Přesunutí dat z aplikace Excel do aplikace Access

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Tento článek ukazuje, jak přesunutí dat z aplikace Excel do aplikace Access a převedení dat na relační tabulky tak, aby mohli využívat aplikace Microsoft Excel a Access společně. Shrnutí, je nejlepší pro zachycení, ukládání, dotazování a sdílení dat aplikace Access a je nejvhodnější pro výpočet, analýza a vizualizace dat aplikace Excel.

Dva článcích použití aplikace Access nebo Excel ke správě svých dat a prvních 10 důvody pro použití Accessu s aplikací Excel, najdete informace o programu, ve kterém je nejvhodnější pro daný úkol a jak pomocí aplikace Excel a Access společně vytvořit praktické řešení.

Při přesunutí dat z aplikace Excel do aplikace Access se třemi základními kroky procesu.

three basic steps

Poznámka: Informace o modelování dat a vztahy v Accessu najdete v článku Základy návrhu databáze.

Krok 1: Import dat z aplikace Excel do aplikace Access

Import dat je operaci, kterou můžete přejít výrazně zjednodušit, pokud trvat delší dobu připravit a čištění dat. Import dat je podobné přesunutí do nové umístění. Pokud se vám pomůže vyčistit a majetku před je jednodušší přesunout vyrovnání nové místo.

Před importem čištění dat

Před importem dat do aplikace Access v aplikaci Excel je vhodné:

  • Převod buněk, které obsahují data mimo atomová (to znamená více hodnot v jedné buňce) na víc sloupců. Například buňku ve sloupci "Dovedností", která obsahuje více hodnot dovednosti, například "C# programování," "VBA programování" a "Návrhu webu" by měl být rozdělen k oddělení sloupců každý obsahovat pouze jeden dovedností hodnotu.

  • Pomocí příkazu PROČISTIT k odebrání úvodní mezery, koncové a mezery.

  • Odebrání netisknutelné znaky.

  • Nalezení a oprava pravopisu a interpunkčních chyb.

  • Odeberte duplicitní řádky nebo duplicitní pole.

  • Zajistit, že sloupce dat neobsahují smíšených formátů, zejména čísla formátovaná jako text nebo kalendářních dat uložených jako čísla.

Další informace naleznete v následujících tématech nápovědy Excelu:

Poznámka: Pokud jsou vaše data čištění potřeb složité nebo nemáte čas nebo materiály pro automatizaci si vlastní, zvažte použití jiných dodavatelů. Další informace najdete hledáte "software čištění dat" nebo "kvality dat" oblíbeného vyhledávače ve webovém prohlížeči.

Vyberte vhodné datový typ při importu

Během operace importu v aplikaci Access budete chtít, aby správně rozhodovat, dostanete pár (pokud existuje) chyby při převodu vyžadující zásah ručně. Následující tabulka shrnuje, jak přístup datové typy a formáty čísel Excel převedou při importu dat z Excelu do Accessu a nabízí několik tipů vhodné datové typy pro výběr v Průvodci importem tabulky.

Číselný formát aplikace Excel

Datový typ Accessu

Komentáře

Doporučený postup

Text

Text, Memo

Datový typ Text přístup ukládá alfanumerická data může obsahovat maximálně 255 znaků. Datový typ Memo přístup ukládá alfanumerická data může obsahovat maximálně 65 535 znaků.

Zvolte Memo Chcete-li předejít zkrácení všechna data.

Počet, procenta, zlomek, a to matematickém

Číslo

Access obsahuje číselné datový typ, který se liší podle vlastnost velikost pole (bajt, celé číslo, dlouhé celé číslo, jediné, dvojité, desetinné).

Zvolte dvojité Chcete-li předejít všechny chybám v převodu.

Datum

Datum

Access a Excel i pro ukládání data použít stejné číslo pořadové číslo. V aplikaci Access je větší rozsah kalendářních dat: od-657 434 (1, 100. ledna) do 2 958 465 (31 prosinec 9999 N.L.).

Protože aplikace Access nerozpozná kalendářní systém 1904 (použité v aplikaci Excel pro systém Macintosh), budete muset převést kalendářní data v Excelu nebo Accessu, abyste se vyhnuli zmatky.

Další informace najdete v tématu Změna kalendářní systém, formát nebo dvěma číslicemi interpretaci a Import a propojení dat ze sešitu aplikace Excel.

Zvolte Datum.

Čas

Čas

Access a Excel obě obsahují časových hodnot pomocí stejného datového typu.

Vyberte čas, které je obvykle výchozí.

Měna, Účetnický

Měna

V aplikaci Access datový typ Měna jsou uložena data jako 8bajtový typ čísel s přesností na čtyři desetinná místa a se používá k ukládání finančních dat a zabránit zaokrouhlování hodnot.

Zvolte měny, které je obvykle výchozí.

Boolean

Ano/ne

Přístup k použití -1 pro všechny hodnoty Ano a 0 žádné hodnoty, že aplikace Excel použije 1 pro všechny hodnotu TRUE a 0 pro všechny hodnoty FALSE.

Kliknutím na Ano/Ne, která automaticky převede zadané hodnoty.

Hypertextový odkaz

Hypertextový odkaz

Hypertextový odkaz v aplikaci Excel a Access obsahuje adresu URL nebo webovou adresu, kterou můžete přejít kliknutím.

Vybrat hypertextový odkaz, jinak Access může použít datový typ Text ve výchozím nastavení.

Jakmile se data v Accessu, můžete odstranit data z Excelové tabulky. Nezapomeňte zálohovat původní sešit aplikace Excel nejdřív před odstraněním.

Další informace naleznete v tématu nápovědy přístup Import a propojení dat ze sešitu aplikace Excel.

Automaticky připojit data snadný způsob

Běžné potíže Excel uživatelé přidávání dat pomocí stejného sloupce do jednoho listu velká. Například bude pravděpodobně aktivum sledování řešení, které na úvodní obrazovce Excel, ale teď roste zahrnout souborů z mnoha pracovní skupiny a oddělení. Tato data může být v jiných listech a sešitech, nebo textové soubory, které jsou datové kanály z jiných systémů. Nemůže žádným způsobem příkaz uživatelské rozhraní ani snadný způsob, jak přidat podobná data v Excelu.

Nejlepším řešením je použít aplikaci Access, kde můžete snadno importovat a přidání dat do jedné tabulky pomocí Průvodce importem tabulky. Kromě toho můžete přidat velké množství dat do jedné tabulky. Můžete uložit operace importu, přidat jeho členy jako naplánované úkoly aplikace Microsoft Outlook a dokonce makra použít k automatizaci.

Krok 2: Normalizace dat pomocí Průvodce analýzou tabulky

Na první pohled krokování proces normalizace dat může zdát individuálního úkolu. Normalizace tabulky v aplikaci Access je naštěstí proces, který je jednodušší, díky Průvodce analýzou tabulky.

the table analyzer wizard

1. přetáhněte vybrané sloupce do nové tabulky a automaticky vytvořit relace

2. pomocí tlačítka příkazů přejmenování tabulky přidat primární klíč, zkontrolujte existující sloupec primárního klíče a vrácení poslední akce zpět

Tento průvodce můžete provádět následující akce:

  • Převedení tabulky na sadu menší tabulek a automatické vytváření primárních a cizích klíčů relace mezi tabulkami.

  • Přidání primárního klíče s existujícím polem, který obsahuje jedinečné hodnoty, nebo vytvořte nové pole ID, který používá datový typ Automatické číslo.

  • Automatické vytváření relace k jejímu vynucení referenční integrity s kaskádové aktualizace. Kaskádové odstranění nejsou automaticky přidají zabránění omylem odstraňování dat, ale můžete snadno přidáte kaskádové odstranění později.

  • Vyhledání nových tabulkách nadbytečné nebo duplicitní data (například shoduje s dvě různá telefonní čísla) a upravte tento podle potřeby.

  • Obecnějším údajům původní tabulky a přejmenujte ho na přidáním "_OLD" k jeho název. Potom vytvořte dotaz, který rekonstruuje původní tabulky pod původním názvem tabulky tak, aby stávajícího formuláře nebo sestavy založené na původní tabulky budou pracovat s novou strukturu tabulky.

Další informace najdete v tématu normalizovány data pomocí funkce Analýza tabulky.

Krok 3: Připojení k přístupu k datům z Excelu

Po data byla normalizovaných v Accessu a dotazu nebo tabulky byl vytvořen, který rekonstruuje původní data, je jednoduchá věc připojování k datům přístup z aplikace Excel. Dat je teď v aplikaci Access jako externí zdroj dat a, můžete být připojeni k sešitu pomocí datového připojení, což je kontejner informací, které slouží k vyhledání, přihlásit a přístup ke zdroji externích dat. Informace o připojení je uložen v sešitu a mohou být uloženy také do souboru připojení, například soubor Office Data Connection (ODC) (přípona názvu souboru s příponou .odc) nebo souboru název datového zdroje (DSN linku). Po připojení k externím datům, můžete taky automaticky aktualizovat (nebo aktualizovat) sešitu aplikace Excel z aplikace Access při každé aktualizaci dat v Accessu.

Další informace najdete v tématu Přehled připojení (import) dat.

Získání dat do aplikace Access

V této části vás provede následující fáze normalizace dat: rozdělení hodnot ve sloupci Prodejce a adresa do jejich nejčastěji atomová použitelné oddělení související předměty na vlastní tabulky, kopírování a vkládání tyto tabulky z Excelu do Přístup k vytváření klíčové relací mezi nově vytvořený tabulky aplikace Access, vytvoření a spuštění jednoduchého dotazu v Accessu k vrácení informací.

Ukázková data v-normalizovaných formuláře

Následující list obsahuje – atomová hodnoty ve sloupci Prodejce a sloupec s adresou. Oba sloupce rozdělit dva nebo víc samostatných sloupců. Tento sešit obsahuje také informace o prodejců, produktech, zákaznících a objednávkách. Tyto informace také rozdělit dále, podle předmětu, samostatných tabulek.

Prodejce

ID objednávky

Datum objednávky

ID produktu

Množství

Cena

Jméno zákazníka

Adresa

Telefon

Li Yale

. 2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li Yale

. 2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Helena Kupková, že

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Helena Kupková, že

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Helena Kupková, že

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jan

. 2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard uložit Pardubicích, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jan

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jan

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, číts

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, číts

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informace v jeho nejmenší částí: atomová dat

Práce s daty v tomto příkladu, můžete příkazu Text do sloupců v Excelu "atomová" oddělit buňky (třeba adresu Město, stav a PSČ) do samostatných sloupců.

Následující tabulka zobrazuje nové sloupce na jeden list po mít rozděleno atomová aby všechny hodnoty. Všimněte si, že informace ve sloupci Prodejce bylo rozděleno na příjmení a sloupce křestního jména a informací ve sloupci adresa bylo rozděleno na sloupce ulice, Město, stav a PSČ. Tato data jsou v "první normální formě."

Příjmení

Jméno

 

Ulice

Město

Stát

PSČ

Li

Yale

Uložit Harvard 2302

Pardubice

WA

98227

Florian

Že

1025 Kolumbie kruhu

Kirkland

WA

98234

Holý

Václav

Uložit Harvard 2302

Pardubice

WA

98227

Koch

Číts

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Rozdělování dat do uspořádání předmětů v aplikaci Excel

Když bylo rozděleno na tabulky pro prodejce, produktech, zákaznících a objednávkách zobrazit několik tabulek s ukázkovými daty, které následují stejné informace z Excelového listu. Návrh tabulky není konečný, ale je na pravém sledování.

Údaje o prodejcích tabulka obsahuje pouze informace o prodejců. Všimněte si, že má každý záznam jedinečné ID (ID prodejce). V tabulce objednávky pro připojení k prodejců objednávky bude použita hodnota ID prodejce.

Údaje o prodejcích

ID prodejce

Příjmení

Jméno

101

Li

Yale

103

Florian

Že

105

Holý

Václav

107

Koch

Číts

Tabulky Produkty obsahuje pouze informace o produktech. Všimněte si, že má každý záznam jedinečné ID (ID výrobku). Hodnotu ID produktu se použijí k připojení k tabulce Rozpis objednávek informace o produktu.

Produkty

ID produktu

Cena

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Tabulka Zákazníci obsahuje pouze informace o zákaznících. Všimněte si, že má každý záznam jedinečné ID (ID zákazníka). Hodnotu ID zákazníka se použijí k připojení informace o zákaznících v tabulce Orders.

Customers (Zákazníci)

Číslo zákazníka

Jméno

Ulice

Město

Stát

PSČ

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

Uložit Harvard 2302

Pardubice

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Kolumbie kruhu

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

V tabulce Orders obsahuje informace o objednávky, údaje o prodejcích, zákazníky a produkty. Všimněte si, že má každý záznam jedinečné ID (ID objednávky). Některé informace v této tabulce musí jde rozdělit na další tabulku obsahující rozpis objednávek tak, aby v tabulce Orders obsahuje pouze čtyři sloupce – jedinečné ID, datum objednávky, ID prodejce a ID zákazníka. Tabulka ukazuje tato část není zatím rozděleno na tabulce Rozpis objednávek.

Orders (Objednávky)

ID objednávky

Datum objednávky

ID prodejce

Číslo zákazníka

ID produktu

Množství

. 2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

. 2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

. 2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Rozpis objednávek, například kód výrobku a množství se přesune z tabulky objednávky a uložené v tabulce Rozpis objednávek. Mějte na paměti, že nejsou 9 objednávky, takže má smysl, že jsou v této tabulce 9 záznamy. Poznámku, že v tabulce Orders obsahuje jedinečné ID (ID objednávky), které budou uvedené v tabulce Rozpis objednávek.

Posledním v tabulce Orders by měl vypadat takto:

Orders (Objednávky)

ID objednávky

Datum objednávky

ID prodejce

Číslo zákazníka

. 2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

. 2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

V tabulce Rozpis objednávek neobsahuje žádné sloupce, které vyžadují jedinečné hodnoty (tedy je primární klíč), takže je v pořádku pole pro některé nebo všechny sloupce obsahují "nadbytečné" data. Dva záznamy v této tabulce musí být, úplně stejné (tohoto pravidla platí pro všechny tabulky v databázi). V této tabulce by měl být 17 záznamy – odpovídající jednotlivým produkt v jednotlivých pořadí. Například popořádku. 2349 tři produkty C-789 obsahují jednu ze dvou částí celý pořadí.

V tabulce Rozpis objednávek by měl, tedy vypadat takto:

Rozpis objednávek

ID objednávky

ID produktu

Množství

. 2349

C-789

3

. 2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

. 2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopírování a vkládání dat z aplikace Excel do aplikace Access

Teď informace o prodejců zákazníky, produktů, objednávky a Rozpis objednávek má rozdělena do samostatných předmětů v aplikaci Excel, můžete tato data zkopírovat přímo do aplikace Access, kde stane se z tabulek.

Vytvoření relace mezi tabulkami přístup a spuštění dotazu

Po přesunutí dat do aplikace Access můžete vytvářet relace mezi tabulkami a pak vytvořte dotazy k vrácení informací o různých tématech. Můžete například vytvořit dotaz, který vrátí ID objednávky a jména prodejců pro objednávek zadaných mezi 3/05/09 a 3/08/09.

Kromě toho můžete vytvářet formuláře a sestavy usnadnit zadávání dat a analýzy prodeje.

Potřebujete další pomoc?

Kdykoli se můžete zeptat některého odborníka v technické komunitě Excelu, získat podporu v komunitě pro odpovědi, případně navrhnout novou funkci nebo vylepšení ve fóru Excel User Voice.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×