Určení správné prahové hodnoty pro odchylku nákladů na projekt a odchylku plánování

Autorka: Bonnie Biafore

Pokud včas zjistíte, že váš projekt nabírá zpoždění nebo jeho náklady překračují rozpočet, můžete podniknout nápravné kroky a dát všechno do pořádku.    Pro spoustu vašich cílů bude klíčové, jak dlouho bude jejich dosažení trvat a kolik to bude stát. Takže projektoví manažeři většinou dohlíží na náklady a projektový plán a porovnávají se s přidruženým plánem. Rozdílům mezi skutečnými a plánovanými hodnotami se říká odchylky. Problém je, že z nich pokaždé nevyčtete všechno. Odchylky, které by jeden projekt odsoudily ke krachu, mohou být v kontextu obrovského úsilí pouhou maličkostí.

Sledování stavu projektu pomocí odchylek je výrazně jednodušší, když víte, na co se zaměřit. Místo toho, abyste se trápili překročením detailních limitů, při plánování projektu věnujte trochu času tomu, jaké odchylky jsou pro váš projekt přípustné. Když nastavíte prahové hodnoty pro odchylky nákladů a plánování, budete vědět, kdy podniknout nápravné kroky. Vtip spočívá v nastavení správných prahových hodnot pro odchylky vašeho projektu, abyste nemuseli mít obavy nebo nereagovali příliš pozdě.

Jak odchylky ukazují průběh projektu

Ve chvíli, kdy účastníci odsouhlasí plán projektu, máte úplnou představu o jeho průběhu. Od odhadované práce, doby trvání a nákladů na jednotlivé úkoly po rozpočet a navrhovaný časový plán celého projektu jsou hodnoty směrného plánu standardem, na základě kterého hodnotíte skutečný průběh projektu. Jakmile ale začnete s realizací projektového plánu, přichází skutečné hodnoty a realita je málokdy stejná jako předpoklady, které jste měli. Odchylky nákladů a plánování vám pomohou poznat, jestli úkol nebo celý projekt překročil rozpočet nebo je v časovém skluzu. Pomocí těchto informací můžete rozhodnout o tom, co musíte udělat, aby se projekt vrátil do určených kolejí.

Microsoft Office Project 2007 vypočítá odchylky tak, že hodnoty směrného plánu odečte od aktuálních předpokládaných hodnot ve vašem plánu. Když začnete sledovat skutečné hodnoty, Office Project 2007 vypočítá aktuální předpokládané hodnoty (plánované hodnoty) tak, že přičte skutečné hodnoty dokončené práce k hodnotám směrného plánu práce, která ještě zbývá. Předpokládejme například, že doba trvání směrného plánu je 20 dní a vašemu týmu trvalo 15 dní, než dokončil 50 % práce. Plánovaná doba trvání je teď 25 dní: 15 dní je skutečná doba trvání 50 procent práce, která jsou dokončena, a hodnota směrného plánu 10 dní pro zbývajících 50 procent.

Pokud je hodnota odchylky kladná, naplánovaná hodnota je větší než hodnota směrného plánu a váš projekt buď překročil rozpočet, nebo je v časovém skluzu. Záporné odchylky představují, že rozpočet nebyl vyčerpaný nebo že plán je v časovém předstihu. Podstatné je, že nulové nebo nižší odchylky jsou dobré, ale odchylky větší než nula mohou způsobit problémy.

Začátek stránky

Sledování odchylek v Projectu 2007

Office Project 2007 obsahuje pole pro běžně používané odchylky:

  • Náklady:    Tato odchylka představuje rozdíl mezi naplánovanými a původními náklady podle směrného plánu. Ukazuje, jestli jste překročili nebo plně nevyužili rozpočet.

  • Doba trvání:    To je rozdíl mezi naplánovanou dobou trvání úkolu nebo projektu a dobou trvání směrného plánu. Značí, jestli úkoly trvají déle, než jste plánovali, což následně ovlivňuje projektový plán.

  • Práce:    Určuje rozdíl mezi skutečným časem pro práci a časem pro práci podle směrného plánu. Kladná odchylka práce značí, že členové týmu potřebují pro její dokončení víc času, než jste předpokládali.Odchylka práce kladné označuje, že členové týmu tráví více času než předpokládané dokončení práce. Pokud je odchylka práce kladná, odchylky ve všech ostatních polích jsou pravděpodobně také kladné.

  • Zahájení:    Toto je časový rozdíl mezi plánovaným (nebo skutečným) datem zahájení a zahájením podle směrného plánu. Pokud je odchylka zahájení kladná, skutečné datum zahájení bylo zpožděné nebo předchozí úkoly zpožďují naplánované datum zahájení.

  • Dokončení:    Ukazuje, jak se liší plánované (nebo skutečné) datum dokončení od data dokončení podle směrného plánu. Pokud je odchylka dokončení kladná, datum dokončení úkolu má zpoždění.

Začátek stránky

Stanovení prahových hodnot pro odchylky projektu

Přestože kladné odchylky v aplikaci Office Projekt 2007 nepředstavují dobré zprávy, nemusíte nutně zakročit. Některé z nich jsou pro váš drahý čas příliš bezvýznamné. Mnohem nebezpečnější je mrhat časem při opravách drobných odchylek a ignorovat potenciálně těžko zvládnutelné potíže. Místo toho, abyste se snažili zapamatovat si důležité body nebo opravdu problematická překročení hodnot, můžete pro odchylky projektových nákladů a plánů nastavit prahové hodnoty, které budou sloužit jako připomenutí. Díky tomu můžete rychle zkontrolovat, jestli odchylky překročily své odpovídající prahové hodnoty, a zakročit.

Začátek stránky

Velikost prahových hodnot odchylek

Když váš pes přibere tři kila, nejspíš to nebude problém – pokud nemáte čivavu. Podobně hraje velikost projektu důležitou roli při nastavení prahových hodnot odchylek. Projekty mají různé tvary a velikosti (stejně jako psí plemena), takže procenta pro výpočet prahových hodnot představují spolehlivé ukazatele bez ohledu na velikost projektu. Například odchylka 10 % může být varovným signálem, že váš plán má zpoždění 5 týdnů nebo 50 týdnů. Na druhou stranu, pokud rozpočet ve výši 10 milionů Kč, přesáhnete o částku 30 000 Kč, jde jen o tříprocentní kousek, který manažeři nebudou brát v úvahu. Ale pokud rozpočet projektu s předpokládanými náklady 20 000 Kč přesáhnete o 30 000 Kč, půjde o 150% překročení, což je obrovský díl.

Začátek stránky

Zásady stanovení prahových hodnot odchylek

Prahové hodnoty odchylek se v jednotlivých společnostech liší a vychází ze strategií pro řízení rizik. Manažeři obvykle určí jejich výši pro celou organizaci, obvykle jde o 10 až 15 procent. Prahové hodnoty bývají u různých projektů rozdílné, podle toho, jak klíčové jsou jejich obchodní cíle.

Tady je několik běžných procentuálních prahových hodnot, které můžete použít pro orientaci. Možná je ale budete muset upravit, aby vyhovovaly kontextu vašeho projektu.

  • Méně než 5 % (nízká tolerance rizik)    Odchylky nákladů nebo plánování menší než 5 % fungují jako včasné varování před potenciálními problémy.

  • 5 až 10 % (střední riziko):    Toto rozpětí vyžaduje, abyste podnikli určité kroky.

  • Více než 10 % (vysoké riziko):    Jakákoli hodnota překračující 10 procent vyžaduje okamžitý a důrazný zásah.

Tyto zásady se nejlépe hodí pro odchylky plánování na kritické cestě, protože přímo ovlivňují datum dokončení. Můžete je využít i pro odchylky nákladů, protože náklady na úkoly přispívají ke konečným výdajům projektu. Pro odchylky plánování týkající se úkolů na nekritické cestě můžete nastavit vyšší prahové hodnoty (například k výše uvedeným hodnotám přidejte pět procent). Vyšší prahové hodnoty znamenají, že nemusíte podnikat opatření velmi rychle, ale ani nechcete, aby tyto úkoly nabraly zpoždění, které by ovlivnilo úkoly v kritické cestě.

Poznámka: Office Project 2007 zahrnuje pole pro odchylky, ale sami musíte rozhodnout, pro které z nich je třeba nastavit prahové hodnoty. Můžete nastavit vlastní pole, ukládat do nich hodnoty a počítat rozdíly mezi vašimi prahovými hodnotami a danou odchylkou. Nebo využijte alternativní řešení: Vizuální sestavy v aplikaci Microsoft Office Excel 2007 a Office Project 2007 přináší funkce pro výpočet a hodnocení odchylek a prahových hodnot.

Začátek stránky

Co určuje prahové hodnoty odchylek v projektech?

Hodnoty odchylek, které způsobují problémy, se liší nejen mezi projekty, ale také mezi úkoly. Každý projekt je jedinečný a je určený k dosažení jiných cílů. Kromě toho jsou některé cíle důležitější než ostatní, což u některých odchylek může vést k přísnějším prahovým hodnotám. Obchodní cíle, jako je čas do uvedení produktu na trh, přesný rozpočet nebo nedostatek zdrojů, mohou vést k různým prahovým hodnotám odchylek nákladů a plánování. Během fáze plánování spolupracujte se zúčastněnými stranami na identifikaci cílů. Zároveň můžete diskutovat o prioritách projektových cílů, což přispěje ke stanovení prahových hodnot odchylek.

Například před několika lety nedokázaly softwarové projekty zasahující do roku 2000 přijmout zpoždění přesahující 31. prosince 1999. Prahová hodnota odchylky plánování mohla být nulová, ale prahová hodnota odchylky nákladů byla 20 % projektového rozpočtu. Takže pokud bydlíte v obytném přívěsu na vlastním pozemku a zároveň si stavíte nový dům, prahová hodnota odchylky plánování je možná méně důležitá než náklady. Deset procent rozpočtu odložíte stranou na nepředvídané výdaje a další peníze už mít nebudete. Na druhou stranu ale vaší polovičce může vadit zůstat v přívěsu o týden déle, než je nutné.

Začátek stránky

Větší než nula

Přestože Office Project 2007 počítá odchylky pro několik součástí projektu, tato čísla vám neposkytují dostatek informací pro rozhodnutí, jak máte nejlépe využít svůj čas. Efektivnějším způsobem měření průběhu projektu je určení prahových hodnot odchylek nákladů a plánování. Je vhodné sledovat odchylky větší než nula, ale musíte vědět, jak se zachovat, pokud některá z nich přesáhne prahovou hodnotu.

Začátek stránky

O autorce:    Bonnie Biafore je profesionálka v oblasti řízení projektů (Project Management Professional – PMP) certifikovaná organizací Project Management Institute (PMI). Působí jako poradkyně, školitelka a přednášející a je autorkou několika oceněných knih o investování, osobních financích a řízení projektů, včetně publikace Včas. Podle plánu. S přesným zacílením. Úspěšná správa projektů v aplikaci Microsoft® Project (On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project; Microsoft Press, 2006).

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×