Ruční archivace položek

Vaše poštovní schránka Outlooku je sice dost velká, ale i tak by se mohlo stát, že přestanete dostávat e-maily. Abyste předešli zaplnění schránky, můžete starší položky, které chcete zachovat, přesunout do archivu – samostatného datového souboru Outlooku (.pst), který se dá kdykoli v případě potřeby v Outlooku otevřít.

Poznámka:  Pokud zahrnete účet Exchange Serveru a vaše organizace používá online archiv Microsoft Exchange Serveru, nezobrazí se příkaz a funkce Archivovat pro žádný účet ve vašem outlookovém profilu. Správce sítě může tuto funkci taky zakázat.

Outlook ve výchozím nastavení pravidelně archivuje položky pomocí automatické archivace. Další informace najdete v tématu Automatická archivace starších položek.

Položky můžete taky archivovat ručně, kdykoli budete chtít. Můžete tak určit, které položky chcete archivovat, kam je uložíte a jak staré položky mají být archivované.

  1. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • V aplikaci Outlook 2013: Klikněte na Soubor > Informace > Nástroje pro čištění > Archivovat.


      Funkce archivace

    • V aplikaci Outlook 2016: Klikněte na Soubor > Informace > Nástroje > Vyčistit staré položky.

      Vyčištění starých položek

    Tip: Funkce archivace a automatické archivace nemusí být dostupné, pokud je váš poštovní profil spojený se serverem Exchange. Taky je možné, že vaše organizace má zásady uchovávání pošty, které se používají místo automatické archivace. Další informace získáte od správce systému.

  2. Klikněte na možnost Archivovat složku se všemi podsložkami a vyberte složku, kterou chcete archivovat.

  3. Do pole Archivovat položky starší než zadejte datum.

    Dialogové okno Archivovat

  4. Pokud chcete archivovat některé složky pomocí různých nastavení, můžete vytvořit víc souborů .pst. Položky ve složce Odeslaná pošta můžete třeba chtít ponechat déle než položky ve složce Doručená pošta.

  5. Když zaškrtnete políčko Zahrnout položky označené Automaticky nearchivovat, budou archivované i jednotlivé položky vyloučené z automatické archivace. Tato možnost nezruší u těchto položek jejich vyloučení z archivace, ale bude ignorovat nastavení Položku automaticky nearchivovat jenom u téhle archivace.

  6. Klikněte na tlačítko OK.

Vypnutí automatické archivace

Pokud chcete archivovat jenom ručně, vypněte automatickou archivaci.

  1. Klikněte na Soubor > Možnosti > Upřesnit.

  2. V části Automatická archivace klikněte na tlačítko Nastavení automatické archivace.

  3. Zrušte zaškrtnutí políčka Spustit automatickou archivaci každých n dnů.

Ve výchozím nastavení jsou starší položky aplikace Outlook pravidelně automaticky archivovány. Další informace o automatické archivaci naleznete v článku Použití automatické archivace k zálohování, obnovení nebo odstranění položek.

Položky můžete také zálohovat nebo archivovat ručně, jako doplněk nebo náhradu automatické archivace. Ruční archivace nabízí flexibilitu a umožňuje přesně zadat, které složky budou do archivace zahrnuty a který archivní datový soubor aplikace Outlook (PST) bude použit.

Chcete-li ručně archivovat položky aplikace Outlook, postupujte takto:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na položku Nástroje pro čištění.

  3. Klikněte na tlačítko Archivovat.

  4. Klikněte na možnost Archivovat složku se všemi podsložkami a pak klikněte na složku, kterou chcete archivovat. Do této ruční archivace budou zahrnuty všechny podsložky vybrané složky.

  5. Do pole Archivovat položky starší než zadejte datum.

    Dialogové okno Archivovat

  6. Jestliže nechcete použít výchozí soubor nebo umístění, klikněte v části Soubor archivu na tlačítko Procházet a zadejte nový soubor nebo umístění. Vyhledejte požadovaný soubor nebo zadejte jeho název a klikněte na tlačítko OK. Cílové umístění souboru se zobrazí v poli Soubor archivu.

  7. Zaškrtnutím políčka Zahrnout položky označené Automaticky nearchivovat zahrnete veškeré položky, které byly jednotlivě označeny k vyloučení z automatické archivace. Tato možnost nezruší vyloučení u těchto položek, ale bude ignorovat zaškrtávají políčko Automaticky nearchivovat pouze u této archivace.

Vypnutí automatické archivace

Pokud chcete archivovat pouze ručně, je třeba vypnout automatickou archivaci. Postupujte následovně:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Možnosti.

  3. Na kartě Upřesnit klikněte v části Automatická archivace na položku Nastavení automatické archivace.

  4. Zrušte zaškrtnutí políčka Spustit automatickou archivaci každých n dnů.

Automatická archivace, která je zapnutá ve výchozím nastavení, automaticky přesouvá v pravidelných intervalech staré položky do archivu. Položky však můžete zálohovat a archivovat ručně do umístění, které zadáte.

Poznámka: Nastavení automatické archivace aplikace Microsoft Office Outlook 2007 lze přizpůsobit. Pravděpodobně zjistíte, že namísto ručního zálohování a archivace položek může vaše potřeby splnit automatická archivace. Další informace naleznete v článku Použití automatické archivace kzálohování, obnovení nebo odstranění položek.

  1. V nabídce Soubor klikněte na příkaz Archivovat.

  2. Klikněte na přepínač Archivovat složku se všemi podsložkami a zadejte datum v rozevíracím seznamu Archivovat položky starší než.

    Archivované složky v seznamu složek

  3. V části Soubor archivu klikněte na tlačítko Procházet a zadejte nový soubor nebo umístění, pokud nechcete použít výchozí soubor nebo umístění.

  4. Chcete-li změnit předchozí nastavení, které určuje, že určité položky se nemají automaticky archivovat, zaškrtněte políčko Zahrnout položky označené Automaticky nearchivovat. Zvolíte-li při této proceduře ruční archivaci těchto položek, položky se budou opět řídit nastavením Nearchivovat automaticky, dokud toto nastavení v budoucnu ručně nezměníte.

  5. Klikněte na tlačítko OK.

Poznámka: Aplikace Outlook pro položky automaticky vytvoří jiný soubor archivu v určené složce nebo umístění.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×