Podpora zavádění Projectu Online pomocí projektové kanceláře (PMO)

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

< Další nápověda k Projectu

Co je PMO?

Takže ve firmě plánujete zavést Project Online. Jak ho plánujete využívat nebo lépe řečeno, jaký problém se ve firmě pokoušíte vyřešit? Například by to mohlo být:

  • Vedení chce mít lepší přehled o stavu projektu.

  • Potřebuji lepší způsob správy zdrojů a jejich přiřazování k projektům.

  • Chci mít snadno přehled o čase, který lidé tráví prací na úkolech.

  • Chci výkonnější způsob, jak sledovat data projektu než pomocí excelových tabulek.

Organizacím, které byly nejčastěji úspěšné pomocí Project Online v adresování obchodní problémy, jako jsou například jsou ty, které vytvořit sadu standardy, procesy a osvědčené postupy pro tak, že se spravují projekty ve své organizaci. Uživatele nebo skupiny, který vytváří a spravuje následujícími pravidly řízení projektů jsou někdy označovány jako projektové kanceláře (PMO).

Co projektová kancelář dělá?

Ve větších společnostech může projektovou kancelář tvořit oddělení, které se zabývá problematikou řízení projektů v celé organizaci, jako je například správa zásad správného řízení projektu, implementace, školení, průzkum potřeb v oblasti řízení projektů nebo zjištění nejlepšího způsobu, jak vytvářet užitečné sestavy. V malých a středních firmách se může velikost projektové kanceláře pohybovat od jednoho člověka až po skupinku osob, ale její rozsah se může změnit při řešení stejných problémů, jako ve velkých firmách. Mezi společné cíle všech projektových kanceláří ale patří:

  • Podpora a osvěta zavádění systému řízení projektů

  • Zjednodušení řízení projektů pro uživatele v organizaci díky automatizaci procesů v nástroji

  • Vytváření zásad, postupů a doporučených postupů k funkcím řízení projektů

  • Fungování jako odborníci na problematiku řízení projektů, kteří působí jako záštita prvotřídního provedení všeho, co souvisí s řízením projektů, a poskytují školení na základě osvědčených postupů a nástrojů pro řízení projektů

  • Zajištění podpory vedení při provádění a prosazování změn doporučených ze strany vedení

Je to příliš složité? Trochu přibrzdíme a podíváme se na příklad, který si člověk může snadno představit – jak by se mohla hlava rodiny starat o chod domácnosti:

Potřeba

Projektová kancelář

Rodina

PMO – informace

Projektová kancelář pomáhá vytvořit efektivní způsob předávání informací zainteresovaným stranám projektu prostřednictvím zpráv o stavu a fungování projektu. Součástí toho může být průzkum potřeb v oblasti vytváření zpráv o projektu, přesun potřebných dat do systému a stanovení pracovních postupů, aby se zajistilo, že data potřebná pro pravidelné sestavy se do systému dostanou včas.

Hlava rodiny bude potřebovat informace o stavu věcí:

  • Čtvrtletní zprávy o prospěchu dětí ve škole.

  • Měsíční výpisy z banky, které ukazují stav financí.

  • Každoroční prohlídku u lékaře, která posoudí zdravotní stav členů rodiny.

PMO – informace o tom, kdo co dělá

Projektová kancelář vytvoří procesy získat správná data do systému řízení projektů poskytnout stav na úrovni projektu vedoucím projektu. Obsahuje taky pokyny a osvědčené postupy pro řízení zdrojů.

Členové rodiny budou potřebovat vědět, co kdo dělá. To například znamená:

  • Kdo dnes vyzvedne děti ze školy, kdo večer venčí psa, kdo vaří večeři atd.

  • Pokud někdo nemůže udělat některý s obvyklých úkolů, je třeba vědět, kdo ho může zastoupit.

  • Pomáhá ukázat, kdo co dělá, školní rozvrh a dostupnost členů v centrálním rodinném kalendáři. Bude pak snadné zjistit, koho je možné naplánovat pro kterou činnost.

PMO – fóra pro spolupráci

Projektová kancelář pomáhá vytvářet projektové weby pro spolupráci a přizpůsobovat je co nejlépe potřebám uživatelů.

Členové rodiny budou potřebovat fórum, v rámci kterého budou moct spolupracovat, třeba:

  • Publikovat důležité události v nástěnném kalendáři v kuchyni

  • Každý den spolu mluvit u jídelního stolu

Vyhodnocení PMO a zmírnění rizik

Projektová kancelář zodpovídá za vytvoření systému, který bude řešit řízení rizik.

Hlavy rodiny budu nejspíš potřebovat plán snížení rizik:

  • Rozhodnout se o úrazovém pojištění.

  • Pořídit permanentku do fitness studia.

  • Zvýšit částku odváděnou na důchodové pojištění.

PMO – Nastavit pravidla a procesy

Projektová kancelář sleduje aktuální procesy a pracovní postupy a najde způsob, jak je zautomatizovat v rámci implementace nástroje pro řízení projektů. Jeden z těchto článků může zahrnovat zjištění ovladačů pro výběr projekty, které chcete-li přejít danou sadu rozpočtu (Analýza portfolia).

Hlava domácnosti nastaví pro rodinu pravidla a procesy, třeba:

  • V kolik hodin budou děti chodit spát.

  • Na základě faktorů určí, které nákupy se provedou (třeba „Koupíme tento rok auto, opravíme střechu nebo pojedeme na dovolenou?“).

  • Nastaví automatické spínání postřikovačů trávníku.

  • Vybere den v týdnu pro nakupování a pochůzky.

Projektová kancelář vede firmu k efektivnějšímu řízení projektů tím, že dělá věci typu:

  • Shromažďování informací, které pomůžou zjistit požadavky organizace na řízení projektů. Třeba zanalyzuje obchodní potřeby organizace, navrhne procesy, které tyto potřeby naplní a potom namapuje tyto procesy na nastavení nebo pracovní postupy v Project Online.

  • Zjišťování, jaká data je důležité průběžně kontrolovat, a spolupráce se správcem projektu na sdílení těchto dat se zainteresovanými stranami. Třeba určí potřebná data a postup, jak je dostat do systému, aby bylo možné vytvářet týdenní zprávy o stavu projektu, které zúčastněným stranám poskytnou shrnutí stavu probíhajících projektů.

  • Vytváření pravidel pro procesy a pracovní postupy. Třeba nastaví pracovní postup, v rámci kterého budou nápady na projekty procházet procesem schvalování, než se z nich stanou projekty v Project Online.

  • Migrace stávajících dat z aktuálního systému řízení projektů do nového. Třeba vyhledáním nejjednoduššího způsobu, jak migrovat zdroje a projektová data z tabulek aplikace Microsoft Excel do Project Online nebo z aplikace Project Professional na jednotlivých počítačích do centralizovaného prostředí služby Project Online.

  • Poskytující podporu správy portfolia projektů pomoct s stanovení priority projektů a Prognózování. Podobně jako většina společností jsou mnoho projekty, které se mají provést, ale mají omezený rozpočet a všem poznámkám prostředků. Potřebujete způsob, jak zjistit, které byste měli přesunout na projekty. Projektových kancelářích můžete řídit proces výběru projektu a program zajistit, aby budoucí investice se shodují s strategic cílů a LOGLINTREND zrakem organizace.

  • Správa uživatelů duševní změny může obličej v přesouvající se z jejich aktuální systému řízení projektů, ke kterému jsou připojené. Například tactfully ovlivňující vedoucí projektů můžete přesouvat z jejich starých proces ukládat soubory projektu pevných discích a jejich sdílení zobrazením výhody jejich publikováním Project Online. Projektová kancelář to udělat tak, že devoting delší dobu a přesvědčit nadřízeným vedoucí projektů nejdřív, ať jsou jejich vliv na ostatní projektu správci umožňuje řídit změny.

  • Řešení technické stránky změny nabídkou skvělých školení.

K čemu je dobrá projektová kancelář?

V příkladu řady může být důsledky není adresování část potřeb pří. Například není zkontrolujete dítěte zprávy karty příchod ho nejdřív může mít za následek za předpokladu, že věcí pořádku, kdy skutečně více zkoumá čas nebo tutor může být potřeba. Stejným způsobem nasazení Project Online bez vytvoření entita pomoct s normalizace a přijetí může obsahovat také pří okolností. Vytvoření projektové Kanceláře vám pomůže zvýšit pravděpodobnost úspěchu Project Online nasazení. V závislosti na své cíle můžete převést na lepší efektivity v řízení projektů (například většího počtu projektů dokončen včas), které obvykle souvisí s nižší náklady řízení projektů (například další project dokončit na nebo rozpočet nevyčerpán).

Jaké jsou první kroky při vytváření projektové kanceláře?

První kroky při vytváření projektové kanceláře jste už pravděpodobně provedli, když jste vynaložili úsilí na vyhledání tohoto článku. Pokud se zajímáte o přechod na Project Online, je hodně pravděpodobné, že už máte představu, jak by služba mohla pomoct zlepšit efektivitu nebo řešit problém ve vaší společnosti. Při hledání způsobu, jak formálně vytvořit projektovou kancelář, byste měli zvážit následující:

Definujte, co má vaše projektová kancelář dělat.

Hlavní cíl vaše Projektová kancelář bude k řešení problému specifickým obchodním? Můžete třeba provádět časový rozvrh systém získat užší ovládací prvek analýzy nákladů:. Nebo můžete mít projektu dat rozšířit mezi dvěma nebo dokonce tři různé aplikace a konsolidovat data do jednoho systému, který by pomoci poskytnout lepší přehled o provádění projektů. Nebo může být zadejte pokyny pro správu probíhající projektu a vyvraťte je projektu správce školení potřeb. Jakmile jste pochopit, proč je potřeba projektové Kanceláře, bude mnohem snadnější rozsah, jaké požadavky nabízí vytvoření a údržbu.

Získání sponzora projektu ve vedení

Zajistěte si podporu někoho ve vedení. Je důležité, aby vaše projektová kancelář měla sponzora projektu z vedení společnosti, protože nedostatek podpory ve vedení je jedním z hlavních důvodů neúspěchů projektových kanceláří. Pokud už máte člena vedení společnosti, který chápe výhody a význam toho, čeho se pokoušíte dosáhnout, pak je to skvělé. Pokud ne, jedním z nejlepších způsobů, jak získat vedení na svou stranu, je názorně předvést výhody přechodu na systém řízení projektů, jako je Project Online. Můžete to udělat na příkladu řešeného obchodního problému. Možná jste to už do určité míry udělali, když jste vyhodnocovali Project Online, ale můžete získat skutečné spojence ve vedení firmy, pokud jim budete schopní předvést, jak to funguje na vašich datech v pilotním prostředí. Zachycení přínosů je při získávání sponzora projektu mezi členy vedení klíčové.

Směrový sponzora projektu ve vedení může být užitečné pro adresování odolnost, které můžou uživatelé v přesouvající se z co znají, do nového systému správy projektu, například Project Online. Osvěta a podporu výhod jiných vliv pracovníkům, třeba vedoucí vedoucí projektů, mohou také usnadnit přerušení duševní příloh, které jiní uživatelé můžou mít k systému, který přesouváte z.

Sestavení týmu

Ať už pracujete na vytvoření projektové kanceláře ve velké nebo malé firmě, je třeba, aby jednotlivé role ve vaší projektové kanceláři řešili následující povinnosti:

Role

Popis

Řízení plánu zavedení služby Project Online

Pokud jste ho právě provádění Project Online, musí plánu celková někdo jej řídit. Stejně jako jakýkoli projekt musí plánu zavedení služby některé vlastníky ověřit, že požadované úkoly přiřazeny zdroje a dokončit.

Průzkum požadavků v oblasti řízení projektů

Tato osoba bude vyhodnocovat potřeby správy projektů ve vaší organizaci. Tato osoba bude muset komunikovat s uživateli z celé společnosti a jednotlivých oddělení, aby zjistila, jak aktuálně probíhá řízení projektů, jaké budou mít požadavky a k jakým zlepšením může dojít díky zavedení služby Project Online. Tyto požadavky je nutné předat správci projektu, aby se mohly řádně implementovat do služby Project Online. Tato osoba musí být kvalifikovaná v oblasti řízení projektů, ale taky by to měl být někdo, kdo je zároveň dobrý komunikátor. Je docela možné, že lidé ve firmě budou mít emocionální vazby na postupy, od kterých se je pokoušíte převést, takže je nutné, aby to tato osoba dokázala zvládnout tak, že jim ukáže, jak jim nový systém ulehčí život.

Školení, dokumentace a podpora

Tato osoba musí být schopná hodnotit úroveň dovednosti uživatelů a budete zodpovědná za poskytování výukových materiály, které jsou nutné pro úspěšné využívání produktu. Součástí může být vytváření školení na základě rolí pro správce projektu, vedoucí projektů, vedoucí týmů a členy týmů. Přestože můžete největší úsilí vynaložit na sestavení školení pro vedoucí nebo správce projektů, pro potřeby vedoucích a členů týmů mohou být nejúčinnější stručné referenční příručky, pomocné přehledy, kontrolní seznamy nebo krátké kurzy. Bude taky třeba najít způsob, jak poskytovat lokální podporu uživatelům ve firmě, a vhodné postupy pro eskalování komplikovanějších problémů.

Spojení s oddělením IT

Je důležité ve atraktivních pomáhat v části sign nahoru, nastavení a konfiguraci Project Online spolupráci oddělení IT. Pokud jsou pouze při vyhodnocení Project Online to obvykle lze tak, že někdo z NĚKOMU z IT oddělení bez příliš mnoho potíže s pohledem Začínáme s Projectem Online si přečtěte následující dokumentaci.

Projektová kancelář bude potřebovat spolupráci oddělení IT při řešení těchto dvou oblastí:

  • Správa Office 365: Projektová kancelář bude potřebovat spolupracovat se správcem Office 365 kvůli přidávání uživatelů a licencí přiřazování.

  • Správa Projectu Online: Projektová kancelář bude také potřebovat spolupracovat se správcem Projectu Online na věcech, jako jsou vlastní pole, zdroje a konfigurace časového rozvrhu. Možná ještě bude nutná spolupráce s projektovou kanceláří na implementaci procesů do Projectu Online prostřednictvím pracovních postupů.

Některé projektové kanceláře ve větších společnostech taky mají vedoucí projektů, kteří jsou přiřazovaní ke konkrétním projektům vyžadujícím pomoc, aby jim poskytovali vedení. Pomoc může sahat od poskytování rad vlastníkovi projektu po kompletní převzetí vlastnictví, podle rozsahu projektu.

Vytvoření prohlášení o poslání projektové kanceláře

Všechny projektové kanceláře by měly mít prohlášení o poslání. Pokud už víte, proč projektovou kancelář potřebujete, bude pro vás mnohem jednodušší prohlášení vytvořit. Podívejte se na stávající prohlášení o poslání vaší společnosti a zkuste vytvořit takové, které s ním bude v souladu. Prohlášení nemusí být přehnaně komplexní, jen natolik, aby umožňovalo rámcově pochopit, proč má vaše firma projektovou kancelář a jakou hraje roli.

Vytvoření plánu vybudování projektové kanceláře

Po definování rozsahu úkolů, budete muset vybudování projektové Kanceláře, můžete ji vytvořit plán projektu nejvyšší úrovně. Zvažte vytvoření projektové Kanceláře jako jeden velký projekt s přiřazených úkolů, dobu trvání a přiřazení. Plánu projektu se stanou více definované v průběhu počáteční úkoly, například hodnocení prostředí. Plán projektu umožňuje udělit projektové Kanceláře plánu vybudování ke sledování co budete mít Hotovo, co právě pracujete a co je potřeba ještě udělat při vytváření projektové Kanceláře. Tady jsou například jak několik úkolů vybudování projektové Kanceláře v plánu projektu Project Online vypadat:

Plán projektu projektové kanceláře v Projectu Online

Další informace o projektových kancelářích

Pokud už nemáte Projektová kancelář, může být trochu na myšlenkových obrazovky při zahajování jednu pozornost. I když potřeb a požadavcích vaší společnosti bude jednotka projektové Kanceláře, budete muset Naučte se vytvářet framework vytvořit a vyvíjet projektové Kanceláře. V závislosti na své cíle můžete prozkoumat různých metod obrázku a odvětví Projektová kancelář nebo najdete v článku jaký model Projektová kancelář může úzce zarovnáte. Existuje mnoho publikace, školení a materiály pro online k dispozici o vytváření a správě projektových kancelářích, které vám pomohou ve své úsilí.

Pokud chcete nastavit Projektová kancelář a potřebujete pomoc, můžete kontaktovat certifikované partnera společnosti Microsoft nebo konzultační služby společnosti Microsoft. Také máme podnikových konzultanty společnosti Microsoft se pracovníků prostředí v nastavení projektových kancelářích organizacím, které malý, střední a velká.

Co dál?

Ano jste připraveni začít projektové Kanceláře? Zpravidla jste realizují po přečtení Tento článek spuštění Projektová kancelář investice, který bude obsahovat také jmění čas a námahu. Bude vyžadovat spoustu spolupráce s lidmi ve vaší firmě a s vedení "champion" je důležité. Bude taky vyžadovat investice v zkoumá víc o nastavení Projektová kancelář prostřednictvím mnoho prostředků, které jsou k dispozici. A pokud potřebujete pomoc, můžete změnit na certifikované partnery společnosti Microsoft, jakož i konzultační služby společnosti Microsoft.

Pokud jste z menší společnosti, může zdát jednoznačná obor to všechno. Pravděpodobně vám nejsou přiřazena zdroje, které chcete zařadit lidé pro každou roli Projektová kancelář uvedenými v tabulce "Sestavení týmu" a nemusíte ho. Jenom mějte na paměti, že tyto povinnosti bude pravděpodobně nutné nastane okamžik řeší čas a v rozsahu, vyhovuje vašim požadavkům. Navíc nezapomeňte, že úsilí potřeby lze přizpůsobit velikost společnosti a cíle. Projektová kancelář menší firmy potřebovat pouze setkání s několik vedoucí vedoucí projektů ve své firmě stanovit své potřeby versus více oddělení paletami požadavkům ve větší společnosti.

Když vytvoříte projektovou kancelář, může vám to pomoct k úspěšnému využívání služby Project Online, a když budete používat službu Project Online, může vám to pomoct úspěšně řídit projektovou kancelář. Hodně štěstí při implementaci.

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×