Používání poštovní schránky webu ke spolupráci a koordinaci týmových e-mailů

Organizace a týmy v rámci organizace mají často několik různých e-mailových podprocesů. Snadno tak dojde k překřížení nebo přerušení komunikace a ke ztrátě nebo přehlédnutí informací. Poštovní schránky webu vám pomůžou uspořádat a ukládat týmové nebo projektové e-maily na jednom místě, aby každý člen týmu viděl veškerou komunikaci.

Důležité informace: Funkce poštovní schránka webu v SharePoint Online je zastaralá od března 2017. Tato funkce se zcela odebere v budoucí verzi. Nové organizace SharePoint Online už nemají přístup k funkci poštovní schránky webu. Stávající SharePoint Online organizace už nemůžou vytvářet nové poštovní schránky webu. Všechna poštovní schránka webu, která byla nainstalovaná a nasazená před březnu 2017, bude dál fungovat.
Poskytneme vám proces, který vám pomůže převést existující weby poštovních schránek webu do Office 365 skupiny v září 2017. Pokud jste v SharePoint Online právě použili funkci poštovní schránka webu, měli byste zvážit změnu Skupiny Office 365, abyste podporovali scénáře spolupráce. Další informace najdete v tématu použití skupin Office 365 namísto poštovních schránek webu.

Poznámka: Funkce poštovní schránka webu bude podporovaná, ale neschválená na SharePoint serveru 2019, SharePoint Server 2016SharePoint Server 2013 a SharePoint Server 2010 Products. Zákazníci se doporučuje prozkoumat sdílené poštovní schránky jako alternativu k poštovním schránkám webu.

Na panelu Snadné spuštění klikněte na Poštovní schránka.

Poštovní schránka na panelu Snadné spuštění

Poštovní schránka webu se otevře jako druhá samostatná složka doručené pošty a struktura složek vedle svého osobního e-mailového účtu. Pošta odeslaná do a z účtu poštovní schránky webu se sdílí se všemi uživateli, kteří mají na webu SharePoint oprávnění přispěvatele.

Nastavení poštovní schránky webu

Poštovní schránku webu můžete přidat jako příjemce pošty, poslat poštu z poštovní schránky nebo ji přidat do oblíbených. Pokud chcete přidat poštovní schránku na web, přečtěte si článek Přidání aplikace poštovní schránka webu, která zajistí zachování e-mailů v kontextu webu. Váš web musí být povolený pošta. Pokud není, obraťte se na správce.

Pokud zahrnete poštovní schránku webu do důležitého e-mailového vlákna, uloží se kopie informací v tomto vláknu do místa, ke kterému bude mít přístup kdokoli z týmu.

Přidejte poštovní schránku webu do řádku Komu, kopienebo Skrytá e-mailové zprávy.

E-mailová zpráva s poštovní schránkou webu v poli Kopie

E-mailovou adresu poštovní schránky webu můžete přidat ke všem týmovým kontaktům nebo distribučním seznamům. Důležité e-maily se tak budou automaticky ukládat do poštovní schránky webu tohoto týmu.

Při psaní a odesílání e-mailů z poštovní schránky webu se zdá, že pochází od vás.

Všichni uživatelé, kteří mají oprávnění přispěvatelů na webu, mají přístup k poštovní schránce webu, takže několik lidí může spolupracovat na koncept e-mailové zprávy.

Pokud chcete vytvořit zprávu, klikněte na nová pošta.

Tlačítko Nová zpráva pro poštovní schránky webu

Otevře se nová zpráva v poštovní schránce webu.

Přidejte adresy do e-mailu v poštovní schránce webu.

Pokud v Outlooku používáte seznam oblíbených, může vám přijít vhod, když si do tohoto seznamu přidáte taky složky z poštovní schránky webu.

V Outlooku klikněte pravým tlačítkem na některou složku poštovní schránky webu, například Doručená pošta, a pak klikněte na Zobrazit v oblíbených. Pokud máte v seznamu oblíbených položek dvě složky se stejným názvem (například dvě Doručená pošta), Outlook automaticky přidá název poštovní schránky do názvu složky (třeba "Inbox – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), abyste mohli zjistit, která složka je.

Další informace o oblíbených položkách Outlooku najdete v tématu zachování často používaných poštovních složek v oblíbených položkách.

Spolupráce s týmem pomocí poštovní schránky webu

Váš tým může použít poštovní schránku webu ke spolupráci při vytváření důležité e-mailové zprávy nebo ke shromáždění příslušných e-mailových konverzací na týmovém serveru. Váš tým může také bezpečně sdílet důležité dokumenty pomocí poštovní schránky webu.

Po Nastavení poštovní schránky webu pro váš webse vytvoří nový e-mailový účet pomocí názvu webu. Týmový web například používá adresu URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. E-mailová adresa pro tuto poštovní schránku webu je HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Dlaždice webové části

Mnoho týmů pravidelně spolupracuje s e-mailovými zprávami. Tyto konverzace obvykle vedou k informacím, které můžou být užitečným odkazem na řádcích. Nejužitečnější e-mailovou zprávu v rámci vlákna můžete přeposílat do poštovní schránky webu, abyste ji zachovali. Všichni uživatelé, kteří mají oprávnění k přispívání na vašem webu, pak budou moci otevřít poštovní schránku webu a zobrazit zprávu. Členové týmu můžou později otevřít poštovní schránku webu, prohledat poštu podanou v tomto účtu a zobrazit historii příslušného problému.

Dalším nápadem pro shromáždění těchto e-mailových konverzací v týmu je odeslat e-mailovou adresu poštovní schránky webu při odeslání e-mailové zprávy týmu. E-mailovou adresu poštovní schránky webu můžete taky přidat do skupiny kontaktů nebo distribučního seznamu, aby byla automaticky zahrnutá do vašeho týmu.

E-mailová zpráva s poštovní schránkou webu v poli Kopie

Pokud dokumenty týmu uložíte na web SharePoint, můžete využít aplikaci poštovní schránky webu ke sdílení těchto dokumentů s uživateli, kteří mají přístup k webu.

Důležité informace: Když uživatelé zobrazí poštovní schránku webu v Outlooku, uvidí seznam všech dokumentů v knihovnách dokumentů daného webu. Poštovní schránky webů poskytují všem uživatelům stejný seznam dokumentů, takže se může stát, že tam někteří uživatelé uvidí dokumenty, ke kterým nemají přístup, takže jim nepůjdou otevřít.

Pokud používáte Exchange, dokumenty se taky zobrazí ve složce v Outlooku, takže ještě jednodušší přeposílání dokumentů ostatním.

Předávání dokumentů dál z poštovní schránky webu

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×