Použití projektových úkolů v aplikaci Business Contact Manager

Abyste mohli vytvořit obchodní projekt, můžete ho rozdělit na řadu úkolů projektu, které můžete uspořádat v pořadí, v jakém je třeba je udělat, a můžete je přiřadit členům týmu.

Ke každému úkolu přiřadíte datum zahájení a termín splnění. Při provádění úkolu můžete aktualizovat úroveň dokončení. Tyto informace umožňují zobrazit obchodní projekt jako pruhový graf rozvržený na časové ose. To vám poskytne užitečný vizuál, kde se v procesu nacházíte a kolik dalšího potřebujete.

Tento článek popisuje, jak vytvořit, přiřadit, aktualizovat a sledovat projektové úkoly.

Informace o tom, jak odstranit záznamy včetně úkolů projektu, najdete v tématu odstranění záznamů aplikace Business Contact Manager.

Co chcete udělat?

Vytvoření a přiřazení úkolu projektu

Aktualizace úkolu projektu, který vám byl přiřazen

Sledování úkolů projektu, které jsou propojené s obchodním projektem

Úkoly diagramu grafu na časové ose

Vytvoření a přiřazení úkolu projektu

Když vytvoříte obchodní projekt, třeba prodejní prezentace, může obsahovat několik úkolů projektu. Například:

  • Uspořádání prostoru prezentace

  • Zajištění aktuálnosti ve stravování

  • Vytvářet, vyrábět a dodávat prodejní materiály.

Tyto úkoly můžete přiřadit komukoli, se kterým jste Databáze aplikace Business Contact Manager sdíleli.

Poznámka: Soubory nebo e-mailové zprávy nemůžete propojit s úkoly projektu, můžete ale do oddílu komentáře v záznamu úkolu projektu připojit položky, jako jsou soubory a e-mailové zprávy.

Vytvoření nového úkolu projektu

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Managerna Správa projektů.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Nový na Nový úkol projektu.

Dokončení formuláře projektového úkolu

Formulář projektového úkolu zahrnuje Obecné a Podrobnosti . Ve výchozím nastavení se zobrazuje stránka Obecné.

Stránka Obecné

Toto zobrazení můžete použít k zaznamenání informací o úkolu projektu, včetně komu je úkol projektu, propojený obchodní projekt a termín splnění, stav.

Oddíl informace o úkolu projektu
  1. Do pole Předmět zadejte název úkolu projektu (povinný).

  2. Přiřazení úkolu projektu členovi nebo zaměstnanci týmu    Klikněte na jméno osoby v seznamu přiřazeno .

    Poznámka: Jména v seznamu přiřazeno jsou zaměstnanci, se kterými jste sdíleli databázi aplikace Business Contact Manager. Informace o tom, jak sdílet databázi, najdete v tématu Sdílení dat aplikace Business Contact Manager s dalšími uživateli.

Oddíl propojeného projektu
  1. Kliknutím na tlačítko propojit s vyberte obchodní projekt, se kterým je tento úkol projektu propojený (povinné).

    Poznámka: Úkol projektu může být propojený jenom s jedním obchodním projektem. Pokud jste tento úkol projektu vytvořili ve formuláři Obchodní projekt, tyto informace již byly zadány.

Oddíl nastavení úkolů projektu
  1. Do polí počáteční datum a termín splnění zadejte data zahájení a termín splnění úkolu.

    Informace o datu zahájení jsou do horní části záznamu přidány pod pás karet.

  2. V poli stav klikněte na popis stavu úkolu projektu.

  3. Do pole dokončeno% zadejte číslo mezi 0 a 100.

  4. Pokud tento úkol projektu vyžaduje upozornění od osoby, se kterou je přiřazen, zaškrtněte políčko Upozornit .

Úkol je přidán do seznamu úkolů osoby na panelu úkolů v Outlooku.

  1. V poli Priorita vyberte pro úkol projektu úroveň priority, Nízká, normální nebo Vysoká.

Pokud chcete seznam přizpůsobit, klikněte na Upravit tento seznam

  1. Chcete-li nastavit připomenutí vlastníka tohoto úkolu projektu, zaškrtněte políčko připomenutí , klikněte na šipku a vyberte datum a čas.

Oddíl Komentáře
  1. Do pole Komentáře zadejte nebo vložte komentáře nebo připojte soubory nebo jiné položky Outlooku, například e-mailové zprávy.

    Poznámka: V poli komentáře jsou uvedené připojené soubory a položky Outlooku. Na stránce Historie propojeného obchodního projektu nejsou uvedené položky.

  2. Kliknutím na tlačítko Přidat časové razítko přidáte ke svým komentářům datum a čas.

  3. Pokud jste již zadali informace o úkolu projektu, klikněte na uložit & zavřít. Jinak přejděte k další části tohoto článku.

Stránka Podrobnosti

Na této stránce můžete zaznamenat datum dokončení, počet dokončených prací a případné vzdálenosti, které je třeba sledovat.

  1. Pokud chcete zobrazit stránku podrobnosti, klikněte na pásu karet ve skupině Zobrazit na Podrobnosti.

  2. Do pole Datum dokončení zadejte datum, kdy byl úkol projektu dokončen.

  3. Do pole Celková práce zadejte počet hodin celkové práce odhadované na tento úkol.

  4. Do pole skutečná práce zadejte počet hodin skutečné práce.

  5. Do pole vzdálenost zadejte Fakturovatelné km za tento úkol projektu.

  6. Klikněte na Uložit a zavřít.

Tip: Po uložení úkolu projektu se podrobnosti tohoto úkolu zobrazí v části informace o úkolech projektu v propojeném obchodním projektu.

Začátek stránky

Přiřazení úkolu projektu

Poznámka: Pokud je vaše databáze Business Contact Manageru sdílená s jinými uživateli, můžete mu přiřadit jenom úkol projektu. Další informace o tom, jak používat databázi, najdete v článku sdílení dat aplikace Business Contact Manager s jinými uživateli.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Managerna Správa projektů.

  2. V podokně seznamu klikněte na kartu úkoly projektu a potom poklikejte na úkol projektu.

  3. V záznamu úkolu projektu klikněte v seznamu přiřazeno na na jméno.

    Poznámka: Jména v seznamu přiřazeno se zobrazí pouze v případě, že sdílíte databázi s jinými uživateli.

  4. Klikněte na Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Aktualizace úkolu projektu, který vám byl přiřazen

Pokud chcete průběžně aktualizovat obchodní projekt, je potřeba, abyste aktualizovali projektové úkoly podle vašich potřeb a spolupracovníků prováděli práci na těchto úkolech. Když vám je úkol projektu přiřazen, uvidíte ho na panelu úkolů Outlooku.

Jak na to?

  1. V Outlooku na pásu karet klikněte na kartu zobrazení .

  2. Ve skupině rozložení klikněte na panel úkolua potom postupujte takto:

  3. Pokud se panel úkolu nezobrazuje, klikněte na normální.

  4. Pokud seznam úkolů není na panelu úkolů zahrnutý, opakujte předchozí kroky a klikněte na seznam úkolů.

Aktualizace úkolu projektu

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Managerna Správa projektů.

  2. V podokně seznamu na kartě úkoly projektu poklikejte na úkol projektu a otevřete ho.

  3. V části Nastavení úkolu projektu aktualizujte aktuální stav, procento dokončení a to, jestli úkol vyžaduje pozornost vlastníka obchodního projektu.

  4. V části Komentáře můžete vkládat Komentáře z jiných souborů nebo přímo do tohoto pole. Kliknutím na tlačítko Přidat časové razítko přidáte ke svým komentářům datum a čas.

  5. Klikněte na Uložit a zavřít.

Poznámka: Po uložení záznamu úkolu projektu se všechny informace z tohoto úkolu zobrazí v části informace o úkolech projektu v propojeném záznamu obchodního projektu.

Začátek stránky

Sledování úkolů projektu, které jsou propojené s obchodním projektem

Pokud jste vlastníkem obchodního projektu, můžete sledovat průběh úkolů projektu, a to tak, že zobrazíte miniaplikace úkolů projektu, jako jsou třeba úkoly projektu – další podle toho, nebo zobrazení úkolů projektu v části informace o úkolech projektu v záznamu obchodního projektu.

Miniaplikace úkoly projektu zobrazují informace o úkolech všech projektů všech vašich obchodních projektů.

Informace o tom, jak zobrazit miniaplikace v pracovním prostoru řízení projektů, najdete v tématu Použití miniaplikací v aplikaci Business Contact Manager.

Zobrazení úkolů projektu v jednotlivém obchodním projektu

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Managerna Správa projektů.

  2. V podokně seznamu na kartě obchodní projekty poklikejte na obchodní projekt, který chcete zkontrolovat.

    V části informace o úkolech projektu se zobrazí informace o každém úkolu projektu. Poklikáním na libovolný úkol projektu ho otevřete a zobrazíte podrobnější informace.

Začátek stránky

Úkoly diagramu grafu na časové ose

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Managerna Správa projektů.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Sestavy.

  3. Ve skupině řízení projektů klikněte na úkoly projektua pak vyberte úkoly projektu – vše.

  4. V okně Sestava klikněte na pásu karet ve skupině Seřadit a filtrovat na Filtr.

  5. V dialogovém okně filtrovat úkoly projektu klikněte na kartu Rozšířený filtr .

  6. V seznamu název pole klikněte na odkaz na. V seznamu porovnání klikněte na rovnáse a potom v poli Porovnat s zadejte název obchodního projektu, který sledujete.

  7. Klikněte na OK.

  8. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit na graf.

    Projektové úkoly v obchodním projektu se zobrazují jako zelené pruhy úkolů na časové ose. Černá čára na hlavním panelu označuje procento dokončení úkolu.

Tip: Můžete zobrazit další prvky grafu. Na pásu karet klikněte ve skupině graf na Štítkya pak vyberte popisky, které chcete zobrazit.

Další informace o sestavách a filtrech najdete v tématu použití sestav a grafů v aplikaci Business Contact Manager a filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×