Vytvoření a správa seznamu účastníků projektu

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Jane Suchanová, profesionální projektová manažerka

Co přesně jsou účastníci projektu?     Existuje mnoho definic, které se liší zdroj od zdroje a společnost od společnosti. Všechny se ale shodují na tom, že účastníci jsou osoby nebo skupiny, které mají vlastní zájem na výsledku projektu. Řízení účastníků vlastně spočívá v řízení vztahů a jeho cílem je získat a udržet zapojení účastníků do projektu.

Pro naše potřeby budeme za účastníky považovat osoby nebo skupiny v organizaci, které mají nějaký zájem na výsledku projektu, nebo jím budou nějak ovlivněny. Než si vysvětlíme, jak sestavit a spravovat seznam účastníků, ujistěte se, že se vaše definice účastníků neliší od definice ve vaší organizaci.

Proč je řízení účastníků důležité?

I když bychom si to radši nepřipouštěli, ne vždy budou všichni účastníci z projektu úplně nadšení. Možná, že se budou muset naučit pracovat s novými nástroji a postupy, možná přijdou o část moci, kterou dosud měli, a v extrémním případě mohou někteří z nich přijít o práci. Je na projektovém manažerovi a na sponzorech, aby se účastníkům snažili ulehčit situaci. Přesto jen těžko zajistíte, aby byli spokojení všichni. S některými účastníky možná budete muset zacházet tak, aby nemohli mařit vaše úsilí.

Proto je důležité pochopit jejich motivaci a naslouchat jejich obavám, aby se neuchýlili k negativnímu chování a taktikám, jakou jsou:

  • záměrné zdržování procesu schvalování a zadržování informací,

  • spuštění konkurenčního projektu,

  • přeřazení zdrojů k jinému projektu,

  • zákulisní politikaření zaměřené proti projektu.

Výhody efektivní správy účastníků zahrnují:

  • uspořený čas, který získáte, když se vyhnete politikaření,

  • zefektivnění schvalovacího procesu,

  • záruku toho, že prostředky budou dostupné a zaměřené na projekt,

  • plynulý tok informací.

Začátek stránky

Jak vytvořit seznam účastníků

V rané fázi projektu společně se sponzorem sestavte seznam všech možných účastníků. Délka seznamu se bude lišit podle toho, jak přesně účastníka definujete a jak velký dopad bude mít projekt na vaši organizaci.

Seznam účastníků je užitečným nástrojem projektového manažera a zároveň základem komunikačního plánu projektu. Na vyhodnocení seznamu můžete založit silnou komunikační strategii. Seznam navíc může zůstat jen mezi vámi a sponzorem projektu.

Ve většině projektů se setkáte s vnitřní politikou a můžete očekávat, že se při hodnocení účastníků dostanete do kalných vod.

Začátek stránky

Vyhodnocení seznamu účastníků

Je třeba určit, jakou váhu který účastník má, a seřadit je do kategorií podle míry vlivu. Někteří z nich mají takovou moc, aby projekt udrželi v pohybu. Sem se může řadit sponzor projektu a vyšší manažeři. Vzhledem k jejich vysokému postavení a pravomoci rozhodovat je vhodné tyto účastníky pečlivě sledovat. Do jiné skupiny budou patřit účastníci, kteří sice nemohou projekt rovnou zastavit, ale mohou ho v zákulisí postupně podkopávat a jeho ukončení nakonec docílit.

Další skupinou jsou účastníci, kteří se budou s produktem setkávat každý den. Tato skupina bude zdrojem konkrétních obchodních požadavků, které je třeba splnit. Účastníci v této skupině získají nejvíc, když bude projekt úspěšný, protože na ně má přímý vliv. Přestože se většinou nemohou podílet na ukončení projektu, jsou zásadní pro jeho úspěch. Pokud jejich požadavky a potřeby nejsou splněny, rychle se z největší podpory projektu stanou vaším největším problémem.

Jiný způsob, jak organizovat účastníky, je seřadit je podle míry zapojení a odpovědnosti. Jedna skupina může být do projektu aktivně zapojená a pracovat na něm, jiná bude třeba zapojená jen v určité fázi a v další skupině můžou být účastníci, kteří do projektu nejsou aktivně zapojení, ale musejí o něm být informováni.

Začátek stránky

Kategorizace účastníků

Tento systém rozdělení do čtyř kategorií je pomůckou, která se používá v organizačním designu. Účastníci jsou rozdělení do skupin podle míry zapojení do projektu a odpovědnosti. Je to užitečný způsob, jak roztřídit účastníky tak, abyste pro každého mohli naplánovat co nejefektivnější komunikační strategii. Rozdělení do kategorií je následující:

  • Odpovědný:    Tento člověk je odpovědný za splnění určitého úkolu.

  • Vedoucí:    Tento člověk ponese odpovědnost za to, když úkol nebude splněn, a může být nadřízeným osoby, která má úkol splnit. V této roli často najdete projektové manažery.

  • Konzultovaný:    I když tato osoba není přímo odpovědná za splnění úkolu, jednotlivé aspekty úkolu se s ní konzultují.

  • Informovaný:    Člověk v této roli je o úkolech informovaný, ale není za ně odpovědný.

Začátek stránky

Špetka prevence

Základem úspěšného řízení projektu je snažit se zvládat očekávání všech účastníků. Udělejte si proto v rané fázi projektu čas a se sponzorem sepište a vyhodnoťte jejich seznam. Nezapomeňte v průběhu práce na projektu tento seznam udržovat aktuální. Musíte znát své účastníky a jejich zájmy, jen tak je můžete efektivně řídit. Celkově vám to ušetří spoustu potíží a zajistíte, že váš projekt bude úspěšný.

Začátek stránky

O autorce:     Jane Suchanová je programová manažerka se zkušenostmi získanými při dohledu na podnikové obchodní iniciativy při vývoji metodologií projektového managementu. Jane žije v Seattlu ve státě Washington, USA.

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×