Vytvoření a přizpůsobení typů záznamů a seznamů

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

S Business Contact Manager pro aplikaci Outlook můžete přizpůsobit formuláře tak, že přidávání polí, které jsou důležité pro vaše podnikání pole, které nepotřebujete, přesunutí polí a zdůraznit tak informace, které jsou pro vás nejdůležitější. Můžete vytvářet nové formuláře, přidat seznamy, přizpůsobování sestav, změnit fázi prodeje a vést kritérií bodování, vyberte pole pro karty kontaktu a přizpůsobit pás karet.

Tento článek popisuje vytvoření a přizpůsobení formulářů, vytváření a úpravy seznamů.

Poznámka: Jenom vlastník databáze můžete přizpůsobit formuláře.

Naleznete v následujících článcích informace o přizpůsobení sestavy. Úprava fázi prodeje, prodejních aktivit a připomenutí; Změna bodování kritéria; Výběr polí pro karty kontaktu; a přizpůsobení pásu karet:

V tomto článku

Vytvořit nový typ záznamu

Přizpůsobení formuláře

Vytvořit nový typ záznamu

Business Contact Manager pro aplikaci Outlook obsahuje několik různých typů přizpůsobit formuláře a typy záznamů, včetně KlientObchodní kontakt, potenciální zákazník, Příležitost a Obchodní projekt.

Výchozí formuláře můžete použít beze změny je nebo vytvoříte nové typy záznamů podle potřeb vaší firmě.

Můžete také změnit formuláře přidáním nebo odebráním polí. Informace najdete v tématu Přidání nebo odebrání polí dál v tomto článku.

Nové typy záznamů musí být založená na typem záznamu klienta nebo obchodního kontaktu. Jak jde propojit záznamy a informace, které se budou sdílet mezi nimi se zachová v nové typy záznamů, které jste vytvořili.

Příklad: Na kolo velkoobchodník vytvoří vlastní typy záznamů

Na kolo velkoobchodník potřebuje vytvořit záznamy úložiště a úložiště zaměstnance.

Každé úložiště, která nakupuje z velkoobchodníka má několik zaměstnanců, kteří jsou zodpovědní za nákup. Na kolo velkoobchodník prodává spousty úložiště, oba objekty mají vlastní sadu zaměstnanců, kteří nákupu rozhodovat. Velkoobchodníka musí přidružit jejich příslušného úložiště zobrazíte seznam zaměstnanců a veškeré komunikace se zaměstnanci obchodu při prohlížení informace o úložišti všechny zaměstnance úložiště přihlašovacích údajů.

K tomuto účelu vytvoří velkoobchodníka úložiště záznamy, které je založeno na typ záznamu účtu a vytvoří úložiště zaměstnance záznam, který je založený na typ záznamu obchodního kontaktu. Velkoobchodníka zvolí založit záznam obchodu na záznam klienta, protože záznamy klientů zobrazit seznam souvisejících obchodních kontaktů a všechny položky historie komunikace ze všech obchodních kontaktů.

Vytvoření vlastní typ záznamu

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager.

  3. Klikněte na tlačítko Přizpůsobit a potom klikněte na Vlastní typy záznamů.

  4. V dialogovém okně Vlastní typy záznamů proveďte jednu z následujících akcí:

    • Klikněte na Nový typ obchodního kontaktu, který chcete vytvořit nový formulář, který je založený na typ záznamu obchodního kontaktu.

    • Klikněte na Nový typ klienta, který chcete vytvořit nový formulář, který je založený na typ záznamu účtu.

      The Customize Record Types dialog box with the New Business Contact Type button and the New Account Type button outlined.

      • Pokud potřebujete nový typ záznamu pro jednotlivce, zvolte Nový typ obchodního kontaktu.

      • Pokud potřebujete nový typ záznamu pro organizace nebo skupin v rámci větší organizace, vyberte Nový typ klienta. Všechny položky komunikace ze záznamu, který je propojený s klientem jsou uvedeny v historii komunikace příslušného záznamu klienta. Další informace o účtu záznamy najdete v článku úložiště informací o vašich klientech v aplikaci Business Contact Manager.

  5. V dialogovém okně Nový typ obchodního kontaktu nebo Nový typ klienta zadejte název jednotném a Plurální nový typ záznamu.

  6. V případě potřeby klikněte na tlačítko Procházet přejděte na ikonu, která se zobrazí u jednotlivých záznamů tohoto typu.

  7. Klikněte na OK.

    Nový typ záznamu je součástí seznam typů záznamů v dialogovém okně Vlastní typy záznamů.

    Nový typ záznamu obsahuje všechny výchozí stránky a pole z klienta nebo obchodního kontaktu, který podle nový typ záznamu. Neobsahuje žádné přizpůsobené stránky nebo polí, která jste přidali do jiných formulářů. Přizpůsobit formulář změnou stránky a pole, naleznete v části Další přizpůsobit formuláře.

Začátek stránky

Přizpůsobení formuláře

Můžete přizpůsobit formuláře v několika způsoby. Můžete přidat nebo odstranit stránky, oddíly a pole. Můžete změnit uspořádání polí způsobem, který dává smysl pro svoji firmu.

Poznámka: Jenom vlastník databáze můžete přizpůsobit formuláře.

Vlastní formuláře můžete exportovat, takže je můžete sdílet s ostatními. Další informace o exportu najdete v článku Export obchodních záznamů z aplikace Business Contact Manager.

Důležité informace: Všechny změny provedené do formuláře se změní všechny záznamy tohoto typu. Například pokud odeberete pole z formuláře Obchodní kontakt, odebere toto pole z všechny záznamy obchodních kontaktů.

V této části

Delete a form

Create or edit lists

Otevřete formulář pro úpravy

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager.

  3. Click the Customize button, and then click Customize Record Types.

  4. Ze seznamu klikněte na typ záznamu, který chcete upravit a potom klikněte na tlačítko Přizpůsobit formulář.

    the customize record types dialog box with the customize form button outlined.

    Můžete taky přizpůsobit všechny formuláře, který máte otevřený. Na pásu karet klikněte ve skupině Přizpůsobit klikněte na tlačítko Rozložení formuláře.

Otevře se přizpůsobitelné verzi formuláře. Teď můžete přidat nebo odstranit stránky, oddíly a pole nebo změnit uspořádání oddíly a pole ve formuláři.

Zobrazí se stránka Obecné ve výchozím nastavení. K zobrazení na jinou stránku, na kartě vlastní klikněte ve skupině stránky klikněte na prezentace a potom klikněte na název stránky.

Začátek stránky

Vytvořit nové stránky

You can create up to four additional pages for any form. By default, most forms include the General, Details, and History pages.

  1. Otevřete formulář pro přizpůsobení.

  2. Na kartě vlastní ve skupině stránky klikněte na Zobrazit Show icon a klikněte na uživatele stránky 1 nebo jeden z dalších stránkách uživatele.

    Zobrazí se prázdná stránka.

    Poznámka: Pokud název stránky končí (skryté), je ve výchozím nastavení skryté stránky. Je třeba vypnout funkci skrýt mají být data zadat na této stránce formuláře.

  3. Pokud je na stránce skrytá, vypněte funkci skrýt zobrazíte stránku. Ve skupině stránky klikněte na Skrýt Hide icon

    Poznámka: Ověřte, že na stránce už skrytá, ve skupině stránky klikněte na Zobrazit. Pokud na stránku, kterou jste vybrali již obsahuje (skryté) po název stránky, je viditelná.

Teď můžete přejmenovat stránku nebo přidejte oddíly a pole. Dál v tomto článku najdete další informace najdete v článku Přidání nebo odebrání oddíly a Přidat nebo odebrat pole .

Top of Page

Pojmenování nebo přejmenování stránky

  1. Na kartě vlastní ve skupině stránky klikněte na prezentace a potom klikněte na stránku, kterou chcete přejmenovat.

  2. Ve skupině stránky klikněte na Přejmenovat stránku Rename icon .

  3. Do pole název stránky zadejte nový název a klikněte na OK.

Začátek stránky

Přidání nebo odebrání oddíly

Údaje ve formuláři jsou uspořádány do oddílů. Například ve formuláři obchodního kontaktu je oddíl telefonní čísla, který obsahuje jiné telefonní číslo, například Business a pro domácnosti.

The Business Contact Form Layout screen with the Phone numbers section selected.

Přidání oddílu

  1. Otevřete formulář pro přizpůsobení.

  2. Na kartě vlastní ve skupině rozložení klikněte na Přidat oddíl Ikona Přidat skupinu .

  3. Do pole Název oddílu zadejte název pro oddíl a pak klikněte na OK.

    Pokud chcete změnit šířku oddílu, vyberte požadovaný oddíl. Na kartě Vlastní nastavení klikněte na Wide icon široký nebo úzký Narrow icon .

Odebrání oddílu

  1. Klikněte na oddíl, který chcete odebrat.

    Tip: Některý oddíl obsahuje název oddílu s vodorovnou čáru vedle názvu. Vyberte nějaký oddíl, klikněte na obrázek nebo poblíž název oddílu.

    The selected Phone numbers section

  2. Na kartě vlastní ve skupině rozložení klikněte na Odebrat Ikona Odebrat .

    Poznámky: 

    • Any fields that are in this section are removed, but they are not deleted from your Business Contact Manager database. If you want to add the fields back to the form, see Add a field later in this article. Removing fields does not delete the fields or the data they contain. Any data that was entered in the fields is still saved in your database, unless you permanently delete the field.

    • When you remove a section, it is deleted from your Business Contact Manager database. The fields that were included in the section are not deleted along with the section. If you want to add the section again, you can add a section with the same name and then add the fields back to the form in that section.

Začátek stránky

Přidání nebo odebrání polí

You can add different types of fields in Business Contact Manager pro aplikaci Outlook that you need for your business. The type of field you add dictates the kind of information that can be entered or selected in the field.

For example, if you want to type information in a text box, you can add a text field; if you want to click an item from a list, you can add a pre-populated list (also known as a drop-down list); if you want to link or associate one record to another record, you can add a relationship field.

A florist might create a text field named “Favorite Flower” where people have to type the kind of flower in the field, and a heating specialist might create a field named “Furnace Model” with a list to choose from. For more information about lists, see Create or edit lists later in this article.

Začátek stránky

Přidání pole

  1. Otevřete formulář pro přizpůsobení.

    Tip:  Before the next step, click the section where you want to add the field. If the field is not where you want it to be, you can drag it to another section after you have added it.

  2. On the Customize tab, in the Layout group, click Add Fields Ikona Přidat pole .

  3. In the Add Fields dialog box, do one of the following:

    • In the list, click one of the listed fields, and then click Add to Form.

      The Add Fields dialog box

    • To create a new field or add a field you already created for another form, click New.

      In the Create a New Field dialog box, do one of the following:

      Create a new field    

      1. In the Field name box, type a name for the field.

      2. From the Data type list, click the type of data that the field will contain, for example, Number.

      For this type of data

      Select this data type

      Words or sentences up to 96 characters

      Text

      Numbers with or without a decimal point

      Číslo

      Procenta

      V procentech

      Ceny, příjem a jiné související s měnou údaje

      Měna

      Answers to simple questions such as yes or no, on or off, or true or false

      Yes/No

      Date or time information in any of the formats available in Outlook

      Datum a čas

      Celá čísla

      Celé číslo

      Předem vyplněné seznam položek (hodnoty) chcete ušetřit čas nebo zachování konzistence formulářů

      Rozevírací seznam

      Webová adresa

      ADRESA URL

      Odkaz na jiný záznam v databázi

      Relace

      Poznámka: Datový typ pole nelze změnit po vytvoření pole. Pokud chcete změnit datový typ, odstranit pole a potom přidat nový účet s datovým typem, který chcete.

      1. If necessary, in the Format list, click a format for the data in the field.

        Poznámka:  Some of the data types have only one format.

      2. Klikněte na OK.

        The field you created appears in the list in the Add Fields dialog box.

      3. To add the field to your form, in the Add Fields dialog box, click the field, and then click Add to Form.

      Add a field from a different form    

      1. Click the Add a field from a different form option.

      2. Click a field from the list, and then click OK.

        Poznámka: You must have created a field for it to appear in this list.

        The field you selected appears in the list in the Add Fields dialog box.

      3. To add the field to your form, in the Add Fields dialog box, click the field, and then click Add to Form.

Začátek stránky

Přidání pole typu relace

Pomocí pole vztahu odkaz souvisejících záznamů. Všechny záznamy, které propojených na určitý záznam najdete na vybraný záznam, který se označuje jako cíl záznamu, podobně jako obsahující všechny obchodní kontakty, které jsou propojené s ho záznamu klienta.

You can link records of the same type, as well as link records that are different.

For example, in the Sample Business database, to link retail bicycle stores with the vendors whose bikes the retail stores carry, you would:

  • Open the Vendor record type for customization. The relationship field will be added to this record type.

    The Customize Record Types dialog box in the Sample Business database with the Vendor record type selected.

  • Add a relationship field called Retail Stores to the Vendor record type, with Stores as the destination record type, and Vendor Names as the destination field name.

    Poznámky: 

    • Adding a relationship field to the origination record type also creates a table that lists the related records on the destination record. In this example, the vendor records (origination records) have a relationship field you use to link to store records. The store records (destination records) have a table that lists the vendor records that are linked to them.

    • The table, or destination field, is not editable. To change the related records, use the relationship field. In this example, go to the vendor record to remove a store or to add another store. This changes the list of vendors in the table on the related store records.

    Creating a new relationship field in the Create a New Field dialog box.

  • Use the relationship field on the vendor records to link the retail bicycle store records to the vendor records.

    A vendor record with stores listed in the Retail Stores relationship field.

  • Check the destination field on the retail bicycle store records to see the list of vendors that supply bicycles to those stores.

    A store record with a list of vendors that supply bicycles to the store.

For information about the sample business database, see About Adventure Works and the sample business database.

How to add a relationship field

  1. Open a form for customization.

  2. On the Customize tab, in the Layout group, click Add Fields Ikona Přidat pole .

  3. In the Add Fields dialog box, click New.

    The Add Fields dialog box

  4. In the Create a New Field dialog box, in the Field name box, type the name of the relationship field.

  5. In the Data type list, click Relationship.

  6. In the Destination record type list, click the record type that you want to link the selected record to.

    Poznámka:  If the destination record type is the same as the record type you are customizing, the Field name and the Destination field name must be different.

  7. In the Destination field name box, type the name of the destination field.

    Poznámka:  The Destination field name is the name of the table that lists all of the related records that are linked to the destination record type.

  8. Klikněte na OK.

    The field you selected appears in the list in the Add Fields dialog box.

  9. To add the field to your form, in the Add Fields dialog box, click the field that lists Relationship in the Data Type column, and then click Add to Form.

    Poznámka:  The field that lists Relationship in the Data Type column is the data entry field. The field that lists Relationship destination list in the Data Type column is automatically added to the Destination record type, and it is the table that lists all of the related records that you entered into the relationship field.

Začátek stránky

Odebrání pole

  1. Open a form for customization.

  2. Click the field that you want to remove from the form.

    Poznámka:  Required fields, such as Account name, cannot be removed.

  3. On the Customize tab, in the Layout group, click Remove Ikona Odebrat , or press the DELETE key.

    Poznámka:  The field and any data that it contains can be added back to the form, because the field is still stored in your Business Contact Manager database. The field can also be added to other forms from the Add Fields dialog box.

Permanently delete a field

Upozornění:  If you delete a field from the Add Fields dialog box, you are permanently deleting the field, and you will lose any data that was entered into that field. If you remove or delete a field from a form, you are only deleting the field from the form. If you add the field back to the form, you can then access the data.

  1. Open a form for customization.

  2. On the Customize tab, in the Layout group, click Add Fields Ikona Přidat pole .

  3. In the Add Fields dialog box, click the field that you want to delete, and then click Delete.

    Poznámka:  You can only permanently delete a field if it is not used on any other forms.

Začátek stránky

Přejmenování oddíly a úpravy pole

Přejmenování oddílu ve formuláři, ale můžete přejmenovat pouze pole, které jste vytvořili.

Pole můžete upravit tak, že je přejmenovat a tím, že změníte formát data, která mohou být vybrány v poli.

Poznámka: Nemůžete změnit datový typ pole. Můžete odstranit pole a potom přidat nový účet s datovým typem, který chcete.

  1. Otevřete formulář pro přizpůsobení.

  2. Klikněte na oddíl nebo pole, které chcete přejmenovat nebo upravit.

    Poznámka: Můžete přejmenovat pouze pole, které jste vytvořili.

  3. Na kartě vlastní ve skupině rozložení na tlačítko Upravit pole blok nebo oddíl The Edit Field or Section Icon .

  4. Udělejte jednu z těchto věcí:

    • Přejmenování oddílu     V dialogovém okně Upravit oddílu zadejte jiný název oddílu.

    • Upravit název pole, které jste vytvořili     V dialogovém okně Upravit pole zadejte jiný název pole.

      Pokud chcete změnit formát data, která jsou povolené v poli, v poli Formát klikněte na jiný formát. Některé typy polí máte pouze jednu možnost formátování.

Uspořádání položek ve formuláři

Přizpůsobit formuláře můžete přesunete oddíly na stránce nebo je přesunout na jinou stránku a uspořádání polí.

Přesunutí oddílu nebo změnit uspořádání polí na stránku

  1. Otevřete formulář pro přizpůsobení.

  2. Klikněte na oddíl nebo pole, které chcete přesunout.

    Některý oddíl obsahuje název oddílu s vodorovnou čáru vedle názvu. Vyberte nějaký oddíl, klikněte na obrázek nebo poblíž název oddílu.

    The selected Phone numbers section

  3. Na stránce přetažením oddílu nebo pole do nového umístění nebo pomocí kláves se šipkami na klávesnici přesunout oddíl nebo pole.

Začátek stránky

Oddíl přesunout do jiné stránky

  1. Klikněte na oddíl, který chcete přesunout.

    The selected Phone numbers section

  2. Na kartě vlastní ve skupině rozložení klikněte na přesunout do Move icon .

  3. V dialogovém okně Přesunout stránku klikněte na stránku, na který chcete přesunout oddíl a potom klikněte na OK.

    Poznámka: Pokud je skrytá na stránku, budete muset vypnout funkci skrýt mají být data zadat na stránce. Na kartě vlastní ve skupině Zobrazit klikněte na stránku. Ve skupině stránky klikněte na Skrýt Hide icon .

Začátek stránky

Odstranění formuláře

Upozornění: Pokud byste odstranili typu záznamu, ztratíte všechna data, která jste zadali do tohoto typu záznamu.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom klikněte na tlačítko Přizpůsobit.

  3. Klikněte na tlačítko Přizpůsobit typy záznamů.

  4. V dialogovém okně Přizpůsobení typů záznamů klikněte na typ záznamu, který jste vytvořili.

    Poznámka: Můžete odstranit pouze typy záznamů, které jste vytvořili. Výchozí typy záznam nelze odstranit.

  5. Klikněte na Odstranit typ záznamu.

Začátek stránky

Vytváření nebo úpravy seznamů

Zadáte často stejná data do formuláře, je vhodné a jednotnější vytvořit seznam, který si můžete vybrat z.

Vytvoření seznamu

  1. Otevřete formulář pro přizpůsobení.

  2. Na kartě vlastní ve skupině rozložení na tlačítko Přidat pole Ikona Přidat pole .

  3. V dialogovém okně Přidat pole klikněte na Nový.

  4. V seznamu datový typ vyberte rozevírací seznam.

    Poznámka: Seznam je pouze volba formátu také rozevíracího seznamu.

  5. Klikněte na OK.

  6. Přidání položky do seznamu.

    Jak na to?

    1. V dialogovém okně Upravit seznamy klepnutím na tlačítko Přidat do seznamu přidat položku (hodnota).

    2. V dialogovém okně Přidat položku v poli název položky zadejte název hodnoty.

    3. Klikněte na OK.

      V dialogovém okně Upravit seznamy ve sloupci hodnoty se zobrazí na položku, kterou jste přidali.

    4. Chcete-li přidat další položku v seznamu, opakujte tento postup.

  7. Pokud chcete přesunout položku nahoru nebo dolů v seznamu, klikněte na hodnotu, kterou chcete přesunout a potom klikněte na nahoru nebo dolů, šipka.

  8. Pokud chcete zvolit jednu položku výchozí hodnotu v poli, klikněte na požadovanou hodnotu a klikněte na tlačítko Nastavit jako výchozí.

    Pokud existuje jedné položky, která se použije nejčastěji, může být nebo rovná hodnotě si ušetřit čas, kdy se vyplnění formuláře.

  9. Klikněte na OK.

Úprava seznamu

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom klikněte na tlačítko Přizpůsobit.

  3. Klikněte na Upravit seznam.

  4. V dialogovém okně Upravit seznamy klikněte na seznam, který chcete upravit.

    Vyberte seznam položek v seznamu zobrazí ve sloupci hodnoty.

    The Edit Lists dialog box

  5. Proveďte některou z následujících kroků můžete upravit seznam:

    Přidání hodnoty do seznamu     Klikněte na tlačítko Přidat, zadejte název položky a potom klikněte na OK.

    Přejmenování hodnoty     Klikněte na některou položku a potom klikněte na tlačítko Přejmenovat. Zadejte nový název a klikněte na OK.

    Odebrání hodnotu nebo nahradit jinou hodnotu     Klikněte na některou položku a potom klikněte na tlačítko Odstranit. Pokud chcete nahradit hodnoty, vyberte další hodnotu v seznamu a klikněte na OK. Pokud chcete odebrat, klikněte na OK.

    Přesunout nahoru nebo dolů hodnotu v seznamu     Klikněte na některou položku a potom klikněte nahoru nebo dolů tlačítko se šipkou.

    Vytvořit položku Výchozí hodnota     Klikněte na položku a potom klikněte na tlačítko Nastavit jako výchozí.

  6. Jakmile dokončíte všechny změny, v dialogovém okně Upravit seznamy klikněte na OK.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×