Ruční archivace položek

Vaše poštovní schránka Outlooku je sice dost velká, ale i tak by se mohlo stát, že přestanete dostávat e-maily. Abyste předešli zaplnění schránky, můžete starší položky, které chcete zachovat, přesunout do archivu – samostatného datového souboru Outlooku (.pst), který se dá kdykoli v případě potřeby v Outlooku otevřít.

Poznámka: Pokud zahrnete účet Exchange serveru a vaše organizace používá Microsoft Exchange Server Online, nezobrazí se v profilu Outlooku příkaz archiv a jeho funkce. Tuto funkci může zakázat Správce sítě.

Outlook ve výchozím nastavení pravidelně archivuje položky pomocí funkce Automatická archivace. Další informace najdete v článku Automatická archivace starších položek.

Položky můžete taky archivovat ručně, kdykoli budete chtít. Můžete tak určit, které položky chcete archivovat, kam je uložíte a jak staré položky mají být archivované.

  1. Udělejte některou z těchto věcí:

    • V Outlook 2013: klikněte na > informace > > nástroje pro Vyčištění souborů na kartě soubor .


      Archiv

    • V aplikaci Outlook 2016: Klikněte na Soubor > Informace > Nástroje > Vyčistit staré položky.

      Vyčistit staré položky

    Tip: Funkce archivace a automatické archivace nemusí být dostupné, pokud je váš poštovní profil spojený se serverem Exchange. Taky je možné, že vaše organizace má zásady uchovávání pošty, které se používají místo automatické archivace. Další informace získáte od správce systému.

  2. Klikněte na možnost Archivovat složku se všemi podsložkami a vyberte složku, kterou chcete archivovat.

  3. Do pole Archivovat položky starší než zadejte datum.

    Dialogové okno Archivovat

  4. Pokud chcete archivovat některé složky pomocí různých nastavení, můžete vytvořit víc souborů .pst. Položky ve složce Odeslaná pošta můžete třeba chtít ponechat déle než položky ve složce Doručená pošta.

  5. Když zaškrtnete políčko Zahrnout položky označené Automaticky nearchivovat, budou archivované i jednotlivé položky vyloučené z automatické archivace. Tato možnost nezruší u těchto položek jejich vyloučení z archivace, ale bude ignorovat nastavení Položku automaticky nearchivovat jenom u téhle archivace.

  6. Klikněte na tlačítko OK.

Vypnutí automatické archivace

Pokud chcete archivovat jenom ručně, vypněte automatickou archivaci.

  1. Klikněte na Soubor > Možnosti > Upřesnit.

  2. V části Automatická archivace klikněte na tlačítko Nastavení automatické archivace.

  3. Zrušte zaškrtnutí políčka Spouštět automatickou archivaci každých n dnů.

Ve výchozím nastavení se starší položky Outlooku archivují automaticky v pravidelných intervalech. Další informace o automatické archivaci najdete v tématu použití automatické archivace k zálohování nebo odstranění položek.

Kromě automatické archivace nebo jako náhradu můžete také ručně zálohovat a archivovat položky. Ruční archivace zajišťuje flexibilitu a umožňuje přesně určit, které složky budou do archivu zahrnuty a které archivovat datový soubor Outlooku (. PST).

Pokud chcete položky Outlooku archivovat ručně, postupujte takto:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na Nástroje pro čištění.

  3. Klikněte na Archivovat.

  4. Klikněte na možnost Archivovat tuto složku a všechny podsložky a potom klikněte na složku, kterou chcete archivovat. Do této ruční archivace bude zahrnuta jakákoli podsložka vybrané složky.

  5. Do pole Archivovat položky starší než zadejte datum.

    Dialogové okno Archivovat

  6. Pokud nechcete použít výchozí soubor nebo umístění, klikněte v části soubor archivuna tlačítko Procházet a zadejte nový soubor nebo umístění. Najděte požadovaný soubor nebo zadejte název souboru a klikněte na OK. Umístění cílového souboru se zobrazí v poli Archivovat soubor .

  7. Zaškrtněte políčko Zahrnout položky s automaticky Nearchivovat , abyste zahrnuli všechny položky, které by mohly být jednotlivě označené jako vyloučené z automatické archivace. Tato možnost toto vyloučení z těchto položek neodebere, ale místo toho bude zaškrtávací políčko Neukládat automaticky archivovat pouze pro tento archiv.

Vypnutí automatické archivace

Pokud chcete archivovat jenom ručně, musíte vypnout automatickou archivaci. Postupujte takto:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na položku Možnosti.

  3. Na kartě Upřesnit klikněte v části Automatická archivacena Nastavení automatické archivace.

  4. Zrušte zaškrtnutí políčka Spustit automatickou archivaci každých n dnů .

Automatická archivace zapnutá ve výchozím nastavení automaticky přesune staré položky do umístění archivu v plánovaných intervalech. Položky můžete ale ručně zálohovat a archivovat do zadaného umístění.

Poznámka: Nastavení Microsoft Office Outlook 2007 automatické archivace jsou přizpůsobitelná. Místo ručního zálohování nebo archivace se může stát, že Automatická archivace může vyhovovat vašim potřebám. Další informace najdete v tématu použití automatické archivace k zálohování nebo odstranění položek.

  1. V nabídce soubor klikněte na Archivovat.

  2. Vyberte možnost Archivovat složku se všemi podsložkami a pak zadejte datum v části Archivovat položky starší než.

    Archivované složky v seznamu složek

  3. V části Archivovat souborklikněte na Procházet a zadejte nový soubor nebo umístění, pokud nechcete použít výchozí soubor nebo umístění.

  4. Pokud chcete přepsat předchozí nastavení, aby se neautomaticky archivoval konkrétní položky, zaškrtněte políčko Zahrnout položky s automatickou archivací . Pokud se rozhodnete tyto položky v průběhu tohoto postupu archivovat ručně, budou položky opět podléhat nastavení automaticky archivovat , pokud toto nastavení ručně nezrušíte v budoucnu.

  5. Klikněte na OK.

Poznámka: Outlook automaticky vytvoří další soubor archivu pro položky v zadané složce a umístění.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×