Použití zápisů o telefonních hovorech v aplikaci Business Contact Manager

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Zápisy o telefonních hovorech v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook umožňuje zaznamenávat konverzace s účty, příležitostí, obchodní kontakty nebo obchodní projekty. Při vytváření zápis o telefonním hovoru můžete zaznamenávat do doby trvání volání a typ komentářů týkajících se konverzace. Uvidíte, že telefonu uložené protokoly do Složka Historie komunikace. Zápisy o telefonních hovorech můžete propojit jeden nebo více záznamů.

Tento článek vysvětluje, jak vytvořit odkaz, upravit a odstranit zápis o telefonním hovoru.

Co chcete udělat?

Vytvoření a propojit zápis o telefonním hovoru

Odkaz existující zápis o telefonním hovoru do více než jeden záznam

Úprava zápis o telefonním hovoru

Odstranění zápis o telefonním hovoru

Vytvoření a propojit zápis o telefonním hovoru

Pokud vytvoříte zápis o telefonním hovoru ze záznamu, se automaticky propojí s tímto záznamem. Můžete taky vytvořit zápis o telefonním hovoru a odkaz na jeden nebo více záznamů najednou.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z těchto složek a zobrazte tak příslušný pracovní prostor:

    • Správa kontaktů

    • Prodej

    • Marketing

    • Řízení projektů

  2. Klikněte na kartu obsahující záznamy, které chcete.

  3. Udělejte některou z těchto věcí:

    • Poklikejte na jeden záznam otevřete.

    • Klikněte na více záznamů, které chcete vytvořit odkaz na nový zápis o telefonním hovoru.

      Jak se dá vybrat víc záznamů?

      Sousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy SHIFT a kliknutím na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete přidat. Nesousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy CTRL a kliknutím na jednotlivé záznamy. Všechny záznamy vyberete tak, že kliknete na jeden z nich a stisknete kombinaci kláves CTRL+A.

  4. Na pásu karet klikněte ve skupině Přidat položku historie klikněte na Zápis o telefonním hovoru, nebo Další a potom klikněte na zápis o telefonním hovoru.

  5. V části Business phone protokolu zadejte předmět a klikněte na požadovaný typ telefonního hovoru.

  6. Pořizovat záznam doby trvání volání, na pásu karet klikněte ve skupině Akce klikněte na Spustit časovač.

    Poznámka: Při zavření zápis o telefonním hovoru, přestane časovače a celkovou dobou trvání automaticky přidají i do formuláře protokolu telefonu.

  7. V oddílu komentáře zadejte poznámky.

  8. Pokud chcete zaznamenat datum a čas, že jste zadali komentáře, klikněte na tlačítko Přidat časové razítko.

  9. Klikněte na Uložit a zavřít.

    Datum a čas svého telefonního hovoru se zadávají automaticky při ukládání zápis o telefonním hovoru. Zápis o telefonním hovoru je uvedená na stránce Historie každého z vybraných záznamů.

Začátek stránky

Odkaz existující zápis o telefonním hovoru do více než jeden záznam

Pokud potřebujete, můžete propojit zápis o telefonním hovoru s víc než jedním záznamem. Pokaždé, když zápis o telefonním hovoru propojení se záznamem, jinou kopii protokol se zobrazí ve složce Historie komunikace.

  1. Poklikejte na zápis o telefonním hovoru, který chcete propojit s dalším záznamem.

  2. Klikněte na tlačítko Propojit

  3. V dialogovém okně propojení se záznamem aplikace Business Contact Manager v seznamu Typ položky klikněte na typ záznamu, který chcete propojit zápis o telefonním hovoru.

  4. V seznamu klikněte na záznamy, které chcete přidat zápis o telefonním hovoru.

Jak se dá vybrat víc záznamů?

Sousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy SHIFT a kliknutím na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete přidat. Nesousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy CTRL a kliknutím na jednotlivé záznamy. Všechny záznamy vyberete tak, že kliknete na jeden z nich a stisknete kombinaci kláves CTRL+A.

  1. Ve skupinovém rámečku Propojených záznamů klikněte na Propojit s. Záznamy, které jste vybrali jsou uvedené v poli Propojit s.

  2. Klikněte na tlačítko OK.

  3. Klikněte na Uložit a zavřít.

Poznámka: Složka Historie komunikace jsou uvedeny položky víckrát jenom v případě, že je propojená s víc než jeden záznam. Po úpravě položky v jeden záznam položku změní ve všech propojených záznamů.

Začátek stránky

Úprava zápis o telefonním hovoru

Poznámka: Po úpravě zápis o telefonním hovoru je propojená s víc než jeden záznam zápis o telefonním hovoru změní ve všech propojených záznamů.

  1. Poklikejte na zápis o telefonním hovoru, kterou chcete upravit.

  2. Proveďte požadované změny v zápis o telefonním hovoru.

  3. Klikněte na Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Odstranění zápis o telefonním hovoru

Pokud zápis o telefonním hovoru je propojená s jeden záznam a odstraňte ji z historie komunikace, zaznamenávají Business Contact Manager pro aplikaci Outlook přesune telefonu zaznamenat do složky Odstraněná pošta. Pokud jsou tu uvedené, že odkazy na telefonu přihlásit s jinými záznamy, zápis o telefonním hovoru odebrány z tohoto záznamu.

Například pokud odstraníte zápis o telefonním hovoru z záznam potenciálního zákazníka a zápis o telefonním hovoru je také propojená s záznamu typu obchodní kontakt, zápis o telefonním hovoru na obchodní kontakt se nezmění.

Tip: Při otevření zápis o telefonním hovoru, zobrazí se záznamy, které je propojené s v poli Propojit s.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z těchto složek a zobrazte tak příslušný pracovní prostor:

  • Správa kontaktů.

  • Prodej

  • Marketing

  • Řízení projektů

  • Klikněte na kartu obsahující požadovaný záznam.

  • Poklikáním tento záznam s odkazem na zápis o telefonním hovoru, který chcete odstranit.

  • Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit na možnost Historie.

  • Klikněte pravým tlačítkem myši zápis o telefonním hovoru a pak klikněte na Odstranit.

  • Klikněte na Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×