Ruční archivace položek

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Vaše poštovní schránka Outlooku je sice dost velká, ale i tak by se mohlo stát, že přestanete dostávat e-maily. Abyste předešli zaplnění schránky, můžete starší položky, které chcete zachovat, přesunout do archivu – samostatného datového souboru Outlooku (.pst), který se dá kdykoli v případě potřeby v Outlooku otevřít.

Poznámka: Příkaz Archivovat a funkce nezobrazí u žádného účtu ve vašem profilu aplikace Outlook, pokud obsahují účet systému Exchange Server a vaše organizace používá Microsoft Exchange Server Online archivu. Správce sítě můžete taky zakázat tuto funkci.

Outlook ve výchozím nastavení pravidelně archivuje položky pomocí funkce Automatická archivace. Další informace najdete v článku Automatická archivace starších položek.

Položky můžete taky archivovat ručně, kdykoli budete chtít. Můžete tak určit, které položky chcete archivovat, kam je uložíte a jak staré položky mají být archivované.

  1. Udělejte některou z těchto věcí:

    • V Outlook 2013: klikněte na soubor > informace > Nástroje pro čištění > Archivovat.


      Archivovat

    • V aplikaci Outlook 2016: Klikněte na Soubor > Informace > Nástroje > Vyčistit staré položky.

      Vyčistit staré položky

    Tip: Funkce archivace a automatické archivace nemusí být dostupné, pokud je váš poštovní profil spojený se serverem Exchange. Taky je možné, že vaše organizace má zásady uchovávání pošty, které se používají místo automatické archivace. Další informace získáte od správce systému.

  2. Klikněte na možnost Archivovat složku se všemi podsložkami a vyberte složku, kterou chcete archivovat.

  3. Do pole Archivovat položky starší než zadejte datum.

    Dialogové okno Archivovat

  4. Pokud chcete archivovat některé složky pomocí různých nastavení, můžete vytvořit víc souborů .pst. Položky ve složce Odeslaná pošta můžete třeba chtít ponechat déle než položky ve složce Doručená pošta.

  5. Když zaškrtnete políčko Zahrnout položky označené Automaticky nearchivovat, budou archivované i jednotlivé položky vyloučené z automatické archivace. Tato možnost nezruší u těchto položek jejich vyloučení z archivace, ale bude ignorovat nastavení Položku automaticky nearchivovat jenom u téhle archivace.

  6. Klikněte na tlačítko OK.

Vypnutí automatické archivace

Pokud chcete archivovat jenom ručně, vypněte automatickou archivaci.

  1. Klikněte na Soubor > Možnosti > Upřesnit.

  2. V části Automatická archivace klikněte na tlačítko Nastavení automatické archivace.

  3. Zrušte zaškrtnutí políčka Spouštět automatickou archivaci každých n dnů.

Ve výchozím nastavení automaticky archivovat v pravidelném intervalu starších položek aplikace Outlook. Další informace o automatické archivace najdete v tématu Použití automatické archivace k obecnějším údajům nebo odstranění položek.

Můžete taky ručně obecnějším údajům a archivace položek, kromě Automatická archivace nebo jako náhrada. Ruční archivace poskytuje správcům flexibilitu a umožňuje zadat přesně složek, které jsou součástí archivu a které archivace datový soubor aplikace Outlook (PST) je použito.

Ruční archivace položek Outlooku, postupujte takto:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na Nástroje pro čištění.

  3. Klikněte na příkaz Archivovat.

  4. Klikněte na možnost Archivovat složku se všemi podsložkami a potom klikněte na složku, kterou chcete archivovat. Všech podsložek složku, kterou vyberete je součástí tohoto Ruční archivace.

  5. Do pole Archivovat položky starší než zadejte datum.

    Dialogové okno Archivovat

  6. Pokud nechcete používat výchozí soubor nebo umístění, v části Archiv, klikněte na Procházet a zadejte nový soubor nebo umístění. Procházet a vyhledejte soubor, který chcete, zadejte název souboru a potom klikněte na OK. Určení umístění souboru se zobrazí v poli soubor archivu.

  7. Zahrnout položky označené "není automatická archivace" zaškrtněte políčko zahrnout položky, které může být jednotlivě označením vyloučit z automatickou archivaci. Tuto možnost neodebere této vyloučení z těchto položek, ale místo toho ignoruje Nearchivovat zaškrtnutí políčka Tento archiv pouze.

Vypnutí automatické archivace

Pokud chcete archivovat jenom ručně, musí vypnout automatické archivace. Postupujte takto:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na položku Možnosti.

  3. Na kartě Upřesnit v části Automatická archivace, klikněte na Nastavení automatické archivace.

  4. Zrušte zaškrtnutí políčka Spustit automatickou archivaci každých n dnů.

Automatická archivace, který je ve výchozím nastavení zapnutá, se automaticky přesune staré položky umístění archivu plánované intervalech. Můžete však ručně obecnějším údajům a archivace položek do zadaného umístění.

Poznámka: Nastavení automatické archivace Microsoft Office Outlook 2007 lze přizpůsobit. Místo zálohování nebo Ruční archivace položek, můžete zjistit, že automatické archivace můžete přizpůsobit svým potřebám. Další informace najdete v tématu Použití automatické archivace k obecnějším údajům nebo odstranění položek.

  1. V nabídce soubor klikněte na příkaz Archivovat.

  2. Vyberte možnost Archivovat složku se všemi podsložkami a zadejte datum do pole Archivovat položky starší než.

    Archivované složky v seznamu složek

  3. V části Archiv klikněte na Procházet a zadejte nový soubor nebo umístění, pokud nechcete použít výchozí soubor nebo umístění.

  4. Pokud chcete přepsat předchozí nastavení automaticky archivovat určité položky, zaškrtněte políčko Zahrnout položky označené "není automatická archivace". Pokud se rozhodnete sdělit Ruční archivace tyto položky během tohoto postupu, položky znovu podléhá pole Nearchivovat nastavení nezměníte ruční nastavení znovu v budoucnosti.

  5. Klikněte na OK.

Poznámka: Outlook automaticky vytvoří jiný soubor archivu položek ve složce a umístění.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×