Vše o pracovních postupech Shromáždit názory

Vše o pracovních postupech Shromáždit názory

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Pracovní postupy zahrnuté v SharePointových produktech jsou funkce, které můžete použít k automatizaci firemních procesů, aby byly efektivnější a efektivnější. Pracovní postup názory na SharePoint můžete použít ke směrování dokumentů a dalších položek uložených v sharepointových produktech do jednoho nebo více lidí pro svůj názor. A s pracovním postupem SharePointu, který vám zpracovává váš proces, máte víc času na to, co potřebujete udělat.

Další informace najdete v tématu Přehled pracovních postupů zahrnutých ve službě SharePoint.

Důležité informace:  Ve výchozím nastavení není pracovní postup Shromáždit názory aktivovaný a není uvedený v seznamu Vybrat šablonu pracovního postupu ve formuláři přidružení. Aby ho správce webu mohl používat, musí ho aktivovat na úrovni kolekce webů.

Poznámka: Tento obsah se týká platformy pracovního postupu SharePoint 2010. SharePoint 2010 je dostupná v SharePoint Online, SharePoint 2010, SharePoint 2013 a SharePoint Server 2016.

Pokud potřebujete udělat úkol pracovního postupu Shromáždit názory    Stačí se posunout dolů na celý segment a rozbalit ho. Další segmenty možná nepotřebujeme.

Porovnání ručního procesu s automatizovaným pracovním postupem

Pracovní postupy služby SharePoint:

  • Efektivní a konzistentní    Pracovní postup Shromáždit názory automaticky směruje dokument nebo položku, přiřadí revizi úkolů a sleduje jejich průběh a v případě potřeby odešle připomenutí a oznámení. Aktivitu v pracovním postupu lze monitorovat a upravovat ze stránky centrálního stavu a historie událostí v pracovním postupu je udržována po dokončení 60 dnů.

  • Méně práce    Pracovní postup Shromáždit názory šetří vám i vašim kolegům čas i problémy a současně zjednodušuje a standardizovat proces zpětné vazby.

Tady je diagram velmi jednoduché verze pracovního postupu Shromáždit názory.

Diagram jednoduchého pracovního postupu Shromáždit názory

Tipy k používání tohoto článku

Informace v tomto článku jsou prezentovány v deseti rozšiřitelných segmentech.

Kliknutím sem zobrazíte několik tipů, jak získat maximum z tohoto článku.

Pokud potřebujete udělat úkol pracovního postupu Shromáždit názory    Stačí se posunout dolů na celý segment a rozbalit ho. Další segmenty možná nepotřebujeme.

Pokud chcete přidat, spustit, sledovat a udržovat pracovní postupy    Pokud s těmito úkoly nejste obeznámeni, může být užitečné postupovat podle tohoto článku, segment podle segmentů při prvním návrhu a přidání pracovního postupu. Jakmile se seznámíte s informacemi a rozložením článku, budete moct přejít přímo na segment, který potřebujete u všech vratných návštěv.

Poznámka k obrázku    Obrázky obrazovky a koncepční diagramy v této řadě článků pracovních postupů jsou obvykle založeny na typu pracovního postupu schválení. Kdykoli je to nezbytné pro koncepční nebo instruktážní jasnost, ale obrázky a diagramy v tomto článku jsou přizpůsobené pro pracovní postupy shromáždit názory.

Slovo o tisku tohoto článku    Toto je dlouhý článek. Pokud chcete vytisknout jenom vybrané segmenty, ujistěte se, že se při tisku rozbalí jenom tyto segmenty. (Pokud chcete zahrnout celou grafiku do tištěné kopie, tiskněte v orientaci na šířku, a ne na výšku.)

A slovo o hledání    Před hledáním textu nebo termínů v tomto článku se ujistěte, že jsou všechny segmenty, které chcete hledat, rozbalené.

V tomto článku

Koncepční ikona pro část Další informace

Další informace o pracovních postupech shromáždit názory

Další informace o pracovních postupech shromáždit názory

Pracovní postup Shromáždit názory je funkce SharePointu, která směruje dokument nebo jinou položku uloženou v seznamu nebo knihovně SharePointu jednomu nebo více lidem ke svému názoru. Pracovní postup automatizuje a zjednodušuje celý proces.

Pracovní postup směrující položku k účastníkům

Základní pracovní postup Shromáždit názory, který je součástí SharePoint Products, je šablona. Pomocí této šablony můžete na weby přidat více pracovních postupů shromáždit názory. Každý pracovní postup, který přidáváte, je jedinečnou verzí pracovního postupu Shromáždit názory, z nichž každá má samostatný specializovaný způsob práce, a to na základě nastavení, které zadáte, když ho přidáte.

Oddíly v tomto segmentu

  1. K čemu slouží pracovní postup Shromáždit názory?

  2. Co nemůže pracovní postup Shromáždit názory dělat?

  3. Kdo může používat tento typ pracovního postupu?

  4. Jak plánujete, přidáte, spustíte a zachováte tento typ pracovního postupu?

1. Jaké jsou možnosti pracovního postupu Shromáždit názory?

  • Když poprvé přidáte pracovní postup Shromáždit názory do seznamu, knihovny nebo kolekce webů, můžete určit, kolik účastníků se má zahrnout, a označit, jestli jsou jejich úkoly přiřazeny jednou za sebou (sériově) nebo všechny najednou (paralelně). Můžete dokonce rozhodnout, jestli chcete rozdělit úkoly účastníků do dvou nebo více samostatných fází, a taky zadat termín splnění a/nebo dobu, po kterou je každý úkol dokončen. A při každém ručním spuštění pracovního postupu u položky můžete změnit některá z těchto nastavení.

  • Pracovní postup přiřadí každému zadanému účastníkovi úkol. Každý účastník zvolí z několika možných odpovědí: odeslání názoru na položku, požadavek na změnu položky, přiřazení úkolu nebo odstranění úkolu.

  • V průběhu pracovního postupu můžete sledovat průběh a provádět úpravy (v případě potřeby) z jedné centrální stránky stavu pracovního postupu.

  • Po 60 dnů od dokončení pracovního postupu je seznam všech událostí pracovního postupu, ke kterým došlo v průběhu tohoto pracovního postupu (nebo instance), stále k dispozici na stránce Stav pracovního postupu, pro neformální referenci.

Na začátek segmentu

2. co nemůžete dělat pracovní postup Shromáždit názory?

Pracovní postup Shromáždit názory není určen ke shromažďování schválení a zamítnutí položky nebo k řízení publikování webových stránek na webu. Pokud chcete přidat pracovní postup, ve kterém účastníci schválí nebo zamítnou položku, kterou přezkoumají, přečtěte si článek o pracovních postupech schválenív části Viz také .

Pracovní postupy shromáždit názory se také nenavrhují ke shromažďování podpisů. Pokud chcete použít pracovní postup ke shromáždění podpisů v dokumentu Microsoft Wordu, sešitu aplikace Microsoft Excel nebo ve formuláři aplikace Microsoft InfoPath, přečtěte si článek o pracovních postupech shromáždit podpisyv části Viz také .

Informace o tom, jak můžete pomocí Microsoft SharePoint Designer 2013 dále přizpůsobit některé pracovní postupy zahrnuté v produktech SharePoint, najdete v systému nápovědy k Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Na začátek segmentu

3. kdo může použít tento typ pracovního postupu?

Pokud chcete přidat    pracovní postup ve výchozím nastavení, musíte mít pro Přidání pracovního postupu oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupina Návštěvníci nepatří.)

Pokud chcete spustit    pracovní postup taky ve výchozím nastavení, musíte mít oprávnění Upravit položky ke spuštění pracovního postupu, který už je přidaný. (Skupina členové a skupina vlastníci mají ve výchozím nastavení oprávnění upravovat položky; Návštěvníci nepatří.)

Vlastníci můžou nakonfigurovat určité pracovní postupy tak, aby je mohli spouštět jenom členové skupiny Vlastníci. (Tuto akci provedete zaškrtnutím políčka vyžadovat správu seznamů ke spuštění tohoto pracovního postupu na první stránce formuláře přidružení.)

Na začátek segmentu

4. Jak plánujete, přidat, spustit a udržovat tento typ pracovního postupu?

Základní fáze:

  • Před tím, než pracovní postup přidáte (plán, přidání, zahájení)   
    před přidáním pracovního postupu, plánujete, kam chcete tento pracovní postup přidat (pro jeden seznam nebo knihovnu nebo pro celou kolekci webů), a podrobnosti, jak bude fungovat. Po přidání a konfiguraci pracovního postupu můžou kdokoli s potřebnými oprávněními spustit pracovní postup pro určitou položku. Pracovní postup lze také nastavit tak, aby se spouštěl automaticky. Automatické spuštění lze aktivovat na základě jedné nebo obou událostí spouštěných při spuštění: když se nějaká položka přidá do seznamu nebo knihovny nebo když se změní jakákoli položka v seznamu nebo knihovně.

  • Při spuštění pracovního postupu (dokončení, sledování a úpravy)   
    během spuštění pracovního postupu jednotlivé účastníci dokončí přidělené úkoly. Automatické připomenutí se odesílají účastníkům, kteří neplní termíny úkolů. Průběžně můžete sledovat průběh pracovního postupu ze stránky centrálního stavu pracovního postupu pro danou konkrétní instanci pracovního postupu. Úpravy pracovního postupu během jeho spuštění je možné provést na stejné stránce. a v případě potřeby je možné pracovní postup zrušit nebo ukončit.

  • Po dokončení pracovního postupu (revize, nahlášení, změna)   
    po dokončení pracovního postupu lze celou historii tohoto spuštění (nebo instance) zkontrolovat až na 60 dní na stránce Stav pracovního postupu. Na stejné stránce mohou být vytvořeny statistické sestavy výkonu této verze pracovního postupu. V případě, že se vám někdy vyskytne něco, co chcete změnit, jak pracovní postup funguje, můžete otevřít a upravit formulář přidružení, který jste dokončili při prvním přidání pracovního postupu.

Následující vývojový diagram ilustruje tyto fáze z pohledu uživatele, který přidává nový pracovní postup.

Pracovní postup

Co dál?

Než plánujete nový pracovní postup Shromáždit názory, nejprve si přečtěte článek Povolení segmentu v tomto článku a přejděte na segment plánu .

Na začátek segmentu | Na začátek článku


Ikona Expando oddílu Povolení

POVOLENÍ zpětné vazby pouze ve formuláři úkolu nebo také v položce

Povolení zpětné vazby pouze ve formuláři úkolu nebo také v položce

Následující dvě otázky vám mohou pomoci s jedním základním rozhodnutím o pracovním postupu:

  • Mohou účastníci odeslat svůj názor jenom v poli Komentáře ve formuláři úkolu nebo můžou taky vložit sledované změny a komentáře do položky Samotné?

  • Pokud účastníci můžou vložit sledované změny a komentáře v samotné položce, provedou to v prostředí pro spolupráci , ve kterém může dokument najednou upravovat několik účastníků nebo to každý účastník rezervoval. a mít výhradní práva k úpravám po dobu trvání vlastní kontroly?

Tady je diagram, který může tyto alternativy vysvětlit.

Různé režimy povolení a poskytování zpětné vazby

Když budete pokračovat ve čtení, mějte na paměti tyto skutečnosti:

  • U položky, která je aktuálně rezervovaná, nemůže začít žádný pracovní postup.

  • Typ pracovního postupu Shromáždit názory obsahuje možnost, která okamžitě zruší pracovní postup, pokud dojde ke změně položky, která se zkontrolovala.

  • Sledované změny a komentáře můžete do položky vložit jenom v případě, že je otevřená v nainstalované verzi aplikace, ve které byla vytvořena, a ne, když je otevřená v aplikaci webové aplikace.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Povolení zpětné vazby pouze ve formuláři úkolu

  2. Povolení zpětné vazby ve formuláři úkolu i v položce (verze pro spolupráci)

  3. Povolení zpětné vazby ve formuláři úkolu i v položce (verze s výhradním přístupem)

1. Povolit zpětnou vazbu ve formuláři úkolu

Toto uspořádání je nejjednodušeji nejjednodušším. Účastníci mají jenom dva způsoby, jak navrhnout změny, které zahrnují formulář úkolu:

  • Odeslání komentářů

  • Požádejte o změnu položky, když je pracovní postup stále spuštěný.

Hlavním Nevýhodou samozřejmě je, že účastníci nemohou označit určité změny přímo v položce. Čím větší počet navrhovaných změn, tím víc účastníků bude pravděpodobně chtít pracovat přímo v dané položce.

Poznámka k ochraně položek před změnami    Nejjednodušším způsobem, jak zajistit, aby účastníci neprováděli změny položky samotné, je to, že doba trvání spuštění se rezervuje. Ale jako velmi malý způsob zálohování nejdou pracovní postupy u žádné položky, která je aktuálně rezervována.

Tento postup můžete použít dvěma způsoby:

  • Můžete počkat, dokud pracovní postup nezačnete, a potom ho po dobu trvání spuštění rezervovat. (Pokud se pracovní postup spustí automaticky, ujistěte se, že je uvedený v poli kopie na druhé stránce formuláře přidružení. Když pak obdržíte upozornění, že pracovní postup začal u nějaké položky, zaškrtněte toto políčko.) Jedním omezením této metody je to, že žádný jiný pracovní postup nebude moct začít stejnou položku, když ji máte rezervovanou.

  • Můžete také ponechat položku, která se vrátila, vrácená se změnami, ale ujistěte se, že je důležité, aby se nerezervovaly položky ani neprováděly v ní žádné změny. Samozřejmě je vhodné zahrnout tuto instrukci mezi poznámkami, které jste zahrnuli do oznámení o úkolech. Pokud se účastníci účastní pracovních postupů pro shromažďování názorů, může být vhodné, aby byl tento bod ještě přehlednější – odesláním samostatného e-mailu před zahájením pracovního postupu, třeba nebo prostřednictvím hovoru se svým účastníkům.

Na začátek segmentu

2. povolení zpětné vazby ve formuláři úkolu i v položce (verze pro spolupráci)

Toto uspořádání zpřístupní položku všem účastníkům neustále. Nemusíte čekat, než někdo jiný dokončí revizi, než začne svoji kontrolu. Tato pružnost je umožněna funkcemi pro spolupráci v produktech SharePoint.

Ujistěte se, že účastníci věděli, že musí provádět následující akce:

  • Při provádění změn nechte položku zaškrtnutou.

  • Otevřete položku v nainstalované verzi aplikace, ve které byla vytvořena, a ne v aplikaci webové aplikace.

  • Před provedením změn nebo vložením komentářů zapněte sledování změn.

  • Uložte změny na server.

Uvědomte si, že typ pracovního postupu Shromáždit názory obsahuje možnost, jak tento pracovní postup zrušit okamžitě, pokud dojde ke změně položky, která se prověřuje. Pokud je tato možnost vybraná, pak se při prvním zrušení změny položky provedené některým účastníkem – dokonce i sledovaných změn a/nebo komentářů – pracovní postup bude okamžitě zrušen.

Pokud máte v úmyslu povolit změny v položce samotné, ujistěte se, že v nastavení správy verzí seznamu nebo knihovny je potřeba, aby byly dokumenty před úpravou rezervované .

Na začátek segmentu

3. povolení zpětné vazby ve formuláři úkolu i v položce (verze s výhradním přístupem)

V tomto uspořádání může být možnost rezervovat položku a provádět v ní změny v jednom okamžiku:

  • Pokud jsou úkoly v pracovním postupu přiřazeny po jednom (sériově), nemusí jít o problém.

  • Pokud jsou úkoly přiřazeny najednou (paralelně), můžou účastníci někdy muset počkat na přístup k položce, zatímco na ni jiný účastník dokončí.

Protože pracovní postup nemůže začít u položky, když je položka rezervovaná, musíte zajistit, aby byly položky před spuštěním tohoto pracovního postupu vráceny se změnami.

Dejte účastníkům vědět, že by měli dělat tyto věci:

  • Před otevřením položky rezervujte.

  • Otevřete položku v nainstalované verzi aplikace, ve které byla vytvořena, a ne v aplikaci webové aplikace.

  • Před provedením změn nebo vložením komentářů zapněte sledování změn.

  • Uložte změny na server a vraťte položku zpátky, jakmile s ní dokončí práci.

Mějte na paměti, že typ pracovního postupu Shromáždit názory obsahuje možnost, která okamžitě zruší pracovní postup, pokud dojde ke změně položky, která se zkontrolovala. Pokud je tato možnost vybraná, pak se při prvním zrušení změny položky provedené některým účastníkem – dokonce i sledovaných změn a/nebo komentářů – pracovní postup bude okamžitě zrušen.

Co dál?

Pokud jste připraveni naplánovat nový pracovní postup Shromáždit názory, přejděte na segment plánování v tomto článku.

Na začátek segmentu | Na začátek článku


Koncepční ikona pro část Plánování

PLÁNOVÁNÍ nového pracovního postupu Shromáždit názory

Plánování nového pracovního postupu Shromáždit názory

V tomto segmentu určíme rozhodnutí, která potřebujete, a informace, které je potřeba sestavit před přidáním verze pracovního postupu Shromáždit názory.

Pokud už znáte, jak tento typ pracovního postupu přidat, a potřebujete jenom připomenutí týkající se konkrétních kroků, můžete přejít přímo do příslušného segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Šablony a verze

  2. Představení formuláře asociace

  3. Odpovědi na 12 dotazů

1. šablony a verze

Pracovní postupy zahrnuté v SharePoint Products fungují jako hlavní šablony , na kterých jsou založené konkrétní jednotlivé pracovní postupy, které přidáte do seznamů, knihoven a kolekce webů.

Pokaždé, když přidáte pracovní postup Shromáždit názory, například ve skutečnosti přidáte verzi šablony pracovního postupu obecné shromáždit názory. Každou verzi poskytnete svým vlastním názvem a vlastním nastavením, které zadáte ve formuláři přidružení, když přidáte příslušnou verzi. Pak můžete přidat několik pracovních postupů, všechny verze založené na šabloně hlavního postupu Shromáždit názory, ale každou verzi pojmenovanou a přizpůsobenou konkrétní metodou, kterou budete používat.

Na tomto obrázku bylo přidáno tři pracovní postupy založené na šabloně pracovního postupu schválení – jeden pro všechny typy obsahu v jedné knihovně, jeden pro jeden typ obsahu v jedné knihovně a jeden pro jeden typ obsahu na celém webu. kolekci.

Tři pracovní postupy založené na šabloně pracovního postupu Schválení

Na začátek segmentu

2. představení formuláře asociace

Kdykoli přidáte novou verzi pracovního postupu na základě jedné z šablon zahrnutých pracovních postupů, vyplníte formulář pro přidružení a určete způsob, jakým chcete, aby nová verze fungovala.

V následující části najdete seznam otázek, které vám připraví dokončení formuláře přidružení. Nejdříve si můžete pořídit formulář a jeho pole, a to za chvilku nebo dvě.

První stránka formuláře přidružení

První stránka přidružovacího formuláře

Druhá stránka formuláře přidružení

Druhá stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými poli inicializačního formuláře

Poznámka:  Pole v červeném poli na druhé stránce se taky zobrazí v inicializačním formuláři, který se zobrazuje pokaždé, když je pracovní postup spuštěn ručně a dá se upravovat pro tento jediný běh.

Na začátek segmentu

3.12 dotazů na odpověď

Jakmile budete mít odpovědi na všechny otázky v této části, můžete svůj pracovní postup přidat.

  1. Je toto správný typ pracovního postupu?

  2. Jeden seznam či knihovna nebo celá kolekce webů? tak Jeden typ obsahu nebo všechny typy obsahu?

  3. Co je dobrý název?

  4. Seznamy úkolů a seznamy historie: existující nebo nové?

  5. Jak (a kým) může být tento pracovní postup zahájen?

  6. Dostanou taky typy obsahu, které dědí z tohoto pracovního postupu?

  7. Účastníci: kteří lidé, v jakém pořadí?

  8. Jaké další informace účastníci potřebují?

  9. Máte zpětnou vazbu jenom na formuláři úkolu nebo také v položce?

  10. Kdy jsou úkoly splatné?

  11. Kdy je pracovní postup ukončen?

  12. Kdo musí být informován?

01. je to správný typ pracovního postupu?

Tento článek se týká šablony pracovního postupu, která se zobrazí v nabídce jako shromáždění názoru – SharePoint 2010. Pokud si nejste jistí, že tento typ pracovního postupu je pro vás nejvhodnější, přečtěte si článek Další informace o tomto článku. Další informace o dalších dostupných šablonách pracovních postupů najdete v článku o pracovních postupech zahrnutýchv SharePointu v části Viz také .

Na začátek segmentu

02. jeden seznam nebo knihovna nebo celá kolekce webů? tak Jeden typ obsahu nebo všechny typy obsahu?

Novou verzi pracovního postupu Shromáždit názory můžete zpřístupnit pouze v jednom seznamu nebo knihovně, nebo ho můžete zpřístupnit v celé kolekci webů.

  • Pokud pracovní postup přidáte pro jeden seznam nebo knihovnu, můžete ho nastavit tak, aby běžel buď u všech typů obsahu , nebo u jednoho typu obsahu.

  • Pokud přidáte pracovní postup pro celou kolekci webů, musíte ho nastavit tak, aby běžel jenom pro jeden typ obsahu webu.

Mapa kolekce webů se třemi vysvětlovanými způsoby přidání

Co je typ obsahu?

Každý dokument nebo jiná položka uložená v seznamu nebo knihovně SharePointu patří jednomu nebo jinému typu obsahu. Typ obsahu může být základní a obecný jako tabulka dokumentů nebo Excelunebo jako vysoce specializovaný jako právní smlouva nebo specifikace návrhu výrobku. Některé typy obsahu jsou ve výchozím nastavení dostupné v SharePointových produktech, ale můžete je přizpůsobovat i ostatním, které sami vytvoříte.

Na začátek segmentu

03. Jaký je dobrý název?

Zadejte název verze pracovního postupu, která:

  • Zřetelně označuje, k čemu se používá.

  • Zřetelně odlišuje ho od ostatních pracovních postupů.

Příklad

Představte si, že jste členem skupiny editorů. Vaše skupina chce použít dva různé pracovní postupy shromáždit názory:

  • První pracovní postup spustíte pro každý dokument odeslaný členem vaší skupiny. Tento pracovní postup shromažďuje názory jenom odvedoucího skupiny.

  • Druhý pracovní postup spustíte u všech dokumentů odeslaných lidmi mimo vaši skupinu. Tento pracovní postup shromažďuje názoryvšech členů vaší skupiny.

Můžete pojmenovat první pracovní postup, který je součástí názoru na odeslání , a druhý na jeho názoru.

Tip:  Obvykle je vhodné vytvořit konzistentní konvence pro vytváření názvů a zajistit, aby všichni účastnící se pracovních postupů obeznámeni s těmito konvencemi.

Na začátek segmentu

04 seznamy úkolů a seznamy historie: existující nebo nové?

Pracovní postup může používat výchozí seznam úkolů a seznam historie, používat jiné existující seznamy nebo požadovat nové seznamy pro tento pracovní postup.

  • Pokud váš web bude mít spoustu pracovních postupů nebo některé pracovní postupy budou obsahovat mnoho úkolů, zvažte možnost vyžádání nových seznamů pro každý pracovní postup. (Správa v dlouhých seznamech je jedním z toho, co může zpomalovat výkon. V systému je rychlejší a jednodušší udržovat několik kratších seznamů, než je to příliš dlouhé.)

  • Pokud úkoly a historie pro tento pracovní postup obsahují citlivé nebo důvěrné údaje, které chcete mít oddělené od obecných seznamů, měli byste konečně určit, že chcete pro tento pracovní postup použít nové oddělené seznamy. (Po přidání pracovního postupu se ujistěte, že jsou pro nové seznamy nastavená příslušná oprávnění.)

Na začátek segmentu

05. jak (a kým) může být tento pracovní postup zahájen?

Pracovní postup se dá nastavit tak, aby se spustil jenom ručně, jenom automaticky nebo oběma způsoby:

  • Když ručně spustíte pracovní postup Shromáždit názory na konkrétním dokumentu nebo položce, zobrazí se další formulář, formulář pro spuštění. Inicializační formulář obsahuje většinu nastavení na druhé stránce formuláře přidružení . V případě, že se uživatel, který pracovní postup začne, chce změnit některá z těchto nastavení (jenom pro aktuální instanci), může to provést před kliknutím na Spustit.

  • S automatickým startem samozřejmě není žádná příležitost prezentovat inicializační formulář, takže se použije výchozí nastavení zadané ve formuláři přidružení bez jakýchkoli změn.

Na následujícím obrázku vidíte rozdíl mezi ručním spuštěním a automatickým spuštěním.

Porovnání formulářů pro ruční a automatické spuštění

Všechny změny provedené v inicializačním formuláři se použijí jenom během aktuální instance pracovního postupu. Chcete-li změnit stálé výchozí nastavení pracovního postupu, upravte původní formulář přidružení , jak je vysvětleno v segmentu Change tohoto článku.

Ruční spuštění

Pokud povolíte ruční spuštění, kdokoli, kdo má potřebná oprávnění, může zahájit pracovní postup u jakékoli oprávněné položky kdykoliv.

Výhodou ručního spuštění je to, že vy i vaši kolegové můžou pracovní postup spustit jenom v případě , že se rozhodnete, a jestli ho spustíte při každém spuštění, budete mít možnost změnit některá nastavení pomocí inicializačního formuláře.

Rychlý příklad    Pokud chcete pracovní postup spustit jenom u položek, které autoři vytvořili mimo svůj tým, zahájí ho ruční spuštění jenom u položek, které jste vytvořili vy a váš ostatními členy týmu. (Alternativní řešení: Udržujte jeden seznam nebo knihovnu pro položky od autorů ve vašem týmu a samostatný seznam nebo knihovnu pro položky od ostatních autorů. Tímto způsobem můžete pracovní postup spustit automaticky, ale jenom v seznamu mimo autoři.)

Primární nevýhodou ručního spuštění je to, že uživatel musí pamatovat na spuštění pracovního postupu, kdykoli to bude vhodné.

Automatické spuštění

Pracovní postup můžete nastavit tak, aby se spustil automaticky některým z následujících způsobů:

  • V seznamu nebo knihovně se vytvoří nová položka nebo se nahraje.

  • Změní se položka, která je v seznamu nebo knihovně již uložená.

Výhodou automatického spuštění je, že nikdo nesmí zapomenout na zahájení pracovního postupu. Spustí se při každém výskytu spouštěcí události.

Rychlý příklad    Sestavte si, že účet organizace potřebuje zkontrolovat každý rozpočet, který se nahrává nebo vytváří v knihovně rozpočtů. Do této knihovny můžete přidat pracovní postup Shromáždit názory a určit svůj účet jako jediného účastníka. Pracovní postup můžete nastavit tak, aby se spouštěl automaticky při každém přidání nové položky do seznamu ("vytvořeno v"). Pak bude váš účetní vždy aktuální.

Dvě nevýhody pro automatické spuštění:

  • Pracovní postup nelze zastavit, pokud dojde k události aktivace.

  • Nemůžete měnit žádné nastavení na začátku jednotlivé instance.

Na začátek segmentu

06. Tento pracovní postup získá taky typy obsahu, které z tohoto typu dědí?

Když přidáte pracovní postup k typu obsahu pro celou kolekci webů, můžete taky přidat pracovní postup ke všem ostatním typům obsahu v kolekci webů, které dědí z typu obsahu, ke kterému tento pracovní postup přidáváte. (Pokud přidáváte pracovní postup pro jeden seznam nebo knihovnu, nezobrazí se tato možnost ve formuláři asociace.)

Poznámky

  • Operace, která provede veškeré dodatečné přidání, může trvat dlouhou dobu.

  • Pokud je dědičnost dědění pro všechny weby nebo podřízené weby, kde chcete tento pracovní postup přidaný k dědění typů obsahu, před spuštěním této operace zkontrolujte, že jste členem skupiny Vlastníci na jednotlivých webech nebo podřízených webech.

Na začátek segmentu

07. Účastníci: kteří lidé, v jakém pořadí?

Musíte zadat jméno nebo e-mailovou adresu všech osob, kterým se budou přiřazovat úkoly kontroly.

Jeden nebo více    fází? Můžete si vybrat, že budete mít jenom jednu fázi kontroly nebo chcete mít víc fází. Pokud máte víc fází, budou se fáze postupně provádět za sebou.

Paralelní kontroly nebo sériové    kontroly? U účastníků v jedné fázi můžete zvolit, jestli mají být všechny úkoly kontroly přiřazeny ve stejnou dobu (paralelně) nebo mají být úkoly jejich kontroly přiřazeny postupně za sebou (v sérii) v určeném pořadí. Možnost sériový může být užitečná například v případě, že pracovní postup nastavíte do ukončení po prvním odmítnutí – nebo pokud chcete, aby účastníci mohli zobrazit komentáře od dřívějších účastníků jako součást kontextu svých recenzí.

Příklad

Tento jednoduchý scénář ilustruje několik výhod použití více fází i sériových kontrol:

Představte si, že Frank přidává nový pracovní postup Shromáždit názory. Chce svým spolupracovníkům Anna a svobodně zkontrolovat každou položku, než ji sám zkontroluje. Potom uvidí jejich připomínky ještě předtím, než začne mít vlastní recenzi. Josef to může nastavit jedním ze dvou způsobů:

  • Pomocí pořadového    přezkumu Josef nastavíme sériově přepracované přehodnocení, ve kterém Anna a svoboda mají první dva účastníky a že je jejím třetí.
    V tomto ujednání musí Anna před přidělením úkolu svobody sdělit svůj názor; a potom pracovník Svoboda zašle svůj názor před přidělením úkolu.
    Tady je postup, jak má Jan nastavit sériově provedenou kontrolu.
    Formulář se zvýrazněným nastavením sériové fáze

  • Pomocí dvou    fází, když Jan chce Anna a svobodně přiřazovat své recenze ve stejnou dobu, takže pracovník Svoboda si nemusí počkat, až Anna dokončí, může v pracovním postupu nastavit dvě etapy: první paralelní fáze pro Anna a pracovníka svobody s a druhou samostatnou etapu pouze pro vlastní kontrolu. Pokud není dokončena první fáze, druhá fáze se nikdy nespustí.
    Tady je postup, jak má Jan nastavit souběžnou paralelní kontrolu.
    Formulář se zvýrazněným nastavením paralelní fáze

Tady jsou schémata obou řešení.

Sériový pracovní postup a dvoufázový pracovní postup vedle sebe

Externí účastníci    Existuje zvláštní postup pro zahrnutí účastníků, kteří nejsou členy vaší organizace v SharePointu. V tomto procesu člen webu funguje jako proxy pro externího účastníka.

Tady je diagram tohoto procesu:

Vývojový diagram procesu zahrnutí externího účastníka

Přiřadit jeden úkol každé celé skupině nebo jednomu členovi skupiny?    Pokud zahrnete do svého pracovního postupu skupinovou adresu nebo distribuční seznam, může pracovní postup přiřadit každému členovi skupinyjeden úkol nebo přiřadit celé skupinějenom jeden úkol (ale přesto poslat oznámení o tomto jediném úkolu každému členovi) Pokud je k celé skupině přiřazený jenom jeden úkol, může každý člen skupiny nárokovat a tento jediný úkol dokončit. (Pokyny pro vynucení skupinových úkolů najdete v tomto článku v tomto článku.)

Na začátek segmentu

8. Jaké další informace účastníci potřebují?

Ve formuláři spojení je textové pole, kde můžete zadat pokyny, podrobnosti o požadavcích, zdrojích atd.

Otázky, které se můžou vyzvat v tomto textovém poli:

  • Pokud mají účastníci problémy nebo otázky, na které se budou obrátit?

  • Mohou recenzenti odeslat zpětnou vazbu jenom ve formuláři úkolunebo můžou taky vložit sledované změny a komentáře do položky itself?

  • Pokud recenzenti můžou vložit sledované změny a komentáře do položky samotné, přejdou před provedením změn v dané položce, nebo pokud je necháte zaškrtnuté, aby v ní mohli současně pracovat více revidujících.

  • Pokud pracovní postup přiřadí každé skupině nebo distribučnímu seznamu jenom jeden úkol, uveďte, že jeden člen každé takové skupiny by měl úkol před dokončením uplatnit. Tímto způsobem ostatní členové skupiny nezpůsobí, že začínají stejný úkol. (Pokyny pro vynucení skupinových úkolů najdete v tomto článku v tomto článku.)

Na začátek segmentu

09. zpětná vazba pouze ve formuláři úkolu nebo také v položce

Tato důležitá otázka se týká několika hledisek. Pokud jste to ještě neudělali, otevřete a přečtěte si další informace v tomto článku v segmentu Povolení .

Na začátek segmentu

10. kdy jsou úkoly splatné?

Termín splnění úkolů pracovního postupu můžete označit dvěma způsoby:

Podle data kalendáře    Můžete zadat datum v jednom kalendáři, podle kterého mají být splněny všechny úkoly.

  • Pokud nastavíte pracovní postup na automatické spouštění, obvykle se shouldn . Je to proto, že zadaná hodnota data se při každém spuštění pracovního postupu automaticky nepřizpůsobí aktuálnímu datu.

Podle doby trvání úkolu    Můžete zadat počet dnů, týdnů nebo měsíců, které jsou povoleny pro dokončení každého úkolu, od kterého je úkol přiřazen.

  • Termín splnění kalendáře přepíše určitou dobu trvání úkolu. To je: Pokud je to dnes 10 a dnes jsem mu přiřazen úkol, který má dobu trvání 3 dne, ale má taky termín splnění kalendáře Červen 11, bude úkol splatný na Červen 11 (datum splatnosti kalendáře) a ne na Červen 13 (poslední den tříměsíční doby trvání).

Na začátek segmentu

11. kdy tento pracovní postup skončí?

Abyste se vypnuli nevyužité doby strávené na zbytečných prohlídek, můžete se rozhodnout, jestli se pracovní postup okamžitě zruší, když nějakou změnu provedete.

Pokud vyberete tuto možnost, můžou účastníci posílat zpětnou vazbu jenom ve svých formách úkolů. To znamená, že nemůžou vložit sledované změny a komentáře v samotné položce, protože se tím změnila položka, která by mohla tento pracovní postup zrušit. Pokud vyberete tuto možnost, nezapomeňte do pole žádost přidat poznámku a podejte účastníkům, aby neprováděli žádné změny přímo v položce k revizi.

Poznámka:  Pracovní postup nelze spustit u položky, která je aktuálně rezervována. Po spuštění pracovního postupu je možné rezervovat položku pro kontrolu, která vás ochrání před změnami. (Když je položka rezervovaná, ale nemůžete na ní spustit žádný jiný pracovní postup.)

Na začátek segmentu

12. kdo musí být informován?

V poli CC (kopie ) na druhé stránce formuláře přidružení můžete zadat jména a adresy pro kohokoli, kdo by měl být upozorněn při každém spuštění nebo ukončení tohoto pracovního postupu.

  • Zadání názvu sem nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu dané osobě.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

Co dál?

Pokud jste připraveni přidat nový pracovní postup Shromáždit názory do seznamu, knihovny nebo kolekce webů, přejděte na příslušný segment přidání (seznam či knihovna nebo kolekce webů) v tomto článku.

Na začátek segmentu | Na začátek článku

Koncepční ikona pro část Přidání

Přidání pracovního postupu Shromáždit názory (pouze pro jeden seznam nebo knihovnu)

Přidání pracovního postupu
shromáždit názory (pouze pro jeden seznam nebo knihovnu)

Pokud ještě nejste obeznámeni s přidáváním pracovních postupů, může být užitečné před pokračováním kroků v tomto segmentu zkontrolovat předchozí informace, Povolita naplánovat segmenty v tomto článku.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Než začnete

  2. Přidání pracovního postupu

1. než začnete

Před přidáním pracovního postupu je třeba mít v pořádku dvě věci:

E-mail    Aby mohl pracovní postup odesílat e-mailová oznámení a připomenutí, musí být pro váš SharePointový web povolený e-mail. Pokud si nejste jistí, že tato akce již byla dokončena, obraťte se na správce SharePointu.

Oprávnění    Výchozí nastavení vyžaduje, abyste měli k přidání pracovních postupů pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli. Další informace o oprávněních najdete v tomto článku v segmentu.

Na začátek segmentu

2. přidání pracovního postupu

Postupujte takto:

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, pro které chcete přidat pracovní postup.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu seznam nebo Knihovna .

    Poznámka: Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se tato karta jmenuje Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce nastavení pracovního postupu zadejte buď jeden typ obsahu pro spuštění pracovního postupu (pro všechny typy obsahu ), a potom klikněte na Přidat pracovní postup.
    Stránka přidání pracovního postupu s vyznačenými možnostmi pro Všechny typy obsahu a Přidání pracovního postupu

  5. Dokončení první stránky formuláře přidružení
    (Pokyny následují po ilustraci.)

První stránka přidružovacího formuláře s číslovanými popisky

Popisek číslo jedna

Typ obsahu

Popisek číslo dvě

Pracovní postup

Vyberte šablonu shromáždit názory – SharePoint 2010 .

Poznámka:  Pokud se šablona shromáždit názory – sharepoint 2010 v seznamu nezobrazuje, obraťte se na svého správce SharePointu a zjistěte, co je pro vaši kolekci webů nebo pracovní prostor aktivovaný.

Popisek číslo tři

Name (Název)

Zadejte název pro tento pracovní postup. Název identifikuje tento pracovní postup uživatelům tohoto seznamu nebo knihovny.

Návrhy na pojmenování pracovního postupu najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Seznam úkolů

Vyberte seznam úkolů, který chcete použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat existující seznam úkolů nebo kliknutím na úkoly (nový) vytvořit nový seznam.

Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

Popisek číslo pět

History List

Vyberte seznam historie, který chcete použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat existující seznam historie nebo kliknutím na Nový seznam historie vytvořit nový seznam.

Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

Popisek číslo šest

Možnosti spuštění

Určete způsob nebo způsoby, jakými lze tento pracovní postup spustit.

Informace o různých možnostech najdete v tomto článku v segmentu plánování .

  1. Až budou všechna nastavení v tomto formuláři podle vašich představ, klikněte na Další.

  2. Vyplňte druhou stránku formuláře přidružení.
    (Pokyny následují po ilustraci.)

    Poznámka:  SharePoint Products vám nabídne první několik možností na druhé stránce formuláře asociace – čísla jedna až sedm na následujícím obrázku, od přiřazení ke služběCC – pokaždé, když pracovní postup ručně spustíte, takže můžete provádět změny těchto možností pouze pro tuto jednu instanci.

Druhá stránka přidružovacího formuláře s číslovanými popisky

Popisek číslo jedna

Přiřadit k

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Určete, zda mají být úkoly přiřazeny postupně (sériově) nebo všechny najednou (paralelně).

Další informace o používání sériových a paralelních fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidání nové fáze

Přidejte všechny požadované fáze mimo první, kterou jste právě nakonfigurovali.

  • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Rozbalení skupin

  • Pokud chcete, aby každý člen skupiny , který zadáte do pole přiřadit do , měl přiřazen jeden úkol , zaškrtněte toto políčko. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu a každý člen bude mít svůj úkol.)

  • Pokud chcete mít přiřazený jenom jedenúkol každé celé skupině zadané v poli přiřadit do , zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale každý z nich může žádat o provedení jednoho úkolu v zastoupení celé skupiny. Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

Popisek číslo pět

Žadatel

Veškerý text, který sem zahrnete, bude zahrnutý v každém oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny a zdroje, které by účastníci mohli potřebovat:

  • Kontaktní osoba pro otázky a problémy

  • Jestli může být zpětná vazba odeslána jenom ve formuláři úkolu nebo také v položce samotné. (A pokud jste v položce, ať už si recenzenti můžou dokument rezervovat nebo ho musí nechat rezervovaný.)
    Další informace najdete v tomto článku v segmentu Povolení .

  • V případě potřeby poznámku o uplatnění jednotlivých úkolů přiřazených k celým skupinám nebo distribučním seznamům.
    Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

Popisek číslo šest

Termíny splnění a doba trvání úkolů

Zadejte termín splnění pro celý pracovní postup a/nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců, které mají být pro dokončení každého úkolu od času přiřazení povoleny.

  • Pokud se tento pracovní postup začne automaticky spouštět, obvykle je vhodné ponechat termín splnění pro všechna pole úkolů prázdné a použít jenom dvě pole doby trvání k určení termínu splnění. V inicializačním formuláři můžete vždy zadat přesné datum splnění, když a při ručním spuštění pracovního postupu.

Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy používat doby trvání úkolů, najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo sedm

ŘÍZENÉ

Zadejte jména nebo e-mailové adresy osob, které mají být upozorňovány při každém spuštění nebo ukončení pracovního postupu.

  • Pokud sem zadáte jméno, nebudete mít za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

Popisek číslo osm

Ukončení pracovního postupu

Pokud chcete, aby se pracovní postup zastavil a zrušil hned po provedení změny kontrolované položky, vyberte tuto možnost.

Pamatujte, že pokud vyberete tuto možnost, nemohou recenzenti přidat sledované změny a komentáře v položce bez ukončení pracovního postupu.

  1. Až budete mít všechna nastavení na této stránce požadovaným způsobem, kliknutím na Uložit vytvořte pracovní postup.

SharePoint Products vytvoří novou verzi pracovního postupu.

Co dál?

Pokud jste připravení, přejděte na segment zahájení tohoto článku a spusťte první instanci pro otestování nového pracovního postupu.

Na začátek segmentu | Na začátek článku

Koncepční ikona pro část Přidání

Přidání pracovního postupu Shromáždit názory (pro celou kolekci webů)

Přidání pracovního postupu
shromáždit názory (pro celou kolekci webů)

Pokud ještě nejste obeznámeni s přidáváním pracovních postupů, může být užitečné před pokračováním kroků v tomto segmentu zkontrolovat předchozí informace, Povolita naplánovat segmenty v tomto článku.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Než začnete

  2. Přidání pracovního postupu

1. než začnete

Před přidáním pracovního postupu je třeba mít v pořádku dvě věci:

E-mail: aby mohl pracovní postup odesílat e-mailová oznámení a připomenutí, musí být pro váš web povolený e-mail. Pokud si nejste jistí, že tato akce již byla dokončena, obraťte se na správce SharePointu.

Oprávnění    Výchozí nastavení SharePointu vyžaduje, abyste měli k přidání pracovních postupů pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli. Další informace o oprávněních najdete v tomto článku v segmentu.

Na začátek segmentu

2. přidání pracovního postupu

Postupujte takto:

  1. Přejděte na domovskou stránku kolekce webů (nikoli na domovské stránce webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.

  3. Na stránce nastavení webu klikněte v části Galerie návrhůna typy obsahu webu.

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, pro který chcete přidat pracovní postup.

    Poznámka:  Pracovní postup přidaný do kolekce webů musí být přidán pouze pro položky s jedním typem obsahu.

    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

    1. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v části Nastavenína Nastavení pracovního postupu.
      Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

    2. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Přidat pracovní postup .
      Odkaz Přidat pracovní postup

    3. Dokončení první stránky formuláře přidružení
      (Pokyny následují po ilustraci.)

První stránka přidružovacího formuláře s číslovanými popisky

Popisek číslo jedna

Pracovní postup

Popisek číslo dvě

Name (Název)

Zadejte název pro tento pracovní postup. Název identifikuje tento pracovní postup uživatelům této kolekce webů.

Návrhy na pojmenování pracovního postupu najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Seznam úkolů

Vyberte seznam úkolů, který chcete použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat existující seznam úkolů nebo kliknutím na úkoly (nový) vytvořit nový seznam.

Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

Popisek číslo čtyři

History List

Vyberte seznam historie, který chcete použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat existující seznam historie nebo kliknutím na Nový seznam historie vytvořit nový seznam.

Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

Popisek číslo pět

Možnosti spuštění

Určete způsob nebo způsoby, jakými lze tento pracovní postup spustit.

Informace o různých možnostech najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo šest

Chcete aktualizovat typy obsahu seznamu a webu?

Určete, jestli se má tento pracovní postup přidat ke všem ostatním typům obsahu webů a seznamů, které dědí z tohoto typu obsahu.

  • Operace, která provede veškeré dodatečné přidání, může trvat dlouhou dobu.

  • Pokud je dědičnost dědění pro všechny weby nebo podřízené weby, kde chcete tento pracovní postup přidaný k dědění typů obsahu, před spuštěním této operace zkontrolujte, že jste členem skupiny Vlastníci na jednotlivých webech nebo podřízených webech.

  1. Až budou všechna nastavení na této stránce podle vašich představ, klikněte na Další.

  2. Vyplňte druhou stránku formuláře přidružení.
    (Pokyny následují po ilustraci.)

    Poznámka:  SharePoint Products vám nabídne první několik možností na druhé stránce formuláře asociace – čísla jedna až sedm na následujícím obrázku, od revidujících po, po každém spuštění pracovního postupu , takže můžete provádět změny těchto možností pouze pro tuto jednu instanci.

Druhá stránka přidružovacího formuláře s číslovanými popisky

Popisek číslo jedna

Přiřadit k

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Určete, zda mají být úkoly v této fázi přiřazeny postupně (sériově) nebo všechny najednou (paralelně).

Další informace o používání sériových a paralelních fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidání nové fáze

Přidejte všechny požadované fáze mimo první, kterou jste právě nakonfigurovali.

  • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Rozbalení skupin

  • Pokud chcete, aby každý člen skupiny , který zadáte do pole přiřadit do , měl přiřazen jeden úkol , zaškrtněte toto políčko. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu a každý člen bude mít svůj úkol.)

  • Pokud chcete mít přiřazený jenom jeden úkol každécelé skupině zadané v poli přiřadit do , zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale každý z nich může žádat o provedení jednoho úkolu v zastoupení celé skupiny. Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

Popisek číslo pět

Žadatel

Veškerý text, který sem zahrnete, bude zahrnutý v každém oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny a zdroje, které by účastníci mohli potřebovat:

  • Kontaktní osoba pro otázky a problémy

  • Jestli může být zpětná vazba odeslána jenom ve formuláři úkolu nebo také v položce samotné. (A pokud jste v položce, ať už si recenzenti můžou dokument rezervovat nebo ho musí nechat rezervovaný.)
    Další informace najdete v tomto článku v segmentu Povolení .

  • V případě potřeby poznámku o uplatnění jednotlivých úkolů přiřazených k celým skupinám nebo distribučním seznamům.
    Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

Popisek číslo šest

Termíny splnění a doba trvání úkolů

Zadejte termín splnění pro celý pracovní postup a/nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců, které mají být pro dokončení každého úkolu od času přiřazení povoleny.

  • Pokud se tento pracovní postup začne automaticky spouštět, obvykle je vhodné ponechat termín splnění pro všechna pole úkolů prázdné a použít jenom dvě pole doby trvání k určení termínu splnění. V inicializačním formuláři můžete vždy zadat přesné datum splnění, když a při ručním spuštění pracovního postupu.

Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy používat doby trvání úkolů, najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo sedm

ŘÍZENÉ

Zadejte jména nebo e-mailové adresy osob, které mají být upozorňovány při každém spuštění nebo ukončení pracovního postupu.

  • Pokud sem zadáte jméno, nebudete mít za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

Popisek číslo osm

Ukončení pracovního postupu

Pokud chcete, aby se pracovní postup zastavil a zrušil hned po provedení změny kontrolované položky, vyberte tuto možnost.

Pamatujte, že pokud vyberete tuto možnost, nemohou recenzenti přidat sledované změny a komentáře v položce bez ukončení pracovního postupu.

  1. Až budete mít všechna nastavení na této stránce požadovaným způsobem, kliknutím na Uložit vytvořte pracovní postup.

SharePoint Products vytvoří novou verzi pracovního postupu.

Co dál?

Pokud jste připravení, přejděte na segment zahájení tohoto článku a spusťte první instanci pro otestování nového pracovního postupu.

Na začátek segmentu | Na začátek článku

Koncepční ikona pro část Spuštění

ZAHÁJENÍ pracovního postupu Shromáždit názory

Zahájení pracovního postupu Shromáždit názory

Pracovní postup se dá nastavit tak, aby se spustil jenom ručně, jenom automaticky nebo oběma způsoby:

  • Ručně kdykoli, kdokoli, kdo má potřebná oprávnění.

  • Automaticky při každém výskytu zadané aktivační události – to znamená, že při každém přidání položky do seznamu nebo knihovny a případně kdykoliv dojde ke změně položky, která je již v seznamu.
    (Aktivační událost nebo události jsou uvedené na první stránce formuláře přidružení, a to při původním přidávání a konfiguraci pracovního postupu. Další informace najdete v tomto článku v segmentu plán .)

Poznámka:  Pracovní postup nelze spustit u položky, která je aktuálně rezervována. (Položka může být rezervována po tom, co byl pracovní postup zahájen, ale až poté, nemůžete na ni začít žádné další pracovní postupy, dokud nebude znovu vrácen.)

Oddíly v tomto segmentu

  1. Automatické spuštění pracovního postupu

  2. Ruční spuštění pracovního postupu

  3. Ruční spuštění ze seznamu nebo knihovny

  4. Ruční spuštění z aplikace systému Microsoft Office

1. automatické spuštění pracovního postupu

Pokud je pracovní postup nakonfigurovaný tak, aby se spouštěl automaticky, pak se v případě, že dojde k události aktivace, spustí v položce, která ho aktivovala.

Když začne, pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a pošle jim oznámení o úkolu. Současně pošle oznámení o zahájení (odlišný od oznámení o úkolu) osobě, která původně přidala pracovní postup, a všem uživatelům uvedeným v poli kopie na druhé stránce formuláře přidružení.

Poznámka:  Když se nově přidají nový pracovní postup, který se spustí automaticky, mělo by být pole termín splnění všech úkolů (na druhé stránce formuláře přidružení) obvykle ponecháno prázdné, protože zde zadaná explicitní hodnota data nebude automaticky přizpůsobí se v závislosti na datu, kdy pracovní postup probíhá pokaždé. Další informace najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Na začátek segmentu

2. ruční spuštění pracovního postupu

Poznámka k oprávněním    K zahájení pracovního postupu musíte mít oprávnění k úpravám položek obvykle. (Ve výchozím nastavení mají toto oprávnění skupiny Členové a vlastníci, ale Návštěvníci nikoli. Vlastník může také nastavit oprávnění spravovat seznamy pro uživatele, kteří tento pracovní postup spustí, a to na základě jednotlivých podmínek pracovního postupu. Po zvolení této možnosti můžou vlastníci v podstatě určit, že konkrétní pracovní postup můžou spustit jenom tito vlastníci. Další podrobnosti najdete v tomto článku v segmentu.

Umístění pro začátek

Pracovní postup můžete zahájit ručně ze dvou míst:

  • V seznamu nebo knihovně , kde je položka uložená

  • V samotné položce, ve které byla vytvořena (v aplikaci Microsoft Office). (Musí to být úplné, nainstalované programy a webová verze.)

Zbývající dvě části tohoto segmentu obsahují pokyny pro obě metody.

Na začátek segmentu

3. Začněte ručně ze seznamu nebo knihovny

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je uložena položka, pro kterou chcete spustit pracovní postup.

  2. Kliknutím na ikonu před názvem položky vyberte položku a pak na kartě soubory na pásu karet ve skupině pracovní postupy klikněte na pracovní postupy.

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části Spustit nový pracovní postupklikněte na pracovní postup, který chcete spustit.
    Odkaz na spuštění pracovního postupu

  4. V inicializačním formuláři proveďte všechny změny, které chcete použít pro tuto určitou instanci pracovního postupu.

    Poznámka:  Změny, které tady uděláte, se v inicializačním formuláři používají jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete provést všechny změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, které se neobjeví v tomto formuláři, podívejte se na segment změny v tomto článku.

Inicializační formulář s číslovanými popisky

Popisek číslo jedna

Přiřadit k

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Ujistěte se, že specifikace týkající se přiřazování úkolů v jednotlivých segmentech (sériově) nebo všech najednou (paralelně) jsou požadované.

Další informace o používání sériových a paralelních fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidání nové fáze

Přidejte všechny požadované fáze mimo ty, které jsou aktuálně nakonfigurovány.

  • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Rozbalení skupin

  • Pokud chcete, aby každý člen skupiny , který zadáte do pole přiřadit do , měl přiřazen jeden úkol , zaškrtněte toto políčko. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu a každý člen bude mít svůj úkol.)

  • Pokud chcete mít přiřazený jenom jeden úkol každé celé skupině zadané v poli přiřadit do , zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale každý z nich může žádat o provedení jednoho úkolu v zastoupení celé skupiny. Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

Popisek číslo pět

Žadatel

Veškerý text, který sem zahrnete, bude zahrnutý v každém oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny a zdroje, které by účastníci mohli potřebovat:

  • Kontaktní osoba pro otázky a problémy

  • Jestli může být zpětná vazba odeslána jenom ve formuláři úkolu nebo také v položce samotné. (A pokud jste v položce, ať už si recenzenti můžou dokument rezervovat nebo ho musí nechat rezervovaný.)
    Další informace najdete v tomto článku v segmentu Povolení .

  • V případě potřeby poznámku o uplatnění jednotlivých úkolů přiřazených k celým skupinám nebo distribučním seznamům.
    Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

Popisek číslo šest

Termíny splnění a doba trvání úkolů

Zadejte termín splnění pro celý pracovní postup a/nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců, které mají být pro dokončení každého úkolu od času přiřazení povoleny.

Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy používat doby trvání úkolů, najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo sedm

ŘÍZENÉ

Proveďte požadované dodatky nebo odinstalaci. Uvědomte si, že:

  • Pokud sem zadáte jméno, nebudete mít za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  1. Až budete mít všechna nastavení inicializačního formuláře v požadovaném formátu, kliknutím na Spustit spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a mezitím posílá oznámení o zahájení a všechny uživatele uvedené v poli kopie inicializačního formuláře.

Na začátek segmentu

4. ruční spuštění z aplikace systému Microsoft Office

  1. Otevřete položku v nainstalované aplikaci Office na počítači.

  2. V otevřené položce klikněte na kartu soubor , klikněte na Uložit & odeslata potom klikněte na pracovní postup, který chcete pro položku Spustit.

  3. Pokud se zobrazí tato zpráva, že pracovní postup vyžaduje vrácení souboru se změnami, klikněte na tlačítko vrátit se změnami.

  4. Klikněte na velké tlačítko Zahájit pracovní postup .

  5. Na stránce změnit pracovní postup proveďte v inicializačním formuláři všechny změny, které chcete použít pro tuto konkrétní instanci pracovního postupu.

    Poznámka:  Změny, které tady uděláte, se v inicializačním formuláři používají jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete provést všechny změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, které se neobjeví v tomto formuláři, podívejte se na segment změny v tomto článku.

    Inicializační formulář s číslovanými popisky

Popisek číslo jedna

Přiřadit k

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Ujistěte se, že specifikace týkající se přiřazování úkolů v jednotlivých segmentech (sériově) nebo všech najednou (paralelně) jsou požadované.

Další informace o používání sériových a paralelních fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidání nové fáze

Přidejte všechny požadované fáze mimo ty, které jsou aktuálně nakonfigurovány.

  • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Rozbalení skupin

  • Pokud chcete, aby každý člen skupiny , který zadáte do pole přiřadit do , měl přiřazen jeden úkol , zaškrtněte toto políčko. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu a každý člen bude mít svůj úkol.)

  • Pokud chcete mít přiřazený jenom jeden úkol každé celé skupině zadané v poli přiřadit do , zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale každý z nich může žádat o provedení jednoho úkolu v zastoupení celé skupiny. Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

Popisek číslo pět

Žadatel

Veškerý text, který sem zahrnete, bude zahrnutý v každém oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny a zdroje, které by účastníci mohli potřebovat:

  • Kontaktní osoba pro otázky a problémy

  • Jestli může být zpětná vazba odeslána jenom ve formuláři úkolu nebo také v položce samotné. (A pokud jste v položce, ať už si recenzenti můžou dokument rezervovat nebo ho musí nechat rezervovaný.)
    Další informace najdete v tomto článku v segmentu Povolení .

V případě potřeby poznámku o uplatnění jednotlivých úkolů přiřazených k celým skupinám nebo distribučním seznamům.
Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

Popisek číslo šest

Termíny splnění a doba trvání úkolů

Zadejte termín splnění pro celý pracovní postup a/nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců, které mají být pro dokončení každého úkolu od času přiřazení povoleny.

Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy používat doby trvání úkolů, najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo sedm

ŘÍZENÉ

Proveďte požadované dodatky nebo odinstalaci. Uvědomte si, že:

  • Pokud sem zadáte jméno, nebudete mít za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  1. Po nastavení požadovaného způsobu spuštění pracovního postupu klikněte na tlačítko Spustit .

Pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a mezitím posílá oznámení o zahájení a všechny uživatele uvedené v poli kopie inicializačního formuláře.

Co dál?

  • Pokud tento pracovní postup poprvé spustíte, budou ostatní účastníci potřebovat informace a pomoc, aby mohli dokončit přiřazené úkoly? (Může se zobrazit celý segment tohoto článku.)

  • Je také vhodné zkontrolovat, jestli účastníci nepoužívají e-mailová oznámení, a to zejména v případě, že nechybná oznámení o jejich filtrech nevyžádané pošty.

  • A samozřejmě můžete mít k dispozici jeden nebo více úkolů pracovního postupu. Podrobnosti najdete v tomto článku v části celý článek.

  • Pokud chcete zjistit, jak můžete sledovat průběh aktuální instance pracovního postupu, přejděte na segment sledování tohoto článku.

Na začátek segmentu | Na začátek článku

Koncepční ikona pro část Provedení

DOKONČENÍ úkolu pracovního postupu Shromáždit názory

Dokončení úkolu pracovního postupu Shromáždit názory

Pokud jste v pracovním postupu Shromáždit názory poprvé přiřadili úkol, může být užitečné projít tento segment v plném rozsahu před dokončením úkolu. Budete si tedy vědomi všech možností, které mohou být pro vás otevřené.

Poznámka:  Pokud víte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu, ale ve složce Doručená pošta se neobjevila zpráva s oznámením, zkontrolujte, že váš filtr nevyžádané pošty neuložil oznámení. Pokud má, upravte nastavení filtru odpovídajícím způsobem.

Nejdřív se ujistěte, že máte správný článek

Různé typy pracovních postupů vyžadují různé akce úkolů.

Než začnete, ujistěte se, že úkol, který vám byl přiřazen, je skutečně úkol pracovního postupu Shromáždit názory a nikoli úkol jiného typu pracovního postupu.

Vyhledejte text Podívejte se na následující místa:

  • V řádku Předmět
    Text Zrevidujte položku na řádku Předmět v oznámení o úkolu oznámení o úkolu

  • Na panelu zpráv v položce, která se má zkontrolovat
    Text Zrevidujte položku na panelu zpráv v položce

  • V názvu úkolu na stránce
    stav pracovního postupu Text Zrevidujte položku mezi názvy úkolů na stránce Stav pracovního postupu

Pokud se vám nezobrazuje text Revize v těchto umístěních, obraťte se na uživatele, který zahájil nebo původně přidal pracovní postup, abyste zjistili, na které šabloně pracovního postupu je založen – nebo jestli jde o vlastní pracovní postup. Odkazy na články o používání jiných typů pracovních postupů zahrnutých v produktech SharePoint najdete v části Viz také v tomto článku.

Pokud je to úkol shromáždit názory, ale máte právo na jeho čtení.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Přehled procesu

  2. Přístup k položce a formuláři úkolu z oznámení o úkolu

  3. Přístup k položce a formuláři úkolu ze seznamu nebo knihovny

  4. Kontrola položky

  5. Dokončení a odeslání formuláře úkolu

  6. Opožděná oznámení

  7. Vyžádat si skupinový úkol před dokončením (volitelné)

  8. Žádost o změnu položky (volitelné)

  9. Přiřazení úkolu jinému uživateli (volitelné)

  10. Dokončení úkolu za externího účastníka (volitelné)

1. Přehled procesu

Pokud jste přiřadili úkol v pracovním postupu, obvykle se o úkolu dozvíte jedním ze tří způsobů:

  • Obdržíte oznámení e-mailem.

  • Otevřete dokument Microsoft Office a zobrazí se panel zpráv, který vám informuje, že vám byl přiřazen související úkol.

  • Zkontrolujete SharePointový web a zjistíte, že je vám přiřazený jeden nebo víc úkolů.

Když zjistíte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu Shromáždit názory, obvykle se jedná o dvě věci:

  • Kontrola položky    Položku otevřete a zkontrolujete.

  • Dokončení úkolu    Pomocí formuláře úkolu odešlete výsledky své recenze.

Za dokončení úkolu často patří následující tři položky:

  • Oznámení (které dostanete jako e-mail)

  • Položka odeslaná pro vaši recenzi (kterou otevřete a zkontrolujete)

  • Formulář úkolu (který otevřete, dokončíte a odešlete)

Tyto tři položky vypadají takto.

Oznámení, kontrolovaná položka a formulář úkolu

Poznámka:  Tlačítko otevřít tento úkol na pásu karet v oznamovací zprávě se zobrazí jenom v případě, že se zpráva otevře v plné, nainstalované verzi Outlooku a ne po otevření ve webové aplikaci Outlook Web Access.

Na začátek segmentu

2. přístup k položce a formuláři úkolu z oznámení o úkolu

Postupujte takto:

  1. Ve zprávě s oznámením o úkolu klikněte v části dokončení tohoto postupu úkolu na odkaz na položku.

  2. V otevřené položce klikněte na tlačítko otevřít tento úkol na panelu zpráv.

Otevření položky a formuláře úkolu z e-mailového oznámení

Poznámka:  Tlačítko otevřít tento úkol na pásu karet v oznamovací zprávě se zobrazí jenom v případě, že se zpráva otevře v plné, nainstalované verzi Outlooku a ne po otevření ve webové aplikaci Outlook Web Access.

Na začátek segmentu

3. přístup k položce a formuláři úkolu ze seznamu nebo knihovny

Postupujte takto:

  1. V seznamu nebo knihovně, kde je uložena položka, která se má zkontrolovat, klikněte na odkaz probíhá spojené se zbožím a pracovním postupem.

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte na název úkolu.

  3. Ve formuláři úkolu klikněte v tomto úkolu pracovního postupu na panel zpráv na odkaz na položku.

Otevření položky a formuláře úkolu ze seznamu či knihovny

Na začátek segmentu

4. Zkontrolujte položku

V tomto příkladu je položkou dokument aplikace Microsoft Word.

Tip:  Pokud se jedná o úkol skupiny – to znamená, že jeden úkol je přiřazený k celé skupině nebo distribučnímu seznamu, aby mohl celý člen skupiny dokončit úkol pro celou skupinu, je vhodné jej před kontrolou položky převzít . Tímto způsobem snížíte pravděpodobnost, že bude článek také přezkoumávat jiný člen vaší skupiny. Pokyny najdete v části 7 v tomto segmentu tak, že před dokončením potvrdíte skupinový úkol.

Kontrolovaná položka se dvěma žlutými panely zpráv

Všimněte si dvou žlutých panelů zpráv v horní části dokumentu:

Čtení na serveru   Pouze tento dokument je otevřen v režimu jen pro čtení, to znamená, že dokument můžete číst, ale nemůžete v něm provádět žádné změny.

Osoba, která pracovní postup používá, má možnost Povolit zpětnou vazbu pouze ve formuláři úkolu nebo také povolit sledované změny a komentáře v položce samotné. Pokud si nejste jistí, jestli chcete pracovat v samotné položce, obraťte se na osobu, která pracovní postup zahájila, nebo osobu, která ji původně přidala. Pokud chcete vložit sledované změny a komentáře, klikněte na tlačítko Upravit dokument .

Abyste měli jistotu, že máte tyto věci:

  • Ujistěte se, že jste před vložením sledovaných změn a komentářů měli vědět, jestli chcete dokument zkontrolovat, nebo jestli ho chcete nechat v případě vrácení se změnami.

  • Před vložením jakýchkoli změn nebo komentářů zapněte sledování změn. Další informace najdete v tomto článku v segmentu Povolení .

  • Po dokončení práce s položkou nezapomeňte změny uložit na server. Pokud jste položku zkontrolovali, vraťte se znovu.

Pracovní postup    Úkol: až budete připraveni dokončit a odeslat formulář úkolu, klikněte na tlačítko otevřít tento úkol .

Na začátek segmentu

5. dokončení a odeslání formuláře úkolu

Formulář úkolu pracovního postupu Shromáždit názory vypadá nějak takto.

Formulář úkolu pracovního postupu Shromáždit názory s vyznačenými poli

Všimněte si, že první dva ovládací prvky (Odstranit položku a Tento úkol pracovního postupu platí pro název položky) se ve formuláři úkolu nezobrazí, když je otevřete z položky k recenzi.

Popisek číslo jedna

Odstranit položku

Popisek číslo dvě

Tento úkol pracovního postupu platí pro název položky

Kliknutím na odkaz otevřete položku pro revizi.

Popisek číslo tři

Stav, požadovaný, konsolidované komentáře, termín splnění

V těchto čtyřech polích nemůžete upravovat ani měnit položky, ale možná najdete potřebné informace.

Povšimněte si, že pole konsolidované komentáře neobsahuje pouze žádné další pokyny k dokončení úkolu, ale také všechny komentáře odeslané ve formuláři účastníkům, kteří již úkoly splnil v této stejné instanci pracovního postupu.

Stejným způsobem, po odeslání vlastního formuláře, se veškerý text, který zahrnete do pole Komentáře (4), zobrazí také v poli konsolidované komentáře pro další účastníky.

Popisek číslo čtyři

Komentáře

Napište nebo vložte svůj názor sem.

Veškerý text, který sem zadáte, se zaznamená do historie pracovního postupu a zobrazí se taky v poli konsolidované komentáře (3) pro následné účastníky.

Popisek číslo pět

Send Feedback

Pokud jste do pole Komentáře zadali nějaký názor, který chcete přispívat (4), nebo když jste do položky vložili sledované změny a komentáře, kliknutím na toto tlačítko odešlete svůj názor a udělejte svůj úkol.

Poznámka: Než provedete změny vsamotná možnost, ujistěte se, že jste Co je nového . . Další informace najdete v tématučást4v tomto segmentuZkontrolujte položku.

Popisek číslo šest

Storno

Pokud chcete zavřít formulář úkolu bez uložení změn nebo odpovědí, klikněte na toto tlačítko. Úkol zůstane neúplný a přiřazený vám je.

Popisek číslo sedm

Žádost o změnu

Pokud chcete požádat o změnu položky, kterou hledáte, klikněte na toto tlačítko.

Pokud chcete zadat podrobnosti o žádosti a další pokyny, přejděte na část 8 v tomto segmentu, požádejte o změnu položky.

Poznámka: Tato možnost může být u některých úkolů pracovního postupu vypnutá.

Popisek číslo osm

Přiřadit úkol znovu

Pokud chcete tento úkol přiřadit někomu jinému, klikněte na toto tlačítko.

Pokud chcete zadat podrobnosti o změně přiřazení a další pokyny, přejděte na část 9 v tomto segmentu, přiřaďte úkol někomu jinému.

Poznámka: Tato možnost může být u některých úkolů pracovního postupu vypnutá.

Na začátek segmentu

6. prošlá oznámení

Pokud je u úkolu nebo celé instance pracovního postupu zpoždění opožděné dokončení, jsou oznámení automaticky odeslána na:

  • Osoba, se kterou je úkol přiřazen.

  • Osoba, která spustila pracovní postup (nebo (pokud byl Start automaticky) osobě, která pracovní postup původně přidala)

Na začátek segmentu

7. Vyžádejte si skupinový úkol před dokončením (volitelné)

Pokud je k celé skupině, do které patříte, přiřazená jenom jedna úloha, může každý člen skupiny uplatnit a provést tento jediný úkol za celou skupinu.

Před kontrolou položky deklarujte úkol. Jakmile úkol naplníte, bude vám přiřazen, a proto ho nemůže dokončit žádný jiný člen skupiny. (Tímto způsobem je potřeba jenom jedna osoba.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu nastavte ukazatel myši na název úkolu přiřazeného ke skupině, dokud se nezobrazí šipka.

  2. Klikněte na šipku, klikněte na Upravit položku a potom ve formuláři úkolu klikněte na tlačítko úkol .
    Postup převzetí úkolu skupiny

Když se stránka stav pracovního postupu aktualizuje, uvidíte, že úkol už není přiřazený skupině, ale teď vás to bude mít.

Pokud budete chtít později úkol znovu uvolnit do skupiny, aniž byste ho museli dokončit, vraťte se do formuláře úkolu stejným způsobem, ale nyní klikněte na tlačítko uvolnit úkol .

Tlačítko Uvolnit úkol na formuláři úkolu

Zpátky pro kontrolu položky

8. požadavek na změnu položky (volitelné)

Než zahájíte tento proces, je možné, že pracovní postup je nastaven tak, aby okamžitě končil , pokud je u položky nějaká změna. Může být vhodné zkontrolovat u člověka, který zahájil nebo původně přidal pracovní postup, abyste se ujistili, že je to úplně doprava, a aby pracovní postup mohl končit.

Možnost změnit požadavek vykážeme tím, že ji umístíte do scénáře:

Nejdřív si představte, že vaše jméno je Josef.

Potom si představte, že spolupracovník s názvem Anna zahájil pracovní postup Shromáždit názory na dokumentu, který vytvořil.

Když si prozkoumáte nový dokument Anna, máte pocit, že je Úvod příliš dlouhý.

V dolní části formuláře úkolu pracovního postupu klikněte na tlačítko změnit požadavek na změnu a vyplňte tento formulář.

Formulář žádosti o změnu položky

Popisek číslo jedna

Žádost o změnu od

Popisek číslo dvě

Nová žádost

Popište změnu, kterou chcete provést, a zadejte informace, které bude potřeba provádět při provádění změny.

(Veškerý text, který sem zadáte, bude přidán do oblasti konsolidované komentáře .)

Popisek číslo tři

Nová doba trvání

Proveďte jednu z těchto tří věcí:

  • Chcete-li zachovat stávající termín splnění    , nechte toto pole prázdné.

  • Chcete-li odebrat termín splnění    úplně, zadejte číslo 0.

  • Chcete-li zadat nové termín splnění    , zadejte sem číslo a pak určete jednotky doby trvání v následujícím poli. Obě dvě položky popřípadě určují období, před jakým je úkol změny splněn.

Popisek číslo čtyři

Nové jednotky doby trvání

Pokud zadáte dobu trvání úkolu, použijte toto pole ve spojení s polem Nová doba trvání k určení období před termínem splnění úkolu. (Například: 3 dny nebo 1 měsíc nebo 2 týdny)

Pokud máte všechny položky formuláře nastavené tak, jak potřebujete, klikněte na Odeslata váš aktuální úkol je označený jakodokončený. (Ale zatím to nejste. Jakmile Anna dokončí úkol, bude vám znovu přiřazen úkol.)

Anna obdrží následující e-mailové upozornění:

Oznámení odeslané při požadavku na změnu položky

Anna může říct, že na řádku předmětu (číslo 1 na obrázku) to není běžným oznámením o zpětné vazbě, ale namísto žádosti o změnu položky. Najde informace o určité změně, která byla vyžadována v požadované změně , (číslo 2).

Anna rezervuje položku, provede požadované změny (nebo ne), uloží změny (pokud existují) a zkontroluje ji zpátky. (Uvědomte si, že pokud je pracovní postup nastavený tak, aby končil ihned po provedení jakékoli změny položky, způsobí tato akce ukončení pracovního postupu.)

Anna přejde na stránku stav pracovního postupu a otevře úkol požadavek na změnu v oblasti úkoly .


Formulář odeslaný po provedení požadované změny

Anna přidá všechny informace, které chce v poli Komentáře , a potom klikne na Odeslat odpověď. Pracovní postup provádí dvě akce:

  • Označí úkol žádosti o změnu Anna jako dokončený.

  • Přiřadí vám nový úkol kontroly (s komentáři Anna do oblasti konsolidované komentáře ) a pošle vám oznámení o tomto úkolu.

Teď můžete začít s revizí změněné položky.

Všechny tyto akce jsou průběžně sledovány a zobrazeny v části historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Stránka Historie pracovního postupu zobrazující akce požadavku na změnu

Tady je diagram celého procesu.

Vývojový diagram požadavku na změnu

Na začátek segmentu

9. přiřazení úkolu někomu jinému (volitelné)

Pokud chcete, aby někdo jiný dokončil úkol pracovního postupu, který vám byl přiřazen, klikněte na tlačítko přiřadit úkol ve formuláři úkol pracovního postupu.

Zobrazí se tento formulář.

Formulář nového přiřazení úkolu

Popisek číslo jedna

Přiřadit úkol znovu

Popisek číslo dvě

Nová žádost

Dejte informaci, že úkol bude muset dokončit osoba, které úkol přiřazujete. (Veškerý text, který sem zadáte, bude přidán do oblasti konsolidované komentáře .)

Popisek číslo tři

Nová doba trvání

Proveďte jednu z těchto tří věcí:

  • Chcete-li zachovat stávající termín splnění    , nechte toto pole prázdné.

  • Chcete-li odebrat termín splnění    úplně, zadejte číslo 0.

  • Chcete-li zadat nové termín splnění    , zadejte sem číslo a pak určete jednotky doby trvání v následujícím poli. Obě dvě položky popřípadě určují období, před jakým je úkol změny splněn.

Popisek číslo čtyři

Nové jednotky doby trvání

Pokud zadáte dobu trvání úkolu, použijte toto pole ve spojení s polem Nová doba trvání k určení období před termínem splnění úkolu. (Například: 3 dny nebo 1 měsíc nebo 2 týdny)

Po dokončení formuláře klikněte na Odeslat. Váš úkol je označený jako dokončený, k osobě, která je nyní odpovědná za úkol, je přiřazen nový úkol a je odesláno oznámení úkolu.

Všechny nové informace, které jste si uvedli, budou součástí delegovaného textu v oznámení nového úkolu (číslo 1 na následujícím obrázku).

Oznámení znovu přiřazeného úkolu

Všechny tyto změny jsou průběžně sledovány a jsou viditelné v sekcích úkoly a Historie na stránce Stav pracovního postupu, jak vidíte tady.

Oblasti Úkoly a Historie na stránce Stav pracovního postupu u znovu přiřazeného úkolu

Na začátek segmentu

10. dokončení úkolu za externího účastníka (volitelné)

Existuje zvláštní postup pro zahrnutí účastníků, kteří nejsou členy vaší organizace v SharePointu. V tomto procesu člen webu funguje jako proxy pro externího účastníka:

  1. V druhé stránce formuláře přidružení uveďte e-mailovou adresu externího účastníka ve skupině příslušná přizpůsobovat.

  2. Pracovní postup ve skutečnosti přiřadí členovi webu, který tento pracovní postup původně přidal, úkol externího účastníka, nebo pokud se pracovní postup spustí automaticky. Tato osoba, které je úkol vlastně přiřazená, funguje jako proxy pro externího účastníka.

  3. Tento člen webu obdrží oznámení o úkolu s pokyny, jak odeslat kopii položky k revizi externímu účastníkovi. (Mezitím externí účastník obdrží kopii oznámení o úkolu, která může fungovat jako užitečné upozornění nebo hlavní kopie.)

  4. Člen webu, kterému je úkol skutečně přiřazen, odešle kopii položky externímu účastníkovi.

  5. Externí účastník položku zkontroluje a pošle zpátky odpověď členovi webu.

  6. Až přijde odpověď externího účastníka, člen webu dokončí úkol v produktech SharePoint jménem externího účastníka.

Tady je diagram procesu.

Vývojový diagram procesu zahrnutí externího účastníka

Na začátek segmentu | Na začátek článku

Ikona části Sledování

SLEDOVÁNÍ, úpravy nebo ukončení pracovního postupu Shromáždit názory

Sledování, úpravy nebo ukončení pracovního postupu Shromáždit názory

Centrální umístění, ze kterého můžete sledovat, upravit nebo zastavit běžící pracovní postup, je stránka stav pracovního postupu pro danou instanci pracovního postupu.

Nejdřív vám ukážeme, jak se dostanete k této stránce, a pak vám ukážeme, jak se vám budou s těmito možnostmi a informacemi pracovat. Nakonec vám ukážeme dvě další stránky, kde můžete získat další informace o sledování.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Přejít na stránku stav pracovního postupu

  2. Sledování průběhu pracovního postupu pomocí stránky stav pracovního postupu

  3. Změna aktivních úkolů (již přiřazených úkolů)

  4. Změna budoucích úkolů (dosud nepřiřazené úkoly)

  5. Zrušit nebo ukončit tento pracovní postup

  6. Zjištění, které pracovní postupy jsou na položce spuštěny

  7. Sledování pracovních postupů pro celou kolekci webů

1. Přejít na stránku stav pracovního postupu

V seznamu nebo knihovně, kde je položka umístěna, klikněte na odkaz probíhá u požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem hlavní koncept a pracovní postup je schválení 3.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Otevře se stránka stav pracovního postupu.

Poznámky: 

  • Pokud seznam nebo knihovna obsahují velký počet položek, můžete pomocí řazení a/nebo filtrování najít hledanou položku rychleji. Pokud zjistíte, že budete opakovaně řadit nebo filtrovat stejným způsobem, může být užitečné vytvořit vlastní zobrazení, které automatizuje toto konkrétní uspořádání.

  • Pokud chcete přejít na stránku stav pracovního postupu, můžete taky kliknout na zobrazení stavu odkazu pracovního postupu v e-mailovém oznámení "má zahájeno" nebo na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu v e-mailovém oznámení "byl dokončen" pro konkrétní instanci Zajímá vás.

Na začátek segmentu

2. sledování průběhu pracovního postupu pomocí stránky stav pracovního postupu

V této části stránky stav pracovního postupu najdete otázky monitorování, které oddíl odpoví.

Oddíl informace o pracovním postupu

Oddíl Informace o pracovním postupu stránky Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • Kdo zahájil tuto instanci pracovního postupu?

  • Kdy byla tato instance spuštěna?

  • Kdy došlo k poslední akci v této instanci?

  • Na které položce je tato instance spouštěná?

  • Jaký je aktuální stav této instance?

Oddíl úkoly

Oddíl Úkoly stránky Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • Které úkoly již byly vytvořeny a přiřazeny a jaký je jejich aktuální stav?

  • Které úkoly již byly dokončeny a jaký byl výsledek pro každou z těchto úkolů?

  • Jaké je termín splnění každého úkolu, který byl již vytvořen a přiřazen?

V této části se neobjeví úkoly, které byly odstraněny a úkoly, které se zatím nepřiřadily.

Oddíl historie pracovního postupu

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • K jakým událostem už došlo v této instanci pracovního postupu?

  • Všimněte si, že v této oblasti se neobjevují zpožděné úkoly a oznámení o zpožděných úkolech.

Na začátek segmentu

3. Změna aktivních úkolů (již přiřazených úkolů)

Existují dva způsoby, jak změnit úkoly, které už jsou přiřazené, ale ještě nejsou dokončené:

  • Změna jednoho aktivního úkolu

  • Změna všech aktivních úkolů

Změna jednoho aktivního úkolu

Oprávnění k provedení jakékoli změny jednoho úkolu, který je přiřazen někomu jinému, musíte mít oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli. Je třeba mít například oprávnění, které umožňuje spustit pracovní postup, ale ne provádět změny v úkolu jiného účastníka.)

Pokud máte potřebná oprávnění:

  1. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte na název úkolu v seznamu úkolů .
    Kliknutí na název úkolu v seznamu

  2. Pomocí formuláře úkolu úkol dokončíte, odstraníte nebo znovu přiřadíte nebo požádáte o změnu položky.

Podrobnější pokyny, jak používat formulář úkolu, najdete v tomto článku.

Změna všech aktivních úkolů

Oprávnění: všechny čtyři odkazy příkazů na následující ilustraci se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která spustila instanci pracovního postupu, aleodkazukončit tento pracovní postup se nezobrazí, pokud tato osoba nemá oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod úrovní vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz aktualizovat aktivní úkoly na stránce shromáždit názory .

  2. V otevřeném formuláři proveďte požadované změny a klikněte na tlačítko OK.

    • Zprávy odrážející vaše změny jsou posílány lidem, kteří jsou v tomto spuštění aktuálně přiřazeni úkoly.

    • Úkoly už jsou dokončené nebo odstraněné a úkoly, které ještě nejsou přiřazené, jsoun 't ovlivněné změnami provedenými v tomto formuláři.

    • Pokud chcete provést změny úkolů, které ještě nejsou přiřazené, přečtěte si následující oddíl tohoto segmentu, kde můžete změnit budoucí úkoly.

      Formulář pro změny aktivních úkolů

Popisek číslo jedna

Doba trvání jednoho úkolu, jednotky doby trvání

Popisek číslo dvě

Žadatel

Pokud chcete změnit text žádosti    , proveďte v textovém poli požadované změny.

  1. Až budete mít všechna pole ve formuláři, klikněte na OK.

Všechny aktivní úkoly v aktuální instanci jsou aktualizovány.

Na začátek segmentu

4. Změna budoucích úkolů (dosud nepřiřazené úkoly)

Oprávnění: všechny čtyři odkazy příkazů na následující ilustraci se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která spustila instanci pracovního postupu, aleodkazukončit tento pracovní postup se nezobrazí, pokud tato osoba nemá oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod položkou vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Přidat nebo aktualizovat revidující v odkazu shromáždit názory .

  2. Ve formuláři, který se otevře, proveďte požadované změny a klikněte na tlačítko aktualizovat.

    Poznámka:  Úkoly, které už byly vytvořeny a přiřazeny, nejsou změnami provedenými v tomto formuláři ovlivněny.

Formulář pro změny budoucích úkolů

Popisek číslo jedna

Účastníci, objednávka, rozbalení skupin

Popisek číslo dvě

Žadatel

  • Pokud chcete změnit text žádosti    , proveďte v poli požadované změny textu.

Popisek číslo tři

Termín splnění všech úkolů, doba trvání jednoho úkolu, jednotky doby trvání

  • Chcete-li změnit nebo odebrat termín splnění kalendáře    , odstraňte existující datum a pak zadejte novou hodnotu, nebo pokud chcete konkrétní termín splnění úplně odebrat, nechte toto pole prázdné. (V tomto poli nezadáte nulu. Toto pole musí buď obsahovat hodnotu kalendářního data, nebo být prázdné.)

  • Pokud chcete zachovat stávající    dobu trvání, nechte dobu trvání jednoho úkolu prázdné a neměňte jednotky doby trvání.

  • Pokud chcete dobu trvání odebrat, aby nedocházelo k    žádnému zadání, zadejte do pole Doba trvání jednoho úkolučíslo 0 .

  • Pokud chcete prodloužit dobu trvání úkolu    , použijte k určení počtu a typu jednotek, o které chcete prodloužit dobu trvání, pole Doba trvání. Další informace o nastavení termínů splnění a dob trvání najdete v tomto článku v segmentu plánování .

  1. Až budete mít všechna pole ve formuláři, klikněte na OK.

Všechny budoucí úkoly v aktuální instanci budou projevit.

Na začátek segmentu

5. zrušte nebo ukončete spuštění tohoto pracovního postupu.

Existují dva způsoby, jak můžete zastavit instanci pracovního postupu před jeho normálním dokončením:

  • Zrušení pracovního postupu    Všechny úkoly jsou zrušeny, jsou však zachovány na stránce Stav pracovního postupu v oblasti úkoly .

  • Ukončit tento pracovní postup    Všechny úkoly jsou zrušené a odstraněné z oblasti úkoly na stránce Stav pracovního postupu. (Ale pořád se projeví v oblasti historie pracovního postupu.)

Postupujte podle pokynů pro obě metody.

Zrušit (všechny úkoly jsou zrušené, ale v seznamu úkolů a v historii)

Oprávnění: všechny čtyři odkazy příkazů na následující ilustraci se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která spustila instanci pracovního postupu, aleodkazukončit tento pracovní postup se nezobrazí, pokud tato osoba nemá oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli.)

Pokud už není aktuální instance pracovního postupu potřeba, můžete ji zastavit.

  • Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod úrovní vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Zrušit všechny úkoly shromáždit názory .

Všechny aktuální úkoly budou zrušeny a pracovní postup skončí se stavem zrušeno. Zrušené úkoly jsou stále uvedené v oblasti úkoly a v oblasti historie pracovního postupu .

Ukončit (všechny úkoly odstraněné ze seznamu úkolů, ale zůstává v historii)

Oprávnění: všechny čtyři odkazy příkazů na následující ilustraci se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která spustila instanci pracovního postupu, aleodkazukončit tento pracovní postup se nezobrazí, pokud tato osoba nemá oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli.)

Pokud dojde k chybě nebo pokud se pracovní postup zastaví a nereaguje, může být ukončen.

  • Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod úrovní vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz ukončit tento pracovní postup .

Všechny úkoly vytvořené pracovním postupem jsou zrušeny a jsou odstraněny z oblasti úkoly na stránce Stav pracovního postupu, i když se pořád projeví v oblasti historie pracovního postupu . Pracovní postup skončí se stavem zrušeno.

Na začátek segmentu

6. zjištění, které pracovní postupy jsou na položce spuštěny

Na stránce pracovní postupy pro libovolnou položku najdete seznam pracovních postupů aktuálně spuštěných pro danou položku.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená.

  2. Kliknutím na ikonu před názvem položky vyberte položku a pak na kartě soubory na pásu karet ve skupině pracovní postupy klikněte na pracovní postupy.

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části spuštěné pracovní postupynajdete seznam instancí pracovních postupů aktuálně spuštěných pro danou položku.

Poznámka:  Upozorňujeme, že na stejnou položku nemůže současně běžet více instancí jedné verze pracovního postupu. Například: dva pracovní postupy, které byly na základě šablony shromáždit názory přidány. Jeden má pojmenovaný názor na plán a druhý se jmenuje názor na rozpočet. Na jakékoli jedné položce v jednom okamžiku může být na jednom místě, že každý z vašich názorů plánu a rozpočtových připomínek je spuštěný , ale nejde o dvě instance pracovního postupu.

Na začátek segmentu

7. sledování pracovních postupů pro celou kolekci webů

Správci kolekce webů můžou zobrazit přehledně:

  • Kolik pracovních postupů založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu v kolekci webů aktuálně existuje.

  • Jestli je Každá šablona pracovního postupu v kolekci webů aktuálně aktivní nebo neaktivní.

  • Kolik instancí verzí pracovního postupu založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu je v kolekci webů aktuálně spuštěných.

Uděláte to takto:

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovské stránky webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.

  3. Na stránce nastavení webu klikněte v části Správa webuna pracovní postupy.

Otevře se stránka pracovní postupy s informacemi.

Co dál?

Pokud je to poprvé, kdy byla verze tohoto pracovního postupu spuštěna, můžete použít pokyny v tomto článku k zobrazení událostí v instanci a zjištění, jestli pracovní postup funguje podle vašich úkolů.

Na začátek segmentu | Na začátek článku

Koncepční ikona pro část Kontrola

Kontrola výsledků pracovního postupu Shromáždit názory a vytváření sestav

Kontrola výsledků pracovního postupu Shromáždit názory a vytváření sestav

Po dokončení instance pracovního postupu můžete zkontrolovat události zaznamenané v historii. (K záznamu můžete získat přístup po dobu až 60 dnů po dokončení instance.)

Důležité informace:  Historie pracovního postupu se poskytuje jenom pro neformální reference. Nedá se použít pro úřední audity ani pro žádné jiné právní a evidentiary účely.

Můžete taky spouštět sestavy o celkovém výkonu pracovního postupu napříč instancemi.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Kontrola událostí v poslední instanci

  2. Historie instancí Accessu po dobu až 60 dní

  3. Vytváření sestav výkonu pracovního postupu

1. Kontrola událostí v poslední instanci

Dokud zůstane položka ve stejném seznamu nebo knihovně a dokud se stejný pracovní postup nespustí u stejné položky, může se z knihovny zobrazit historie poslední instance.

Zobrazení stránky stav pracovního postupu pro poslední instanci pracovního postupu u libovolné položky:

  • V seznamu nebo knihovně, kde je položka umístěna, klikněte na odkaz na stav požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem hlavní koncept a je pracovním postupem schválení dokumentu.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Na stránce Stav pracovního postupu je oddíl historie pracovního postupu v dolní části.

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Na začátek segmentu

2. Historie instancí Accessu až 60 dní

Co když budete chtít zkontrolovat historii instance po opětovném spuštění stejného pracovního postupu u stejné položky?

Ve skutečnosti to můžete provést až 60 dní, od jedné ze dvou vstupních bodů: seznamu nebo knihovny nebo od oznámení o dokončení pracovního postupu. (60 dnů je, jak dlouho zachovávají SharePointové produkty historii úkolů pracovních postupů.)

Ze seznamu nebo knihovny

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená.

  2. Kliknutím na ikonu před názvem položky vyberte položku a pak na kartě soubory na pásu karet ve skupině pracovní postupy klikněte na pracovní postupy.

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části dokončené pracovní postupyklikněte na název nebo stav instance pracovního postupu, který chcete zkontrolovat.
    Seznam Dokončené pracovní postupy na stránce Pracovní postupy položky
    na stránce Stav pracovního postupu pro danou instanci.

Z oznámení o dokončení pracovního postupu

  • Otevřete oznámení o dokončení pracovního postupu pro instanci, kterou chcete zkontrolovat, a klikněte na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu .

Oznámení o dokončení pracovního postupu se zvýrazněným odkazem na historii
na stránce Stav pracovního postupu pro danou instanci.

Chcete-li zachovat všechna oznámení o dokončení, můžete vytvořit pravidlo Outlooku. Nastavte pravidlo, které bude Kopírovat všechny příchozí zprávy, jejichž text v řádku předmětubyl dokončen , do vlastní samostatné složky. (Ujistěte se, že vaše pravidlo Outlooku kopíruje příchozí zprávy a nepřesouvá je ani se neobjeví ve složce Doručená pošta.) Další informace o vytváření pravidel Outlooku najdete v článku Správa e-mailových zpráv pomocí pravidel.

Na začátek segmentu

3. vytvoření sestav výkonu pracovního postupu

Informace o tom, jak jedna z vašich pracovních postupů obvykle probíhá (v průběhu několika instancí) – můžete vytvořit jednu nebo obě předdefinované sestavy:

  • Sestava doby trvání aktivity    Pomocí této sestavy můžete zjistit, jak dlouho trvá dokončení jednotlivých aktivit pracovního postupu, a jak dlouho trvá dokončení všech dokončených nebo instancí tohoto pracovního postupu.

  • Zpráva o zrušení a chybách    Pomocí této sestavy zjistíte, jestli se pracovní postup často ruší nebo narazí na chyby před dokončením.

Vytvoření dostupných sestav pro pracovní postup

  1. V seznamu nebo knihovně klikněte ve sloupci stav daného pracovního postupu na libovolný odkaz na informace o stavu.
    Kliknutí na stav pracovního postupu

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v části historie pracovního postupuna Zobrazit sestavy pracovních postupů.
    Kliknutí na odkaz Zobrazit sestavy pracovních postupů v části Historie pracovního postupu

  3. Vyhledejte pracovní postup, pro který chcete sestavu zobrazit, a klikněte na název sestavy, kterou chcete zobrazit.
    Kliknutí na odkaz Sestava dob trvání činnosti

  4. Na stránce přizpůsobit buď zachovejte nebo změňte umístění souboru sestavy, a pak klikněte na OK.
    Kliknutí na tlačítko OK k umístění uložení souboru
    se sestava vytvoří a uloží do zadaného umístění.

  5. Po dokončení sestavy můžete zobrazit kliknutím na odkaz na následující ilustraci. Jinak kliknutím na OK dokončíte a zavřete dialogové okno. (Později, až budete připraveni sestavu zobrazit, najdete ji v místě uvedeném v předchozím kroku.)
    Zobrazení sestavy kliknutím na odkaz

Co dál?

Pokud váš pracovní postup funguje přesně tak, jak chcete, můžete ho začít používat.

Pokud chcete změnit, jak to funguje, podívejte se na segment změny v tomto článku.

Na začátek segmentu | Na začátek článku

Koncepční ikona pro část Změna

Změna, zakázání nebo odstranění pracovního postupu Shromáždit názory

Změna, zakázání nebo odebrání pracovního postupu Shromáždit názory

Po spuštění prvního výskytu nového pracovního postupu Shromáždit názory a prohlédnutí výsledků můžete chtít provést jednu nebo více změn, jak je pracovní postup nakonfigurovaný.

V budoucnu můžete také chtít provést další změny konfigurace.

Nakonec můžete v nějakém bodě chtít pracovní postup zakázat na kratší nebo delší období, ale nemůžete ho odebrat

Oddíly v tomto segmentu

  1. Změna trvalých nastavení pracovního postupu

  2. Zakázání nebo odebrání pracovního postupu

1. Změna trvalých nastavení pracovního postupu

Chcete-li provést trvalé změny nastavení existujícího pracovního postupu, otevřete a upravte formulář přidružení, který byl původně přidán.

Pokud je pracovní postup spuštěn pouze v jednom seznamu nebo knihovně

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve kterých je pracovní postup spuštěn.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu seznam nebo Knihovna .

    Poznámka: Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se tato karta jmenuje Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte v části název pracovního postupuna název pracovního postupu, jehož nastavení chcete změnit.

    Poznámka:  Pokud se požadovaný pracovní postup Shromáždit názory v seznamu nezobrazí, může být přidružen k pouze jednomu typu obsahu. Jaké pracovní postupy se zobrazí v tomto seznamu, se řídí v seznamu Zobrazit přidružení pracovního postupu tohoto ovládacího prvku, který se nachází přímo nad seznamem. (Viz obrázek.) Klikněte v rozevírací nabídce na možnosti typu obsahu a zjistěte, který z nich zobrazuje požadovaný pracovní postup. Když se pracovní postup zobrazí v seznamu, klikněte na jeho název.

  5. Ve stejném formuláři přidružení se dvěma stránkami, který byl původně použit k přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích ve formuláři přidružení najdete v tomto článku v segmentu plánu a příslušném segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů).

Pokud je pracovní postup spuštěn ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovské stránky webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.

  3. Na stránce nastavení webu klikněte v části Galeriena typy obsahu webu.

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, na kterém je pracovní postup spuštěn.

  5. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v částiNastavenínaNastavení pracovního postupu.

  6. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte v části název pracovního postupuna název pracovního postupu, jehož nastavení chcete změnit.

  7. Ve stejném formuláři přidružení se dvěma stránkami, který byl původně použit k přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích ve formuláři přidružení najdete v tomto článku v segmentu plánu a příslušném segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů).

Na začátek segmentu

2. zakázání nebo odebrání pracovního postupu

Pokud je pracovní postup spuštěn pouze v jednom seznamu nebo knihovně

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve kterých je pracovní postup spuštěn.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu seznam nebo Knihovna .

    Poznámka: Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se tato karta jmenuje Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz odebrat pracovní postup .
    Stránka Nastavení pracovního postupu s vyznačeným odkazem Odebrat pacovní postup

  5. Pomocí formuláře na stránce odebrat pracovní postupy můžete zakázat, znovu povolit nebo odebrat pracovní postupy.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Formulář obsahuje pět sloupců:

  • Pracovní postup    Název pracovního postupu

  • Instance    Počet instancí pracovního postupu aktuálně spuštěných na položkách

  • Mít    Možnost, která umožňuje pracovnímu postupu pokračovat v běžném provozu.

  • Žádné nové instance    Možnost, která umožňuje dokončit všechny aktuálně spuštěné instance pracovního postupu, ale zakáže pracovní postup tím, že neumožní spustit nové instance. (Tato akce je vratná. Pokud chcete pracovní postup znovu povolit později, vraťte se na tuto stránku a vyberte Povolit.)

  • Odebrat    Možnost, která úplně odebere pracovní postup ze seznamu nebo knihovny. Všechny spuštěné instance jsou okamžitě ukončeny a sloupec pro tento pracovní postup se na stránce seznamu nebo knihovny nezobrazuje. (Tato akce je nevratná.)

Na začátek segmentu

Pokud je pracovní postup spuštěn ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovské stránky webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.

  3. Na stránce nastavení webu klikněte v části Galeriena typy obsahu webu.

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, na kterém je pracovní postup spuštěn.

  5. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v částiNastavenína Nastavení pracovního postupu.

  6. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz odebrat pracovní postup .

  7. Pomocí formuláře na stránce odebrat pracovní postupy můžete zakázat, znovu povolit nebo odebrat pracovní postupy.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Formulář obsahuje pět sloupců:

  • Pracovní postup    Název pracovního postupu

  • Instance    Počet instancí pracovního postupu aktuálně spuštěných na položkách

  • Mít    Možnost, která umožňuje pracovnímu postupu pokračovat v běžném provozu.

  • Žádné nové instance    Možnost, která umožňuje dokončit všechny aktuálně spuštěné instance pracovního postupu, ale zakáže pracovní postup tím, že neumožní spustit nové instance. (Tato akce je vratná. Pokud chcete pracovní postup znovu povolit později, vraťte se na tuto stránku a vyberte Povolit.)

  • Odebrat    Možnost, která úplně odebere pracovní postup z kolekce webů. Všechny spuštěné instance jsou okamžitě ukončeny a sloupec pro tento pracovní postup se na stránce seznamu nebo knihovny nezobrazuje. (Tato akce je nevratná.)

Co dál?

Pokud jste udělali nějaké změny, spusťte testovací instanci pracovního postupu a poklikejte na následky těchto změn.

Na začátek segmentu

Další úpravy

Pracovní postupy zahrnuté v produktech SharePoint Products můžete dále přizpůsobit mnoha různými způsoby.

Můžete dokonce vytvářet vlastní pracovní postupy.

Můžete použít některé nebo všechny následující programy:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Přizpůsobení formulářů, akcí a chování pracovního postupu

  • Microsoft Visual Studio    Vytvořte si vlastní akce pracovního postupu.

Další informace najdete v systému nápovědy k Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Na začátek segmentu | Na začátek článku

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×