Úvod do Accessu

Začínáme s databázemi

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Váš prohlížeč nepodporuje video. Nainstalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player nebo Internet Explorer 9.

Databáze a web apps můžete výnos výhody velkou firmu. Návrh databáze je naprosto zásadní k dosažení své cíle, zda chcete spravovat informace o zaměstnancích, poskytnutí týdenní zprávy o proti dat nebo sledovat objednávky zákazníků. Velkých investic čas porozumět tomu, že vám pomůže návrhu databáze sestavení databází, které nefungují správně první a aby vyhovovala změna potřebám.

Důležité informace: Webových aplikacích pro Access se liší od u počítačových databází. Tento článek se nezabývá návrh webové aplikace.

Pojmy a termíny

Začneme tím, že výukové některé základní podmínky a koncepty. Navrhnout užitečné databáze, vytvoříte tabulky, která se zaměřují na jeden předmět. V tabulkách obrazovek všechna data potřebné pro daný předmět do polí obsahujících nejmenší možné jednotky data.

Relační databáze

Databáze, ve kterém je rozdělen dat do tabulky, které jsou druh jako tabulky. Každá tabulka obsahuje pouze jednu předmět, například Zákazníci (jedné tabulky) nebo produkty (jiné tabulky).

Záznamů a polí

Prostor úložiště pro samostatné dat v tabulce. Řádky (záznamy) uloženy všechny jedinečné datové body, jako je název zákazníka. Sloupce (nebo pole) izolovat informace o všechny datové body do nejmenší možné jednotky zachycení – jeden sloupec může být křestního jména a příjmení můžou být jiného.

Primární klíč

Hodnota, která zajišťuje každý záznam je jedinečný. Třeba můžou být dva zákazníci se stejným názvem Markétě Andersen. Ale jeden ze záznamů Markétě Andersen má číslo 12 jako primární klíč a druhý primární klíč 58.

Vztahy nadřazenosti a podřízenosti

Běžné relace mezi tabulkami. Například jednoho zákazník může mít více objednávek. Nadřazené tabulkám primárního klíče. Podřízené tabulkám cizích klíčů, které jsou hodnoty z primární klíč, které ukazují, jak jsou propojené záznamů tabulky podřízené do nadřazené tabulce. Klávesy jsou propojené relace.

Co je dobré databázi?

Dva principy jsou uvedeny základní dobrý návrh databáze:

  • Nepoužívejte duplicitní informace (neboli redundantních dat). Zabírají místo a zvyšují výskyt chyby.

  • Zajištění dat správné a úplné. Neúplné nebo nesprávné informace prochází v dotazech a sestavách a nakonec vést k chybné rozhodnutí.

Chcete pomoct s těchto problémů:

  • Rozdělení databáze informací do tabulky založené na předmět úzký fokus. Vyhněte se kopírování informací v několika tabulkách. (Například jména zákazníků by měl přejít jenom jednu tabulku.)

  • Spojte tabulky spolupráce pomocí klávesy místo duplikování dat.

  • Zahrnout procesů, které podporují a zajistit přesnost a integrity údajů z databáze.

  • Návrh databáze můžete použít zpracování dat a vytváření sestav funkce požadavky na paměti.

Abychom vylepšili dlouhodobé užitečnost z vašich databází, postupujte takto pět návrhu:

Krok 1: Určení účelu databáze

Než začnete, máte cíl databáze.

Aby návrhu zaměření souhrnu účelu databáze a často odkazují na souhrn. Pokud chcete malé databáze pro firmy na základě Domů, například můžete napsat něco jednoduché, třeba "databáze zákazníků udržuje seznam s informacemi o zákaznících pro rozesílání pošty a sestavy." Pro databázi organizace potřebovat více odstavců k tomu, kdy a jak účastníci různé role budou používat databázi a její data. Vytvoření zvláštní prohlášení poslání odkázat na během procesu návrhu.

Krok 2: Vyhledání a uspořádání požadovaných informací

Shromážděte všechny typy informací, které chcete nahrát, jako jsou názvy produktů a pořadová čísla.

Začněte s existující informace a sledování metody. Například možná aktuálně záznam nákupní objednávky v hlavní knihy nebo abyste udržovali údaje o zákazníkovi ve formulářích papíru. Pomocí těchto zdrojů vypsat informace, které aktuálně obrazovek (například všechna pole ve formulářích). Pokud není aktuálně zachytit důležité informace, představte si, jaké samostatné informace budete potřebovat. Jednotlivé datové typy jednotlivých bude pole v databázi.

Nebojte seznamu první správný – můžete Dolaďte určitou dobu. Ale zvažte všem lidem, kteří používají tyto informace a požádat o své nápady.

Další rozmyslete si, co se má z databáze a o typech sestav nebo korespondence, kterou chcete vytvořit. Ujistěte se, že jste zachycení informace potřebné k splňovat tyto cíle. Například pokud chcete sestavu zobrazující tržeb podle regionů, musíte shromažďovat data o prodeji místní úrovni. Zkuste k sestavě se aktuální informace podle libosti ji zobrazíte. Potom seznam data, která je potřeba vytvořit sestavy. Bude mít stejný výsledek pro poštu nebo jiné výstupy, který chcete z databáze.

Příklad

Předpokládejme, že dejte zákazníkům příležitosti vyjádření výslovného souhlasu (nebo kterou mimo) aktualizace pravidelných e-mailu který chcete vytisknout seznam osob, které se přihlásily. Potřebujete odeslat E-mail sloupec v tabulce zákazníků s povolené hodnoty Ano a číslo.

Osobám, které chcete dostávat e-mailů potřebujete e-mailovou adresu, které taky požádáni pole. Pokud chcete zahrnout správné oslovení (například Paní Paní a paní), obsahoval pole pozdrav. Pokud chcete zákazníkům adresu podle jejich jména, e-mailů, přidejte pole jméno.

Tip: Upozorňujeme, že každý údaj rozdělí jeho nejmenší užitečné část, třeba křestní jméno a příjmení pro tabulku zákazníků. Obecně Pokud chcete seřadit, hledání, výpočet nebo sestava založena na položku informace (třeba poslední jméno zákazníka), by měl vložíte dané položky své vlastní pole.

Krok 3: Dělení informací do tabulek

Rozdělte hlavní entity či předmětů, například produktech, zákaznících a objednávkách údaje. Každý předmět se změní na tabulku.

Až budete mít seznamu požadované informace, zjistit hlavní entity (nebo předměty) je potřeba uspořádat data. Vyhněte se kopírování dat přes entity. Příklad seznamu předběžné pro danou databázi prodejní product může vypadat takto:

Snímek obrazovky s údaje seskupené do předmětů

Hlavní entity jsou: zákazníky, dodavatele, výrobky a objednávky. Takže začít s těmito čtyřmi tabulky: jedno pro údaje o zákaznících, informace o dodavatele a tak dál. To nemusí být návrhu konečný, ale je dobré výchozí bod.

Poznámka: Nejlepší databází obsahovat více tabulek. Vyhněte se riziko umístěte všechny informace z jedné tabulky. Výsledkem duplicitních větší velikost databáze a lepší chyby. Návrh nahrát každý fakt jenom jednou. Pokud zjistíte, opakující se informace, například adresu dodavatel struktury databáze umístěte tyto informace do tabulky.

Pokud chcete zjistit, proč je lepší než méně více tabulek, zvažte tabulka ukazuje tento obrázek:

Fragment obrazovky produkty a dodavatele dat

Každý řádek obsahuje informace o produktu a jeho dodavatel. Protože může mít mnoho produktů od stejný dodavatel, musí se opakuje tolikrát, kolikrát dodavatel jméno a adresu informace. To zabírá místo na disku. Místo toho zaznamenávat pouze jednou dodavatel informace do tabulky Dodavatelé a spojte tabulky tabulky produkty.

Druhého tento návrh trápí zřejmé, když potřebujete upravit informace o dodavatel. Předpokládejme, že budete muset změnit adresu dodavatele. Protože se zobrazí na různých místech, může omylem změníte adresu na jednom místě, ale v žádném případě nezapomeňte ho změnit v ostatních. Záznam dodavatele adresu v jen na jednom místě řeší tento problém.

Předpokládejme, existuje pouze jeden produkt poskytnutých Coho Winery a chcete-li odstranit produkt, ale zachovat informace o Dodavatel název a adresa. Návrh jak by odstraníte záznam produktu a nepřijít také informace? Nejde. Protože každý záznam obsahuje údaje o produktu kromě o dodavateli, není možné odstranit jeden aniž by odstranil druhé. Pokud chcete oddělit tyto skutečnosti rozdělit na dvě v této tabulce: první pro informace o produktu a druhý dodavatel informace. Potom, když odstraníte záznam produktu, odstraníte pouze informace o produktu – ne údaje o dodavatel.

Krok 4: Zapnutí jednotlivých údajů do sloupců

Rozhodněte, jaké informace chcete ukládat v každé tabulce. Tyto samostatné datovými údaji převedeny na pole v tabulce. Tabulka Zaměstnanci například můžou obsahovat polí, například podle příjmení, jméno a datum přijetí.

Po nastavení předmět databázovou tabulku, by měl sloupce v této tabulce pouze obsahují informace o této jedné předmět. Například tabulku product mají ukládat jenom o produktech, nikoli o jejich dodavatele.

Při rozhodování, jaké informace chcete sledovat v tabulce, použijte seznam, který jste vytvořili. Například, můžou obsahovat tabulku Zákazníci: křestního jména, příjmení, adresa, odeslat E-mail, oslovení a e-mailovou adresu. Každý záznam (zákazník) v tabulce obsahuje stejnou sadu sloupců, aby ukládat přesně stejné informace pro jednotlivé zákazníky.

Vytvoření prvního seznamu a pak ji upravit. Nezapomeňte, které rozdělí informace na nejmenší možné pole. Například, pokud vaše počáteční seznam adresu jako pole, rozdělí, na ulice, Město, stav a PSČ, nebo pokud se vaši zákazníci jsou globální do ještě víc polí. Tak například můžete udělat korespondence ve správném formátu nebo v sestavě na objednávky podle stavu.

Po úpravě sloupců dat v každé tabulce, budete chtít zvolte každá tabulka primární klíč.

Krok 5: Určete primárního klíče

Zvolte každá tabulka primární klíč. Primární klíč, jako jsou ID produktu nebo ID objednávky jednoznačně identifikuje každý záznam. Pokud nemáte zřejmé, jedinečný identifikátor, pomocí Accessu a vytvořte si ho za vás.

Potřebujete způsob, jak jednoznačně identifikovat každý řádek v každé tabulce. Mějte na paměti předchozího příkladu kde dva zákazníci používají stejný název? Protože mají být sdíleny, název, je třeba způsob, jak identifikovat samostatně každého z nich.

Aby každý tabulka by měla obsahovat sloupce (nebo skupiny sloupců), které jednoznačně určují každý řádek. Tím se nazývá primární klíč a je často to jedinečné číslo, například identifikační číslo zaměstnance nebo pořadové číslo. Aplikace Access použije primární klíče usnadňují vyhledání dat z více tabulek a shromáždit data.

Někdy primární klíč tvořen dvě nebo více polí. Například tabulce Rozpis objednávek, který ukládá řádkové položky objednávky může použít dva sloupce primárního klíče: ID objednávky a ID produktu. Když primární klíč využívá víc než jednoho sloupce, zkratka složeného klíče.

Obrazovka úryvek z tabulky produkty

Pokud už máte jedinečný identifikátor informace v tabulce, jako jsou čísla produktů, které jednoznačně určují každý produkt ve vašem katalogu použijte, ale pokud hodnoty splňují pouze tato pravidla pro primární klíče:

  • Identifikátor vždycky různých pro každý záznam. Duplicitní hodnoty nejsou povoleny primárního klíče.

  • Je vždy hodnotu pro položku. Každý záznam v tabulce musí mít primární klíč. Pokud používáte více sloupců při vytváření klíče (jako je součástí řady a čísla dílu), obě hodnoty musí vždy obsahovat.

  • Primární klíč je hodnota, která se nemění. Protože klávesy odkazují další tabulky, jakákoli změna primárního klíče v jedné tabulce znamená, že na změnu ji všude, kde se odkazuje. Časté změny zvýšení rizika chyby.

Pokud nemáte identifikátor zřejmé, použijte libovolný jedinečné číslo jako primární klíč. Například můžete přiřadit každé objednávce jedinečné číslo za účelem identifikaci pořadí.

Tip: Pokud chcete vytvořit jedinečná čísla jako primární klíč, přidejte sloupec pomocí datový typ Automatické číslo. Datový typ Automatické číslo automaticky přiřadí jedinečná číselná hodnota jednotlivých záznamů. Tento typ identifikátor obsahuje žádné konkrétní informace popisující řádku, který ho představuje. Je ideální pro použití jako primární klíč, protože neměníte, číslo, na rozdíl od primární klíč, který obsahuje údaje o řádek, jako je telefonní číslo nebo jméno zákazníka.

Chcete získat další informace?

Pokyny pro pojmenování polí, ovládacích prvků a objektů

Úvod do tabulek

Školení k Excelu

Školení k Outlooku

Nejlepší databází začínat dobrý strukturální návrh. V tomto videu se dozvíte jaké je databáze, konkrétně relační databáze, které můžete vytvářet v Accessu. Se dozvíte, jak uspořádat databáze v TABULKÁCH a jak vytvářet relace mezi tabulkami pomocí kláves.

Ano co je databáze, přesto? Nejširší řečeno databáze je uspořádání shromažďování informací. Vaše cookbooks jsou všechny databáze a je vlastně jednoduchý seznam jmen a telefonních čísel v Excelu.

Je další otázku: "co dělá databáze aplikace Access různých? Proč mám používat ho?" Odpověď je relační strukturu tabulky a tady je co to znamená, že.

Data jsou uspořádány do tabulky. Tyto tabulky jsou spojeny SDÍLENÉ VYZNAČENÝMI klíče.

Klávesy provedete dva kroky. Nejdřív se přiřazení hodnoty určitého druhu každý řádek v tabulce. Uvidíte, že Lester Baxley má hodnotu "1" přiřazené k jeho název a bílé Patricia má hodnotu "2" přiřazené k její název.

Klávesy také propojit tabulkách sdílením hodnoty mezi POLI. Například zobrazí se, že hodnoty klíče Lester na server jsou sdíleny s dvěma telefonní čísla a že něco v ní tyto telefonní čísla jeho. Taky uvidíte tuto Naomi Barton hodnoty jsou sdíleny třikrát spolu s tyto telefonní čísla patří do ní.

Nyní databázi obsahuje dva typy klíče. Hodnoty klíče mřížky v tomto poli a budete sdílet v tomto poli cílové pole. Původní pole označeno jako primární klíč a cílového pole se nazývá CIZÍHO klíče. Ale jenom s polí tam není vzájemným propojením. Můžete to udělat tak, že vytvoříte relaci mezi tabulkami.

Je možné mysli, "stiskněte a podržte na druhou, to vypadá stejně jako před sebou hodně práce. Proč mám udělat, to?" Skvělé otázku. Úložiště je nejdřív efektivnější. Vidíte intervalu názvů jsou stručnosti je zde?

Ve struktuře relační je zadat většina dat jenom jednou. Mnoho místa, můžete uložit. Relační struktury také zlepšit přesnost, protože při zadávání dat vyskytuje víckrát, spustíte riziko díky chyby.

Jako příklad najděte, co se stane, když chybně Naomi Barton název. Může být těžší zobrazíte toto telefonní číslo a může nikdy zjistíte, když na chybu. Protože zadejte většina jenom jednou dat ve struktuře relační snížit šanci chyby. A pokud uděláte chybu, stačí pro nápravu udělat na jednom místě.

Relační struktury jsou také skvělý způsob, jak zachytit transakce. Podle povahy databáze můžete určit transakce studentům jsou ve které učebny, jaké prodej uskutečnila nebo kdo poskytovány svůj sešit, pokud chcete.

Víte, tedy první tři základní kroky při návrhu databáze. Kroku 1 je zachytit všechna data, která je nutné uložit. V tomto příkladu jsme potřebné jména zákazníků, telefonní čísla a způsob, jak zařadit do kategorií těchto čísel.

Druhý krok je identifikace všechna data, které budete pravděpodobně opakovat. Třeba jména zákazníka v tomto příkladu.

Nakonec je třetí krok uspořádání tato data do své tabulky.

Ale se sledováním opakované data v poli Typ? Dobrý skutečné. Nakonec může přerušit tato data do tabulky. Ale protože jsou pouze několika hodnot, lepší možnost vytvoření sezamu vyhledávání, která je právě krátké vyberte – seznam hodnot.

Použití tabulek a klíčů vytvořit strukturu relační je základní krokem při dobrý návrh databáze. Relační databáze v Accessu můžete ušetřit čas, měli dostatek místa, omezit chyby a zachytit transakce kolem důležité bitů dat, budete moct pracovat efektivněji.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×