Přesun dat z Excelu do Accessu

Krok 1: Import dat z Excelu do Accessu

Import dat je operace, která může proběhnout mnohem plynuleji, pokud vám příprava a vyčištění dat zabere nějaký čas. Import dat je jako přesun do nového domova. Pokud si před přestěhováním uklidíte a uspořádáte svůj majetek, usadit se v novém domově je mnohem jednodušší.

Vyčištění dat před importem

Před importem dat do Accessu je v Excelu vhodné:

• Převeďte buňky, které obsahují neatomická data (tj. více hodnot v jedné buňce), na více sloupců. Například buňka ve sloupci "Dovednosti", která obsahuje více hodnot dovedností, například "programování v jazyce C#", "programování VBA" a "Návrh webu", by měla být rozdělena na samostatné sloupce, které obsahují pouze jednu hodnotu dovednosti.

• Pomocí příkazu PROČISTIT odeberte úvodní, koncové a více vložených mezer.

• Odeberte netisknoucí znaky.

• Vyhledání a oprava pravopisu a interpunkčních znaménách

• Odeberte duplicitní řádky nebo duplicitní pole.

• Ujistěte se, že sloupce dat neobsahují smíšené formáty, zejména čísla formátovaná jako text nebo kalendářní data formátovaná jako čísla.

Další informace najdete v následujících tématech nápovědy k Excelu:

• Deset nejlepších způsobů čištění dat

• Filtrování jedinečných hodnot nebo odebrání duplicitních hodnot

• Převod čísel uložených jako text na čísla

• Převedení dat uložených jako text na kalendářní data

Volba nejlepšího datového typu při importu

Během operace importu v Accessu chcete provést správná rozhodnutí, aby se zobrazilo několik (pokud vůbec nějaké) chyb převodu, které budou vyžadovat ruční zásah. Následující tabulka shrnuje, jak se při importu dat z Excelu do Accessu převádí formáty čísel excelových čísel a datové typy Accessu, a nabízí několik tipů pro nejlepší datové typy, které můžete zvolit v Průvodci importem tabulky.

Jakmile jsou data v Accessu, můžete excelová data odstranit. Před odstraněním nezapomeňte nejprve zálohovat původní excelový sešit.

Další informace najdete v tématu nápovědy k Accessu Import nebo propojení dat v excelovém sešitu.

Snadné automatické připojení dat

Běžným problémem, který uživatelé Excelu mají, je připojení dat se stejnými sloupci do jednoho velkého listu. Můžete mít například řešení pro sledování prostředků, které začalo v Excelu, ale teď se rozšířilo o soubory z mnoha pracovních skupin a oddělení. Tato data mohou být v různých listech a sešitech nebo v textových souborech, které jsou datovými kanály z jiných systémů. Neexistuje žádný příkaz uživatelského rozhraní ani snadný způsob, jak v Excelu připojit podobná data.

Nejlepším řešením je použít Access, kde můžete data snadno importovat a přidávat do jedné tabulky pomocí Průvodce importem tabulky. Kromě toho můžete do jedné tabulky připojit velké množství dat. Můžete uložit operace importu, přidat je jako naplánované úkoly aplikace Microsoft Outlook a dokonce použít makra k automatizaci procesu.

Krok 2: Normalizace dat pomocí Průvodce analyzátorem tabulky

Na první pohled může krokování procesem normalizace dat vypadat jako náročný úkol. Normalizace tabulek v Accessu je naštěstí mnohem jednodušší proces díky Průvodci analyzátorem tabulky.

1. Přetáhněte vybrané sloupce do nové tabulky a automaticky vytvořte relace.

2. Pomocí tlačítek přejmenujte tabulku, přidejte primární klíč, nastavte existující sloupec jako primární klíč a vraťte zpět poslední akci.

Pomocí tohoto průvodce můžete provést následující akce:

• Převeďte tabulku na sadu menších tabulek a automaticky mezi tabulkami vytvořte relaci primárního a cizího klíče.

• Přidejte primární klíč do existujícího pole, které obsahuje jedinečné hodnoty, nebo vytvořte nové pole ID, které používá datový typ Automatické číslo.

• Automatické vytváření relací pro vynucení referenční integrity pomocí kaskádových aktualizací Kaskádové odstranění se nepřidávají automaticky, aby se zabránilo náhodnému odstranění dat, ale kaskádové odstranění můžete snadno přidat později.

• Vyhledejte v nových tabulkách redundantní nebo duplicitní data (například stejný zákazník se dvěma různými telefonními čísly) a podle potřeby je aktualizujte.

• Zálohujte původní tabulku a přejmenujte ji tak, že k názvu připojíte "_OLD". Potom vytvoříte dotaz, který rekonstruuje původní tabulku s původním názvem tabulky, aby všechny existující formuláře nebo sestavy založené na původní tabulce fungovaly s novou strukturou tabulky.

Další informace najdete v tématu Normalizace dat pomocí Analyzátoru tabulek.

Krok 3: Připojení k datům přístupu z Excelu

Po normalizaci dat v Accessu a vytvoření dotazu nebo tabulky, která rekonstruuje původní data, je jednoduché připojit se k datům Accessu z Excelu. Vaše data jsou teď v Accessu jako externí zdroj dat, takže se můžou připojit k sešitu prostřednictvím datového připojení, což je kontejner informací, který slouží k vyhledání, přihlášení a přístupu k externímu zdroji dat. Informace o připojení jsou uloženy v sešitu a můžou být také uloženy v souboru připojení, například v souboru odc (odc) nebo v souboru s názvem zdroje dat (přípona DSN). Po připojení k externím datům můžete také automaticky aktualizovat (nebo aktualizovat) excelový sešit z Accessu pokaždé, když se data aktualizují v Accessu.

Další informace najdete v tématu Import dat z externích zdrojů dat (Power Query).

Získání dat do Accessu

Tato část vás provede následujícími fázemi normalizace dat: Rozdělení hodnot ve sloupcích Salesperson (Prodejce) a Address (Adresa) na jejich nejatomnější části, oddělení souvisejících předmětů do jejich vlastních tabulek, kopírování a vkládání těchto tabulek z Excelu do Accessu, vytváření klíčových relací mezi nově vytvořenými tabulkami Accessu a vytvoření a spuštění jednoduchého dotazu v Accessu pro vrácení informací.

Ukázková data v nenormalizované podobě

Následující list obsahuje neatomické hodnoty ve sloupcích Salesperson (Prodejce) a Address (Adresa). Oba sloupce by měly být rozdělené na dva nebo více samostatných sloupců. Tento list obsahuje také informace o prodejcích, produktech, zákaznících a objednávkách. Tyto informace by také měly být dále rozděleny podle předmětu do samostatných tabulek.

Potřebujete další pomoc?

Kdykoli se můžete zeptat odborníka z komunity Excel Tech nebo získat podporu v komunitách.