Proč upgradujte distribuční seznamy skupiny v Outlooku

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Roky mít organizace dovolat distribučních skupin komunikovat a spolupracovat s skupiny lidí uvnitř a mimo společnost. Teď ale skupin Office 365 v Outlooku nabídnout výkonnější řešení pro spolupráci.

Tip: Pokud hledáte informace o používání skupin kontaktů aplikace Outlook k odesílání e-mailů do seznamu lidí – například skupina přátel – najdete v tématu Vytvoření skupiny kontaktů.

Co jsou skupiny Office 365?

Při nastavení skupiny Office 365 v aplikaci Outlook můžete nastavit lidí, které se chcete spolupracovat a snadno nastavit kolekce prostředků pro tyto uživatele ke sdílení. Nemusíte bát ručně přiřazování oprávnění tyto materiály, protože přidání členů do skupiny automaticky poskytnete oprávnění potřebují k nástrojům skupiny obsahuje.

Tyto další zdroje informací:

  • Sdílené složky Doručená pošta – Pokud konverzace, ke kterým máte obvykle v distribučních seznamech proběhnout. Tento sdílené složky Doručená pošta je plně vyhledávání, takže vytvoří života archiv zpráv skupiny. Můžete si ji vyhledat nové uživatele do skupiny nebo zpět procházet historii, půjde hned rychleji rychle na co je někdo poslal ve skupině dříve. Viz: uspořádání skupinové konverzace v Outlooku.

    Tip: Podle potřeby vaši uživatelé dál zprávy skupiny zobrazíte ve své osobní schránky stejným způsobem jako s distribučního seznamu, je potřeba udělat stačí se přihlásit k odběru skupiny kliknutím na tlačítko členství na pásu karet v aplikaci Outlook.

  • Sdílené soubory knihovny – skupiny má souborů knihovny služby SharePoint, kde můžete ukládat, sdílet a spolupracovat na dokumentech, sešity, prezentace, obrázky nebo jiný druh soubor, který potřebují pro práci na vaši uživatelé. Viz: sdílení souborů skupiny.

  • Sdílený kalendář – skupiny získá sdíleného kalendáře publikovat události týkající se skupiny. Každý člen, kdo se připojila ke skupině se automaticky pozvání k události publikované na kalendář, aby tyto události můžete taky zobrazovat ve své osobní kalendáře, pokud chtějí. Viz: Naplánování schůzky v kalendáři skupiny v Outlooku 2016.

  • Sdílené aplikace Poznámkový blok – skupině automaticky má sdílený poznámkový blok Onenotu kde členové skupiny můžete shromažďovat a věnovat se společně informace. Hodně skupin pomocí Poznámkový blok můžete vytvářet wikiwebu života s často kladené otázky a dalších zdrojů. Viz: Začínáme s Onenotem 2016.

  • Přístup Guest – můžete přidat externí kontakty do distribuční skupiny před, ale všechna jejich máte byla e-mailu. S skupiny můžou nabízet hostů přístup k e-mailové konverzace, soubory a dokonce i sdílený poznámkový blok Onenotu. Viz: hosty v skupin Office 365.

  • Obsah je srozumitelný - skupiny v Outlooku jsou veřejné ve výchozím nastavení, což znamená, že pocházejí snadno ostatním uživatelům ve vaší organizaci zjišťovat a připojit se nebo kontrola materiály ve skupině. Je-li obsah skupiny více citlivé můžete přepínat skupině soukromé, který slouží ke skrytí obsahu z jiných členy a vyžaduje člen skupiny schvaloval všechny žádosti o připojení.

  • Samoobslužné vytváření - IT nemá k získání bogged tak, že žádosti o před uživateli vytvářet skupiny. V případě potřeby mohou uživatelé vytvářet své vlastní skupiny. Pokud chcete ovládací prvek určující, kteří uživatelé ve vaší organizaci můžete vytvořit skupiny, viz: hosty v skupin Office 365.

Jsou jen několik funkcí, díky kterým skupiny výkonnější řešení než distribučních skupin.

Správa skupin

Office 365 nabízí celou řadu užitečných nástrojů a funkcí pro více snadno Správa a Správa skupin. Další informace o jednotlivých tyto výhody klikněte pod nadpisy.

Udržování adresáře pod kontrolou je důležité každé správce. Tady je několik nástrojů, které Office 365 nabízí se dozvíte, jak, jednodušší:

  • Pojmenování zásady - dovolit zásady Naming definujete co jsou a nejsou přípustné názvy skupin. Které zabráníte uživatelům v pojmenování neslušná nebo zakázané názvů skupin. Kromě toho můžete vynutit společnosti standardní předpony nebo přípony názvů skupin.

    Dynamické členství - dynamické členství umožňuje členství ve skupinách nastavil pravidlo, které slouží k přidání (nebo odebere) členy skupiny na základě metadat (například oddělení nebo role) ve službě active directory. Další informace o vytváření dynamických členství naleznete v tématu použití atributy vytvářet složitější pravidla .

  • Skryté členství – Pokud máte důvod, proč se na má členství ve skupině jako důvěrné informace, například pokud členové můžou studenti, pedagogové, můžete skrýt členství z třetími stranami.

  • Oprávnění k vytváření - může existovat některým lidem ve vaší organizaci, které nechcete, aby mohla k vytvoření nových skupin. Existuje několik technik pro správu oprávnění k vytváření ve vašem adresáři. V tématu Správa vytváření Office 365 skupin.

  • Protokoly auditování – můžete mít uživatelé vytvářet skupiny a spravovat členství ve skupinách, protože protokolů auditování skupin Office 365 umožňují vysledovat kdo vytvořené nebo odstranění s určitou skupinou nebo změny provedené v členství ve skupině další povolení spolehlivosti. Viz: hledání protokolu auditování v Office 365 zabezpečení a dodržování předpisů zarovnat na střed.

Správa doručení vám některé metod pro zpracování, jak by měl být zprávy odeslaná nebo přijatá skupinou. Kromě jsou nástroje ke sledování tok tyto zprávy.

  • Funkce Odeslat jako nebo odeslání jménem – tato nastavení zadané uživatelům posílat e-maily, jako kdybyste pocházejí nebo se jménem skupiny.

  • Omezení odesílatele - toto nastavení vám umožní určit, kdo bude moct odesílat zprávy do skupiny. Skupiny můžete nakonfigurovat tak, aby e-mailu z jiné než strany, ale můžete chtít, omezit jenom určité třetím stranám.

  • Podpora externích uživatelů – pozvání hostů do skupiny, můžete si vybrat a požádejte zahrnuté v e-mailové konverzace ve skupině. Viz: hosty v skupin Office 365.

  • Přenosová pravidla - Transport pravidel práce pro skupiny stejným způsobem, jako se přehrávají na serveru Exchange. Pravidla můžete hledat zprávy, které splňují určité podmínky a můžete pak čeká na zpracování zprávy.

  • Upozornění než odešlete - upozornění než odešlete jsou informativní zprávy zobrazí uživatelům a jejich vytváření nové zprávy. K němu zmenšit upozornění uživatele oznámení o nedoručení pokud jejich zpráva bude pravděpodobně se chcete vrátit chcete třetími stranami nebo překročení kvóty zprávy.

  • Více proxy adresy - skupiny můžete mít aliasy stejně jako poštovní schránku uživatele. Další proxy adresy můžou být užitečné pro přijetí zprávy poslané na tyto aliasy nebo týkající se uplatňování snadněji dosáhla skupinu, která obsahuje typu long nebo těžko pravopisu název. Viz: více doménami podpory skupin Office 365 – správce nápovědy

  • Max odesílání a přijímání velikost – kvót snížit problémy se skupinou přijímání (nebo odeslání) velmi velké zprávy aby lépe spravovat požadavky na úložiště a šířku pásma.

Office 365 nabízí také některé nástroje pro správu typ obsahu, který získá sdílený ve skupině.

  • Pokyny týkající se používání - byste měli k definování pokyny týkající se používání skupin Office 365 – informovat uživatele o doporučených postupech, které pomáhají zachovat jejich skupin efektivní a Vzdělávejte na vnitřní zásad obsahu. Příklad v tématu: Použití pokyny pro Microsoft zákazníky a partnery.

  • Klasifikace dat – budete moct vytvářet systém klasifikace přizpůsobitelné dat pro Office 365 skupiny, který umožňuje oddělení skupin podle zásad typu (například, "nezařazené", "podnikové důvěrné" nebo "nejvyšší tajná"). Tímto způsobem můžete skupin vykazovat zásady další obsah ve vaší organizaci. Extensible zásad umožňuje organizaci konfigurace koncového bodu, který se nazývá kdykoli vytvořený nebo změněný skupiny – a potom implementovat vlastní zásady pro vytváření skupin nebo změnit.

Správa změn

Uživatelé můžou někdy nepříjemně s změnou, takže je důležité komunikovat s stávající členy distribučních seznamů dejte mu to vědět, co můžete očekávat. Tady je pár informací, že byste měli zahrnout ve zprávě spolu s pár otázek a odpovědí, které vám můžou přijít vhod:

Co jsou skupiny v Outlooku?

Office 365 skupiny v Outlooku jsou spolupráce na jedné řešením pro týmy/skupin, které mají být místo sdílet diskuse, soubory, kalendářů a poznámky jednotné tak, aby se dá snadno najít.  Funkce jednoduchým nejlepší vás to, že doručené pošty pro skupinu udržuje historie diskuse, což usnadňuje vyhledávání předchozí diskuse.

Proč jsou jsme danou změnu provádět?

Uživatelé mají často požadavku na možnost vyhledat zprávy odeslané do naší distribučního seznamu za účelem informace popsanou v minulosti. Upgrade distribučního seznamu do skupiny znamená, že uživatelé nebudete muset požádat nebo odpovězte na stejné otázky znova a znova.

Novou skupinu také bude obsahovat kalendář pro naše událostí skupiny, sdílené soubory knihovny a poznámkového bloku Onenotu, kde můžeme spolupráce a shromáždění informací pro pozdější potřeby.

Je potřeba udělat nic, abyste členství v této skupině Pokud byl jsem už členem distribučního seznamu?

Ne, pokud jste už členem distribučního seznamu budete automaticky členem novou skupinu.

Jak se dostanu nové skupiny v Outlooku? Co dávat pozor Outlooku na webu?

Nové skupiny v Outlooku právě přejděte ke kategorii skupiny v dolní části navigačního podokna na levé straně. Pokud často používáte tuto skupinu zvažte Připnutí jako oblíbené tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na něm a kliknutím na Zobrazit jako oblíbené.

Dále nejsou bezplatné mobilních klientů skupin Office 365 k dispozici platformy každé mobilní (iOS, Android, atd.) tak, aby měli snadný přístup skupině na cestách.

Nedá se pořád jenom e-mailem

Ano, samozřejmě. Stejné e-mailového aliasu, který jste použili pro distribučního seznamu bude dál fungovat správně skupiny v Outlooku.

Další možnosti

Nezapomeňte informace o tom, pokud tato změna probíhá a kdo by měl kontaktují, pokud mají další otázky.

Přenesení distribuční seznamy

Jste připravení upgrade distribuční seznam pro skupinu? V tématu migrace distribučních seznamů do skupin Office 365 – Nápověda pro správce.

Co je další krok?

Jakmile jste upgradovali vaší distribuční skupiny do skupiny Office 365 máte několik zpracování úkolů, které můžete chtít udělat zajistit tak, že půjde hladce.

  • Zpracování s jinými uživateli - zaškrtnutí pomocí nich bezprostředně po dokončení upgradu a pak znovu dnů později. Zobrazující, že jste listening a reagovat na jakékoli otázky a bude pravděpodobně bude dlouhé způsobu k tomu, aby je spokojení a nevyhovuje změny.

  • Sledovat sestavy využití - portálu správce Office 365 obsahuje několik dobré sestavy, které se zobrazí počet uživatelů, kteří používají skupině, jak často a co funkce půjde. Tyto sestavy můžete navrhovat svůj zpracování a školení uživatelů i zvýraznění místo, kam se uživatelé zobrazují maximální hodnotu z nové skupiny. Viz: aktivity sestav v Centru pro správu Office 365.

  • Sdílet prostředí –, aby ostatní týmy ve vaší firmě vědět, že jste upgradovali vaší distribuční skupiny a jak trvaly, aby byl úspěšný! Sdílení informace můžou pomoct tyto týmy podle vašeho příkladu a budete mít úspěšný upgrade vlastní.

Viz také

Máte další otázky ke skupinám Office 365?

Navštěvujte blog o Microsoft Office 365 skupiny Odborný komunity.

Dejte nám vědět

Tento článek naposledy aktualizovaly na 22 prosinec 2017 důsledku svůj názor. Pokud jste našli, že ho s asistencí je užitečné informace a zejména v případě, že jste, klikněte na prvcích zpětnou vazbu a napište nám některé konstruktivní komentáře, abychom mohli pokračovat umožnit zlepšení. Dík!

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×