Vložení polí hromadné korespondence

Vložení polí hromadné korespondence

Když spustíte vytváření hromadných e-mailů, štítků nebo dopisů a připojíte si dokument k seznamu adresátů, můžete přidat slučovací pole hromadné korespondence, kterými si přizpůsobíte obsah. Hodnoty se do slučovacích polí doplňují ze záhlaví sloupců, které máte v seznamu adresátů (také označovaný jako zdroj dat). Tady je příklad, jak pole v excelovém seznamu adresátů vypadají v dokumentu hromadné korespondence.

Údaje doplněné do polí hromadné korespondence

Slučovací pole hromadné korespondence, která vložíte, si natáhnou informace ze seznamu adresátů a přizpůsobí každou obálku, e-mailovou zprávu, štítek nebo dopis.

Abyste si ušetřili práci s vkládáním jednotlivých polí do dokumentu, obsahuje Word nástroje Blok adresy a Řádek s pozdravem, které přidají všechna pole adresy nebo pozdravu, takže nemusíte pole přidávat po jednom.

Přidání Bloku adresy

Pokud chcete do dopisu, na obálku nebo na štítek snadno přidat blok adresy, použijte nástroj Blok adresy.

  1. Klikněte v dokumentu na místo, kam chcete přidat blok adresy.

  2. Zvolte Blok adresy.

Pole hromadné korespondence Vložit blok adresy

Poznámka:  Pokud je příkaz Blok adresy vyšedlý (neaktivní), klikněte na Vybrat příjemce a vyberte typ seznamu adresátů, který používáte (kontakty z Outlooku, excelovou tabulku nebo soubor .mdb, který jste si už dřív vytvořili ve Wordu). Pokud ještě nemáte seznam adresátů vytvořený, klikněte na Zadat nový seznam a vytvořte si seznam ve Wordu.

Word vám nabídne možnost nastavit jedno jméno v adrese jako formálnější a jedno jako neformální.

Tip: Pokud chcete pro adresní štítky nastavit jednoduché řádkování, vyberte pole Blok adresy, klikněte na Rozložení stránky (Word 2013) nebo Rozložení (Word 2016) a zadejte 0 do pole Před i do pole Za v části Mezery.

Mezery mezi odstavci

Pokud se chcete přesvědčit, že jsou adresy z excelové tabulky při hromadné korespondenci zpracovávané správně, přečtěte si téma Naformátování čísel, dat a dalších hodnot pro hromadnou korespondenci.

Přidání řádku s pozdravem

Pokud chcete do e-mailové zprávy nebo do dopisu přidat standardní pozdrav, použijte nástroj Řádek s pozdravem.

  1. Klikněte v dokumentu na místo, kam chcete pozdrav přidat.

  2. Zvolte Řádek s pozdravem.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Řádek s pozdravem

    Poznámka:  Pokud je příkaz Řádek s pozdravem vyšedlý (neaktivní), zvolte Vybrat příjemce a vyberte typ seznamu adresátů, který používáte (kontakty z Outlooku, excelovou tabulku nebo soubor .mdb, který jste si už dřív vytvořili ve Wordu). Pokud ještě nemáte seznam adresátů vytvořený, klikněte na Zadat nový seznam a vytvořte si seznam ve Wordu.

  3. Zvolte název stylu, který chcete použít, a nastavte další možnosti.

    Možnosti řádku s pozdravem

    Tip:  Abyste měli jistotu, že Word najde jména a adresy ve vašem seznamu, zvolte Shoda polí. Zkontrolujte, jestli se budou požadovaná pole v seznamu správně zobrazovat. Pokud je u některého potřebného pole napsané Není spárováno, vyberte u něj rozevírací seznam a potom zvolte název sloupce, který má odpovídat sloupci ve vašem seznamu.

  4. Aby se vám pole naformátovalo tak, jak potřebujete, zvýrazněte (vyberte) celé pole, včetně značek na každé straně.

    Pole Řádek s pozdravem v dokumentu hromadné korespondence

  5. Zvolte Domů a potom zkontrolujte písmo a velikost písma.

    Skupina Písmo na kartě Domů

  6. Zvolte Řádkování a nastavte řádkování podle zbytku dokumentu.

    Řádkování na kartě Domů

Až přidáte pole, která chcete používat pro hromadnou korespondenci, zadejte informace, které mají být stejné v každém dopisu, e-mailu, obálce nebo štítku, který při hromadné korespondenci vytvoříte.

Přidání jednotlivých slučovacích polí

Pokud chcete ze svého seznamu adresátů přidat do dokumentu informace, můžete po jednom přidávat slučovací pole.

  1. Klikněte v dokumentu na místo, kam chcete slučovací pole hromadné korespondence přidat.

  2. Zvolte rozevírací seznam vedle možnosti Vložit slučovací pole a potom vyberte název pole.

    Nabídka Vložit slučovací pole s dostupnými poli

  3. Pokud v seznamu název pole nenajdete, zvolte tlačítko Vložit slučovací pole.

    Tlačítko Vložit slučovací pole

  4. Zvolte Databázová pole, aby se zobrazil seznam polí, která jsou ve vašem zdroji dat.

  5. Poznámka: Pokud nevidíte pole ze zdroje dat, zkontrolujte, jestli je dokument připojený ke správnému zdroji dat. Zvolte Upravit seznam příjemců a potvrďte, že Zdroj dat pole odpovídá zdroji, který chcete používat.

  6. Zvolte Vložit.

Poznámka: Pokud některá čísla, hodnoty s měnou nebo kalendářní data nemají správné formátování, najdete pomoc v článku o naformátování čísel, dat a dalších polí pro hromadnou korespondenci.

Používání slučovacích polí hromadné korespondence pro pokročilé

Když píšete dopis nebo e-mail všem svým zákazníkům a chcete, aby zpráva obsahovala různý text v závislosti na různých hodnotách v určitých polích vašeho zdroje dat – můžete k vyplnění pole nastavit pravidlo. Například faktury by mohly obsahovat slova Po splatnosti, pokud datum splatnosti zůstatku je v minulosti.

Pokud chcete nastavit pravidlo a speciální pole, zvolte na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole možnost Pravidla a vyberte druh pole, které chcete přidat.

Otevření nabídky pravidel tlačítkem Pravidla

Další informace o používání pravidel hromadné korespondence najdete v článku Nastavení pravidel hromadné korespondence.

Úplný postup vytváření hromadné korespondence najdete v článcích Použití hromadné korespondence k posílání hromadných e-mailových zpráv, Použití hromadné korespondence u štítků nebo Použití hromadné korespondence k přizpůsobení dopisů.

Přidání data nebo času

Pokud chcete do dokumentu vložit aktuální datum a čas, přejděte na kartu Vložení na pásu karet a ve skupině Text vyberte Datum a čas. V dialogovém okně Datum a čas vyberte formát, který odpovídá tomu, co byste chtěli vložit. Kliknutím na OK vložte vybranou položku.

Tip: Pokud chcete, aby se při každém otevření tohoto dokumentu v budoucnu datum nebo čas automaticky aktualizoval, zaškrtněte políčko Aktualizovat automaticky a až potom klikněte na OK.

Viz také

Máte dotaz týkající se wordové hromadné korespondence, na který jsme tady neodpověděli?

Zadejte dotaz ve fóru komunity Word Answers.

Pomozte nám vylepšit Word

Máte nějaké návrhy na zlepšení Wordu? Pokud ano, navštivte prosím web Word UserVoice a dejte nám vědět.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×