Pokyny a příklady pro řazení a filtrování dat podle barvy

Řazením a filtrováním dat podle barvy můžete zpřehlednit analýzu dat a umožnit uživatelům listu rychle zjistit nejdůležitější údaje a datové trendy.

Světlo rozkládané hranolem na barevné spektrum a zobrazení 6 barev v listu

V tomto článku

Přehled řazení a filtrování dat podle barev a sad ikon

Efektivní použití barev při analýze dat

Výběr nejvhodnější barvy pro vaše potřeby

Rozbor několika příkladů

Přehled řazení a filtrování dat podle barev a sad ikon

Řazení a filtrování dat jsou spolu s podmíněným formátováním nedílnými součástmi analýzy dat a mohou vám pomoci zodpovědět například následující otázky:

  • Kdo tento měsíc prodal služby za více než 50 000 Kč?

  • U jakých produktů rostou tržby každoročně o víc než 10 %?

  • Kdo jsou nejlepší a nejslabší studenti prvního ročníku?

  • Kde jsou v přehledu zisků za posledních pět let výrazné odchylky?

  • Jaké je celkové věkové rozvrstvení zaměstnanců?

Řazením dat můžete rychle uspořádat a vyhledat požadovaná data. Filtrováním dat zobrazíte u jednoho nebo více sloupců dat pouze řádky splňující zadaná kritéria a skryjete řádky, které nechcete zobrazit. Podmíněné formátování dat umožňuje vizuálně prozkoumat a analyzovat data, zjistit kritické problémy a určit charakteristiky a trendy. Řazení, filtrování a podmíněné formátování dat společně umožňují efektivnější rozhodování na základě dat.

Řadit a filtrovat je možné podle formátu, včetně barvy buňky a barvy písma, bez ohledu na to, zda jsou buňky formátovány ručně nebo podmíněně.

Tento obrázek ukazuje filtrování a řazení na základě barvy nebo ikony ve sloupcích Kategorie, M/M Δ% a Přirážka.

Podmíněné formátování s barvami pozadí buněk a sadami ikon

Data můžete také řadit a filtrovat pomocí sady ikon vytvořené prostřednictvím podmíněného formátování. S využitím sady ikon lze data opatřit poznámkami a zařadit do tří až pěti kategorií, které jsou odděleny prahovou hodnotou. Každá ikona představuje rozsah hodnot. Například v sadě ikon „3 šipky“ v následující tabulce představuje zelená šipka směřující vzhůru vyšší hodnoty, žlutá podélná šipka střední hodnoty a červená šipka směřující dolů nižší hodnoty.

Tabulka sad ikon

Tabulka sad ikon

Buňky lze naformátovat pomocí dvoubarevné škály, tříbarevné škály, datových pruhů a sad ikon; je také možné naformátovat buňky obsahující určitý text, číslo, hodnoty data a času, nejlepší a nejhorší hodnoty, nadprůměrné nebo podprůměrné hodnoty, jedinečné nebo duplicitní hodnoty a dále vytvořit mnoho pravidel a snadněji je spravovat.

Začátek stránky

Efektivní použití barev při analýze dat

Téměř každý má rád barvy. Efektivní použití barev v libovolném dokumentu může výrazně zvýšit jeho atraktivitu a přehlednost. Vhodné použití barev a ikon v sestavách aplikace Excel zlepšuje rozhodování, neboť soustředí pozornost uživatelů na důležité informace a pomáhá uživatelům vizuálně pochopit výsledky. Vhodné použití barev může zajistit kladný emociální dojem již od začátku. Naopak chybné použití barev může uživatele rozptýlit a při nadměrném použití dokonce způsobit únavu. Následující části obsahují pokyny, které vám pomohou vybrat vhodné barvy a vyvarovat se použití chybných barev.

Další informace o motivech dokumentů:    V Excelu jde snadno vytvořit konzistentní motivy a přidat vlastní styly a efekty. Většina úvah nutných k efektivnímu kombinování barev již byla provedena za vás pomocí předdefinovaných motivů dokumentů používajících atraktivní barevná schémata. Uplatněním motivu můžete snadno a rychle naformátovat celý dokument a dát mu moderní a profesionální vzhled. Motiv dokumentu je množina formátovacích voleb, která zahrnuje sadu barev motivu, sadu písem motivu (včetně písem nadpisů a základního textu) a sadu efektů motivu (včetně čar a výplní).

Používání standardních barev a omezení počtu barev

Při řazení a filtrování podle barev můžete zvolit své oblíbené barvy a výsledek vám bude připadat dobrý. Musíte si však položit důležitou otázku: preferují a vidí uživatelé stejné barvy? Počítač je schopen zobrazit 16 777 216 barev v režimu 24bitové barevné hloubky. Většina uživatelů však dokáže rozlišit pouze malý zlomek těchto barev. Kromě toho se kvalita barev v počítačích může lišit. Osvětlení místnosti, kvalita papíru, rozlišení obrazovky a tiskárny a nastavení prohlížeče mohou být rozdílné. Až 10 % populace má nějaký problém s rozlišováním a viděním určitých barev. To jsou důležité proměnné, které pravděpodobně nebudete moci ovlivnit.

Můžete však ovlivnit například výběr barev, počet barev a pozadí listu nebo buňky. Vhodnou volbou provedenou na základě důkladného výzkumu můžete zajistit, aby barvy předávaly správné sdělení a interpretaci dat. Doplněním barev o ikony a legendu můžete zajistit, aby uživatelé pochopili zamýšlený význam.

Zvažte kontrast barev a pozadí

Obecně používejte syté barvy, například jasně žlutou, středně zelenou nebo tmavě červenou. Zajistěte, aby byl mezi pozadím a popředím vysoký kontrast. Použijte například bílé nebo šedé pozadí listu s barvami buněk nebo bílé či šedé pozadí buňky s barvami písma. Pokud je nutné použít na pozadí barvu nebo obrázek, pokuste se barvu nebo obrázek co nejvíce zesvětlit, aby barva buňky nebo písma nezanikla. Pokud používáte pouze barvu písma, zvažte zvětšení velikosti písma nebo nastavení tučného písma. Čím větší písmo, tím snadněji je uživatel uvidí nebo rozliší jeho barvu. V případě potřeby upravte nebo odeberte svazky řádků nebo sloupců, protože barva svazků může kolidovat s barvou buněk nebo písma. Všechny tyto faktory výrazně pomáhají uživatelům správně interpretovat barvy a porozumět jejich významu.

Vyhněte se použití barevných kombinací, které mohou snížit viditelnost barev nebo zmást uživatele. Nechcete neúmyslně vytvořit obrázek založený na optickém klamu. Zvažte ohraničením buňky odlišit problematické barvy, například červenou či zelenou, pokud je nevyhnutelné, aby byly vedle sebe. Použijte doplňkové a kontrastní barvy ke zlepšení kontrastu a nepoužívejte podobné barvy. Vyplatí se znát základní barevné kolo a vědět, jak určit podobné, kontrastní a doplňkové barvy.

Kolo základních barev

1. Podobná barva je sousední barva na barevném kole (například fialová a oranžová jsou barvy podobné červené).

2. Kontrastní barva je od barvy vzdálena přes tři další barvy (například modrá a zelená jsou kontrastní barvy k červené).

3. Doplňkové barvy jsou barvy naproti sobě na barevném kole (například modrozelená je doplňková barva červené).

Máte-li čas, vyzkoušejte si barvy, ukažte je několika kolegům, vyzkoušejte je v různých světelných podmínkách a experimentujte s různým nastavením obrazovky počítače a tiskárny.

Tip: Při tisku barevného dokumentu zkontrolujte barvu buňky a písmo buňky z hlediska čitelnosti. Pokud je barva buňky příliš tmavá, zkuste pro zlepšení čitelnosti použít bílé písmo.

Začátek stránky

Výběr nejvhodnější barvy pro vaše potřeby

Potřebujete rychlý přehled? Použijte červenou, žlutou, zelenou nebo modrou s bílým či šedým pozadím.

Vybraným barvám přiřaďte význam na základě cílové skupiny a účelu. V případě potřeby poskytněte legendu pro vysvětlení významu každé barvy. Většina uživatelů může snadno rozlišit sedm až deset barev v jednom listu. Je možné rozlišit až 50 barev, to však vyžaduje speciální školení a je nad rámec tohoto článku.

10 hlavních barev

Při řazení a filtrování dat podle barvy vám následující tabulka pomůže rozhodnout, které barvy zvolit. Tyto barvy poskytují nejvýraznější kontrasty a obecně je většina osob nejsnadněji rozlišuje.

Tabulka pro výběr barev

Tyto barvy můžete snadno uplatnit na buňky a písmo pomocí tlačítek Barva výplně nebo Barva písma ve skupině Písmo na kartě Domů.

Standardní barvy

Používejte barvy, které mají přirozený význam

Při čtení finančních údajů jsou čísla buď červená (záporná), nebo černá (kladná). Červená barva vyjadřuje význam, protože je to obecně přijímaná konvence. Chcete-li zvýraznit záporná čísla, je červená nejpřirozenější volbou. V závislosti na typu dat je možné použít konkrétní barvy, protože mají význam pro určitou cílovou skupinu, případně existuje obecně přijímaná norma pro jejich význam. Příklady:

  • Pokud data obsahují údaje o teplotě, můžete použít teplé barvy (červenou, oranžovou a žlutou) k označení vyšší teploty a studené barvy (zelenou, modrou a fialovou) k označení nižší teploty.

  • Pokud data obsahují topografické údaje, můžete použít modrou pro vodu, zelenou pro vegetaci, hnědou pro poušť a pohoří a bílou pro led a sníh.

  • Pokud se data týkají provozu a bezpečnosti, můžete použít červenou pro situace, kdy je třeba zastavit nebo zvýšit pozornost, oranžovou pro nebezpečí týkající se vybavení, žlutou pro upozornění, zelenou pro bezpečnost a modrou pro obecné informace.

  • Pokud se data týkají elektrických rezistorů, můžete použít standardní barevný kód černé, hnědé, červené, oranžové, modré, zelené, žluté, fialové, šedé a bílé.

Začátek stránky

Rozbor několika příkladů

Předpokládejme, že připravujete sadu sestav obsahujících popisy, ceny a skladové zásoby produktů. Následující odstavce popisují otázky, které si u těchto dat obvykle kladete, a jejich zodpovězení pomocí barev a sad ikon.

Ukázková data

V příkladech se používají následující ukázková data.

Ukázková data použitá v příkladech

Tato data si zkopírujete do prázdného sešitu následujícím postupem:

Jak uložit ukázková data jako soubor .xlsx

  1. Spusťte Poznámkový blok.

  2. Vyberte text vzorového kódu a zkopírujte ho do Poznámkového bloku

  3. Uložte soubor s názvem a příponou – například Produkty.csv.

  4. Ukončete Poznámkový blok.

  5. Spusťte Excel.

  6. Otevřete soubor, který jste uložili v Poznámkovém bloku.

  7. Uložte soubor jako soubor .xlsx.

Ukázková data

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Jaké jsou různé typy balení produktu?

Problém

Chcete zjistit různé typy obalů produktů, ale neexistuje žádný sloupec Obal. Ve sloupci Množství v jednotce můžete ručně vybarvit jednotlivé buňky a potom tento sloupec seřadit podle barev. Můžete také přidat legendu, která uživateli vysvětlí, co jednotlivé barvy znamenají.

Výsledky

Ukázkové výsledky pro různé typy potíží s balením produktu

Řešení

  1. Pokud chcete ručně vybarvit jednotlivé buňky podle barevného schématu v předchozí tabulce, klikněte na každou buňku a potom vyberte barvu pomocí tlačítka Barva výplně ve skupině Písmo na kartě Domů.

    Tip: Pomocí tlačítka Kopírovat formát ve skupině Schránka na kartě Domů můžete rychle použít vybranou barvu u jiné buňky.

  2. Klikněte na některou buňku ve sloupci Množství v jednotce a na kartě Domů klikněte ve skupině Úpravy na tlačítko Seřadit a filtrovat a pak klikněte na možnost Vlastní řazení.

  3. V dialogovém okně Seřadit vyberte položku Množství v jednotce ve skupině Sloupec, vyberte položku Barva buňky ve skupině Řazení a dvakrát klikněte na tlačítko Kopírovat úroveň.

  4. Ve skupině Pořadí vyberte v prvním řádku červenou barvu, v druhém řádku modrou barvu a ve třetím řádku žlutou barvu.

    Pokud buňka neobsahuje žádnou z barev, například buňky zbarvené bíle, zůstanou tyto řádky na místě.

    Poznámka: Barvy, které jsou uvedeny, jsou dostupné barvy ve sloupci. Neexistuje žádný výchozí způsob řazení barev a nejde vytvořit vlastní pořadí řazení pomocí vlastního seznamu.

  5. Do buněk na straně sestavy přidejte legendu. Jako pomůcku k tomu použijte následující tabulku.

Legenda:

Červená

Balíčky a krabice

Modrá

Konzervy a plechovky

Zelená

Sklenice a láhve

Bílá

(Neví se)

U kterých položek je přirážka vyšší než 67 % nebo nižší než 34 %?

Problém

V horní části sestavy chcete rychle zobrazit hodnoty nejvyšší a nejnižší přirážky.

Výsledky

Ukázkové výsledky problémů s přirážkou

Řešení

  1. Vyberte buňky E2:E26 a na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na šipku vedle tlačítka Podmíněné formátování, klikněte na položku Sada ikon a vyberte sadu ikon 3 šipky (barevné).

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na buňku ve sloupci Přirážka, přejděte na příkaz Seřadit a klikněte na příkaz Vlastní řazení.

  3. V dialogovém okně Seřadit vyberte položku Přirážka ve skupině Sloupec, vyberte možnost Ikona buňky ve skupině Řazení a klikněte na tlačítko Kopírovat úroveň.

  4. V části Pořadí vyberte v prvním řádku zelenou šipkou ukazující nahoru a v druhém řádku vyberte červenou šipku ukazující nahoru.

Které produkty je nutné ihned doobjednat?

Problém

Chcete rychle vygenerovat sestavu produktů, které musejí být ihned doobjednány, a potom ji odeslat zaměstnancům.

Výsledky

Ukázkové výsledky problémů s nutností doobjednání produktů

Řešení

  1. Vyberte buňky I2:I26 a na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na šipku vedle tlačítka Podmíněné formátování, přejděte na položku Pravidla zvýraznění buněk a klikněte na položku Rovná se.

  2. V prvním poli zadejte hodnotu Ano a v druhém poli vyberte možnost Světle červená výplň s tmavě červeným textem.

  3. Klikněte pravým tlačítkem myši na libovolnou formátovanou buňku ve sloupci, přejděte na příkaz Filtr a pak vyberte možnost Filtrovat podle barvy vybrané buňky.

    Tip: Umístěním ukazatele myši na tlačítko Filtr v záhlaví sloupce zjistíte, jak je sloupec filtrován.

Které produkty mají nejvyšší a nejnižší ceny a náklady?

Problém

Chcete zobrazit nejvyšší a nejnižší ceny a náklady seskupené v horní části sestavy.

Výsledky

Ukázkové výsledky problémů s cenami a náklady produktů

Řešení

  1. U buněk C2:C26 a D2:D26 proveďte následující kroky:

    • Na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na šipku vedle tlačítka Podmíněné formátování, přejděte na příkaz Pravidla pro nejvyšší či nejnižší hodnoty a klikněte na položku Prvních 10 položek .

    • Do prvního pole zadejte hodnotu 1 a v druhém poli vyberte položku Žlutá výplň s tmavě žlutým textem.

    • Na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na šipku vedle tlačítka Podmíněné formátování, přejděte na příkaz Pravidla pro nejvyšší či nejnižší hodnoty a klikněte na položku Posledních 10 položek .

    • Do prvního pole zadejte hodnotu 1 a v druhém poli vyberte položku Zelená výplň s tmavě zeleným textem.

  2. U sloupců Náklady a Cena proveďte následující kroky:

    • Pravým tlačítkem myši klikněte na nejnižší hodnotu, přejděte na příkaz Seřadit a pak vyberte možnost Umístit barvu vybrané buňky nahoru.

    • Pravým tlačítkem myši klikněte na nejvyšší hodnotu, přejděte na příkaz Seřadit a pak vyberte možnost Umístit barvu vybrané buňky nahoru.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×