky možná budete muset zacházet tak, aby nemohli mařit vaše úsilí.

Proto je důležité pochopit jejich motivaci a naslouchat jejich obavám, aby se neuchýlili k negativnímu chování a taktikám, jakou jsou:

• záměrné zdržování procesu schvalování a zadržování informací,

• spuštění konkurenčního projektu,

• přeřazení zdrojů k jinému projektu,

• zákulisní politikaření zaměřené proti projektu.

Výhody efektivní správy účastníků zahrnují:

• uspořený čas, který získáte, když se vyhnete politikaření,

• zefektivnění schvalovacího procesu,

• záruku toho, že prostředky budou dostupné a zaměřené na projekt,

• plynulý tok informací.

Začátek stránky

Jak vytvořit seznam účastníků

V rané fázi projektu společně se sponzorem sestavte seznam všech možných účastníků. Délka seznamu se bude lišit podle toho, jak přesně účastníka definujete a jak velký dopad bude mít projekt na vaši organizaci.

Seznam účastníků je užitečným nástrojem projektového manažera a zároveň základem komunikačního plánu projektu. Na vyhodnocení seznamu můžete založit silnou komunikační strategii. Seznam navíc může zůstat jen mezi vámi a sponzorem projektu.

Ve většině projektů se setkáte s vnitřní politikou a můžete očekávat, že se při hodnocení účastníků dostanete do kalných vod.

Začátek stránky

Vyhodnocení seznamu účastníků

Je třeba určit, jakou váhu který účastník má, a seřadit je do kategorií podle míry vlivu. Někteří z nich mají takovou moc, aby projekt udrželi v pohybu. Sem se může řadit sponzor projektu a vyšší manažeři. Vzhledem k jejich vysokému postavení a pravomoci rozhodovat je vhodné tyto účastníky pečlivě sledovat. Do jiné skupiny budou patřit účastníci, kteří sice nemohou projekt rovnou zastavit, ale mohou ho v zákulisí postupně podkopávat a jeho ukončení nakonec docílit.

Další skupinou jsou účastníci, kteří se budou s produktem setkávat každý den. Tato skupina bude zdrojem konkrétních obchodních požadavků, které je třeba splnit. Účastníci v této skupině získají nejvíc, když bude projekt úspěšný, protože na ně má přímý vliv. Přestože se většinou nemohou podílet na ukončení projektu, jsou zásadní pro jeho úspěch. Pokud jejich požadavky a potřeby nejsou splněny, rychle se z největší podpory projektu stanou vaším největším problémem.

Jiný způsob, jak organizovat účastníky, je seřadit je podle míry zapojení a odpovědnosti. Jedna skupina může být do projektu aktivně zapojená a pracovat na něm, jiná bude třeba zapojená jen v určité fázi a v další skupině můžou být účastníci, kteří do projektu nejsou aktivně zapojení, ale musejí o něm být informováni.

Začátek stránky

Kategorizace účastníků

Tento systém rozdělení do čtyř kategorií je pomůckou, která se používá v organizačním designu. Účastníci jsou rozdělení do skupin podle míry zapojení do projektu a odpovědnosti. Je to užitečný způsob, jak roztřídit účastníky tak, abyste pro každého mohli naplánovat co nejefektivnější komunikační strategii. Rozdělení do kategorií je následující:

• Odpovědný:    Tento člověk je odpovědný za splnění určitého úkolu.

• Vedoucí:    Tento člověk ponese odpovědnost za to, když úkol nebude splněn, a může být nadřízeným osoby, která má úkol splnit. V této roli často najdete projektové manažery.

• Konzultovaný:    I když tato osoba není přímo odpovědná za splnění úkolu, jednotlivé aspekty úkolu se s ní konzultují.

• Informovaný:    Člověk v této roli je o úkolech informovaný, ale není za ně odpovědný.

Začátek stránky

Špetka prevence

Základem úspěšného řízení projektu je snažit se zvládat očekávání všech účastníků. Udělejte si proto v rané fázi projektu čas a se sponzorem sepište a vyhodnoťte jejich seznam. Nezapomeňte v průběhu práce na projektu tento seznam udržovat aktuální. Musíte znát své účastníky a jejich zájmy, jen tak je můžete efektivně řídit. Celkově vám to ušetří spoustu potíží a zajistíte, že váš projekt bude úspěšný.

Začátek stránky