Použití hromadné korespondence k posílání hromadných e-mailových zpráv

Použití hromadné korespondence k posílání hromadných e-mailových zpráv

Pokud chcete poslat mnoha lidem e-mailem zprávu, která bude přizpůsobená každému příjemci, použijte hromadnou korespondenci. Můžete vytvořit dávku osobně zaměřených e-mailových zpráv, které budou stejně formátované a budou obsahovat stejný text i grafiku. Jenom určité části e-mailových zpráv se budou lišit a budou přizpůsobené jednotlivým osobám. Při použití hromadné korespondence (na rozdíl od poslání jedné zprávy skupině lidí) dostane každý příjemce vlastní zprávu, u které bude jediným příjemcem.

Tři soubory v procesu hromadné korespondence – hlavní dokument plus seznam adresátů, ze kterého se vytváří sady dopisů, e-mailových zpráv, obálek nebo štítků

Součástí vytváření e-mailových zpráv v procesu hromadné korespondence jsou tři dokumenty:

  • Hlavní dokument
    Tento dokument je vaše e-mailová zpráva. Obsahuje text a grafiku (například logo nebo obrázek), které budou stejné v každé verzi sloučeného dokumentu.

  • Seznam adresátů
    Tento dokument obsahuje data, která slouží k doplnění informací v dopisu. Seznam adresátů obsahuje například jména. Váš hlavní dokument je e-mailová zpráva, která bude adresovaná jménům z tohoto seznamu.

  • Sloučený dokument
    Tento dokument vznikne kombinací hlavního dokumentu a seznamu adresátů. Proces hromadné korespondence bere informace ze seznamu adresátů a vkládá je do hlavního dokumentu, takže pro každou osobu ze seznamu adresátů vznikne osobně zaměřený sloučený dokument.

Krok 1: Příprava hlavního dokumentu

Než začnete s hromadnou korespondencí, napište ve Wordu text e-mailové zprávy, kterou chcete všem poslat. Pokud třeba chcete lidem oznámit chystanou akci, uveďte název, datum, čas a místo konání akce. Tyto podrobnosti o události by měli znát všichni.

  • Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Spustit hromadnou korespondenci a seznam dostupných typů hromadné korespondence, které můžete spustit

Krok 2: Příprava seznamu adresátů

Abyste mohli poslat e-maily, musíte mít nainstalovaný e-mailový program, který je kompatibilní s rozhraním MAPI, například Outlook nebo Gmail. Pokud použijete rozhraní MAPI Outlooku, musíte mít stejné verze Wordu a Outlooku.

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Může to být adresář kontaktů Outlooku, databáze Accessu nebo seznam adres Office. Obsahuje záznamy, ze kterých si Word bere informace k sestavení e-mailových zpráv.


Tipy

Krok 3: Propojení seznamu adresátů s e-mailovou zprávou

Teď je potřeba zvolit ze zdroje dat (seznamu adres) příjemce e-mailových zpráv. Zkontrolujte, jestli váš zdroj dat obsahuje sloupec pro e-mailové adresy a jestli v něm jsou e-mailové adresy všech osob, kterým chcete e-mail poslat.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Vybrat příjemce a zvolte jednu z možností.

  2. Udělejte některou z těchto věcí:

    • Pokud seznam adresátů nemáte, zvolte možnost Zadat nový seznam, a vytvořte ho.

      nebo

    • Pokud máte seznam adresátů v tabulce Excelu, databázi Accessu nebo v datovém souboru jiného typu, zvolte Použít existující seznam. Potom k seznamu přejděte a zvolte Otevřít.

      nebo

    • Pokud chcete použít kontakty Outlooku, zvolte Vybrat z kontaktů Outlooku.

  3. Zvolte Soubor > Uložit jako.

  4. Do pole Název souboru zadejte název souboru a pak zvolte Uložit.


Úprava seznamu adresátů

Pokud chcete e-mailové zprávy poslat všem osobám v seznamu, přejděte na Krok 4: Přidání osobně zaměřeného obsahu do e-mailové zprávy. Pokud chcete e-mailové zprávy poslat jenom některým lidem ze seznamu, můžete seznam adresátů upravit a vybrat v něm jenom požadované příjemce.

  1. Zvolte Upravit seznam příjemců.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Upravit seznam příjemců

  2. Zaškrtněte jména lidí, kteří mají vaši e-mailovou zprávu dostat.

    Vyberte řádky zaškrtnutím políčka.

Abyste snadněji našli jména a adresy, můžete seznam seřadit nebo vyfiltrovat.

Krok 4: Přidání osobně zaměřeného obsahu do e-mailové zprávy

Přizpůsobte e-mailové zprávy příjemcům přidáním jmen a adres osob. Osvědčeným způsobem, jak tyto podrobnosti přidat, je vložit do hlavního dokumentu slučovací pole.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Blok adresy.

    Pole hromadné korespondence Vložit blok adresy

  2. V dialogovém okně Vložit blok adresy zvolte formát, ve kterém se má jméno příjemce objevit v e-mailové zprávě.

    Možnosti bloku adresy

  3. Zvolte OK. Slučovací pole se vloží do hlavního dokumentu.

  4. Ve skupině Zapsat a vložit zvolte Řádek s pozdravem.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Řádek s pozdravem

  5. V dialogovém okně Vložit řádek s pozdravem zvolte požadovaný formát.

  6. Zvolte OK. Slučovací pole se vloží do hlavního dokumentu.

  7. Zvolením možností Soubor > Uložit si e-mail uložte.

    Poznámka: Po vložení polí budete muset e-mail ručně naformátovat.

Do e-mailové zprávy můžete přidat i jiná pole ze zdroje dat. Další informace najdete v článku Vložení polí hromadné korespondence.

Ověření názvů slučovacích polí

Zkontrolujte, jestli Word najde v seznamu adresátů jména a adresy.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Shoda polí.

    Tip:  Dialog Shoda polí se dá otevřít i z dialogového okna Vložit blok adresy, pomocí kterého jste přidali do hlavního dokumentu blok adresy.

  2. V dialogovém okně Shoda polí zkontrolujte, jestli pole záznamů zobrazená v seznamu odpovídají názvům záhlaví sloupců pro záznamy ve vašem zdroji dat seznamu adresátů.

    Dialogové okno Shoda polí

    Poznámka: V dialogovém okně jsou dva sloupce. V levém sloupci je seznam běžných názvů polí v obchodním záznamu. V pravém sloupci jsou názvy polí z vašeho zdroje dat, které jsou přiřazené (namapované) k běžným názvům z levého sloupce.

  3. Udělejte některou z těchto věcí:

    • Pokud zobrazené názvy polí odpovídají názvům záhlaví sloupců pro záznamy ve vašem zdroji dat seznamu adresátů, nedělejte nic.

      nebo

    • Pokud se v pravém sloupci objeví (Není spárováno), i když by tam mělo být některé ze záhlaví sloupců ve vašem zdroji dat, zvolte šipku rozevíracího seznamu a pak vyberte správné pole ve zdroji dat seznamu adresátů. Tento krok podle potřeby opakujte.

  4. Zvolte OK.


Formátování polí hromadné korespondence

Pokud chcete změnit písmo, velikost nebo mezery sloučeného obsahu, vyberte název slučovacího pole hromadné korespondence a udělejte požadované změny.

  1. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Náhled výsledků na tlačítko Náhled výsledků. Tím přepnete ze sloučených výsledků zpátky na slučovací pole hromadné korespondence ve svém dopisu.

    Skupina Náhled výsledků na kartě Korespondence ve Wordu

  2. Zvolte název slučovacího pole hromadné korespondence.

    Vybrané pole Blok adresy

  3. Na kartě Domů zvolte požadované písmo a velikost.

    Ve Wordu na kartě Domů můžete ve skupině Písmo zvolit písmo a jeho velikost.

  4. Na kartě Rozložení stránky (Word 2013) nebo Rozložení (Word 2016) zvolte požadované mezery mezi odstavci.

    Ve Wordu na kartě Rozložení můžete ve skupině Odstavec nastavit mezery.

    Poznámka: Word považuje každý řádek v bloku adresy za odstavec, takže možná budete chtít zmenšit mezery mezi řádky.

Krok 5: Náhled a dokončení

Po přidání slučovacích polí do hlavního dokumentu můžete zobrazit náhled výsledků slučování. Pokud budete s náhledem spokojení, můžete slučování dokončit.

  1. Zvolte Náhled výsledků a potom pomocí tlačítek Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence a Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam zkontrolujte, jestli jména a adresy v textu dopisu vypadají správně.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je skupina Náhled výsledků

    Tip:  Pokud budete chtít přejít na začátek seznamu, zvolte tlačítko První Tlačítko První záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam. Pokud budete chtít přejít na konec seznamu, zvolte tlačítko Poslední Tlačítko Poslední záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam.

  2. Zvolte Dokončit a sloučit > Poslat e-mailové zprávy.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Dokončit a sloučit a jeho možnosti

  3. V poli Komu zvolte název sloupce e-mailových adres ve vašem seznamu adresátů.

    Poznámka: Word pošle individuální zprávu na každou e-mailovou adresu. Nemůžete přidat příjemce kopie nebo skryté kopie ani přílohy e-mailové zprávy.

  4. Do pole Předmět zadejte předmět zprávy.

  5. V poli Formát pošty zvolte HTML (výchozí nastavení) nebo Prostý text, abyste dokument poslali jako text e-mailové zprávy.

    Důležité informace: Pokud e-mailovou zprávu pošlete ve formátu Prostý text, nebude hlavní dokument obsahovat formátování textu ani grafiku.

  6. V části Odeslat záznamy udělejte některou z těchto věcí:

    • Přijměte výchozí nastavení slučování – Všechny záznamy.

      nebo

    • Zvolte Aktuální záznam – odešle se jenom zpráva pro záznam zobrazený na obrazovce.

      nebo

    • Zvolte poslední možnost a do pole Od zadejte číslo záznamu, na kterém má slučování začít, a do pole Do zadejte číslo záznamu, na kterém má slučování skončit.

      Poznámka: E-mail se nepošle nikomu, kdo nemá číslo záznamu v intervalu Od–Do.

  7. Zvolte OK a dokončete tak proces hromadné korespondence.

Krok 6: Uložení osobně zaměřené zprávy

Pokud budete chtít e-mailovou zprávu někdy příště použít pro jinou hromadnou korespondenci, uložte si ji.

Když uložíte hlavní dokument, uložíte také jeho spojení se zdrojem dat, který jste zvolili. Až budete hlavní dokument otvírat příště, Word se vás zeptá, jestli chcete zachovat spojení se zdrojem dat.

  • Pokud zvolíte Ano, dokument se otevře a uvidíte informace po sloučení s prvním záznamem.

  • Pokud zvolíte Ne, spojení mezi hlavním dokumentem a zdrojem dat se přeruší. Hlavní dokument pro e-mail se změní na standardní dokument Wordu.

Viz také

Pokud chcete poslat více lidem e-mailem dopis, který má být přizpůsobený každému příjemci, použijte hromadnou korespondenci. Můžete vytvořit dávku přizpůsobených e-mailových zpráv, které budou stejně formátované a budou obsahovat stejný text. Jen určité části e-mailových zpráv se budou lišit a budou přizpůsobené jednotlivým osobám. Při hromadné korespondenci (na rozdíl od poslání jedné zprávy skupině lidí) je každý příjemce výhradním příjemcem zprávy.

K vytvoření e-mailových zpráv v hromadné korespondenci potřebujete tři soubory:

  • Hlavní dokument
    Tento dokument představuje vaši e-mailovou zprávu a obsahuje text, který je stejný pro každou verzi sloučeného dokumentu.

  • Seznam adresátů
    Toto je zdroj dat. Často se jedná o excelovou tabulku, která slouží k doplňování informací do e-mailové zprávy. Seznam adresátů může obsahovat například jména a hlavní dokument je e-mailová zpráva, kterou budete adresovat příjemcům uvedeným v tomto seznamu.

  • Sloučený dokument
    Tento dokument vznikne kombinací hlavního dokumentu a seznamu adresátů. Hromadná korespondence bere informace ze seznamu adresátů a vkládá je do hlavního dokumentu, takže pro každou osobu v seznamu adresátů vznikne přizpůsobený, sloučený dokument.

Prvním krokem procesu hromadné korespondence je vytvoření hlavního dokumentu.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

    Spustit hromadnou korespondenci – zvýrazněná možnost E-mailové zprávy

  2. V aplikaci Word napište e-mailovou zprávu, kterou chcete všem poslat.

První řádek v excelové tabulce je řádek záhlaví. Každý sloupec v tomto řádku má název (popisek), který označuje kategorii informací. Popisky sloupců můžou být například: E-mailová adresa, Jméno, Ulice a číslo popisné, Město, PSČ a Stát. Každý další řádek obsahuje jeden záznam dat pro jednoho z příjemců. V seznamu nesmí být prázdné řádky ani sloupce.

Tip: Pokud chcete vytvořit excelovou tabulku z adresáře Outlooku, vyexportujte kontakty do textového souboru (.txt) s položkami oddělenými tabulátory a potom tento soubor .txt otevřete v Excelu. Další informace najdete v článku věnovaném exportu nebo ruční archivaci položek Outlooku.

  1. Do prvního řádku excelové tabulky zadejte popisky sloupců pro příjemce. Do prvního sloupce zadejte například E-mailová adresa, do druhého sloupce zadejte Jméno a do třetího sloupce zadejte Příjmení.

    Důležité informace: Doporučuje se, aby první sloupec obsahoval e-mailové adresy jednotlivých příjemců.

  2. Do druhého řádku a dalších řádků zadejte e-mailovou adresu, jméno a příjmení příjemců.

  3. V nabídce Soubor zvolte Uložit a zadejte název souboru.

    Poznámka: Umístění tabulky si zapamatujte, později ji budete potřebovat propojit s hlavním dokumentem.

  4. Uložte a zavřete tabulku.

    Poznámka: Pokud excelovou tabulku obsahující seznam příjemců nezavřete nebo ji před dokončením procesu hromadné korespondence znovu otevřete, nebudete moct proces hromadné korespondence dokončit.

Na kartě Korespondence zvolte Vybrat příjemce a zvolte jednu z možností.

Na kartě Korespondence je vybraná možnost Vybrat příjemce se seznamem možností

Možnost

Popis

Vytvořit nový seznam

Při nastavování hromadné korespondence začít s novým seznamem adres

Použít existující seznam

Jako seznam adres použít excelovou tabulku nebo jiný typ datového souboru

Vybrat z kontaktů Outlooku

Vybrat jména do seznamu adres přímo z kontaktů Outlooku

Kontakty Apple

Vybrat jména do seznamu adres přímo z adresáře Apple

FileMaker Pro

Importovat data z databáze FileMakeru Pro

Vytvořit nový seznam

Word v dialogovém okně Upravit pole seznamu automaticky vytvoří pole pro některé základní informace, jako jsou jména, příjmení a adresy. Pokud chcete přidat nové pole, třeba pole pro zprávu, přidejte ho teď, abyste do něj mohli při zadávání položek zadat požadované hodnoty.

  1. V části Nový název pole zadejte název pole, které chcete přidat, a pak klikněte na + (symbol plus).

    Tip: Pokud chcete změnit pořadí polí, zvolte pole, které chcete přesunout, a pak ho pomocí šipek nahoru a dolů přesuňte.

  2. Až budou všechna pole podle vašich představ, zvolte Vytvořit a vytvořte tak nový seznam.

Použít existující seznam

  1. Vyhledejte soubor, který chcete použít, a zvolte Otevřít.

  2. V dialogovém okně Otevřít sešit vyberte tabulku, kterou chcete použít, a udělejte některou z těchto věcí:

    • Pokud chcete použít celou tabulku, nechte pole Oblast buněk prázdné.

      nebo

    • Zadejte oblast buněk obsahující data, která chcete použít.

  3. Zvolte OK.

Vybrat z kontaktů Outlooku

  1. Zvolte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout.

  2. V dialogovém okně Možnosti dotazu vedle položky Vypsat příjemce hromadné korespondence podle zvolte Úplný záznam.

  3. V seznamu kontaktů vyberte kontakty, které chcete zahrnout do hromadné korespondence, a pak zvolte OK.

Kontakty Apple

  1. Zvolte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout.

  2. V dialogovém okně Možnosti dotazu v části Kontakty skupiny Apple zvolte skupinu, kterou chcete zahrnout do hromadné korespondence, a pak zvolte OK.

FileMaker Pro

  1. Vyhledejte soubor, který chcete použít, a zvolte Otevřít.

  2. V dialogovém okně Oddělovače položek zvolte oddělovač polí, který má oddělovat jednotlivá datová pole, a oddělovač záznamů, který má oddělovat jednotlivé datové záznamy, a pak zvolte OK.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Vložit slučovací pole a pak zvolte pole, které chcete přidat.

    Karta Korespondence se zvýrazněnou možností Vložit slučovací pole

  2. V hlavním dokumentu klikněte do pole Do tohoto textového pole přetáhněte pole nebo napište text a pak klikněte na text a odeberte ho.

  3. Přidejte a naformátujte pole, která mají být zahrnutá v e-mailové zprávě, a zvolte OK.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Náhled výsledků a podívejte se, jak budou e-mailové zprávy vypadat.

    Karta Korespondence se zvýrazněnou možností Náhled výsledků

    Poznámka: Jednotlivé e-mailové zprávy můžete procházet pomocí tlačítek se šipkou doleva nebo doprava na kartě Korespondence.

  2. Pokud chcete udělat další změny formátování, zvolte znovu Náhled výsledků a pak můžete přidat nebo odebrat slučovací pole.

  3. Až budete se vzhledem zpráv spokojení, dokončete proces hromadné korespondence – na kartě Korespondence zvolte Dokončit a sloučit > Sloučit do e-mailu.

    Tip: Pokud jste nevybrali výchozí e-mailový program, není příkaz Sloučit do e-mailu dostupný.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×