Existují různé způsoby, jak uspořádat schůzku Skypu pro firmy (Lyncu), jak se k ní připojit nebo při ní prezentovat. Doporučené postupy, které jsou zde uvedené, vám pomůžou využít funkce pro usnadnění práce a zpříjemnění průběhu schůzky.
Poznámka: Interaktivního průvodce běžnými úkoly prezentujícího najdete v tématu Plánování a příprava na schůzku Skype pro firmy (Lync) a správu schůzky Skype pro firmy (Lync).
Nastavení schůzky Skypu pro firmy (Lyncu)
K naplánování schůzky Skypu pro firmy (Lyncu) použijte Outlook nebo webový plánovač a pak použijte tyto doporučené postupy.
Poznámka: Podrobnosti o tom, jak naplánovat schůzku Lync, najdete v tématu Nastavení schůzky Lyncu.
Naplánování schůzky
-
Pokud plánujete malou, neoficiální schůzku se svými spolupracovníky, použijte výchozí nastavení, které nemusíte měnit. Pamatujte, že ve výchozím nastavení může každý prezentovat a každý se může ke schůzce přímo připojit.
-
Pokud máte na schůzku zvláštní požadavky, třeba kvůli většímu počtu účastníků, zabezpečení dat nebo externím zákazníkům, nezapomeňte změnit možnosti schůzky tak, jak potřebujete. Informace najdete v tématu Změna nastavení pro účastníka pro schůzky v Lyncu.
Poznámka: Schůzky se může zúčastnit až 250 účastníků.
-
Pokud máte osobně i online účastníky a používáte Outlook, můžete Lync schůzku spustit v konferenční místnosti. Kliknutím na Vyhledání místnosti v Outlook žádosti o schůzku vyhledejte a přidejte konferenční místnost do požadované budovy. Nebo si místnost rezervujte samostatně a do pole Umístění v žádosti o schůzku přidejte informace o místnosti.
Určení náhradního prezentujícího
Pokud byste se nemohli schůzky zúčastnit nebo se opozdili, můžete vybrat náhradního prezentujícího. Náhradní prezentující také může zahájit nahrávání schůzky, pomáhat účastníkům a provádět jejich správu nebo sledovat otázky účastníků, abyste se mohli soustředit na vlastní prezentaci. Tohle je zvlášť důležité, pokud pořádáte schůzku nebo událost s velkým počtem účastníků.
Zahrnutí dokumentu nebo odkazu na školení do žádosti o schůzku
Pokud zvete účastníky, kteří nejsou obeznámeni s Lync, zahrňte do žádosti o schůzku dokument s návody nebo odkaz na školení Lync, abyste jim před připojením ke schůzce pomohli získat informace o funkcích schůzky.
Přidání poznámek k žádosti o schůzku
Pokud používáte OneNote, při plánování schůzky můžete přidat soukromé nebo sdílené poznámky. Pozvaní účastníci si můžou před schůzkou sdílené poznámky prohlížet nebo je upravovat, pokud k tomu mají oprávnění. Na pásu karet pozvánky klikněte na Poznámky ze schůzky a do žádosti o schůzku přidejte sdílené nebo soukromé poznámky (soukromé poznámky ostatní neuvidí). Další informace najdete v tématu Používání sdílených a soukromých poznámek ve schůzce v Lyncu.
Připojení ke schůzce Skypu pro firmy (Lyncu)
Podrobnosti o tom, jak se připojit ke schůzce Lync, najdete v tématu Připojení ke schůzce Lyncu. A postupujte podle těchto osvědčených postupů pro připojení:
-
Přihlaste se aspoň 10 až 15 minut před začátkem schůzky, abyste si všechno nastavili a měli čas vyřešit potíže, pokud k nim dojde.
-
Před schůzkou se rozhodněte, jestli budete pro zvukový přenos schůzky používat zvuk v počítači (zvuk a video integrované ve Skypu pro firmy (Lyncu)) nebo telefon (pokud žádost o schůzku zahrnuje podrobnosti o volajících).
-
Pokud používáte zvuk počítače, nastavte zvuková a obrazová zařízení a zkontrolujte kvalitu signálu. Můžete použít mikrofon a reproduktory počítače nebo připojit náhlavní soupravu. Další informace najdete v tématu Nastavení a otestování zvuku v Lyncu a Nastavení a řešení potíží s videem Lyncu.
-
Pokud pro zvuk schůzky používáte telefon a máte povolené vytáčené konference (podrobnosti vám poskytne technická podpora na pracovišti), využijte funkci LyncZavolat mi . V okně Připojit se ke zvukovému přenosu schůzky vyberte Zavolat mi a zadejte telefonní číslo, na které chcete volat. V případě, že použijete tuto funkci, nemusíte zadávat ID schůzky ani PIN kód.
-
Pokud je to možné, použijte pro dosažení co nejvyšší kvality zvuku náhlavní soupravu, ne mikrofon a reproduktory počítače.
-
Kvalita zvuku je silně závislá na stavu sítě. Použijte drátové připojení k síti a v počítači vypněte bezdrátové připojení.
-
Po připojení ke schůzce ztlumte mikrofon, pokud nemluvíte.
Pamatujte si svůj PIN
Když se ke schůzce připojujete voláním z telefonu, většinou PIN kód (osobní identifikační číslo) nepotřebujete. Připojení proběhne přímo a vaše číslo se zobrazí v seznamu účastníků. Pokud se ale připojujete voláním jako pořadatel nebo ověřený uživatel, budete vyzvaní k zadání PIN kódu a pracovního čísla nebo linky.
Poznámka: Pokud voláte jako ověřený volající, znamená to, že schůzka je zabezpečená a vy před připojením musíte prokázat svou totožnost.
Kód PIN je vhodné mít po ruce – pro případ, že byste ho potřebovali. Pokud si svůj kód PIN nepamatujete, klikněte v žádosti o schůzku na Zapomněli jste svůj PIN kód pro vytočení? a postupujte podle pokynů na stránce.
Důležité informace: Podrobnosti o volajících jsou součástí jenom takových schůzek, které nastavují uživatelé s účtem nakonfigurovaným pro vytáčené konference. Podrobnosti vám sdělí pracovníci technické podpory na vašem pracovišti.
Prezentace ve schůzce Skypu pro firmy (Lyncu)
Informace o nastavení sdílené relace najdete v části Sdílení plochy nebo programu. Při sdílení doporučujeme postupovat takto:
-
Připojte se ke schůzce společně s kolegou, abyste ověřili kvalitu zvuku a videa schůzky.
-
Zkontrolujte nastavení schůzky a ujistěte se, že jste účastníkům vybrali požadované funkce. Zkontrolujte například oprávnění účastníků, možnost prohlížení obsahu nebo oprávnění pro práci s poznámkami.
-
Nechte si dostatek času na dotazy a poraďte účastníkům, že mohou své dotazy nebo komentáře týkající se schůzky psát v části pro zasílání rychlých zpráv.
-
Pokud nemluvíte, ztlumte mikrofon. Podívejte se, jak můžete v případě potřeby ztlumit nebo naopak zrušit ztlumení zvuku účastníků, a to jak ve Skypu pro firmy (Lyncu), tak pomocí příkazů tónové volby telefonu. Pokud používáte telefon a chcete si poslechnout správné příkazy, stiskněte na číselníku *1.
-
Na začátku schůzky účastníkům připomeňte, jak můžou ztlumit svůj zvuk nebo naopak ztlumení zrušit.
Pokud používáte PowerPoint:
-
Prezentace by neměla obsahovat víc než 15 snímků. Použijte větší písmo (nad 30 bodů) a jednoduché pozadí, které nerozptyluje pozornost účastníků.
-
Nahrajte prezentaci předem a vyzkoušejte si ovládací prvky pro posouvání snímků a práci s poznámkami. Ke zdůraznění důležitých bodů můžete například použít laserové ukazovátko nebo razítka.
-
Používejte poznámky prezentujícího, které vám poslouží jako vodítko, abyste nezapomněli, o čem jste chtěli mluvit. Další informace najdete v článku Prezentování powerpointových snímků ve schůzce v Lyncu.
Pokud sdílíte plochu nebo program:
-
Při sdílení programu nezapomeňte, že se účastníkům zobrazí jenom ty programy a soubory, které s nimi sdílíte. Pokud při schůzce přejdete do jiných programů, účastníci je neuvidí.
-
Pokud chcete přepínat mezi programy, použijte sdílení plochy.
-
Jestliže sdílíte plochu nebo program a chcete si prohlédnout náhled obrazovky, kterou vidí účastníci, klikněte v okně schůzky na Náhled.
-
Řekněte účastníkům schůzky, že si můžou zvětšit zobrazenou oblast přechodem do režimu úplného zobrazení. Další informace najdete v části Sdílení plochy nebo programu.
Pořádání schůzky v konferenční místnosti
Je dobré si v dostatečném předstihu před začátkem schůzky připravit konferenční místnost, abyste měli jistotu, že je Lync nastavený tak, aby fungoval s audiovizuálním vybavením místnosti.
-
Pokud je to potřeba, připojte svůj přenosný počítač k projektoru a k telefonu v konferenční místnosti.
-
Pokud slyšíte ozvěnu, ztlumte mikrofon i reproduktory počítače. Požádejte ostatní účastníky v místnosti, aby si také ztlumili mikrofony a reproduktory, pokud jsou přihlášeni ke Skypu pro firmy (Lyncu).
-
Telefon konferenční místnosti můžete připojit ke svému počítači, nebo pokud žádost o schůzku obsahuje podrobnosti o volajících, můžete pro připojení ke zvukovému přenosu schůzky použít telefon.
-
Pokud používáte v místnosti projektor, připojte kabel k počítači a vyberte odpovídající zobrazení. Stisknutím kláves Windows+P aktivujte zobrazení a potom klikněte na některou z možností: Duplikovat (pokud chcete zobrazit plochu na monitoru počítače i na projektoru), Rozšířit (pokud chcete rozšířit plochu z monitoru počítače i z projektoru) nebo Pouze projektor (pokud chcete zobrazit plochu jenom na projektoru).
Tip: Doporučujeme vybrat Duplikovat, abyste mohli schůzku sledovat na svém monitoru i na projektoru v místnosti.