Office
Přihlásit se

Povolení a konfigurace jedinečných ID dokumentu

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

V tomto článku se seznámíte s výhodami používání ID dokumentu při správě dokumentů nebo záznamů. Naučíte se také, jak povolit službu ID dokumentu pro kolekci webů a jak konfigurovat možnosti ID dokumentu pro vlastní pravidla zásad vytváření názvů souborů.

V tomto článku

Základní informace

Důležité informace

Aktivace, povolení a konfigurace ID dokumentu

Aktivace funkce ID dokumentu kolekci webů

Povolení a konfigurace použití ID dokumentu v kolekci webů

Základní informace

ID dokumentu umožňují spravovat dokumenty, protože představují snadný způsob sledování položek bez ohledu na jejich umístění. Pokud bude například právní smlouva přesunuta z knihovny dokumentů na jednom webu do knihovny dokumentů na jiném webu, bude jednoduché tuto smlouvu vyhledat právě podle jejího ID dokumentu. ID dokumentu je k odeslaným dokumentům přiřazováno automaticky a toto ID bude příslušnou položku následovat v průběhu celého jejího životního cyklu. ID dokumentu lze přiřadit i k sadám dokumentů.

Sledování položek pomocí ID dokumentu

Po prvním povolení služby ID dokumentu budou k novým dokumentům v kolekci webů automaticky přiřazována nová ID. Pro přiřazení ID k dokumentům, které se již v kolekci webů nacházejí, je naplánována úloha časovače.

Po povolení služby bude také automaticky přidán nový sloupec k typům obsahu dokumentů a sad dokumentů. Ve sloupci ID dokumentu se zobrazuje ID přiřazené určité položce.

Než použijete funkci ID dokumentu v systému správy obsahu, musíte ji nejprve povolit pro kolekce webů, ve kterých jsou hostovány vaše dokumenty.

Důležité informace

Za určitých okolností nebude ID dokumentu zachováno. V následující tabulce je uveden souhrn těchto výjimek.

Akce

Výsledek

Stáhnete dokument a poté jej odešlete na jiný web.

Dokument je považován za kopii a bude mu přiřazeno nové ID dokumentu.

Použijete příkaz Přesunout společně s příkazem Odeslat.

Dokument je považován za kopii a bude mu přiřazeno nové ID dokumentu.

Použijete příkaz Kopírovat.

Bude přiřazeno nové ID dokumentu.

Jediný způsob, jak zachovat ID dokumentu na webech, je použití administrativní stránky obsahu a struktury webu v Nastavení webů při přesouvání dokumentů. Pokud tuto metodu zkopírujete, nezůstane ID dokumentu zachováno.

Další informace o strukturou a obsahem webu najdete v tématu Práce se strukturou a obsahem webu.

Začátek stránky

Aktivace, povolení a konfigurace ID dokumentu

Chcete-li poprvé použít ID dokumentu ke sledování dokumentů nebo záznamů, musíte provést postup o dvou krocích:

Aktivace funkce ID dokumentu v kolekci webů

Poznámka: Chcete-li povolit funkci ID dokumentu, musíte být správcem kolekce webů.

  1. Přejděte do kolekce webů nejvyšší úrovně.

  2. Klikněte na nabídku Akce webu a potom na příkaz Nastavení webu .

  3. V části Správa kolekce webů klikněte na možnost Funkce kolekce webů.

  4. Vedle položky Služba ID dokumentu klikněte na možnost Aktivovat. Vedle položky se zobrazí ikona Aktivní a funkce bude aktivována pro aktuální kolekci webů.

Povolení a konfigurace použití ID dokumentu v kolekci webů

Pokud povolíte funkci ID dokumentu pro jakoukoli danou kolekci webů, bude všem dokumentům v kolekci webů automaticky přiřazeno ID dokumentu. Mějte na paměti, že v závislosti na počtu dokumentů v kolekci webů může tento proces určitou dobu trvat.

Poznámka: Chcete-li povolit a konfigurovat funkci ID dokumentu, musíte být správcem kolekce webů.

  1. Přejděte do kolekce webů nejvyšší úrovně.

  2. Klikněte na nabídku Akce webu a potom na příkaz Nastavení webu .

  3. V části Správa kolekce webů klikněte na možnost Nastavení ID dokumentu.

  4. Na stránce Nastavení ID dokumentu se v části Přiřadit ID dokumentu ujistěte, že je zaškrtnuté políčko u položky Přiřadit ID dokumentu.

Poznámka:  Při prvním povolení přiřazení ID dokumentu v rámci kolekce webů se zobrazí zpráva: Pro konfiguraci funkce ID dokumentu je naplánováno dokončení automatickým procesem. Znamená to, že dokončení přiřazení ID dokumentu všem dokumentům v kolekci webu proběhne v rámci úlohy časovače. Jak dlouho bude tento proces trvat, závisí na počtu dokumentů v kolekci webů.

  1. Pokud chcete nastavit vlastní řetězec znaků nebo čísel, která mají být automaticky přidána na začátek každého ID dokumentu, zadejte tento řetězec v části Začít ID následujícími znaky.

  2. Pokud chcete automaticky přidat předponu ke všem existujícím ID dokumentu v kolekci webů, zaškrtněte políčko Obnoví všechna ID dokumentu v této kolekci tak, aby začínala těmito znaky.

  3. V částech Obor vyhledávání pro vyhledání ID dokumentu vyberte weby, které mají být použity jako obor vyhledávání pro vyhledání ID.

  4. Klikněte na tlačítko OK.

    Poznámka: Jak již bylo zmíněno výše, bude po povolení služby ID dokumentu pro jakoukoli danou kolekci webů k typům obsahu dokumentů a sad dokumentů přidán jako úroveň kolekce webů sloupec. Sloupec ID dokumentu je používán k zobrazení ID přiřazeného dané položce.

začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×