Office
Přihlásit se

Použití aplikace Access nebo Excel ke správě dat

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Mnoho podobnosti, které může být obtížné rozhodnout, kterou aplikaci byste měli použít mít aplikace Microsoft Access a aplikaci Microsoft Excel. Například oba programy můžete ukládat velké objemy dat, spustit výkonných dotazů a nástrojů pro analýzu a dělit kostka tato data a provedení pokročilých výpočty, jejichž výsledkem je data, která je třeba.

Jednotlivé aplikace má však vymazat výhod, v závislosti na typu dat, které spravujete a co chcete udělat se tato data. Pokud je mohl k zachování integrity dat ve formátu, který můžou uživatelé nemají přístup k několika, Access je například nejlépe, že Excel je vhodnější pro složité číselná data, která chcete analyzovat podrobně.

V mnoha případech můžete oba programy využívající každý za účelem, ke kterému je nejvhodnější. Obecně, je lepší pro správu dat aplikace Access: nápovědu si ji nechali uspořádat, můžete snadno vyhledat a k dispozici pro více uživatelů současně. Je takovém případě lepší pro analýzu dat aplikace Excel: provádění složitějších výpočtů, prozkoumávání možných výstupů a vytváření grafů vysoké kvalitě. Pokud použijete přístup k ukládání dat a aplikace Excel analyzujete, můžete získat výhody oba programy.

Než se rozhodnete vhodného programu, můžete porovnat výhody jednotlivé aplikace se dozvíte, když je vhodné použít jeden z nich a zjistěte, jak pracovat s oba programy dosáhnout přesně výsledků, které chcete.

Poznámka: Zahrnout všechny sady Microsoft Office Excel, ale ne všech sad zahrnovat přístup.

Porovnání výhody jednotlivé aplikace

Volba správné programu je za kritický, pokud chcete získat přístup a aktualizovat informace o s maximální výkon a přesnosti. Pokud chcete zjistit, program, který je nejvhodnější pro úkoly, které chcete dosáhnout, může být užitečné porovnání výhod, které obsahuje jednotlivé aplikace nabízet o ukládání dat, analýza dat, spolupráce na více uživatelů a zabezpečení.

Ploché versus relačních dat    K určení programu, ve kterém je nejlepší pro ukládání data, kladete následující otázky: jsou data relační nebo ne? Data, která můžete efektivně obsažena v jedné tabulce nebo listu se nazývá ploché nebo nonrelational data. Například pokud chcete vytvořit jednoduchý seznam zákazníků s jedinou adresa a kontaktní osoba pro jednotlivé zákazníky, aplikace Excel může být lepší volbou. Ale pokud chcete uložit složitější seznamu zákazníků, která obsahuje fakturace a dodací adresy pro jednotlivé zákazníky nebo více kontaktní osoby pro jednotlivé zákazníky, Access je lepší řešení.

V Relační databáze uspořádání informací do více tabulek. Každou tabulku v dobře navržená relační databáze, je ploché a obsahuje informace o pouze jeden typ dat. Například pokud vytvoříte databázi zákazníků, názvy zákazníků, kteří mají být uložené v jedné tabulce, že tyto zákazníci fakturace a dodávky adresy mají být uložené v samostatné tabulky. Ukládání adres odděleně od jména je vhodné, protože jednotlivé zákazníky můžete mít víc adres a chcete zadat více adres pro jednotlivé zákazníky aniž by bylo nutné znovu zadejte jméno zákazníka pro každou adresu.

Místní a externích dat    Access umožňuje připojit k datům z různých zdrojů externích dat tak, aby mohli prohlížet, dotazu a upravovat data aniž by bylo nutné importovat. Například aplikace Access nabízí příkazy pro připojení k existující data v databázi Microsoft SQL Server, dBASE souboru nebo složky aplikace Outlook, spolu s mnoha dalších zdrojů dat. Aplikace Excel můžete připojit k široké nabídce zdrojů dat, včetně aplikace Access, SQL Server a databáze služby Analysis Services, textu a soubory ve formátu XML a zdrojů dat ODBC a OLE DB. Však nelze upravovat data, která chcete změnit zdroj dat prostřednictvím uživatelského rozhraní aplikace Excel.

Accessu i Excelu poskytují příkazy k propojení s daty v seznamech Windows SharePoint Services. Však v aplikaci Excel lze stačí jen pro čtení připojení k Sharepointové seznamy; zatímco aplikace Access umožňuje čtení a zápis dat do seznamů služby SharePoint.

Porovnání flexibilitu integrity dat    Identifikátorů Nápověda zachování integrity dat a zajišťují, že žádný dva řádky (nebo záznamů) s daty, přesně stejné. Identifikátorů taky poskytují nejrychlejší k načtení dat při hledání na nebo seřadit si data. Datový typ Automatické číslo v aplikaci Access slouží k automatickému vygenerování jedinečný identifikátor pro každý záznam. Pak můžete tyto identifikátory pro ustavení relace záznamy v jedné tabulce jeden nebo více záznamů v jiné tabulce.

Struktura vztahující se přístup k datům zajistit integrity dat. Aplikace Access můžete vyžadují, nové záznamy v jedné tabulce máte existující odpovídající hodnotou v jiné tabulce, nelze vytvořit "odebíráte". Příklad by chcete mít pořadí, které nejsou zahrnuty údaje o zákazníkovi. Access může vyžadovat, aby každý nový záznam v tabulce objednávky obsahuje odpovídající hodnotou zákazníka v tabulce Zákazníci. To povinné korespondence hodnot se nazývá Referenční integrita.

Můžete také uložit vlastní pravidlech zajistit další správně zadávání dat a omezení. Excel umožňuje zadávání dat do více volné způsobem, ale vzhledem k tomu, že aplikace Excel nepodporuje relačních dat, nebude podporovat referenční integritu. Pomocí příkazu Ověření dat však můžete určit, zadávání dat v Excelu.

Dotazování    Pokud máte často zobrazit data různými způsoby podle toho, změna podmínek nebo události, Access může být lepší volbou pro ukládání a práci s daty. Access umožňuje používat dotazy jazyka SQL (Structured Query) obnovíte rychle jenom řádky a sloupce dat, které budete potřebovat, zda dat obsažených v jedné tabulky nebo více tabulek. Můžete také výrazů v dotazech vytvořit počítaná pole. Použití výrazu v aplikaci Access je podobný proces používání vzorců v Excelu k výpočtu hodnot. Můžete také Accessových dotazech k sumarizaci dat a prezentovat souhrnné hodnoty, jako jsou součty, průměry a počty.

Modelování    V aplikaci Excel můžete pomocí nástrojů Citlivostní analýza prognózy výsledek model listu. Citlivostní analýzy umožňuje spustit různých scénářích svých dat, jako je nejlepší varianta a nejhorší případech a porovnání Výsledná data několik příčin v souhrnné sestavy. Žádné podobné funkce je dostupná v aplikaci Access.

Pivoting a grafů    V obou programů můžete vytvořit sestavy kontingenční tabulky a kontingenční grafy. Aplikace Excel však nabízí pokročilejší kontingenční tabulky, vytváření sestav a grafů funkce než provede aplikace Access. Pokud budete chtít vytvářet rozsáhlé sestavy kontingenčních tabulek nebo poskytují profesionálního vzhledu pravidelně grafy, byste měli použít sestav kontingenční tabulky nebo kontingenční tabulky grafů v aplikaci Excel místo stejných funkcí v aplikaci Access.

Přístup i v aplikaci Excel lze použít v prostředí pro spolupráci, například Windows SharePoint Services a sdílené síťové jsou tu ale rozdíly ve způsobu zobrazení dat můžete uživatelé nemají přístup k více.

Více uživatel přístup k datům    Ve skupinovém rámečku normální operace Access umožňuje více uživatelů otevřete jednu databázi ve stejnou dobu; to funguje dobře, protože Access uzamkne pouze data, která je upravovaný; ostatní uživatelé v důsledku toho můžete upravit jiné záznamy bez konflikty. V aplikaci Excel můžete sešit sdílet s ostatní uživatelé, ale funkce spolupráce na více uživatelů nejlepší při práci uživatelů s daty v sešitu v různou místo současně. Ve skutečnosti uživatelé databáze aplikace Access spolupracovat na sadu data uživatelé Excelového sešitu spolupráce na dokumentu.

Používání Windows SharePoint Services pro spolupráci    Oba programy integrace s technologií pro server Microsoft Windows SharePoint Services, jako jsou seznamy a knihovny dokumentů SharePoint.

Aplikace Access nabízí různé možnosti spolupráce na více uživatelů na Sharepointovém webu. Například můžete nahrát celé databáze do knihovny dokumentů služby Windows SharePoint Services, formulářů a sestav dostupných jako Windows SharePoint Services zobrazení a propojení databáze do data, která je uložena v seznamech služby SharePoint.

Excel obsahuje pouze jeden způsob, jak spolupracovat s několika uživateli na webu služby SharePoint. Nahrání sešitu do knihovny dokumentů služby Windows SharePoint Services, kde jednotlivým uživatelům můžete podívat na sešit, který chcete provést změny, ostatním uživatelům zabránit ve úpravy sešitu ve stejnou dobu. Uživatelé mohou upravovat sešitu bez rezervace knihovně dokumentů v tomto případě musí koordinaci s jinými uživateli, abyste se vyhnuli konfliktům data.

Pomocí síťových složek pro spolupráci    Pokud ukládáte databáze aplikace Access do sdílené síťové složky, více uživatelů otevřete databázi a současně pracovat s daty. Jednotlivých záznamů jsou zamknuté, pokud uživatel upravuje je. Pokud ukládáte sešit aplikace Excel do sdílené síťové složky, pouze jeden uživatel může upravovat sešit po druhém. Pro účely zobrazení, více uživatelů sešit můžete otevřít při upravuje jiný uživatel, ale tyto uživatele nelze žádné změny dat, dokud uživatele, kterému upravuje sešit zavře.

Oba programy poskytují podobné funkce – hesla a šifrování, které vám pomohou předešli ztrátě dat a zabránit neoprávněnému přístupu k datům. Můžou ale nastat některé rozdíly mezi aplikací Access a Excel jak uživatelskou úrovní dat ochranu funguje.

Ochrana před únikem informací    V aplikaci Access svou práci nepřetržitě budou uložena tak, aby v případě k neočekávané chybě se pravděpodobně ztratíte zbývající práce (pokud existuje). Protože aplikace Access ukládá vaši práci průběžně, je však také umožňuje provádět změny, které se později rozhodnete, že jste nechtěli potvrďte. Abyste měli jistotu, že můžete obnovit databázi požadovaným způsobem, měli vytvořit záložní kopii souboru databáze podle plánu, který odpovídá vašim potřebám. Obnovení pro celou databázi ze zálohy nebo můžete obnovit jen tabulku nebo jiného objektu databáze, které potřebujete. Pokud používáte systému záložní soubor, můžete také vytvořit kopii databáze ze zálohy systému souborů obnovit data. V aplikaci Excel můžete uložit informace pro automatické obnovení v nastavených intervalech při aktualizaci dat.

Ochrana dat uživatelské úrovně    V aplikaci Excel můžete odebrat soukromé nebo kritické dat ze zobrazení pro skrytí sloupců a řádků dat a potom zamknout celý list k řízení přístupu uživatelů k skrytá data. Kromě Ochrana listu a jeho prvky, můžete uzamknout a odemknout buňky v listu tak, aby ostatním uživatelům zabránit omylem upravili důležitá data.

Zabezpečení souborů    Na úrovni souboru můžete šifrování oba programy a zabránit tak data neoprávněným uživatelům. Můžete taky vyžadovat zadání Heslo otevřít soubor databáze nebo sešit. Kromě toho můžete zabezpečit soubor databáze nebo sešitu pomocí Digitální podpis.

Omezený přístup k datům    V aplikaci Excel můžete určit uživatele na základě oprávnění k přístupu k datům nebo nastavení jen pro čtení oprávnění, které ostatním uživatelům zabránit provádět změny dat, která mají přístup. Aplikace Access neposkytuje funkce uživatelské úrovně zabezpečení, ale Access podporuje model zabezpečení uživatele databázového serveru, který se připojuje k. Například pokud propojení se seznamem Sharepointu přístup heeds uživatelských oprávnění pro seznam služby SharePoint. Pokud chcete zachovat neoprávněným uživatelům z dat aplikace Access, můžete šifrování databáze pomocí nastavení hesla. Uživatelé musí zadat heslo k načtení dat z databáze, i v případě, že k němu přístup pomocí jiného programu, jako je Excel.

Další informace o ochraně dat najdete v tématu zabezpečení databáze aplikace Access 2007 a Ochrana a zabezpečení v Excelu.

Kdy použít aplikaci Access

Příliš obecně přístup je nejlepší volbou při sledování a se data záznamu pravidelně a zobrazte, exportovat nebo Tisk podmnožiny tato data. Formuláře aplikace Access poskytují pohodlnější rozhraní než listu aplikace Excel pro práci s daty. Aplikace Access můžete použít k automatizaci často prováděné akce a sestav aplikace Access umožňují souhrnu dat v tištěné nebo elektronické formuláře. Aplikace Access nabízí další strukturu pro typ vašich dat; například, můžete určit, co může být typy dat zadali, jaké hodnoty lze zadat a můžete určit, jak souvisejících dat v jedné tabulce s daty v jiných tabulkách. Tuto strukturu vám pomáhá zajistit, že jsou zadány pouze správné typy dat.

Uložena data v tabulkách, které vypadají podobně jako listů, ale tabulky aplikace Access jsou sice pro složitý dotaz na vzhledem k dat uložených v jiných tabulkách.

Aplikaci Access používejte v těchto případech:

  • Předcházet mnoha lidem používajícím databáze a chcete robustní možnosti, které bezpečně zpracovat aktualizace dat, například překlad záznamu zamykání a konflikt.

  • Předpokládá potřebné k přidání dalších tabulek do sady dat, který byl odeslán jako paušální nebo nonrelational tabulky.

  • Chcete spouštět složité dotazy.

  • Chcete vytvořit celou řadu sestav nebo štítků s adresou.

  • Správa kontaktů    Můžete Správa kontaktů a poštovní adresy a vytváření sestav v Accessu nebo sloučení dat pomocí aplikace Microsoft Office Word pro tisk formulářových dopisů, obálky nebo štítky.

  • Sledování inventáře a majetku    Můžete vytvořit inventární soupis položek doma nebo firmy a ukládat fotky nebo jiné související dokumenty společně s daty.

  • Sledování objednávek    Zadejte informace o produktech, zákaznících a objednávkách a potom vytvořit sestavy zobrazující prodej podle zaměstnance, oblasti, časového období nebo jiné hodnoty.

  • Sledování úkolů    Sledování úkolů pro skupinu uživatelů a zadejte nové úkoly ve stejnou dobu ostatní aktualizujete jejich stávajícím úkolům ve stejné databázi.

  • Uspořádání knihoven lending    Access slouží k uložení dat ohledně knih a CD a sledovat jimi kterým mají půjčena, aby.

  • Plánování událostí    Zadejte informace o události data, umístění a účastníků a potom vytisknete plány souhrnné informace o události.

  • Sledování výživa    Udržujte si přehled o recepty a zaznamenávat dietní a neuplatnění aktivity.

Kdy použít aplikaci Excel

Jako tabulky aplikace Excel obsahují velké objemy dat v sešitech obsahujících jeden nebo více listů. Však místo sloužící jako systému správy databáze, například aplikace Access, Excel optimalizované pro analýzu dat a výpočtu. Flexibilní programu můžete použít k vytvoření modelů na verzi pro analýzu dat, vytvářet jednoduché i složité vzorce k provádění výpočtů na tato data kontingenční data nějak budete potřebovat, a prezentace dat v různých profesionálně vypadající graf s dílčími pruhy.

Aplikaci Excel používejte v těchto případech:

  • Vyžadovat ploché nebo nonrelational zobrazení dat místo Relační databáze, který používá více tabulek, a data po převážně číselné.

  • Často provádět výpočty a statistická porovnání dat.

  • Chcete použít sestavy kontingenčních tabulek k zobrazování hierarchických dat v kompaktním a flexibilním rozložení.

  • Plánování pravidelně vytváření grafů a chcete používat nových formátů pro práci s grafy, které jsou dostupné v Excelu.

  • Má a zvýrazňovat data pomocí ikon podmíněného formátování, datové pruhy, barevné škály.

  • Provádět operace sofistikované citlivostní analýzu svých dat, například statistické a regresní analýzu.

  • Chcete mít přehled položek v seznamu jednoduché pro vlastní potřebu nebo pro účely omezenou spolupráci.

  • Účetnický    Můžete použít výkonné výpočetní funkce Excelu v mnoha finančních účetních výkazech, například finančního toku hotovosti, daňové přiznání nebo výkaz zisků a ztrát.

  • Rozpočtování    Jestli jsou vaše potřeby osobní nebo pracovní související, můžete v Excelu vytvořit libovolný typ rozpočtu, například marketingový rozpočet, rozpočet událost nebo penzijní rozpočet.

  • Fakturace a prodej    Excel se rovněž osvědčuje při vedení fakturačních a prodejních dat a mohli snadno vytvářet formuláře, které potřebujete, například prodejních faktur, balicích listů nebo nákupních objednávek.

  • Vytváření sestav    Různé druhy zpráv můžete vytvořit v aplikaci Excel, která odrážejí analýzách dat nebo souhrny dat – například sestavy, které obsahují a výkonu projektu, Prognóza dat, souhrnu dat nebo prezentace dat odchylka.

  • Plánování    Excel je skvělým nástrojem pro vytváření profesionálních plánů nebo užitečných plánovacích pomůcek, třeba týdenní plán předmětu, plánu marketingového zdroje informací, harmonogramu daňových plateb nebo plánovacích pomůcek, které vám pomůžou plánování týdenní organizací jídelníčků, večírků nebo dovolených.

  • Sledování    Aplikace Excel můžete použít ke sledování časového rozvrhu nebo seznam daty – třeba časového rozvrhu pro sledování práce nebo inventární seznam, který sleduje zařízení.

  • Použití kalendářů    Svou charakteristikou mřížky Excel různě také vytvořit libovolný typ kalendáře – například akademický kalendář ke sledování aktivity průběhu školního roku nebo fiskální rok kalendář ke sledování firmy událostí a milníků.

Užitečné šablony aplikace Excel v některém z těchto kategorií najdete v tématu šablon aplikace Excel na webu Microsoft Office Online.

Společné použití Accessu a aplikace Excel

Někdy může stát, které byste chtěli využívat všech výhod, které mají oba programy nabízet. Například vytvořené listu v Excelu, ve kterém můžete vypočítat a analyzovat data, ale listu stal příliš velký a složité a mnoho ostatní uživatelé musí mít taky přístup k datům. V tomto okamžiku můžete importovat nebo propojit listu do aplikace Access a použít je jako databáze místo práce s nimi v Excelu. Nebo, případně máte data v databázi aplikace Access, u kterého chcete vytvořit některé podrobné kontingenčními tabulkami a profesionálně vypadající Excelový graf.

Bez ohledu na to, kterou aplikaci používáte nejdřív můžete vždy přenést data z jedné aplikace, kde můžete pokračovat v práci s ním. S nebo bez datového připojení data je možné přenést do aplikace Access z aplikace Excel (nebo naopak) podle kopírování, import nebo export.

Další informace o tom, jak exchange dat mezi oba programy najdete v článku přesunutí dat z aplikace Excel do aplikace Access.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×