Office
Přihlásit se

Pracujte chytře: Účelné využití údaje o stavu a dostupnosti

Tento průvodce vám pomůže při udržování kontaktu s lidmi, kteří jsou pro vás důležití a kteří mají klíčový význam pro vaši práci.

Co chcete udělat?

Poskytování informací o vašem aktuálním programu

Změna stavu

Poskytování informací o aktuálním dění

Nastavení umístění

Udržování kontaktu s lidmi, kteří jsou pro vás důležití

Hledání osob

Připnutí častých kontaktů

Vytváření skupin osob, se kterými jste v pravidelném kontaktu

Vytvoření skupiny

Přidání osob do skupiny

Odeslání rychlé zprávy kontaktu nebo skupině

Přizvání dalších uživatelů ke konverzaci prostřednictvím rychlých zpráv

Stanovení nejvhodnější chvíle pro komunikaci s velmi zaneprázdněným kolegou

Označení kontaktu

Zobrazení způsobů komunikace dostupných u kontaktu

Zjištění, kde se kontakt nachází

Nahlédnutí do kalendáře kontaktu

Zachování přehledu o každodenní komunikaci

Odeslání e-mailu kontaktu

Naplánování schůzky s jiným uživatelem

Kontrola zmeškaných konverzací

Zabránění dalším vyrušením

Nastavení stavu na hodnotu Nerušit

Poskytování informací o vašem aktuálním programu

Komunikační software Microsoft® Lync™ Online automaticky nastavuje váš stav na základě vaší činnosti nebo kalendáře aplikace Microsoft® Outlook®. Můžete však také uvést, kde jste, nebo přidat poznámku s dalšími podrobnostmi pro ostatní uživatele.

Změna stavu

  • Spusťte aplikaci Lync Online, v hlavním okně aplikace Lync klikněte na nabídku dostupnosti pod svým jménem a poté vyberte jiný stav, například Přijdu hned.

Aplikace Communicator

Následující tabulka popisuje možné stavy, které u vás uvidí jiní uživatelé, a co znamenají.

Stav

Popis

Stav Online v Lyncu Online

Jste online a uživatelé vás mohou kontaktovat.

Stav Zaneprázdněn v Lyncu Zaneprázdněn

Jste účastníkem volání aplikace Lync nebo z kalendáře aplikace Outlook vyplývá, že jste na schůzce a neměli byste být rušeni.

Stav Nerušit v Lyncu Nerušit

Nechcete být vyrušováni a chcete, aby se vám zobrazovala upozornění na konverzaci odesílaná pouze lidmi z vaší pracovní skupiny.

Stav Pryč v Lyncu Přijdu hned

Na krátkou chvíli jste odešli od počítače.

Stav Pryč v Lyncu Zobrazit jako pryč

Váš počítač je po určitou dobu neaktivní (ve výchozím nastavení 15 minut).

Stav Pryč v Lyncu Mimo kancelář

Nepracujete a nejste pro kontakt k dispozici.

Stav Offline v aplikaci Lync Offline

Nejste přihlášeni. Pokud jste pro některé uživatele zablokovali zobrazování informací o vašem stavu, zobrazí se jim, že jste offline.

Stav Neznámý v Lyncu Neznámý

Váš stav není znám. Pokud jiní uživatelé nepoužívají jako program rychlého zasílání zpráv aplikaci Lync, může se jim váš stav zobrazit jako neznámý.

Poskytování informací o aktuálním dění

  • V hlavním okně aplikace Lync klikněte na pole poznámky nad svým jménem a zadejte poznámku, například „Pracuji z domu“ nebo „Snažím se stihnout termín, nechoďte prosím osobně, pošlete krátkou zprávu“.

Aplikace Communicator

Nastavení umístění

  • V hlavním okně aplikace Lync se pod vaším stavem zobrazuje umístění, které je spojeno se sítí, k níž jste připojeni. Toto umístění můžete změnit na srozumitelnější údaj, například „Práce“ nebo „Doma“. Kdykoli pak budete pracovat z daného umístění, budou mít všechny kontaktní osoby, se kterými chcete tento údaj sdílet, lepší představu o tom, kde se nacházíte. Informace o konfiguraci vztahů ochrany osobních údajů naleznete v tématu Řízení přístupu k informacím o stavu.

Aplikace Communicator

Začátek stránky

Udržování kontaktu s lidmi, kteří jsou pro vás důležití

Seznam kontaktů si můžete sestavit tak, aby zjednodušoval vaši komunikaci a abyste v něm viděli informace o stavu a kontaktní údaje především těch osob, které jsou pro vás nejdůležitější. Nejsnadnějším způsobem, jak najít osoby, ať již se nacházejí ve vašem seznamu kontaktů či nikoli, je jejich vyhledání pomocí vyhledávacího pole. Kromě možnosti vyhledávat podle jména nebo telefonního čísla můžete vyhledávat podle jiného slova, které mohl kontakt uvést ve svém profilu. Pokud se pod vyhledávacím polem zobrazí tlačítko Dovednost, zkuste vyhledat konkrétní dovednost nebo odbornost, funkci apod.

Aby pro vás bylo uspořádání seznamu kontaktů snazší, aplikace Lync Online automaticky naplní skupinu Časté kontakty, a to dosazením 10 kontaktů, se kterými konverzujete nejčastěji. Nejdůležitější kontakty také můžete připnout mezi první kontakty v této skupině, abyste k nim měli rychle přístup. Aplikace Lync Online do seznamu připnutých položek předem dosadí členy vašeho týmu.

Hledání osob

  • V hlavním okně aplikace Lync začněte psát jméno osoby do vyhledávacího pole v seznamu kontaktů. Výsledky se zobrazí pod polem.

Hledání kontaktu

Připnutí častých kontaktů

  • V seznamu kontaktů nebo výsledcích hledání klikněte pravým tlačítkem myši na danou osobu a klikněte na příkaz Připnout k častým kontaktům.

Aplikace Communicator

Začátek stránky

Vytváření skupin osob, se kterými jste v pravidelném kontaktu

Potřebujete odeslat rychlou zprávu celé skupině? Můžete vytvořit skupinu pro každý tým, se kterým pracujete, abyste v kteroukoli chvíli viděli, kdo je k dispozici, nebo abyste mohli kontaktovat celý tým.

Vytvoření skupiny

  • V seznamu kontaktů v hlavním okně aplikace Lync klikněte pravým tlačítkem myši na kterýkoli název skupiny (například Časté kontakty), klikněte na příkaz Vytvořit novou skupinu a poté zadejte pro skupinu název.

Aplikace Communicator

Přidání osob do skupiny

  • V seznamu kontaktů proveďte jednu z následujících akcí:

    • Přetáhněte kontakty do skupiny.

    • Vyhledejte kontakt, ve výsledcích hledání pravým tlačítkem myši klikněte na osobu, klikněte na příkaz Přidat do seznamu kontaktů a potom klikněte na název nové skupiny.

Odeslání rychlé zprávy kontaktu nebo skupině

  • V seznamu kontaktů nastavte ukazatel myši na kontakt nebo skupinu a počkejte na otevření karty kontaktu.

  • Na kartě kontaktu klikněte na tlačítko Rychlé zprávy.

Aplikace Communicator

Přizvání dalších uživatelů ke konverzaci prostřednictvím rychlých zpráv

  • V okně konverzace klikněte v nabídce Možnosti účastníků na příkaz Pozvat zadáním jména nebo telefonního čísla.

Aplikace Communicator

Kontakty nebo skupiny lze přidat také přetažením ze seznamu kontaktů do okna konverzace.

Tip:  Můžete přidat i kontakty, které jsou mimo vaši organizaci. Jednoduše klikněte na tlačítko Pozvat e-mailem a tito uživatelé se pak budou moci ke konverzaci připojit kliknutím na odkaz v e-mailové zprávě (bez ohledu na to, zda mají nainstalovánu aplikaci Lync).

Začátek stránky

Stanovení nejvhodnější chvíle pro komunikaci s velmi zaneprázdněným kolegou

Aplikace Lync Online nejenže zobrazuje stav osoby (například Online, Zaneprázdněn nebo Pryč), ale také umožňuje zjistit, kde se nachází, a pomůže vám při určování nejvhodnějšího způsobu komunikace. Například můžete kontakt označit, což znamená, že aplikace Lync Online zobrazí upozornění, jakmile se stav kontaktu změní na hodnotu Online, takže budete vědět, že můžete poslat rychlou zprávu nebo se zastavit osobně.

Označení kontaktu

  • V seznamu kontaktů v hlavním okně aplikace Lync klikněte pravým tlačítkem na kontakt a potom klikněte na příkaz Označit pro upozornění na změnu stavu.

Aplikace Communicator

Zobrazení způsobů komunikace dostupných u kontaktu

  • V seznamu kontaktů nastavte ukazatel myši na fotografii kontaktu, čímž otevřete kartu kontaktu.

  • Podél dolního okraje uvidíte různé způsoby, jakými lze s touto osobou komunikovat, jako je e-mail nebo rychlé zprávy. Ke kontaktování dané osoby stačí kliknout na jedno z těchto tlačítek.

Aplikace Communicator

Zjištění, kde se kontakt nachází

  • V seznamu kontaktů nastavte ukazatel myši na fotografii kontaktu a kliknutím na rozbalovací šipku v pravém dolním rohu otevřete rozbalenou kartu kontaktu.

Rozbalení karty kontaktu

  • Kromě telefonních čísel a kontaktních údajů týkajících se kanceláře uvádí karta kontaktu aktuální umístění uživatele (na základě sítě, ke které je aktuálně připojen).

Nahlédnutí do kalendáře kontaktu

  • V seznamu kontaktů dvakrát klikněte na fotografii kontaktu, čímž otevřete rozbalenou kartu kontaktu.

  • Podívejte se na položku v části Kalendář.

Aplikace Communicator

Začátek stránky

Zachování přehledu o každodenní komunikaci

Aplikace Lync Online je úzce integrována s aplikací Outlook. Kromě toho, že lze v aplikaci Lync Online spravovat konverzace prostřednictvím rychlých zpráv, můžete rovněž kontaktům v aplikaci Lync odesílat e-maily a žádosti o schůzky aplikace Outlook. Aplikace Lync i Outlook vás rovněž informují o zmeškaných konverzacích.

Odeslání e-mailu kontaktu

  • V seznamu kontaktů v hlavním okně aplikace Lync nastavte ukazatel myši na fotografii nebo stav kontaktu. Otevře se karta kontaktu a pokud lze tuto osobu kontaktovat e-mailem, uvidíte v dolní části tlačítko pro e-mail.

  • Kliknutím na toto tlačítko otevřete novou e-mailovou zprávu v aplikaci Outlook.

Aplikace Communicator

Naplánování schůzky s jiným uživatelem

  • Na kartě kontaktu klikněte na nabídku možností vedle tlačítka pro telefon a na položku Naplánovat schůzku.

Aplikace Communicator

Kontrola zmeškaných konverzací

  • Klikněte na ikonu Konverzace v hlavním okně. Zobrazí se všechny konverzace.

Poznámka:  V dialogovém okně Lync – možnosti klikněte na kartu Osobní a ověřte, zda je zaškrtnuto políčko Uložit konverzace pomocí rychlých zpráv do složky Historie konverzací v aplikaci Outlook.

Aplikace Communicator

Začátek stránky

Zabránění dalším vyrušením

Chcete-li omezit možná vyrušení, můžete svůj stav nastavit na hodnotu Nerušit. Všichni uvidí, že nechcete být rušeni, a pokud se vás pokusí přizvat ke konverzacím prostřednictvím rychlých zpráv, nebudete obtěžováni upozorněními (pokud je neodešle někdo z vaší pracovní skupiny). Podrobnosti naleznete v následující části.

Nastavení stavu na hodnotu Nerušit

  • V hlavním okně aplikace Lync klikněte na svůj stav a na položku Nerušit.

Aplikace Communicator

Poznámka:  Ve výchozím nastavení jsou všechny kontakty zařazeny do kategorie Kolegové. Chcete-li někoho nastavit jako typ kontaktu Pracovní skupina, abyste od něj dostávali upozornění na konverzace (i když je váš stav Nerušit), klikněte na příslušný kontakt v seznamu kontaktů pravým tlačítkem myši, klikněte na příkaz Změnit vztah ochrany osobních údajů a potom klikněte na možnost Pracovní skupina. Chcete-li při nastavení svého stavu na hodnotu Nerušit vypnout všechna upozornění od všech uživatelů, klikněte na tlačítko Možnosti, na položku Upozornění a na možnost Nezobrazovat upozornění.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×