Seřazování a filtrování dat pro hromadnou korespondenci

Seřazování a filtrování dat pro hromadnou korespondenci

Pomocí hromadné korespondence můžete vytvářet a posílat hromadnou korespondenci a vytvářet obálky a štítky. Seznam adresátů je zdrojem dat pro hromadnou korespondenci. Word vezme informace z vašeho seznamu adresátů a vloží ho do dokumentu hromadné korespondence.

Úprava seznamu adresátů

Pomocí hromadné korespondence můžete řadit a filtrovat data ve svém seznamu adresátů a vybrat jenom ty záznamy, které chcete.

  1. Pokud to bude potřeba, otevřete dokument hromadné korespondence.

  2. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na Upravit seznam příjemců.

    V rámci wordové hromadné korespondence na kartě Korespondence klikněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na Upravit seznam příjemců.

    Tip: Pokud je příkaz Upravit seznam příjemců nedostupný, klikněte na Vybrat příjemce a připojte dokument k seznamu adresátů, který chcete použít.

  3. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence zaškrtněte políčko vedle všech příjemců, jejichž záznam má být součástí hromadné korespondence.

    Na každém řádku zahrňte příjemce tak, že zaškrtnete políčko.

    Tip: Seskupení řádků nebo omezení zobrazení na určité řádky, seřazení nebo filtrování seznamu adresátů

Další možnosti

V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence jsou možnosti pro upřesnění seznamu příjemců. Dvě nejčastěji používané možnosti jsou seřazení a filtrování seznamu pro usnadnění vyhledávání jmen a adres. Podrobnosti najdete v části Seřazení seznamu příjemců nebo Filtrování seznamu příjemců dole.

Ve wordovém dokumentu hromadné korespondence vyberte Upravit příjemce a v dialogovém okně Hromadná korespondence v seznamu Upřesnit příjemce vyberte požadovanou možnost.

Seřazení seznamu příjemců

Seznam příjemců si můžete seřadit mnoha způsoby. Následující postup je jenom příklad toho, co všechno můžete při řazení záznamů dělat.

  1. V části Upřesnit seznam příjemců vyberte Seřadit a otevře se dialogové okno Filtrovat a seřadit.

  2. Na kartě Řazení záznamů vyberte šipku u rozevíracího seznamu Řazení záznamů, v seznamu adresátů aplikace Excel vyberte název sloupce, podle kterého chcete řadit, a jako pořadí řazení vyberte Vzestupně nebo Sestupně.

    V rámci wordové hromadné korespondence vyberte Upravit seznam příjemců a v tomto seznamu vyberte Seřadit.

  3. Volitelně vyberte šipku u rozevíracího seznamu Potom podle, vyberte název druhého sloupce, podle kterého chcete řadit, a potom jako pořadí vyberte Vzestupně nebo Sestupně.

  4. Pokud potřebujete přidat další název sloupce, podle kterého chcete řadit, můžete opakovat krok 3.

  5. Vyberte OK a podívejte se na výsledky řazení.

    Výsledky seřazení seznamu příjemců v rámci wordové hromadné korespondence

    Poznámka: Seznam příjemců je teď seřazený vzestupně podle abecedy.

Filtrování seznamu příjemců

Seznam svých adresátů můžete filtrovat, aby se zobrazili jenom ti, které chcete zahrnout do hromadné korespondence. Můžete si třeba vyfiltrovat záznamy jenom pro lidi z konkrétního města nebo skladové položky za konkrétní cenu.

V následujícím postupu definujete podmínky, které se použijí k filtrování seznamu adresátů. Filtrování používá jednoduchá kritéria (výrazy) založená na vašich volbách při vyhodnocování existence definovaných dat.

  1. V části Upřesnit seznam příjemců vyberte Filtrovat a otevře se dialogové okno Filtrovat a seřadit.

  2. Na kartě Výběr záznamů vyberte šipku rozevíracího seznamu Pole a v seznamu adresátů aplikace Excelvyberte název sloupce, který chcete použít jako filtr první úrovně.

    Poznámka: Karta Výběr záznamů je naformátovaná jako formulář se čtyřmi sloupci. Sloupce jsou (zleva doprava): podmínka, pole, relační operátor a kritéria pro shodu definovaná uživatelem.

  3. Klikněte na šipku dolů u rozevíracího seznamu Porovnání a vyberte Je rovno nebo jinou možnost porovnání.

  4. Do pole Porovnat zadejte data, kterým má odpovídat výběr v části Pole.

  5. Pokud chcete přidat filtr druhé úrovně, udělejte ve sloupci úplně vlevo toto:

    • Vyberte operátor A, aby bylo jisté, že jsou splněné obě podmínky filtru, a opakujte kroky 2 až 4.

      nebo

    • Vyberte operátor Nebo, aby bylo jisté, že je splněná jedna z podmínek filtru, a opakujte kroky 2 až 4.

    V rámci wordové hromadné korespondence vyberte Upravit seznam příjemců a v tomto seznamu vyberte Filtrovat.

  6. Podle potřeby zopakujte krok 5.

  7. Až skončíte, klikněte na OK a podívejte se na výsledky filtrovaných záznamů.

    Výsledky filtrování seznamu příjemců v rámci wordové hromadné korespondence

Vyhledání příjemce

Můžete prohledat seznam adresátů a najít konkrétního příjemce nebo skupinu příjemců, kteří sdílejí společný atribut, jako je příjmení, PSČ nebo číslo členství.

  1. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence vyberte v části Upřesnit seznam příjemcůNajít příjemce.

  2. V dialogovém okně Najít položku v poli Najít zadejte název atributu, který chcete v seznamu adresátů najít.

    Do dialogového okna Najít položku napište jméno pro vyhledání příjemce.

  3. V seznamu Oblast hledání udělejte něco z tohoto:

    • Přijměte výchozí možnost Všechna pole.

      nebo

    • Vyberte Toto pole a v rozevíracím seznamu vyberte název sloupce, který chcete vyhledat.

  4. Klikněte na Najít další.

    Poznámka: Pokud se najde shoda s hledanou položkou, položka se v seznamu adresátů zvýrazní. Znovu vyberte Najít další a pokud existuje další shoda, zvýrazní se i ta.

Viz taky

Podívejte se, jak posunout hromadnou korespondenci na vyšší úroveň: Toto bezplatné videoškolení vysvětluje možnosti řazení a filtrování slučovacích polí hromadné korespondence, přizpůsobení hromadné korespondence pomocí osobních zpráv a vkládání vlastních slučovacích polí.

Někdy se může stát, že nechcete použít všechny informace v seznamu příjemců hromadné korespondence. Máte možnost vybrat jenom některé lidi v seznamu a také seřadit a filtrovat data, aby se do hromadné korespondence zahrnulo jenom to, co chcete.

Seřazení a filtrování seznamu pro hromadnou korespondenci

  1. Otevřete dokument hromadné korespondence, pokud ještě není otevřený.

  2. Klikněte na Korespondence > Upravit seznam příjemců.

    Po kliknutí lze seznam příjemců upravit.

    Pokud je příkaz Upravit seznam příjemců vyšedlý (neaktivní), klikněte na Vybrat příjemce a připojte dokument k seznamu adresátů, který chcete použít.

  3. V okně Upravit položky seznamu klikněte na znaménko plus (+), pokud chcete osobu do seznamu přidat, nebo na znaménko minus (-), pokud chcete osobu ze seznamu odebrat.

    Pokud chcete v seznamu někoho přidat nebo odebrat, klikněte na znaménko plus nebo minus.

  4. Až dokončíte výběr lidí, které chcete mít v seznamu, klikněte na OK.

Seřazení seznamu pro vyhledání skupin

Seznam příjemců můžete seřadit, aby se informace nějakým způsobem setřídily. Pokud například chcete poslat e-mail jenom lidem, kteří žijí v konkrétních městech, můžete si seznam setřídit podle města, aby všichni z jednoho města byli v jedné skupině. To usnadní jejich výběr pro hromadnou korespondenci.

  1. Klikněte na Korespondence > Filtrovat příjemce.

  2. Klikněte na Řazení záznamů > Seřadit podle a vyberte název pole, podle kterého chcete seznam seřadit.

    Po kliknutí na Řazení záznamů se položky hromadné korespondence seřadí.

    Pokud chcete seznam setřídit podle více polí (například podle státu a potom podle města, klikněte na Potom podle a pak vyberte další pole, podle kterých chcete seznam seřadit.

    Po kliknutí je možné provést řazení podle více polí.

  3. Až budete mít všechna pole seřazená požadovaným způsobem, klikněte na OK.

Vyfiltrování seznamu, aby se zobrazovaly jenom řádky, které chcete použít

Seznam si můžete vyfiltrovat tak, abyste viděli jenom ty lidi nebo položky, které chcete použít pro hromadnou korespondenci, například jenom lidi z konkrétního města nebo jenom skladové položky za určitou cenu.

  1. Klikněte na Korespondence > Filtrovat příjemce.

    Po kliknutí je možné seznam hromadné korespondence filtrovat.

  2. V okně Výběr záznamů klikněte na šipku vedle pole se seznamem s názvem Pole a pak klikněte na sloupec, podle kterého chcete seznam filtrovat, například na sloupec Název nebo Příjmení.

    Klikněte na pole, podle kterého chcete filtrovat.

  3. Klikněte na Porovnání a pak klikněte na požadovaný typ porovnání.

    Klikněte na možnosti Porovnání, které chcete nastavit.

  4. Do pole Porovnat s zadejte hodnotu pro filtr. Pokud například v seznamu Pole vyberete Město, zadejte název města.

  5. Klikněte na A nebo na Nebo a potom přidejte další podmínku filtru. Pokud například chcete výsledky pro dvě města, klikněte na Nebo, v seznamu Pole klikněte na Město, klikněte na Je rovno a potom zadejte název druhého města.

  6. Klikněte na OK.

Teď už nic nebrání tomu, abyste pole hromadné korespondence vložili do svého dokumentu, který používáte pro hromadnou e-mailovou korespondenci nebo hromadnou e-mailovou korespondenci ve Wordu pro Max. Víc k tomu najdete v tématu Vložení polí hromadné korespondence.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×