Použití hromadné korespondence k posílání hromadných e-mailových zpráv

Použití hromadné korespondence k posílání hromadných e-mailových zpráv

Než se do toho pustíte, otevřete si ve Wordu nový dokument a vytvořte text e-mailu, který chcete posílat.

Abyste ho mohli odeslat, musíte mít nainstalovaný e-mailový program, který je kompatibilní s rozhraním MAPI, třeba Outlook nebo Gmail.

Krok 1: Příprava hlavního dokumentu

  • Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

    Spuštění hromadné korespondence s vybranými e-mailovými zprávami

Krok 2: Příprava seznamu adresátů

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

Tipy

  • Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence.

  • Pokud jako zdroj dat používáte Excelovou tabulku, naformátujte sloupce s poštovními směrovacími čísly nebo jinými číselnými hodnotami jako text, aby se zachovaly případné nuly. Více najdete v článku Naformátování čísel, dat a dalších hodnot pro hromadnou korespondenci v Excelu.

  • Pokud chcete použít Outlookové kontakty, ujistěte se, že máte Outlook nastavený jako výchozí e-mailový program a že je ve stejné verzi jako Word.

Zkontrolujte, jestli váš zdroj dat obsahuje sloupec pro e-mailové adresy a jestli v něm jsou e-mailové adresy všech osob, kterým chcete e-mail poslat.

  1. Přejděte na Korespondence > Vybrat příjemce.

  2. Vyberte zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

  3. Zvolte Soubor > Uložit.

Pokud potřebujete seznam adresátů upravit, seřadit nebo filtrovat, podívejte se na Hromadná korespondence: Úprava seznamu příjemců.

  1. Přejděte na Korespondence > Řádek s pozdravem.

  2. Zvolte požadovaný formát.

  3. Zvolte OK. Slučovací pole se vloží do hlavního dokumentu.

  4. Zvolte Soubor > Uložit.

Do e-mailové zprávy můžete přidat i jiná pole ze zdroje dat. Další informace najdete v článku Vložení polí hromadné korespondence.

Poznámka: Po vložení polí budete muset e-mail ručně naformátovat.

Pokud některá část adresy nebo jiná pole chybí, podívejte se na Hromadná korespondence: Shoda polí.

Pokud chcete změnit písmo, velikost nebo mezery sloučeného obsahu, vyberte název slučovacího pole hromadné korespondence a udělejte požadované změny.

  1. Zvolte Náhled výsledků a potom si tlačítky Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence a Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence zobrazujte jména a adresy v textu vašeho e-mailu.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je skupina Náhled výsledků

  2. Zvolte Dokončit a sloučit > Poslat e-mailové zprávy.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Dokončit a sloučit a jeho možnosti

  3. V poli Komu zvolte sloupec e-mailových adres nebo jiné pole ze seznamu adresátů.

    Poznámka: Word pošle individuální zprávu na každou e-mailovou adresu. Nemůžete přidávat další adresáty do kopie nebo do skryté kopie. Do e-mailu můžete zahrnout odkazy, ale nemůžete k němu přidávat přílohy.

  4. Do pole Předmět zadejte předmět zprávy.

  5. V poli Formát pošty zvolte HTML (výchozí nastavení) nebo Prostý text, abyste dokument poslali jako text e-mailové zprávy.

  6. V části Odeslat záznamy udělejte některou z těchto věcí:

    • Všechny záznamy (výchozí).

    • Aktuální záznam – zpráva se odešle jenom záznamu zobrazenému na obrazovce.

    • Pro Od a Komu se odešle jen určitý počet záznamů.

  7. Zvolte OK a dokončete tak proces hromadné korespondence.

Přejděte na Soubor > Uložit. Když uložíte hlavní dokument, uložíte také jeho spojení se zdrojem dat. Až ho budete chtít znovu použít, otevřete ho a na výzvu, jestli chcete zachovat spojení se zdrojem dat, odpovězte Ano.

Viz taky

Než se do toho pustíte, otevřete si ve Wordu nový dokument a vytvořte text e-mailu, který chcete posílat.

Abyste ho mohli odeslat, musíte mít nainstalovaný e-mailový program, který je kompatibilní s rozhraním MAPI, třeba Outlook nebo Gmail.

Krok 1: Vytvoření hlavního dokumentu v aplikaci Word

  1. Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

    Spustit hromadnou korespondenci – zvýrazněná možnost E-mailové zprávy

  2. V aplikaci Word napište e-mailovou zprávu, kterou chcete odeslat.

Krok 2: Příprava seznamu adresátů

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

Tipy

  • Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence.

  • Pokud jako zdroj dat používáte Excelovou tabulku, naformátujte sloupce s poštovními směrovacími čísly nebo jinými číselnými hodnotami jako text, aby se zachovaly případné nuly. Více najdete v článku Naformátování čísel, dat a dalších hodnot pro hromadnou korespondenci v Excelu.

  • Pokud chcete použít Outlookové kontakty, ujistěte se, že máte Outlook nastavený jako výchozí e-mailový program a že je ve stejné verzi jako Word.

Zkontrolujte, jestli váš zdroj dat obsahuje sloupec pro e-mailové adresy a jestli v něm jsou e-mailové adresy všech osob, kterým chcete e-mail poslat.

  1. Přejděte na Korespondence > Vybrat příjemce.

  2. Vyberte zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

  3. Zvolte Soubor > Uložit.

Pokud potřebujete seznam adresátů upravit, seřadit nebo filtrovat, podívejte se na Hromadná korespondence: Úprava seznamu příjemců.

  1. Pak přejděte na Korespondence > Vložit slučovací pole a potom zvolte pole, které chcete přidat.

    Karta Korespondence se zvýrazněnou možností Vložit slučovací pole

  2. V hlavním dokumentu vyberte pole Do tohoto textového pole přetáhněte pole nebo napište text a klikněte nebo klepněte na text, abyste ho mohli odebrat.

  3. Přidejte a naformátujte pole, která mají být zahrnutá v e-mailové zprávě, a zvolte OK.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Náhled výsledků a podívejte se, jak budou e-mailové zprávy vypadat.

    Karta Korespondence se zvýrazněnou možností Náhled výsledků

    Jednotlivé e-mailové zprávy můžete procházet pomocí tlačítek se šipkou doleva nebo doprava na kartě Korespondence.

  2. Když chcete přidat nebo odebrat slučovací pole, vyberte Náhled výsledků.

  3. Až budete mít vše hotovo, přejděte na Korespondence > Dokončit a sloučit > Sloučit do e-mailu.

    Pokud jste nevybrali výchozí e-mailový program, není příkaz Sloučit do e-mailu dostupný.

  4. Vyberte slučovací pole Komu, potom předmět, a nakonec zvolte, jestli se má zpráva odeslat jako text, ve formátu HTML nebo jako příloha. Když vyberete poslední možnost, e-mail nebude mít žádný vlastní text a zpráva se odešle jako přiložený dokument.

  5. Zvolte Hromadná korespondence do pošty k odeslání.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×