Přidání času od Office do kolegů aplikace Outlook

V kalendáři Outlooku můžete čas jednoduše označit jako zaneprázdněn nebo mimo kancelář. Ale co když nepoužíváte Office 365 a nemáte povolené sdílení kalendáře, ale potřebujete dát svému spolupracovnímu času od Office zřetelně vědět svůj čas? V tomto článku se dozvíte, jak do kalendářů spolupracujících přizpůsobovat přizpůsobené žádosti o schůzku, aniž by to ovlivnilo volný čas v kalendáři.

Plánování dovolené pomocí žádosti o schůzku je proces se dvěma kroky. Nejdřív dejte svým spolukontaktům vědět, že nebudete mít čas do svých kalendářů. Potom zablokujte dovolenou na vlastním kalendáři.

Krok 1: Přidání času dovolené do kalendářů spolupracovníky

Pokud ve svém kalendáři označíte čas jako "mimo kancelář", zobrazí se vám spolupracovníci, kteří se pokoušejí naplánovat schůzku s vámi. Ale nemusíte být skvělé, pokud by bylo možné upozornit všechny najednou na svůj časový plán, aniž byste ovlivnili jejich volné a zaneprázdnění? Můžete to udělat tak, že si informace zobrazíte jako celodenní zvláštní událost, ale na rozdíl od běžné zvláštní události, která je obvykle nastavená na "zaneprázdněn", zobrazí se jako volná hodnota. Vaše kolegové neovlivňuje dostupnost informací o volném čase.

Poznámka: Žádosti o schůzku jsou navržené tak, aby byly posílány mezi uživateli Outlooku. Možnost zobrazovat plány ostatních lidí při vytváření žádostí o schůzku v Outlooku vyžaduje, aby vaše organizace používala Microsoft Exchange Server.

  1. V kalendáři klikněte na kartě Domů na Nová schůzka.

    Klávesová zkratka:  Chcete-li vytvořit novou žádost o schůzku, můžete stisknout kombinaci kláves CTRL+SHIFT+Q.

  2. Do pole Předmět zadejte popis a v případě potřeby zadejte místo do pole místo konání .

  3. V seznamech čas zahájení a čas ukončení vyberte čas zahájení a ukončení od Office. Pro dovolenou to obvykle zahrnuje celé dny. V takovém případě zaškrtněte políčko celodenní událost .

    Poznámka: V Outlooku se ve výchozím nastavení používá nastavení aktuálního časového pásma pro plánování. Pokud chcete naplánovat čas mimo kancelář na základě jiného časového pásma, klikněte ve skupině Možnosti na Časová pásma.

  4. Ve skupině Účastníci v části Možnosti odpovědizrušte zaškrtnutí políček žádosti v rozevíracím seznamu.

  5. Ve skupině Možnosti klikněte u Zobrazit jakona možnost volné v rozevíracím seznamu. Pokud jste už určili, že se jedná o celodenní událost, zobrazí se automaticky jakozadarmo.

    Důležité informace: 

    • Ujistěte se, že je nastavení Zobrazit jakoprázdné. To umožní příjemcům žádosti o schůzku přijmout žádost o schůzku a přidat do svého kalendáře čas na dovolenou, ale nemusíte je kdykoli odblokovat v kalendáři. V kalendáři příjemce se pořád zobrazuje bezplatná dostupnost pro plánování během dovolené.

    • Při výběru celodenní zvláštní události je počáteční čas události půlnoc. Pokud chcete, aby vaši spolupracovníci nepřijímali upozornění v odlišných časech, nastavte nastavení připomenutí na žádné.

  6. Zadejte informace, které chcete s příjemci sdílet.

  7. Přidejte zamýšlené příjemce do řádku Komu .

  8. Pokud uživatele upozorníte na řadu opakovaných časů, které už nejste v kanceláři, klikněte ve skupině Možnosti na opakování, vyberte způsob opakování, pak klikněte na OK.

  9. Klikněte na Odeslat.

Když odešlete tuto žádost o schůzku se zobrazením jakovolno, událost se v kalendářích Outlooku v kolegech zobrazí v horní části každého dne – vizuální připomenutí, které neblokuje žádnou pracovní dobu.

Poznámka: Pokud jste nevybrali celodenní zvláštní událost, událost se zobrazí v časové mřížce. v horní části dne se nezobrazí. Je však stále označen jako volný čas.

Krok 2: zablokování času dovolené v kalendáři

Pokud jste postupovali podle pokynů v předchozí části, byla odeslaná žádost o schůzku označená jako volná doba, aby se zabránilo zablokování času v kalendářích jiných uživatelů. Čas je ale také označen jako bezplatný ve svém vlastním kalendáři. Nyní je třeba vytvořit další událost pro sebe, aby ostatní viděli, že vám nejsou během zadaného časového období k dispozici.

Obvyklou chybou je otevřít položku žádosti o schůzku v kalendáři a po odeslání původní žádosti změnit nastavení Zobrazit jako od volna do mimo kancelář . Po odeslání této aktualizace se ale pošle všem, se kterými jste žádost o schůzku poslali, změnit bezplatnou funkci mimo kancelář a ponecháte kroky, které jste se rozhodli zamezit. V kalendáři musíte vytvořit duplicitní událost s nastavením Zobrazit jakomimo kancelář.

Když uživatelé používají kalendář Outlooku k plánování schůzek a dalších událostí, mohou zobrazit vaši dostupnost, pokud jste nezměnili oprávnění pro váš kalendář, aby to nedocházelo. Obvykle jsou události, schůzky a události nastavené jakoobsazené. Můžete také vytvořit položky se zobrazením jako nastavení mimo kancelář. Položky nastavené na mimo kancelář se považují za obdobné jako položky nastavené jako zaneprázdnění Vizuálně se liší dva typy – položky nastavené na mimo kancelář se zobrazí se fialovou barvou, položky nastavené jako obsazené jsou označené modrým barevným motivem. Tento rozdíl ve vzhledu pomáhá zdůraznit, proč nemáte k dispozici. Můžete například chtít přesunout kolidující položku Busy , ale možná nemůžete ani nejste ochotni změnit položku mimo kancelář , třeba dovolenou.

  1. V kalendáři klikněte na kartě Domů na Nová událost.

  2. Do pole Předmět zadejte název časového jména.

  3. V části čas zahájení a čas ukončeníklikněte na datum, kdy váš čas začíná a končí.

  4. Zaškrtněte políčko celodenní událost .

  5. Změňte nastavení Zobrazit jako na mimo kancelář.

  6. Klikněte na Uložit a zavřít.

Poznámka: Můžete zvážit odstranění (pouze z vašeho kalendáře) počáteční žádost o schůzku, kterou jste poslali dalším lidem. Nebo ho můžete opustit v kalendáři, abyste ho mohli při změně plánu snadno odeslat do aktualizace nebo zrušení.

Krok 1: Přidání času dovolené do kalendářů spolupracovníky

Pokud ve svém kalendáři označíte čas jako "mimo kancelář", zobrazí se vám spolupracovníci, kteří se pokoušejí naplánovat schůzku s vámi. Ale nemusíte být skvělé, pokud by bylo možné upozornit všechny najednou na svůj časový plán, aniž byste ovlivnili jejich volné a zaneprázdnění? Můžete to udělat tak, že si informace zobrazíte jako celodenní zvláštní událost, ale na rozdíl od běžné zvláštní události, která je obvykle nastavená na "zaneprázdněn", zobrazí se jako volná hodnota. Vaše kolegové neovlivňuje dostupnost informací o volném čase.

Poznámka: Žádosti o schůzku jsou navržené tak, aby byly posílány mezi uživateli Outlooku. Možnost zobrazovat plány ostatních lidí při vytváření žádostí o schůzku v Outlooku vyžaduje, aby vaše organizace používala Microsoft Exchange Server.

  1. V nabídce soubor přejděte na Novýa potom klikněte na žádost o schůzku.

    Klávesová zkratka:  Chcete-li vytvořit novou žádost o schůzku, můžete stisknout kombinaci kláves CTRL+SHIFT+Q.

  2. Do pole Předmět zadejte popis a v případě potřeby zadejte místo do pole místo konání .

  3. V seznamech čas zahájení a čas ukončení vyberte čas zahájení a ukončení od Office. Pro dovolenou to obvykle zahrnuje celé dny. V takovém případě zaškrtněte políčko celodenní událost .

    Poznámka: V Outlooku se ve výchozím nastavení používá nastavení aktuálního časového pásma pro plánování. Pokud chcete naplánovat čas mimo kancelář na základě jiného časového pásma, klikněte na kartě Schůzka ve skupině Možnosti na Časová pásma.

  4. Ve skupině Možnosti klikněte u Zobrazit jakona možnost volné v rozevíracím seznamu. Pokud jste už určili, že se jedná o celodenní událost, zobrazí se automaticky jakozadarmo.

    Důležité informace: 

    • Ujistěte se, že je nastavení Zobrazit jakoprázdné. To umožní příjemcům žádosti o schůzku přijmout žádost o schůzku a přidat do svého kalendáře čas na dovolenou, ale nemusíte je kdykoli odblokovat v kalendáři. V kalendáři příjemce se pořád zobrazuje bezplatná dostupnost pro plánování během dovolené.

    • Při výběru celodenní zvláštní události je počáteční čas události půlnoc. Pokud chcete, aby vaši spolupracovníci nepřijímali upozornění v odlišných časech, nastavte nastavení připomenutí na žádné.

  5. Zadejte informace, které chcete s příjemci sdílet.

  6. Přidejte zamýšlené příjemce do řádku Komu .

  7. Pokud uživatele upozorníte na řadu opakovaných časů, které už nejste v kanceláři, klikněte na kartě Schůzka ve skupině Možnosti na tlačítko opakování, vyberte způsob opakování, pak klikněte na OK.

    Po přidání způsobu opakování se karta Schůzka změní na kartu Řada schůzek.

  8. Na kartě Schůzka ve skupině Zobrazit klikněte na událost.

  9. Klikněte na Odeslat.

Když odešlete tuto žádost o schůzku se zobrazením jakovolno, událost se v kalendářích Outlooku v kolegech zobrazí v horní části každého dne – vizuální připomenutí, které neblokuje žádnou pracovní dobu.

Poznámka: Pokud jste nevybrali celodenní zvláštní událost, událost se zobrazí v časové mřížce. v horní části dne se nezobrazí. Je však stále označen jako volný čas.

Krok 2: zablokování času dovolené v kalendáři

Pokud jste postupovali podle pokynů v předchozí části, byla odeslaná žádost o schůzku označená jako volná doba, aby se zabránilo zablokování času v kalendářích jiných uživatelů. Čas je ale také označen jako bezplatný ve svém vlastním kalendáři. Nyní je třeba vytvořit další událost pro sebe, aby ostatní viděli, že vám nejsou během zadaného časového období k dispozici.

Obvyklou chybou je otevřít položku žádosti o schůzku v kalendáři a po odeslání původní žádosti změnit nastavení Zobrazit jako od volna do mimo kancelář . Po odeslání této aktualizace se ale pošle všem, se kterými jste žádost o schůzku poslali, změnit bezplatnou funkci mimo kancelář a ponecháte kroky, které jste se rozhodli zamezit. V kalendáři musíte vytvořit duplicitní událost s nastavením Zobrazit jakomimo kancelář.

Když uživatelé používají kalendář Outlooku k plánování schůzek a dalších událostí, mohou zobrazit vaši dostupnost, pokud jste nezměnili oprávnění pro váš kalendář, aby to nedocházelo. Obvykle jsou události, schůzky a události nastavené jakoobsazené. Můžete také vytvořit položky se zobrazením jako nastavení mimo kancelář. Položky nastavené na mimo kancelář se považují za obdobné jako položky nastavené jako zaneprázdnění Vizuálně se liší dva typy – položky nastavené na mimo kancelář se zobrazí se fialovou barvou, položky nastavené jako obsazené jsou označené modrým barevným motivem. Tento rozdíl ve vzhledu pomáhá zdůraznit, proč nemáte k dispozici. Můžete například chtít přesunout kolidující položku Busy , ale možná nemůžete ani nejste ochotni změnit položku mimo kancelář , třeba dovolenou.

  1. V kalendářiv nabídce soubor přejděte na Novýa potom klikněte na událost.

  2. Do pole Předmět zadejte název časového jména.

  3. V části čas zahájení a čas ukončeníklikněte na datum, kdy váš čas začíná a končí.

  4. Zaškrtněte políčko celodenní událost .

  5. Změňte nastavení Zobrazit jako na mimo kancelář.

  6. Klikněte na Uložit a zavřít.

Poznámka: Můžete zvážit odstranění (pouze z vašeho kalendáře) počáteční žádost o schůzku, kterou jste poslali dalším lidem. Nebo ho můžete opustit v kalendáři, abyste ho mohli při změně plánu snadno odeslat do aktualizace nebo zrušení.

Viz taky

Začínáme s Outlook kalendářem

Naplánování schůzky s dalšími lidmi

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×