Průvodce návrhem sestav

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Access nabízí řadu nástrojů, které vám pomůžou rychle vytvářet atraktivní, snadno čitelné sestavy, které prezentují data způsobem, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Pomocí příkazů na kartě vytvořit můžete vytvořit jednoduchou sestavu jediným kliknutím. Pomocí Průvodce seStavou můžete vytvořit složitější sestavu nebo vytvořit sestavu tak, že sami přidáte všechna data a prvky formátování. Podle toho, jakou metodu zvolíte, bude pravděpodobně nutné provést nejméně několik změn v návrhu sestavy, aby se data zobrazila požadovaným způsobem. Tento článek popisuje obecný proces návrhu sestavy a ukazuje, jak do sestavy přidat konkrétní prvky návrhu.

V tomto článku

Rozhodněte se, jak sestavu rozvrhnout

Zarovnání dat pomocí rozložení ovládacích prvků

Přidání nebo odebrání sekcí sestavy nebo záhlaví a zápatí stránky

Tipy pro formátování různých datových typů

Rozhodněte se, jak sestavu rozvrhnout

Když navrhujete sestavu, musíte nejdřív zvážit, jak chcete data na stránce Uspořádat a jak se data ukládají do databáze. Během procesu návrhu můžete dokonce zjistit, že uspořádání dat v tabulkách neumožňuje vytvoření požadované sestavy. To může znamenat, že tabulky nejsou normalizovány – to znamená, že data nejsou ukládána nejefektivněji.

Vytvoření náčrtu sestavy

Tento krok není povinný – může se stát, že Průvodce sestavou Accessu nebo nástroj sestavy (který je k dispozici na kartě Vytvoření ve skupině sestavy ) poskytuje dostatečný vzhled sestavy. Pokud se však rozhodnete sestavu navrhnout bez použití těchto nástrojů, může být užitečné vytvořit hrubou skicu sestavy na listu papíru tak, že nakreslíte pole, do kterého každé pole přejde, a do každého pole se zapíše název pole. Případně můžete pomocí aplikací, jako je Word nebo Visio, vytvořit model sestavy. Podle toho, jakou metodu použijete, nezapomeňte zahrnout tolik řádků, jakým způsobem se data opakují.

completed form overlapping preliminary sketch

Můžete například použít řádek pro informace o produktu, pak několik opakujících se řádků pro prodej daného produktu a nakonec řádek celkových prodejů pro daný produkt. Potom se posloupnost zopakuje u dalšího produktu a až do konce sestavy. Nebo je třeba, aby sestava obsahovala jednoduché seznamy dat v tabulce, v takovém případě může vaše náčrt obsahovat jenom řadu řádků a sloupců.

Poznámka: Tato technika je také velmi užitečná v případě, že navrhujete sestavu pro někoho jiného. V tomto případě může jiná osoba před zahájením práce navrhnout skicu.

Po vytvoření náčrtu určete, které tabulky nebo tabulky obsahují data, která chcete v sestavě zobrazit. Pokud jsou všechna data obsažená v jedné tabulce, můžete sestavu založit přímo na této tabulce. Častěji se data, která chcete uložit, uloží do několika tabulek, které je potřeba v dotazu napřed zobrazit. Dotaz může být vložený do vlastnosti RecordSource sestavy nebo můžete vytvořit samostatný uložený dotaz a sestavu na této sestavě založit.

Výběr dat, která se mají vkládat do jednotlivých sekcí sestavy

Každá sestava obsahuje jeden nebo více oddílů sestavy. Oddíl, který je součástí každé sestavy, je tělo. Tento oddíl se opakuje jednou u každého záznamu v tabulce nebo dotazu, na kterém je sestava založená. Ostatní oddíly jsou volitelné a často se opakují a obvykle se používají k zobrazení informací, které jsou společné pro skupinu záznamů, stránku sestavy nebo celou sestavu.

Následující tabulka popisuje, kde se každý oddíl nachází a jak se obvykle používá oddíl.

Oddíl

Umístění

Typický obsah

Oddíl záhlaví sestavy

Se na první stránce sestavy zobrazí jenom jednou.

  • Název sestavy

  • Požadovaný

  • Aktuální datum

Zápatí sestavy

Zobrazí se za posledním řádkem dat nad sekcí zápatí stránky na poslední stránce sestavy.

Souhrny sestavy (součty, počty, průměry atd.)

Záhlaví stránky

Zobrazí se v horní části každé stránky sestavy.

  • Název sestavy

  • Číslo stránky:

Zápatí stránky

Zobrazí se v dolní části každé stránky sestavy.

  • Aktuální datum

  • Číslo stránky:

Oddíl záhlaví skupiny

Zobrazuje se těsně před skupinou záznamů.

Pole, na kterém se seskupuje

Oddíl zápatí skupiny

Zobrazí se hned po skupině záznamů.

Skupinové součty (součty, počty, průměry atd.)

Informace o přidání nebo odebrání oddílů záhlaví a zápatí sestavy nebo záhlaví a zápatí stránky najdete v tomto článku v části Přidání nebo odebrání oddílů záhlaví a zápatí stránky . Oddíly záhlaví a zápatí skupiny můžete přidat pomocí podokna Skupina, řazení a součet v zobrazení rozložení nebo v návrhovém zobrazení.

Rozhodněte se, jak uspořádat podrobná data

Většina sestav je uspořádaná v tabulkovém nebo skládaném rozložení, ale Access vám nabízí flexibilitu, která se bude používat při jakémkoli uspořádání záznamů a polí.

Tabulkové rozložení    Tabulkové rozložení je podobné tabulce. Popisky jsou napříč horním okrajem a data jsou zarovnána do sloupců pod popisky. Tabulka odkazuje na vzhled dat v tabulce. Jedná se o typ sestavy, který Access vytvoří při kliknutí na tlačítko Sestava ve skupině sestavy na kartě vytvořit . Tabulkové rozložení je vhodné, pokud má sestava relativně malý počet polí, která chcete zobrazit v jednoduchém formátu seznamu. Následující obrázek znázorňuje sestavu zaměstnanců vytvořenou pomocí tabulkového rozložení.

Employees report in a tabular layout

Skládané rozložení    Skládané rozložení připomíná formulář, který vyplňujete při otevření bankovního účtu nebo nákupu od online prodejce. Jednotlivé datové části jsou označené a pole jsou navrstvená nad sebou. Toto rozložení je dobré pro sestavy, které obsahují příliš mnoho polí k zobrazení v tabulkovém formátu – to znamená, že šířka sloupců by překročila šířku sestavy. Následující obrázek znázorňuje sestavu zaměstnanců vytvořenou pomocí skládaného rozložení.

Employees report in a stacked layout

Poznámka: V průvodci seStavou se toto rozložení označuje jako sloupcové rozložení.

Smíšené rozložení    Můžete míchat prvky tabulkového a skládaného rozložení. Například u každého záznamu můžete uspořádat některá pole na vodorovném řádku v horní části těla a uspořádat další pole ze stejného záznamu v jednom nebo více skládaném rozložení pod horním řádkem. Na následujícím obrázku je uvedena sestava zaměstnanců vytvořená pomocí smíšeného rozložení. Pole ID, příjmení a jméno jsou uspořádaná v tabulkovém rozložení a pole funkce a telefon do skládaného rozložení. V tomto příkladu se mřížka používá k vizuálnímu oddělení jednotlivých zaměstnanců.

Employees report that uses a mixed layout

Zarovnání do bloku    Pokud vytvoříte sestavu pomocí Průvodce seStavou, můžete použít zarovnání do bloku. V tomto rozložení se k zobrazení záznamů co nejrychleji používá celá šířka stránky. Samozřejmě můžete dosáhnout stejných výsledků bez použití Průvodce seStavou, ale může to být painstaking proces, abyste pole přesně zarovnali. Na následujícím obrázku je znázorněna sestava zaměstnanců vytvořená pomocí rozložení sestava v sestavě.

Employees report that uses a justified layout

Pokud v sestavě zobrazujete velký počet polí, můžete použít rozložení zarovnání do bloku. Pokud v předchozím příkladu použijete tabulkové rozložení a zobrazíte stejná data, pole přesahují okraj stránky. Pokud použijete skládané rozložení, znamená to, že každý záznam zabírá mnohem více vertikálních mezer, při které se používá vytváření a lepší čitelnost sestavy.

Začátek stránky

Zarovnání dat pomocí rozložení ovládacích prvků

Rozložení ovládacích prvků jsou vodítka, která můžete přidat do sestavy v zobrazení rozložení nebo v návrhovém zobrazení. Access automaticky přidá rozložení ovládacích prvků při použití Průvodce sestavou k vytvoření sestavy nebo při vytvoření sestavy kliknutím na položku Sestava ve skupině sestavy na kartě vytvořit . Rozložení ovládacích prvků je podobné tabulce, jejíž každá buňka může obsahovat popisek, textové pole nebo jiný typ ovládacího prvku. Na následujícím obrázku vidíte rozložení tabulkového ovládacího prvku v sestavě.

Základní tabulkové rozložení ovládacích prvků

Oranžové čáry označují řádky a sloupce rozložení ovládacího prvku a jsou viditelné jenom v případě, že je sestava otevřená v zobrazení rozložení nebo v návrhovém zobrazení. Rozložení ovládacích prvků vám pomáhají dosáhnout jednotného zarovnání dat v řádcích a sloupcích a usnadňují přidávání, změnu nebo odebrání polí. Pomocí nástrojů ve skupině tabulka a pozice na kartě uspořádání (k dispozici v zobrazení rozložení nebo v návrhovém zobrazení) můžete změnit jeden typ rozložení ovládacího prvku na jiný a odebrat ovládací prvky z rozložení, abyste mohli umístit ovládací prvky jsou v sestavě všude tam, kde chcete.

Začátek stránky

Přidání nebo odebrání sekcí sestavy nebo záhlaví a zápatí stránky

Jak je uvedeno výše v tomto článku, jsou záhlaví a zápatí oddíly sestavy, které můžete použít k zobrazení informací, které jsou běžné pro celou sestavu, nebo ke každé stránce sestavy. Můžete například přidat část zápatí stránky, která zobrazuje číslo stránky v dolní části každé stránky, nebo můžete přidat oddíl záhlaví sestavy a zobrazit nadpis celé sestavy.

Přidání oddílů záhlaví a zápatí stránky

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu, kterou chcete změnit, a potom klikněte na příkaz Návrhové zobrazení v místní nabídce.

  2. Ověřte, které oddíly v sestavě už jsou. Oddíly jsou odděleny stínovanými vodorovnými pruhy nazývanými výběry oddílů. Popisek pro volič jednotlivých oddílů označuje, co oddíl přímo pod ním je.

    Sestava v návrhovém zobrazení

    Každá sestava obsahuje oddíl podrobností a může obsahovat také záhlaví sestavy, záhlaví stránky, zápatí stránky a zápatí sestavy. Pokud navíc v sestavě existují úrovně seskupení, může se zobrazit záhlaví nebo zápatí skupin (například soubor jako záhlaví na předchozím obrázku). Ve výchozím nastavení se záhlaví a zápatí skupiny jmenují pomocí názvu pole nebo výrazu, který je základem skupiny. V tomto případě je název pole seskupení "soubor as".

  3. Pokud chcete do sestavy přidat oddíly záhlaví a zápatí stránky nebo záhlaví a zápatí, klikněte pravým tlačítkem myši na libovolný selektor oddílů a potom v místní nabídce klikněte na záhlaví a zápatí stránky nebo záhlaví nebo zápatí sestavy .

    Upozornění: Pokud už oddíl v sestavě existuje, zobrazí se vám upozornění, že se odstraní existující oddíl a ovládací prvky, které obsahuje.

    Nyní můžete přesunout stávající ovládací prvky nebo přidat nové do nových oddílů.

Access vždy přidá oddíly záhlaví a zápatí stránky a sestavy do dvojice. To znamená, že nemůžete přidat oddíl záhlaví stránky nebo sestavy, aniž byste přidali odpovídající oddíl zápatí. Pokud nepotřebujete oba oddíly, nemůžete oddíl odstranit, ale velikost nepoužitého oddílu můžete změnit na nulu (0), abyste nepřidali do sestavy přebytečné mezery. Umístěte ukazatel myši na konec nepoužívaného oddílu, dokud se změní na oboustrannou šipku Double-sided arrow , a pak táhněte nahoru, dokud nebude oddíl skrytý. Pokud v oddílu jsou nějaké ovládací prvky, musíte je před úplným skrytím oddílu odstranit.

Odebrání sekcí sestavy nebo záhlaví a zápatí stránky

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu, kterou chcete změnit, a potom klikněte na příkaz Návrhové zobrazení v místní nabídce.

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na libovolný selektor oddílů a v místní nabídce klikněte na záhlaví a zápatí stránky nebo záhlaví nebo zápatí sestavy .

Pokud odebíráte pár záhlaví a zápatí a tyto oddíly obsahují ovládací prvky, Access zobrazí upozornění, že tyto oddíly odstraní také ovládací prvky a že nebudete moct akci vrátit zpět. Kliknutím na Ano oddíly odeberete a odstraníte, kliknutím na ne operaci zrušíte.

Začátek stránky

Tipy pro formátování různých datových typů

Když vytvoříte sestavu pomocí nástroje Sestava (k dispozici na kartě vytvořit , ve skupině sestavy ) nebo pomocí Průvodce sestavou, Access přidá pole do sestavy a vytvoří nejvhodnější ovládací prvek, který se zobrazí každé pole založené na datovém typu pole. Pokud přidáváte do sestavy pole sami, upřednostňovanou metodou je přetažení jednotlivých polí ze seznamu polí do sestavy. Stejně jako u Průvodce seStavou nebo nástroje Report Access vytvoří nejvhodnější ovládací prvek pro každé pole, a to v závislosti na datovém typu pole. U většiny datových typů je toto textové pole nejvhodnějším (výchozím) ovládacím prvkem pro použití.

V následujících částech najdete tipy, jak formátovat některé datové typy zvláštních případů.

Pole s více hodnotami    Výchozím ovládacím prvkem pro pole s více hodnotami je pole se seznamem. To se může zdát, že pro ovládací prvek v sestavě nemůžete kliknout na šipku u pole se seznamem v sestavě. V kontextu sestavy se ale pole se seznamem chová jako textové pole. Šipka se zobrazuje jenom v návrhovém zobrazení.

Pokud pole obsahuje více hodnot, jsou tyto hodnoty oddělené čárkami. Pokud není pole se seznamem dostačující pro zobrazení všech hodnot na jednom řádku a vlastnost CanGrow pole se seznamem je nastavena na hodnotu Ano, budou hodnoty zalomeny na další řádek. V opačném případě budou hodnoty zkráceny. Chcete-li nastavit vlastnost CanGrow ovládacího prvku, otevřete sestavu v návrhovém zobrazení nebo v zobrazení rozložení, klikněte na ovládací prvek a stisknutím klávesy F4 zobrazte seznam vlastností ovládacího prvku. Vlastnost CanGrow je umístěna na kartě Formát i na kartě vše v seznamu vlastností ovládacího prvku.

Pole ve formátu RTF    Výchozím ovládacím prvkem pro pole s formátovaným textem je textové pole. Pokud textové pole není dostatečně široké pro zobrazení všech hodnot na jednom řádku a vlastnost CanGrow textového pole je nastavená na hodnotu Ano, budou hodnoty zalomeny na další řádek. V opačném případě budou hodnoty zkráceny. Chcete-li nastavit vlastnost CanGrow ovládacího prvku, otevřete sestavu v návrhovém zobrazení nebo v zobrazení rozložení, klikněte na ovládací prvek a stisknutím klávesy F4 zobrazte seznam vlastností ovládacího prvku. Vlastnost CanGrow je umístěna na kartě Formát i na kartě vše v seznamu vlastností ovládacího prvku.

Pole s formátovaným textem umožňuje formátovat text různými způsoby. Například několik slov v poli může být podtržené a několik dalších slov ve stejném poli může být kurzívou. Můžete ale přesto nastavit celkový styl formátování pro textové pole, které obsahuje formátovaný text. Formátování textového pole se vztahuje pouze na text, který nebyl speciálně naformátován pomocí formátování RTF.

Nastavení stylů formátování textového pole, které zobrazuje pole s formátovaným textem

  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu v navigačním podokně a v místní nabídce klikněte na příkaz zobrazení rozložení .

  2. Klikněte na textové pole s polem s formátovaným textem a potom na kartě Formát ve skupině písmo klikněte na styl formátování, který chcete použít.

    Access použije formátování na veškerý text v poli s formátovaným textem, které ještě nemá tento typ (ale ne hodnotu), které bylo použito, jako je například zobrazení Datový list pro tabulku nebo dotaz nebo formulářové zobrazení pro formulář. Pokud je třeba část textu v poli naformátovaná červenou barvou písma a jako textové pole použijete modrou barvu písma, Access převede celý text s výjimkou toho, který byl naformátovaný jako červený. Jako další příklad se v případě, že část textu v poli zformátuje s použitím velikosti písma na 11 bodů a v textovém poli použijete velikost písma o velikosti 14 bodů, Access použije velikost písma o velikosti 14 bodů na celý text kromě toho, který byl naformátovaný na 11 poin. serveru.

    Pole příloh    Pole Příloha používají speciální ovládací prvek, který se nepoužívá pro žádný jiný datový typ. K záznamu můžete připojit více souborů pomocí jednoho pole přílohy, ale pole může zobrazovat pouze informace o jedné příloze. Ve výchozím nastavení zobrazuje ovládací prvek přílohy buď ikonu nebo obrázek, podle toho, jaký typ souboru přílohu aktuálně zobrazuje. Pokud chcete, můžete nastavit vlastnosti ovládacího prvku přílohy tak, aby se všechny připojené soubory zobrazovaly jako ikony, nebo aby se v poli zobrazila ikona kancelářské sponky a počet příloh. Za předpokladu, že už v sestavě používáte ovládací prvek přílohy, můžete pomocí následujícího postupu upravit vlastnosti ovládacího prvku pro různá použití ovládacího prvku.

Nastavení vlastností zobrazení pro pole přílohy

  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu v navigačním podokně a v místní nabídce klikněte na příkaz zobrazení rozložení .

  2. Klikněte na ovládací prvek přílohy. Pokud není zobrazen seznam vlastností, zobrazte jej stisknutím klávesy F4. V seznamu vlastností klikněte na kartu Formát .

    Pomocí následující tabulky můžete nastavit vlastnosti ovládacího prvku přílohy.

    Vlastnost

    Nastavení

    Zobrazit jako

    • Obrázek/ikona zobrazuje jako ikony obrázky a všechny ostatní soubory. Toto je výchozí nastavení.

    • Ikona zobrazuje všechny soubory jako ikony.

    • V kancelářské sponě se zobrazuje ikona kancelářské sponky s počtem příloh v závorkách.

    Výchozí obrázek

    Pokud nemají připojené soubory, zobrazí se v ovládacím prvku přílohy výchozí obrázek, v poli vlastnosti klikněte na Tlačítko Tvůrce , vyhledejte požadovaný obrázek a klikněte na otevřít.

    Poznámka: Výchozí obrázek se nezobrazí, pokud je vlastnost Display as nastavena na kancelářské sponky.

    Zarovnání obrázku

    V seznamu vyberte požadované zarovnání. Výchozí nastavení je na střed. Úprava tohoto nastavení může způsobit neočekávané výsledky v závislosti na nastavení vlastnosti Režim velikosti obrázku .

    Režim velikosti obrázku

    Toto nastavení je dostupné jenom v případě, že je vlastnost Zobrazit jako nastavená na možnost obrázek/ikona.

    • Klipart zobrazí obrázek ve skutečné velikosti. Obrázek se ořízne, pokud je moc velký a nevejde se do ovládacího prvku.

    • Roztažením obrázku roztáhnete celý ovládací prvek.

      Poznámka: Pokud se ovládací prvek přílohy shoduje se stejnou velikostí jako obrázek, bude obrázek deformovat, takže ho bude vypadat svisle nebo vodorovně.

    • Přiblížení : zobrazí obrázek co největší, bez oříznutí nebo deformování obrázku. Toto je výchozí nastavení.

  3. Pokud ovládací prvek používáte k zobrazení grafiky, upravte velikost ovládacího prvku přílohy tak, aby se zobrazila požadovaná velikost podrobností.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×