Přidání dat shromážděných prostřednictvím e-mailů do databáze aplikace Access

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Můžete shromáždit nebo aktualizovat informace přes e-mailů pomocí příkazu aplikace Microsoft Access 2007 nebo Accessu 2010 v aplikaci Microsoft Outlook 2007 nebo Microsoft Outlook 2010. Access vás provede vytvoření formuláře pro shromažďování dat a odeslání formuláře v-mailové zprávě. Když příjemcům e-mailu vrátíte vyplněné formuláře, můžete mít shromážděná data automaticky zpracovat a uložené v zadané databázi aplikace Access. Tento způsob shromažďování dat můžete uložit se čas a námahu, která obvykle souvisí v zkopírujte a vložte nebo proces položka ruční data. Zde jsou některé scénáře, které vám pomohou tento proces shromáždit data:

Průzkumy    Můžete provést průzkum a zpracováním výsledky první vytvořením databáze aplikace Access s potřebné tabulkami uložení výsledků a pomocí průvodce vytvoříte formulář průzkumu a potom rozeslat účastníkům průzkumu. Jakmile respondenti odpoví, průzkumu uložení dat automaticky v databázi.

Zprávy o stavu    Ať už jde nejnovější úroveň stavu skladových zásob nebo aktuální informace o čekání na problémy, můžete nechat týmu, které informuje o odesílání že e-mailové zprávy, které obsahují aktuální informace v pravidelných intervalech.

Správa událostí    Při uspořádání konference nebo školení nebo jiné události, můžete odeslat jeden nebo více formulářů jako e-mailové zprávě získat kontaktní informace, cesty a ubytování předvolby a tak dále. Pokud se rozhodnete automatické zpracování odpovědí, účastníci můžou kdykoli změnit své předvolby bez nutnosti s upozorněním a vždy mít přístup k nejnovějším datům rozhodování.

Tento článek popisuje, co je potřeba pomocí tohoto příkazu zpracovat, jak začít používat průvodce a potom nabídne vám další informace o různých kroků tak, aby se můžete nejčastěji informovaní výběr jako podle pokynů Průvodce

Poznámka: Nebude moct přidání dat shromážděných při příjemce služby Hotmail nebo Yahoo odešlete formulář pro shromažďování dat.

Než začnete

Pokud je to poprvé shromažďování dat prostřednictvím e-mailových zpráv, proveďte následující kroky:

  1. Zajistit, aby nainstalované následující aplikace na svém počítači:

    • Aplikace Access 2007 nebo 2010 aplikace Access.

    • Outlook 2007 nebo Outlooku 2010. Musíte mít Outlook nainstalovali a nakonfigurovali ve počítače, na kterém můžete použít k odeslání e-mailové zprávy. Pokud máte nainstalovaný Outlook, ale ještě není nakonfigurován, spusťte Outlook a postupujte podle pokynů v Průvodci spuštěním Outlooku. Nápovědu k Průvodci najdete v nápovědě k Outlooku.

    • Pokud nebudete chtít pomocí formuláře aplikace InfoPath, ujistěte se, že máte aplikace InfoPath 2007 nebo novější nainstalovanou edici a její příjemci bude taky muset aplikace InfoPath na svém počítači nainstalovanou.

    • Můžete e-mailu příjemce musí mít buď nastala InfoPath e-mailovým klientem podporující formát HTML na svém počítači nainstalovanou, aby bylo možné prohlížení a úpravy formuláře.

      Formulář pro shromažďování dat prostřednictvím e-mailové zprávy není formuláře aplikace Access. Průvodce vytvoří speciální formulář ve formátu HTML nebo aplikace InfoPath.

      Označte cíl databáze. Databáze může být ve formátu MDB nebo ACCDB. Kromě toho je podporované soubory .mde a .accde. Pokud nechcete používat existující databázi, musíte vytvořit novou.

  2. Identifikujte nebo vytvoření tabulky, které chcete, aby se data z e-mailové odpovědi. Pokud jsou shromažďování dat existující tabulky ověřte tabulky nejsou určeny jen pro čtení a máte oprávnění přidávat nebo aktualizovat záznamy jejich obsah.

Poznámka: Přílohy, typu Automatické číslo, OLE a pole s více hodnotami, které typy nelze shromážděných prostřednictvím e-mailových zpráv

Pokud operace shromažďování dat naplní dvě nebo více tabulek, musíte vytvořit výběrový dotaz a použít jako zdroj dat formuláře. Ujistěte se, že dotazu zahrnuje všechna požadovaná pole ze související tabulky. Pokud používáte existujícího dotazu, ujistěte se, že se dotaz není jen pro čtení a máte oprávnění přidávat nebo aktualizovat jeho obsah. Další informace o vytváření dotaz založený na dvě nebo více tabulek naleznete v článku Úvod k dotazům.

Uložení dat jako nové záznamy v následujících situacích:

  • Pokud data naplní více tabulek.

  • Pokud cílová tabulka neobsahuje žádná pole primárního klíče. Hodnoty primárního klíče jsou nutné k mapování odpověď do existujícího záznamu. Pokud cílová tabulka neobsahuje žádná pole primárního klíče, ho přidat hned nebo přiřadit existující pole, které obsahuje jedinečné hodnoty jako primární klíč.

  • Pokud cílová tabulka neobsahuje žádné záznamy. Pokud je tabulka prázdná, průvodce předpokládá, že chcete přidat záznamy.

  • Pokud jako pole v databázi nejsou uloženy e-mailové adresy příjemců. Při shromažďování dat aktualizovat záznamy, nebude možné ruční zadání adresy do zprávy generované průvodce. Pole Adresa musí být v cílové tabulce nebo v tabulce, která má relace s cílovou tabulku.

Začátek stránky

Začínáme

  1. Otevřete databázi, ve kterém budou uloženy všechny údaje.

  2. Pokud chcete přidat data do jedné tabulky, vyberte tabulku v navigačním podokně. K naplnění několika souvisejících tabulek, vyberte dotaz, který je svázán s v této tabulce.

  3. Proveďte jednu z následujících akcí a spusťte tak průvodce:

    • Na kartě Externí Data ve skupině Shromáždit Data klikněte na Vytvořit e-mailu.

    • Klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku nebo dotaz a potom klikněte na tlačítko Shromáždit a aktualizace dat prostřednictvím e-mailu.

      Poznámka: Pokud tabulka neobsahuje žádná pole nebo jenom obsahuje typu Automatické číslo, objekt OLE, přílohy nebo s více hodnotami typy vyhledávacích polí, zobrazí se tato zpráva: vybranou tabulku nebo dotaz, které neobsahují žádná pole podporující získávání dat e-mailem .

Pokud tabulka obsahuje pole, které podporují shromažďování dat, spustí se průvodce. Pokud cílová tabulka podporuje přidávání i aktualizaci dat, Průvodce vás provede kroky potřebné k shromažďování dat prostřednictvím e-mailové zprávy.

Použijte v následujících částech jako odkaz na dotazy, které můžete mít až sedm hlavní takto procesu.

  1. Volba typu formuláře pro zadávání dat, který chcete odeslat

  2. Vyberte, jestli chcete shromažďovat nová data nebo aktualizujete stávající data

  3. Zadejte data, která chcete shromažďovat

  4. Určení automatické nebo ruční zpracování dat.

  5. Vyberte, jak chcete zadat e-mailové adresy příjemců

  6. Zkontrolujte a zadejte seznam příjemců

  7. Vytvoření a odeslání e-mailové zprávy

Začátek stránky

Volba typu formuláře pro zadávání dat, který chcete odeslat

Vyberte typ formuláře založené na snadnější použití pro sebe i její příjemci.

Vyberte formulář    Formulář HTML můžete prohlížet a upravovat tak, že všichni uživatelé, jejichž e-mailový klient podporuje HTML

Vyberte Microsoft Infopathu formuláře    Zobrazí se tato možnost je na počítači nainstalovaný pouze pokud aplikace InfoPath. Tuto možnost vyberte, jenom v případě příjemcům všechny aplikace InfoPath a na svém počítači nainstalovanou aplikaci Outlook. Formulář aplikace InfoPath poskytuje lepší zadávání dat a úprav prostředí

Stránka průvodce, která se zobrazí vedle závisí na tom zda cílového objektu podporuje aktualizace dat. Pokud je objekt dotaz založený na dvě nebo více tabulek, nebo pokud je tabulka, která není polem primárního klíče nebo neobsahuje žádné záznamy, průvodce předpokládá, že chcete přidat nové záznamy a vás vyzve k výběru poli formuláře. Ve všech ostatních případech Průvodce vás vyzve k určení, jestli chcete přidat nebo aktualizovat data před s žádostí o výběr polí formuláře.

Začátek stránky

Vyberte, jestli chcete shromažďovat nová data nebo aktualizujete stávající data

Zadejte, co chcete udělat s daty. Typ formuláře, který používáte ovlivňuje počet nových záznamů, které příjemci můžete posílat v jedné odpovědi. Při aktualizaci dat, číslo záznamy, které by měl příjemce musí aktualizovat označuje počet předem vyplněné formuláře, které budou zahrnuty ve zprávě.

Poznámka: Přidávání nových záznamů, zadejte e-mailové adresy do pole Adresa e-mailové zprávy při vytváření zprávy. Aktualizace stávající data, je třeba e-mailové adresy příjemců uložit jako pole podkladové tabulky nebo dotazu nebo v související tabulce.

Začátek stránky

Zadejte data, která chcete shromažďovat

Při výběru pole, která chcete zahrnout do formuláře, není nutné zadávat zahrnout všechna pole rozlohu podkladové tabulky nebo dotazu ve formě. Však musí být splněny následující podmínky:

  • Požadovaná pole:    Pole označené symbol hvězdičky (*) jsou povinná. Pokud shromažďujete nové záznamy, průvodce automaticky vkládat všechna pole, jehož vlastnost je nutno zadat je nastavena na hodnotu Ano. Pokud libovolný záznam je pole prázdné, aplikace Access se nedaří přidání záznamu do tabulky.

  • Nepodporované typy polí:    Nebude moct zahrnout určité typy polí ve formuláři například typu Automatické číslo, přílohy, objekt OLE nebo s více hodnotami vyhledávací pole.

  • Polem primárního klíče:    Uživatel bude moct zadejte hodnotu v poli při přidávání záznamů však; Pokud zadaná hodnota se už používá nebudou zpracovány odpověď.

    Poznámka: Pro každé zahrnuté pole v části Vlastnosti pole zadejte popisek a klikněte na jen pro čtení Pokud nechcete, aby uživatel ke změně dat v tomto poli.

Začátek stránky

Určení automatické nebo ruční zpracování dat.

Můžete vybrat automatické nebo ruční zpracování odpovědí. Automatické zpracování znamená, že když se zobrazí odpovědi Outlook a přístup vzájemně ladily a export dat do cílové tabulky v databázi. Automatické zpracování můžete uložit, čas a námahu. Ruční zpracování pouze znamená, že spustit operaci exportu přenášet data ze zadané složky v aplikaci Outlook cílovou tabulku v aplikaci Access.

Odpovědi úspěšně exportován do cílové tabulky, dokud v době, kdy odpovědi do poštovní schránky jsou splněny následující podmínky:

  • Outlook musí běžet už ve vašem počítači. Pokud není spuštěná aplikace Outlook, spustí se zpracování při příštím spuštění aplikace Outlook.

  • Aplikace Access nesmí být chráněné heslem a neměla být otevřena ve výhradním režimu. Po odeslání e-mailové zprávy nesmí změnit název nebo umístění databáze.

  • Názvy tabulek a dotazů a vlastnosti pole obsažená ve formuláři nesmí změnit po odeslání e-mailové zprávy.

  • Máte potřebná oprávnění k přidání nebo aktualizace obsahu podkladových tabulek a dotazů.

    Poznámka: Automatické zpracování se nezdaří, zkusit opravit problémy a ručně exportovat odpovědi, které se nezdařila. Všechny odpovědi, které doručené po vyřešení problémů se nadále automaticky zpracovány.

Nastavení vlastností pro řízení automatické zpracování odpovědí

Chcete-li zadat jinou složku Outlooku, kde jsou uloženy odpovědi na stránce Zadejte, jak chcete zpracovat odpovědi v průvodci klikněte na název složky. V dialogovém okně Vybrat složku vybrat jinou složku nebo klikněte na Nový vytvořte novou složku.

Pokud kliknete na tlačítko Nastavení vlastností pro řízení automatické zpracování odpovědí změnu nebo nastavení importu doladění, najdete v následující tabulce informace o dostupných možnostech:

Možnost

Výsledek

Kliknutím na zahodit odpovědi od uživatelů, kterým neodeslal zprávy   

Toto zaškrtávací políčko vyberte, pokud chcete jenom odpovědi, které byly odeslány původním příjemcům zprávy automaticky zpracovat. Odpovědi od jiných uživatelů ukládají do cílové složky, ale nejsou automaticky zpracovány.

Přijetí víc odpovědí od každého příjemce   

Pokud chcete jenom první odpověď od každého příjemce automaticky zpracovány vyberte toto zaškrtávací políčko. Druhé a další odpovědi ukládají do cílové složky, ale nejsou automaticky zpracovány.

Poznámka: Tohle nastavení určuje jenom počet odpovědí a nikoli počet záznamů v rámci jedné odpovědi, které zpracovávají. Jinými slovy Pokud odešlete formulář aplikace InfoPath má uživatel přístup k odeslání více záznamů v jedné odpovědi a Access automaticky zpracuje všechny záznamy v odpovědi, i když není zaškrtnuté toto políčko.

Povolit pouze aktualizace pro stávající data   

Použijete-li příjemci formulář aplikace InfoPath k aktualizaci dat, můžou odeslat nové záznamy kromě aktualizace stávajících záznamů. Vyberte toto zaškrtávací políčko zpracuje pouze aktualizace stávajících záznamů.

Počet zpracovat odpovědi   

Zadejte celkový počet (od všech příjemců), které chcete automatické zpracování odpovědí. Pokud chcete automaticky zpracovat všechny odpovědi, zadejte do textového pole velké hodnotě, například 5000. Odpovědi, které jsou doručeny po dosáhla určité hodnoty jsou uložené do cílové složky, ale nejsou automaticky zpracovány.

Datum a čas ukončení   

Určení při automatické zpracování odpovědí zastavení e-mailové zprávy. Odpovědi přijaté po tomto datu a času ukládají do cílové složky, ale nejsou automaticky zpracovány.

Chcete-li změnit tyto možnosti k pozdějšímu datu, na kartě Externí Data ve skupině Shromáždit Data klikněte na Spravovat odpovědi. V dialogovém okně Spravovat zprávy shromažďování dat vyberte zprávu, u kterého chcete změnit nastavení a potom klikněte na Možnosti zprávy. Změny provedené v dialogovém okně vliv na všechny odpovědi, které obdržíte pro tuto zprávu.

Ruční zpracování odpovědí

Určit, kdy a které odpovědi budou zpracovány, nevybírejte možnost automatického procesu. Odpovědi budou uloženy do určité složky aplikace Outlook, dokud nebude vybraná a odpověď ve složce klikněte pravým tlačítkem myši a potom v místní nabídce klikněte na Export dat do aplikace Microsoft Access.

V některých případech může taky musíte ruční zpracování odpovědí, které se nepodařilo automaticky zpracovány.

Mějte na paměti následující před exportem dat

  • Databáze aplikace Access neměla být otevřena ve výhradním režimu a název nebo umístění databáze nesmí změnit po odeslání e-mailové zprávy.

  • Názvy tabulek a dotazů a vlastnosti pole obsažená ve formuláři nesmí změnit po odeslání e-mailové zprávy.

  • Máte potřebná oprávnění k přidání nebo aktualizace obsahu podkladových tabulek a dotazů.

Začátek stránky

Vyberte, jak chcete zadat e-mailové adresy příjemců

Pokud shromažďujete nové informace, můžete zadat e-mailové adresy dvěma způsoby:

  • Zadejte e-mailové adresy samostatně v e-mailové zprávě aplikace Outlook nebo vyberte adres z adresáře aplikace.

  • Pomocí pole e-mailovou adresu v tabulce nebo dotazu aktuální databáze aplikace Access.

    Poznámka: Při shromažďování dat k aktualizaci záznamů, se nezobrazí toto dialogové protože e-mailové adresy příjemců nejdřív musí být k dispozici jako pole v databázi.

Zadání e-mailové adresy přímo v aplikaci Outlook

Při určování příjemcům v aplikaci Outlook, můžete zobrazit náhled a přizpůsobit zprávu před odesláním. V e-mailové zprávy obsahuje stručný úvod a formuláře. Doporučujeme, abyste změny do formuláře. Změny struktuře formuláře mohou způsobit odpověď nejsou zpracována.

Používání e-mailové adresy uložených v poli v databázi

Možnost vybrat Související tabulka odkazuje na tabulky, které se týkají. Chcete-li zobrazit nebo upravit relací mezi tabulkami v databázi, na kartě Databázové nástroje. karet ve skupině relace na položku relace

Další informace o vztazích naleznete v článku Příručka k relacím mezi tabulkami.

Začátek stránky

Zkontrolujte a zadejte seznam příjemců

Posledním krokem hlavní zahrnuje náhled přizpůsobení e-mailové zprávy, jemné vyladění seznamu příjemců a odeslání zprávy shromažďování dat.

Vytvoření a odeslání e-mailové zprávy

Až vás Průvodce informuje teď můžete vytvářet e-mailu a se dozvíte, jak zobrazit stav e-mailu pomocí příkazu Správa odpovědí, se může zobrazit některé upozornění. Následující tabulka popisuje jednotlivé upozornění a akce, kterými můžete vyřešit:

Upozornění zpráva

Popis

S kroky řešení

Některé záznamy neobsahují platnou adresu v poli zadanou e-mailovou adresu. Žádná data budou vráceny pro tyto řádky.

Pole e-mailové adresy, kterou jste vybrali obsahuje hodnoty null.

Pokud chcete shromáždit data pro všechny záznamy, ukončete průvodce a nahrazení prázdných hodnot s e-mailové adresy. Spusťte průvodce znovu.

Teď máte výhradní zámek na databázi. automatické zpracování se nezdaří, dokud nebude vydána zámek.

Máte ve výhradním režimu aktuálně otevřenou databázi.

Pokud jste zvolili možnost odpovědi automaticky zpracovány, zpracování se nezdaří, protože aplikace Access nelze přidat nebo aktualizovat záznamy v databázi, která neobsahuje výhradní zámek položky. Zavření a opětovném otevření databáze v režimu nikoli výhradní ihned po odeslání zprávy

Tyto e-mailové zprávy může obsahovat data, která je důvěrné nebo citlivé.

Shromažďování dat za účelem aktualizaci záznamů a formulář, který se chystáte odeslat bude předem vyplněné s existující data.

Pokud některá pole formuláře obsahují citlivá data, přejděte zpátky na průvodce krok místo, kam jste vybírali pole a odebrat pole, které obsahují citlivá data z formuláře

Po zobrazení náhledu a přizpůsobit zprávu, můžete filtrovat pole e-mailovou adresu a vyberte vaši příjemci. Vyberte e-mailové adresy, které chcete použít, zaškrtnutím příslušných políček. Pokud se zobrazí dialogové okno seznam neplatné e-mailové adresy, poznamenejte si adresu v seznamu a klikněte na Konec. Ověření neplatné adresy, proveďte potřebné úpravy a pak odešlete zprávu.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×