Tipy pro poštovní seznamy

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Bez ohledu na to, jak inteligentní je vaše poštovní malé dopad bude mít Pokud odešlete nesprávným lidem. Můžete nastavit omezení seznamu adresátů do jména a adresy nebo podrobněji popsány jednotlivé zákazníky mohou obsahovat, takže je můžete rozdělit do kategorií podle segmenty, které vyhovují pro svoji firmu.

Čím víc zacílit vaší poštovní na skupinu zákazníků, která je pravděpodobně zajímavé konkrétní nabídka větší vaší poštovní sazba úspěšnosti. Připravte se na devoting třetí až půl poštovní kampaně čas a na upřesnění seznamu adresátů zacílení na zákaznících skupiny.

Jak používat data o zákaznících

Po získání informací o vašich zákazníků a potenciální zákazníci sledování atributy, které mají společné může být užitečné. Další podrobnosti, které obrazovek v seznamu adresátů další možnosti, které máte pro cílovou poštu.

Ale přesvědčte se, jestli podrobná data, která můžete sledovat data, která budou používat. Další složitost přidáte do svého seznamu adresátů více práce, které musíte udělat ke správě seznamu.

Můžete například pomocí data o zákaznících v některém z těchto způsobů:

  • Tisk štítků s adresou     Vytvoření štítků s adresou, ke kterým potřebujete pouze informace o jménu a adrese.

  • Pošta pro zákazníky v určité národního prostředí     Filtrování seznamu adresátů podle města nebo PSČ, tak, aby mohli snadno oznámení povýšení jenom pro zákazníky, kteří žijí v určitém umístění.

  • Přidat osobní pozdrav     Vložením hromadné korespondence příjemců první nebo poslední názvů na řádku s pozdravem tím, že odděluje název do datových polí Nadpis, Křestní jménoa Příjmení .

  • Zaměření na příjemci určitého věku     Upozorněte na produkty a služby, které jsou vhodné pro tyto zákazníci stupeň životnost (například plánování na důchodové pojištění dvacetileté versus plánování padesátileté) tak, že shromažďování dat narození vaši zákazníci jako narození rok (například "1945").

    Pokud budete chtít nabídnout reklamní dárek všem zákazníkům, kteří mají narozeniny v aktuálním měsíci, můžete shromažďovat data narození jako den, měsíc, rok (například "1. ledna 2000").

  • Přizpůsobení korespondence podle pohlaví     Ohlášení vašeho nového řádku produktu pouze pro muže nebo jenom ženy zahrnutím jednotlivé zákazníky gender ("muži" nebo "žena") do svého seznamu adresátů.

  • Použití koupit historie     Speciální oznámení poslat uživatelům, kteří mají nezakoupili poslední hlavní nebo upozornit zákazníky, když máte novou modely své oblíbené značek. K tomuto účelu budete muset sledování historie nákupu zákazníků. Můžete taky můžete upozornit zákazníci o podobné produkty ("zákazníkům, kteří si koupili, co jste si koupili také koupili to").

  • Odeslání e-mailu uložit na poštovné tím     Ušetřit náklady na poštovné pro událost jen pozvání zasíláním e-mailové pozvánky na zákazníky, kteří zadejte e-mailové adresy. Nejdřív můžete vyřešit tisku pozvánek pomocí hromadné korespondence a filtrování na zákazníky, kteří nemají e-mailové adresy. Pak můžete vytvořit e-mailovou pozvánku pomocí hromadného e-mailu a filtrování na zákazníků, kteří mají e-mailové adresy.

Vytvoření seznamu adresátů

V jeho základní je seznam adresátů textový soubor, který by příjemce záznamů do společných polí. Tyto seznamy obvykle opět převzít formě listů nebo tabulky se každý záznam v samostatném řádku rozdělené do sloupce, které obsahují jednotlivých datových polí, jako základní kalkulátoru.

Jednoduchý poštovní seznam v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence

Složitější seznam může zahrnovat další datová pole, například výrobku velikost a barvu předvolby, nákupní historie, datum narození a pohlaví.

Pokud vytváříte seznamu adresátů poprvé, můžete to udělat přímo z aplikace Publisher. Další informace najdete v tématu Vytvoření seznamu adres pro hromadnou korespondenci.

Sloučení několika seznamů z různých zdrojů

Jestli máte poštovní seznamy nebo je zakoupit, Publisher usnadňuje kombinovat a úpravy seznamů zákazníků z různých zdrojů v aplikaci Publisher. Můžete zvolit, co je nejvhodnější pro můžete sloučením seznamu adresátů Publisher z libovolné další seznamů vytvořené v Excelu, Outlooku a přístup.

Určení seznamu a přidejte

  1. Na kartě korespondence klikněte na hromadné korespondence > Krok za krokem-sloučit Průvodce pošty.

    Pokud chcete publikaci je připojené k seznamu příjemců, ověřte připojení a klikněte na kartě korespondence klikněte na Upravit seznam příjemců. Pokud chcete publikaci není připojený k existujícího seznamu příjemců, v podokně hromadné korespondence klikněte na Další: vytvoření nebo připojení k seznamu příjemců a potom vyberte seznam, který chcete.

  2. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence v části Přidat do seznamu příjemců proveďte některou z následujících akcí:

    • Klikněte na zadat nový seznam, přidejte na záznamy, které chcete v dialogovém okně Nový seznam adres a klikněte na OK.

    • Klikněte na použít existující seznam, vyberte zdroj dat v dialogovém okně Vybrat zdroj dat a potom klikněte na Otevřít.

    • Klikněte na Vybrat z kontaktů aplikace Outlook (Pokud jste výzva k výběru profilu, klepněte na profil, který se má) a potom klikněte na OK. V dialogovém okně Vybrat kontakty vyberte složku nebo distribuční seznam a klikněte na OK.

Řešení rozdíly při slučování seznamů

Po přidání jednoho seznamu adresátů do jiného jedno nebo více polí v seznamu přidané pravděpodobně shodu v existující seznam. Příklad seznamu adres, který přidáváte může obsahovat pole Název společnosti , ale původní seznam nesmí být.

Publisher vás vyzve k řešení rozdílů mezi poli na různých seznamů zdrojového po otevření dialogového okna Přidat do seznamu příjemců.

  1. V dialogovém okně Přidat do seznamu příjemců vyberte pole, které není zaškrtnuté políčko ve sloupci Shoda, vyberte pole, do kterého ho chcete odpovídat v seznamu pole seznamu příjemců s odpovídajícími poli a potom na tlačítko Shoda.

  2. V dialogovém okně Shoda pole zkontrolujte, jestli pole, které jste vybrali je uvedená v seznamu Shoda pole seznamu příjemců nebo vyberte jiné a potom klikněte na OK.

  3. Pokud potřebujete přidat nové pole do seznamu příjemců odpovídající, vyberte pole, které chcete přidat nového seznamu (levém seznamu v dialogovém okně Přidat do seznamu příjemců ), klikněte na tlačítko Přidat a klikněte na OK. Přidané pole se zobrazí v části nové pole, které budou přidány do seznamu příjemců.

    Tip: Odebrání přidané pole výběrem v poli nové pole, které budou přidány do seznamu příjemců a potom klikněte na Odebrat.

Obrázek dialogového okna Přidat do seznamu příjemců

Jak se při Publisheru nemá zobrazit dotaz na odpovídající polím?

  • V podokně úloh hromadné korespondence, klikněte v části Další položky klikněte na pole adresy a potom klikněte na tlačítko Shoda polí.

Uložení zástupce sloučeného seznamu

Vytvoření zástupce na kombinované seznamu pro použití v další korespondence. Při každé úpravě jednotlivé položky v seznamu kombinované upravená položka taky automaticky aktualizuje původní zdrojového souboru Pokud tento soubor je k dispozici pro úpravy. Pokud nechcete aktualizovat původní zdrojový soubor, exportujte seznamu příjemců na nový soubor.

  1. V podokně úloh hromadné korespondence (Krok 3: Vytvoření sloučených publikací ), v části připravit k této pošty, klikněte na Uložit a zástupce, kterým seznam příjemců.

  2. V dialogovém okně Uložit soubor zadejte název seznamu kombinované adres do pole název souboru.

    Ve výchozím nastavení je seznam adres ukládají do složky Zdroje dat. Je vhodné ponechat seznam adres, protože to je výchozí složky, ve kterém aplikace Publisher hledá zdroje dat.

  3. Klikněte na Uložit.

Upřesnění seznamu příjemců

Pokud pole různých zdroj seznamy se shodují, všechny záznamy se zobrazí v seznamu existujících v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence, kde můžete filtrovat, řadit a výběr příjemců pro hromadnou korespondenci použít e-mailu. Zaškrtněte políčko vedle všech příjemců, který chcete zahrnout a zrušte zaškrtnutí políčka vedle příjemců, které chcete vyloučit.

Zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí všech položek

  • Zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka v řádku záhlaví.

Filtrování položek v seznamu

Pokud chcete použít pouze určité položky v seznamu, můžete filtrovat seznam podle konkrétních polí nebo kritéria. Po filtrovat seznam můžete záznamy zahrnout nebo vyloučit zaškrtněte políčka.

  1. Klikněte na šipku vedle názvu sloupce položky, která chcete filtrovat podle.

  2. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Klikněte na (prázdné) zobrazit všechny záznamy, ve kterých je odpovídající pole prázdné.

    • Klikněte na Zobrazit všechny záznamy, ve kterých odpovídající pole obsahuje informace (Neprázdné).

    • Klikněte na (Upřesnit) a otevřete dialogové okno filtrovat a seřadit, které můžete použít k filtrování podle více kritérií.

      Poznámka: Dialogové okno filtrovat a seřadit můžete otevřít taky kliknutím na tlačítko Filtr v části Upřesnit seznam příjemců v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence.

  3. Tip: Pokud zdroj dat obsahuje záznamy, které mají stejné informace a jsou 10 nebo méně jedinečné hodnoty ve sloupci, můžete filtrovat podle specifických informací. Například pokud existuje více adres tento seznam Austrálie jako země nebo oblasti, je můžete vyfiltrovat Austrálie.

  4. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence zobrazí jenom určené záznamy. Chcete-li znovu zobrazit všechny záznamy, klikněte na (vše).

Seřazení položek v seznamu

Pokud chcete zobrazit položky v abecedním pořadí, můžete položky v seznamu seřadit.

  • V podokně Příjemci hromadné korespondence klikněte na záhlaví sloupce položky, která chcete seřadit.

    Pokud chcete seznam zobrazit například abecedně podle příjmení, klikněte na záhlaví sloupce Příjmení.

  • Pokud chcete řadit podle více kritérií, klikněte v části Upřesnit seznam příjemců, klikněte na Seřadit. V dialogu filtrovat a seřadit vyberte kritéria, která chcete seřadit.

Vyhledání duplicitních hodnot

Nechcete, aby duplicitní korespondence, můžete najít a odstranění záznamů v seznamu kombinované, pro kterou většina (ale ne nutně vše) pole shodují.

  1. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence v části Upřesnit seznam příjemců, klikněte na tlačítko Najít duplicitní položky.

  2. V dialogovém okně Najít duplicitní položky nechejte zaškrtnuté jenom ty položky, které chcete zahrnout a klikněte na OK.

Vyhledání určitého příjemce nebo skupině příjemců majících společné atribut

Jak identifikovat jednotlivce nebo skupinu osob majících společné atributy (například příjmení, PSČ nebo narození měsíc), můžete hledat v seznamu.

  1. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence v části Upřesnit seznam příjemců, klikněte na Najít příjemce.

  2. V dialogu Najít položku zadejte atribut, který chcete najít v textovém poli Najít, zadejte jedno nebo více polí, které chcete najít a klikněte na Najít další.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×