Office
Přihlásit se

Vytváření a tisk dopisů pomocí hromadné korespondence ve Wordu 2016 pro Mac

Pokud potřebujete odeslat lidem ze svého seznamu adresátů hromadnou poštu, můžete pomocí funkce hromadné korespondence vytvořit sadu dopisů přizpůsobených jednotlivým adresátům. Každý takový dopis bude mít stejné rozložení, formát, text a také grafiku. Jenom určité části e-mailových zpráv se budou lišit a budou přizpůsobené jednotlivým osobám.

Při vytváření a tisku dopisů pomocí hromadné korespondence se používají tyto tři dokumenty:

  • Hlavní dokument
    Tento dokument obsahuje text a grafiku (například logo nebo obrázek), které jsou stejné pro každou verzi sloučeného dokumentu. Příkladem takového stejného obsahu je třeba text dopisu.

  • Seznam adresátů
    Tento dokument obsahuje data, která slouží k doplnění informací v dopise. Seznam adresátů obsahuje například jména. Váš hlavní dokument je dopis, který bude adresovaný lidem z tohoto seznamu.

  • Sloučený dokument
    Tento dokument vznikne kombinací hlavního dokumentu a seznamu adresátů. Proces hromadné korespondence přebírá informace ze seznamu adresátů a vkládá je do hlavního dokumentu. Výsledkem je osobní dopis pro každou osobu ze seznamu adresátů.

Postupujte podle pokynů níže k vytvoření a tisku přizpůsobených dopisů pomocí hromadné korespondence.

Než začnete s hromadnou korespondencí, připravte si dopis. Pokud třeba chcete lidem oznámit chystanou akci, uveďte název, datum, čas a místo konání akce. To jsou údaje důležité pro každého z příjemců.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Spustit hromadnou korespondenci > Dopisy.

    formulářové dopisy

  2. Ve Wordu napište text dopisu, který chcete všem poslat.

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Může to být tabulka Excelu, adresář kontaktů Outlooku, databáze Accessu nebo seznam adres Office. Obsahuje záznamy, ze kterých Word bere informace k sestavení dopisu.

Tipy

  • Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence. Než proces hromadné korespondence spustíte, shromážděte všechny datové záznamy a přidejte je do zdroje dat.

  • Pokud používáte tabulku v Excelu, je důležité naformátovat sloupec pro PSČ jako text, aby se z údajů neztratily případné nuly na začátku.

  • Pokud chcete použít kontakty Outlooku, musí být Outlook vaším výchozím e-mailovým programem. Pokud ho chcete nastavit, otevřete Apple Mail a v nabídce Mail zvolte Předvolby. Na kartě Obecné vedle položky Výchozí čtečka e‑mailů vyberte Microsoft Outlook.

  • Můžete použít i své kontakty Apple, ale jako výchozí e-mailový program musíte mít nastavenou poštu Apple.

  • Jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci můžete použít databázi FileMakeru Pro.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Vybrat příjemce a zvolte jednu z možností.

    Na kartě Korespondence je vybraná možnost Vybrat příjemce se seznamem možností

    Zvolte

    Pokud chcete

    Vytvořit nový seznam

    Při nastavování hromadné korespondence začít s novým seznamem adres

    Použít existující seznam

    Jako seznam adres použít tabulku Excelu nebo jiný typ datového souboru

    Vybrat z kontaktů Outlooku

    Vybrat jména do seznamu adres přímo z kontaktů Outlooku

    Kontakty Apple

    Vybrat jména do seznamu adres přímo z adresáře Apple

    FileMaker Pro

    Importovat data z databáze FileMakeru Pro

  2. Pokud jste vybrali Vytvořit nový seznam, postupujte podle těchto pokynů:

    1. Word v dialogovém okně Upravit pole seznamu automaticky vytvoří pole pro některé základní informace, jako je jméno, příjmení a adresa. Pokud chcete přidat další pole, třeba pole pro zprávu, přidejte je v tomto kroku, abyste do nich mohli při zadávání položek zadat požadované hodnoty. Do části Nový název pole zadejte název pole, které chcete přidat, a potom vyberte symbol plus (+).

      Tip:  Pokud chcete změnit pořadí polí, vyberte pole, které chcete přesunout, a pak ho pomocí šipek nahoru a dolů přesuňte na požadované místo v seznamu.

    2. Když máte všechna pole nastavená, jak potřebujete, vytvořte seznam výběrem možnosti Vytvořit.

  3. Pokud jste vybrali Použít existující seznam, postupujte podle těchto pokynů:

    1. Vyhledejte soubor, který chcete použít, a zvolte Otevřít.

    2. Pokud jste otevřeli tabulku Excelu, v dialogu Otevřít sešit vyberte list, který chcete použít. Pole Oblast buněk nechejte buď prázdné, když chcete použít celý list, nebo zadejte oblast buněk s požadovanými daty a potom zvolte OK.

  4. Pokud jste zvolili Vybrat z kontaktů Outlooku nebo Kontakty Apple, postupujte podle těchto pokynů:

    1. Zvolte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout.

    2. V případě kontaktů z Outlooku vyberte v dialogovém okně Možnosti dotazu vedle položky Vypsat příjemce hromadné korespondence podle možnost Úplný záznam. V seznamu kontaktů vyberte kontakty, kterým chcete hromadnou poštu odeslat, a pak zvolte OK.

    3. V případě kontaktů Apple vyberte v dialogovém okně Možnosti dotazu pod položkou Kontakty skupiny Apple skupinu, které chcete hromadnou poštu odeslat, a pak zvolte OK.

    4. V případě databáze FileMakeru Pro vyberte v dialogovém okně Zvolte databázi FileMaker Pro, kterou chcete použít jako zdroj dat požadovaný soubor databáze a pak zvolte Otevřít.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Vložit slučovací pole a vyberte pole, které chcete přidat.

    Na kartě Korespondence je zvýrazněná možnost Vložit slučovací pole

    Pokračujte v přidávání polí, dokud nepřidáte všechny informace, které chcete v dopise mít.

  2. Naformátujte pole v dopise tak, aby vzhled dopisu odpovídal vaší představě. Stejně budou vypadat i další dopisy. Můžete například přidat mezeru mezi pole Jméno a Příjmení a stisknutím klávesy Return začít nový řádek pro pole Adresa.

    Tip: Pokud chcete seřadit seznam příjemců nebo některé příjemce odebrat, zvolte na kartě Korespondence možnost Filtrovat příjemce. Pak zvolte Řazení záznamů nebo Výběr záznamů. Až to budete mít, zvolte OK.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Náhled výsledků a zkontrolujte, jak bude dopis vypadat. Jednotlivé dopisy můžete procházet pomocí šipek doleva a doprava na kartě Korespondence.

    Na kartě Korespondence je zvýrazněná možnost Náhled výsledků

  2. Pokud chcete provést další změny formátování, zvolte znovu Náhled výsledků a pak můžete přidat nebo odebrat slučovací pole.

  3. Až budete se vzhledem dopisů spokojení, dokončete nastavení hromadné korespondence tak, že na kartě Korespondence zvolíte Dokončit a sloučit > Vytisknout dokumenty.

    Na kartě Korespondence jsou vybrané možnosti Dokončit a sloučit a Vytisknout dokumenty

    Tip: Pokud chcete každý dopis před tiskem zkontrolovat a případně aktualizovat, zvolte na kartě Korespondence možnost Dokončit a sloučit > Upravit jednotlivé dokumenty. Až to dokončíte, vytiskněte dopisy kliknutím na Soubor > Tisk.

Při uložení zůstane dokument hromadné korespondence propojený se seznamem adresátů, takže ho můžete použít pro budoucí hromadnou poštu.

Opětovné použití dokumentu hromadné korespondence

  • Otevřete dokument hromadné korespondence a až Word zobrazí dotaz, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.

Změna adres v dokumentu hromadné korespondence

  • Když otevřete dokument hromadné korespondence a zvolíte Upravit seznam příjemců, můžete řadit, filtrovat a vybírat konkrétní adresy.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×