Vyplnění plánu ve Směnách

V tomto článku

• Uspořádání směn podle skupiny

  Přidání lidí do plánu

• Přidání směny

• Sdílení plánu s týmem

• Otevření jiného plánu

• Kopírování plánu

• Nastavení označování pomocí směny

Uspořádání směn podle skupiny

V novém plánu začněte s jednou nepojmenovanou skupinou, pojmenujte ji a pak do ní přidejte lidi a posuny. Podle potřeby můžete přidat další skupiny a dát jim všechny názvy. Názvy skupin pomáhají uspořádat členy týmu podle role nebo oddělení podle plánu. Třeba v hotelu můžou být následující skupiny: Recepce, Obsluha pokojů a Osobní služby.

Než začnete přidávat lidi do plánu, je nejlepší vytvořit skupiny. Lidé a jejich směny se nedají přesouvat z jedné skupiny do druhé.
 

Přidání skupiny:

• Klikněte na Přidat skupinu a zadejte název skupiny.

Pojmenování nebo přejmenování skupiny:

• Klikněte na Zadat název skupiny nebo název existující skupiny a zadejte nový název.

Jakmile vytvoříte skupiny, můžete do nich přidávat lidi.

Přidání lidí do plánu

Uspořádejte si plán podle skupin, abyste mohli přidávat lidi do výchozí skupiny.

1. Vyhledejte skupinu, do které chcete někoho přidat, a klikněte na Přidat lidi do skupiny .
   
   
   

2. Zadejte jeho jméno nebo e-mail a vyberte je v seznamu.

3. Vyberte Přidat.

4. V případě potřeby pokračujte v přidávání lidí a až budete hotovi, vyberte Zavřít .

Přidání směny

Postup přidání posunu od začátku:

1. V řádku osoby, které přiřazujete směnu, klikněte pod požadovaným datem na > Přidat směnu nebo poklikejte na prázdnou směnu.

2. Vyplňte informace o směně. Zvažte výběr barvy motivu pro uspořádání věcí.

3. Pojmenujte směnu, aby se dala snadno odlišit od ostatních směn. Ve výchozím nastavení je název směny počáteční a koncový čas.

4. Přidejte poznámky ke směně, například "úkoly, které se mají udělat".

5. V části Aktivity přidejte přestávky nebo obědy.

6. Zvolte Uložit , pokud chcete uložit bez sdílení, nebo Sdílet , pokud jste připravení uložit a sdílet směnu s týmem.

Vytvoření nové směny na stávající směně

Přejděte na řádek osoby, které přiřazujete směnu. Pod požadovaným datem klikněte na a pak v seznamu zvolte požadovaný posun. Pokud je seznam dlouhý, můžete vyhledat ten, který chcete.

Zkopírování směny na jiné místo v plánu

Na existující směně klikněte na > Kopírovat, přejděte na místo, kam chcete shift vložit, a klikněte na > Vložit.

 Přidání otevřené směny

Přidejte teď otevřenou směnu a přiřaďte ji někomu později v rámci plánování plánu nebo ji sdílejte s týmem, aby o ni lidé mohli požádat.

1. Na řádku Open shifts (Otevřít směny) pod datem, pro které vytváříte směnu, klikněte na a pak vyberte + Přidat shift a začněte úplně od začátku, nebo vyberte existující směnu ze seznamu a založte novou směnu.

2. Vyplňte informace o směně, včetně počtu slotů, které chcete zpřístupnit. Pokud chcete zjistit počet slotů, posuňte přepínač Otevřít posun do polohy Zapnuto.

3. Pojmenujte směnu, aby se dala snadno odlišit od ostatních směn. Ve výchozím nastavení je název směny počáteční a koncový čas.

4. Přidejte aktivity, jako jsou přestávky nebo obědy.

5. Zvolte Uložit , pokud chcete uložit bez sdílení, nebo Sdílet , pokud jste připraveni uložit a sdílet otevřenou směnu s týmem.

   Poznámky: Pokud chcete změnit směnu po sdílení s týmem, tady je pár věcí, které byste měli pamatovat:

   • Pokud změníte počet dostupných slotů, budete muset zvolit Sdílet. Změny nemůžete uložit a později je sdílet.

   • Pokud změníte počáteční nebo koncový čas směny, všechny nevyřízené žádosti o tuto směnu se automaticky zamítnou, jakmile ji znovu sdílíte s týmem.

Sdílení plánu s týmem

Když provedete změny v plánu, můžete zvolit, kdy chcete tyto změny sdílet s týmem. Můžete přesouvat věci v plánu, dokud nebudete mít všechno v pořádku. Všechny změny, které uděláte, budou označené hvězdičkou (*) – na tlačítku Sdílet s týmem je také hvězdička, která vám připomene, že máte sdílet aktualizace s kolegy.

Sdílení plánu:

1. Klikněte na Sdílet s týmem.
   
   

2. Ujistěte se, že vybraný časový rámec odpovídá tomu, co chcete sdílet.

3. Rozhodněte se, jestli chcete informovat celý tým, nebo jenom lidi, kterých se změny týkají.

4. Klikněte na položku Sdílet.

Otevření jiného plánu

Tady je postup, jak otevřít jiný plán, pokud jste členem více než jednoho týmu:

1. V levém horním rohu nabídky Směny vyberte Nabídka.

2. Vyberte tým, který chcete začít pracovat podle jiného plánu.

Kopírování plánu

1. V pravém horním rohu aplikace vyberte Kopírovat plán .

2. Zvolte počáteční a koncové datum pro časový rámec, který chcete zkopírovat.

3. Pokud je chcete zahrnout, vyberte Poznámky ke směně, Volno, Aktivity nebo Otevřené směny.

4. Vyberte Kopírovat a pod zkopírovaným plánem se zobrazí duplicitní plán. 

Nastavení označování pomocí směny

Označování směnou umožňuje spojit se s lidmi na směně v reálném čase. Teams automaticky přiřadí uživatele se značkami, které odpovídají jejich plánu a názvu skupiny směn z aplikace Směny, a umožňuje tak dynamické zasílání zpráv na základě role. Oznámení se odesílají jenom lidem, kteří jsou ve směně v době, kdy se značka používá k zahájení chatu nebo v příspěvku v kanálu.

Vytvoření značky podle směny: 

1. V Teams přejděte do aplikace Směny.

2. Vytvořte skupiny směn a pojmenujte je podle atributu, jako je role. Například EngineerOnCall. Název skupiny posunu bude název značky.

3. Vyplňte plán přiřazením směn členům týmů. Až budete hotovi, v pravém horním rohu aplikace Směny vyberte Sdílet s týmem.

4. Počkejte 15 minut, než se naplánované směny naplní službou označování.

5. Značku používejte všude, kde používáte značky v Teams.

Chcete se dozvědět víc?

Další informace o aplikaci Směny

Pro správce IT

Správa aplikace Směny pro vaši organizaci