Přehled: doporučené postupy pro správu, jak můžou uživatelé používat týmový web

Přehled: doporučené postupy pro správu, jak můžou uživatelé používat týmový web

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Pokud jste vlastníkem týmového webu, je dobré vytvořit si model řízení – to znamená model, který bude řešit zásady, procesy, role a zodpovědnosti na webu. Model takto vám pomůže určit, jak můžou uživatelé používat svůj web. Můžete například vyžadování rezervace souborů tak, aby několik uživatelů není pokusíte upravit soubor ve stejnou dobu. Nebo chcete povolit pouze určitým uživatelům umožňuje vytvořit podřízené weby. Tento článek obsahuje přehled nápady a osvědčené postupy vzít v úvahu při vytváření takových modelu.

Poznámka: Pokud hledáte postup, jak vytvořit web, v tématu Vytvoření Sharepointového webu.

V tomto článku

Co jsou zásady správného řízení?

Prvky modelu zásad správného řízení

Vytvoření podřízeného webu

Správa oprávnění

Informační architektura

Vyžadování rezervace souborů

Sledování verzí

Vyžadované schválení dokumentu

Zajištění příjmu informací o změnách

Vytváření pracovních postupů

Definování typů obsahu

Sledování s auditem

Životní cyklus a vyřazování webů

Omezení úložiště

Vlastní nastavení

Navigace

Hledání

Role a zodpovědnosti pro podporu webu

Ochrana dat

Co jsou zásady správného řízení?

Důležitou, ale často neviditelnou součástí webu je jeho model zásad správného řízení – tj. soustava zásad, rolí, zodpovědností a procesů, kterými určíte, jak mají uživatelé v dané skupině SharePoint používat.

Spousta organizací má model zásad správného řízení pro weby zavedený na úrovni Centrální správy nebo kolekce webů a o jeho vytváření a údržbu se může starat třeba oddělení nebo tým informačních technologií (IT).

Pokud jste vlastníkem podřízeného webu v kolekci webů, třeba týmového webu, je dobré tento model doplnit vlastním modelem zásad správného řízení, který bude řešit vaše specifické záležitosti.

Model zásad správného řízení usnadňuje:

  • Informování uživatelů webu, kdy mají vytvořit nový podřízený web místo toho, aby vytvořili seznam nebo jiný obsah

  • Zajištění, aby se vyřazovaly zastaralé podřízené weby a obsah, a nedošlo tak k zaplnění prostoru úložiště a znehodnocení výsledků hledání

  • Zajištění, aby ti správní uživatelé měli přístup ke správnému obsahu

  • Informování vlastníků podřízených webů, které šablony a motivy můžou používat

  • Hladký přenos vlastnictví webu mezi uživateli

Prvky modelu zásad správného řízení

Váš model zásad správného řízení musí řešit následující problémy:

  • Vytváření webů

  • Správa oprávnění

  • Informační architektura

  • Životní cyklus a vyřazování webů

  • Omezení úložiště

  • Klasifikace informací

  • Vlastní nastavení

  • Ochrana dat

  • Navigace

  • Vyhledávání

  • Role a zodpovědnosti pro podporu webu

Některé z těchto otázek už mohly být rozhodnuté za vás v rámci modelu na úrovni kolekce webů nebo organizace. Třeba jaká je velikost úložiště pro váš web a jaký druh vlastního nastavení můžete u jeho vzhledu provést. Jiné otázky možná nebudou podle složitosti vašeho týmového webu a počtu jeho uživatelů relevantní. Ale i v případě, že o těchto tématech nemusíte rozhodovat, je dobré vědět, jaká rozhodnutí byla provedena, abyste mohli informovat uživatele webu a tyto zásady vhodným způsobem vynucovat.

Tady je několik bodů, které si musíte rozmyslet při nastavování nového webu.

Vytvoření podřízeného webu

Možná budete potřebovat, aby členové vašeho týmu mohli vytvářet pod týmovým webem podřízené weby, které budou používat pro konkrétní projekty.

Možnost okamžitě vytvářet nové podřízené weby může pro skupinu znamenat velký přínos, ale bez omezení se může vymknout kontrole. Když přibývají podřízené weby úplně volně, můžou vzniknout problémy. Například:

  • Uživatelé můžou mít problémy najít správný podřízený web nebo si nebudou jistí, že se jim to povedlo.

  • Informace se můžou duplikovat na několika podřízených webech. To spotřebovává drahý prostor v úložišti a vyžaduje víc údržby.

  • Na podřízených webech můžou zůstávat zastaralé informace třeba i celé roky. Budou se objevovat ve výsledcích hledání a taky bude těžké zjistit, která verze informací je správná.

  • Správa oprávnění pro velký počet podřízených webů může zabrat hodně času a uživatelé můžou mít nechtěně přístup k informacím, ke kterým by ho neměli mít.

  • Jak budou zaměstnanci ze skupiny odcházet, můžou zůstat jimi vytvořené podřízené weby opuštěné. Může tak vznikat zmatek a znehodnocovat to výsledky hledání pro zbývající uživatelé webu.

Pokud pro vytváření webů nastavíte několik zásad, které budou řešit následující oblasti, ušetří vám to čas i energii:

  • Kdo smí vytvářet podřízené weby?

  • Je nutné nové podřízené weby předem schvalovat? Když ano, jaká kritéria se při schválení používají a kdo je schvaluje?

  • Měly by nové podřízené weby používat stanovené šablony a motivy?

  • Kolik informací se může na web uložit? To znamená, kolik místa na disku serveru můžou zabrat?

  • Jaká jsou pravidla pro použití navigačních strategií na webu?

  • Jak dlouho mají být informace na podřízených webech uložené, než se odstraní nebo archivují?

Další informace najdete v tématu Vytvoření webu či podřízeného webu .

Správa oprávnění

Integrita, důvěrnost a ochrana informací, které jsou pro organizaci velice důležité, závisí na zabezpečení webu – a zvlášť na tom, komu dáte přístup k webu.

Udělování a omezování přístupu k webu se označuje jako správa oprávnění a je jednou z nejdůležitějších zodpovědností vás jakožto vlastníka webu.

Tady je pár tipů, na které je dobré myslet při sestavování strategie pro udělení oprávnění.

  • Dodržujte zásadu co nejmenšího oprávnění: Uživatelům dávejte oprávnění jen té nejnižší úrovně, kterou potřebují pro svoje úkoly.

  • Přístup udělte uživatelům tím, že je přidáte do standardních, výchozích skupin (například Členové, Návštěvníci a Vlastníci). Většinu uživatelů zařaďte do skupin Členové nebo Návštěvníci a omezte počet uživatelů ve skupině Vlastníci.

  • Pomocí dědičnosti oprávnění vytvořte jasnou hierarchii, kterou si můžete snadno představit. Nedávejte oprávnění jednotlivcům, pracujte se skupinami. Vždycky, když je to možné, nastavte podřízené weby tak, aby dědily oprávnění z týmového webu, a nepoužívaly tak jedinečná oprávnění.

  • Obsah uspořádejte tak, abyste mohli využívat dědičnost oprávnění: Zvažte možnost rozdělení obsahu podle úrovně zabezpečení – vytvořte web nebo knihovnu speciálně pro citlivé dokumenty a nenechávejte je ve větší knihovně, kde by byly chráněné jedinečnými oprávněními.

Informace o nastavení oprávnění najdete v článku Principy úrovní oprávnění v Sharepointu nebo Úprava oprávnění pro seznam, knihovnu nebo jednotlivou položku .

Informační architektura

Informační architektura webu je jako obsah v knize: Určuje, jak informace v daném webu – webové stránky, dokumenty, seznamy a data – uspořádání a uživatelům webu prezentovat. Informační architektura často nastavené jako hierarchický seznam obsahu webu, klíčových slov pro hledání, datových typů a jiných koncepty.

Abyste mohli vytvořit informační architekturu, je třeba provést analýzu informací, které budou na webu prezentovány. Tady je několik otázek, na základě kterých byste mohli informační architekturu sestavit:

  • Jaký druh obsahu bude na webu? Jak bude rozložený do podřízených webů, seznamů, knihoven atd.?

  • Jak se budou informace na webu prezentovat?

  • Jak se budou uživatelé na webu pohybovat?

  • Jakým způsobem budou informace poskytované specifickým cílovým skupinám?

  • Jak bude nakonfigurované a optimalizované hledání?

Součástí informační architektury může být i klasifikace informací.

Pokud informace, se kterými pracujete, mají pro společnost vysokou hodnotu, vyžadují zvláštní zabezpečení nebo se na ně vztahují zákonné předpisy či nařízení, může být vhodné sestavit klasifikační plán, na jehož základě se budou určovat konkrétní typy obsahu, které vyžadují opatrné zacházení.

Až uspořádáte informace do konkrétních seznamů a knihoven, můžete pak pomocí funkcí zásad správného řízení určit, jak se bude obsah spravovat. Třeba:

Vyžadování rezervace souborů

Když vyžadovat rezervaci souboru můžete zajistit, aby neměl že pouze jedna osoba můžete upravit tento soubor, dokud se změnami. Vyžadování dokumenty chcete vyžadovat rezervaci zabrání víc lidem změn ve stejnou dobu, které můžete vytvořit konflikty při úpravách a způsobit zmatky. Vyžadovat rezervaci také vám může připomenout členům týmu, pokud chcete přidat komentář při vracení souboru se změnami, takže můžete snadněji sledovat, co se změnilo ve všech verzích. Další informace najdete v tématu Nastavení knihovny na vyžadování rezervace souborů.

Sledování verzí

Pokud potřebujete uchování předchozích verzí souborů knihovny můžete sledovat, uložení a obnovení souborů. Můžete sledovat všechny verze stejným způsobem. Nebo můžete zvolit některé verze označit jako hlavní verze, například přidání nové kapitoly ručním a některých verzí jako dílčí, například oprava pravopisné chyby. K plánování úložného prostoru, můžete zvolit číslo každého typu verzi, kterou chcete uložit. Další informace o správy verzí najdete v tématu Jak funguje správa verzí v seznamu nebo knihovně?.

Můžete určit, že je požadováno schválení pro dokument. Dokumenty zůstat na vyřízení, dokud nebudou schválení nebo odmítnutí někým, kdo má oprávnění k tomu nevyzve. Můžete určit, které skupiny uživatelů můžete dokument zobrazit, než je schválené. Tato funkce může být užitečné v případě knihovny obsahuje důležité pokyny nebo postupy, které musí být konečný než ostatní vidět. Další informace o schválení dokumentu najdete v tématu požadování schvalování položek v seznamu nebo knihovně.

Knihovny podporují technologii RSS tak, aby automaticky přijmout a zobrazit aktualizace nebo informační kanály zpráv a informací v konsolidovaném umístění členy pracovní skupiny. Použití technologie RSS vás upozorní na všechny změny do knihovny, například při změně soubory uložené v knihovně. Informační kanály RSS povolit členům vaší pracovní skupiny najdete v článku konsolidované seznam souborů, které se změnily. Můžete taky vytvořit e-mailová oznámení, takže jsou oznámení změn soubory. Další informace o Informačních kanálů RSS najdete v tématu Správa Informačních kanálů RSS pro weby nebo kolekce webů.

Knihovny dokumentů nebo obsah typu můžete použít pracovních postupů, které vaše organizace má definované pro obchodní procesy, například Správa schválení dokumentu nebo kontrola. Skupiny můžete použít obchodních procesů jejím dokumentům jmenoval pracovních postupů, které určují akce, které je potřeba vzít v pořadí, například schvalování nebo překládat dokumenty. Pracovní postup je automatický způsob přesouvat dokumenty nebo položky pomocí posloupnosti akcí nebo úkolů. Tři pracovní postupy jsou k dispozici pro knihovny ve výchozím nastavení: schválení, který směruje dokument se skupinou lidí ke schválení; Shromáždit názory, který směruje dokument se skupinou lidí k získání názorů a vrátí dokument na člověka, který spustil workflow jako kompilaci. a pracovního postupu Shromáždit podpisy, který směruje dokument se skupinou lidí, kterým chcete shromáždit digitální podpisy. Další informace o pracovních postupech najdete v tématu o pracovních postupech zahrnutých ve službě SharePoint

Pokud vaše skupina pracuje s několika typů souborů, například listy, prezentace a dokumenty, můžete rozšířit funkce knihovny povolením a definování více typů obsahu. Typy obsahu přidat flexibilitu a konzistence ve více knihovnách. Každý typ obsahu můžete určit šablony a dokonce i pracovních postupů. Šablony fungují jako výchozí bod pro formátování a často používaný text a vlastností, které se vztahují k dokumentům tohoto typu, jako je název oddělení nebo smlouvy číslo. Další informace o typech obsahu najdete v tématu Úvod do typů obsahu a publikování typu obsahu

Pokud máte skupinu citlivé souborů a by bylo dobré vědět, jak byly použit dokumenty, můžete definovat zásadu, která umožňuje povolit "auditování sledovat události, jako je třeba změny souboru, kopie nebo odstranění. Informace o nastavení auditování najdete v tématu Konfigurovat nastavení auditování pro kolekci webů

Životní cyklus a vyřazování webů

Weby, jako jsou stránky pro práci s dokumenty a diskusní weby, často setrvávají na místě i v době, kdy už nejsou užitečné, a zabírají jen cenné místo v úložišti a znehodnocují výsledky hledání. Je dobré sestavit plán kontroly webů a jejich obsahu (alespoň jednou ročně) pro ověření smyslu jejich dalšího zachování.

Je vhodné mít na paměti, že větší modelu zásad správného řízení vaší organizace může být také pozor zastaralé weby. Například správce může automaticky odstranit, weby, které byly beze změny 90 dní. Jakožto vlastníka webu obdržíte e-mailovou zprávu upozornění, že to bude stát. Další informace o zásadách cyklus a vyřazování webů najdete v tématu zásady uzavírání webů.

Omezení úložiště

Správce možná omezil množství místa na disku pro vaši skupinu. Musíte zjistit, jestli takové omezení existuje, a pokud ano, misto vhodně rozdělit mezi weby, stránky a knihovny.

Ve výchozím nastavení omezuje SharePoint Server velikost jednoho dokumentu uloženého do knihovny dokumentů na 50 MB a vlastníci týmových webů ve výchozím nastavení dostanou oznámení, když bude kvóta úložiště zaplněna z 90 %.

Po co znáte omezení, můžete pomocí funkcí, jako je verze nebo zajistěte, aby že web nepřekročil je sledování s auditem. Další informace najdete v tématu Správa limitů úložiště kolekce webů.

Vlastní nastavení

Vaše organizace možná používá nějaké standardní firemní označení a šablony či rozložení webů, a preferuje nebo požaduje jejich používání. Kam až můžou uživatelé zajít při vlastním nastavení vzhledu webů a stránek?

Abyste rozsah vlastního nastavení udrželi pod kontrolou, můžete dát konkrétním uživatelům ve vašem týmu oprávnění pro vlastní nastavení, nebo pro používání standardního rozložení stránek, aby byly splněny určité požadavky, například zobrazení vlastníka webu v levém horním rohu u všech webů.

Taky je dobré dát pokyny k funkcím, které můžou uživatelé použít na svých podřízených webech. Třeba můžete dát požadavek, aby uživatelé nepoužívali webové části, které vyžadují vlastní kódování.

Na druhou stranu ale můžete všem uživatelům ve vašem týmu poskytnout aplikaci SharePoint Designer, aby mohli provádět všechny úpravy podle sebe.

Další informace o přizpůsobení webu najdete v tématu Přizpůsobit týmový web nebo Úvod do přizpůsobení webů a stránek.

Navigace

Prvky navigace pomáhají uživatelům procházet požadovaný obsah. Můžete si přizpůsobit dvě položky navigace, a to horní panel odkazů a panel Snadné spuštění.

Pomocí stránek nastavení pro každý seznam nebo knihovnu můžete zvolit, které seznamy a knihovny budou na panelu Snadné spuštění zobrazené. Taky můžete změnit pořadí odkazů, přidat nebo odstranit odkazy a přidat nebo odstranit oddíly, do kterých jsou odkazy uspořádány. Pokud má třeba oddíl Seznamy už moc seznamů, můžete přidat nový oddíl Seznamy úkolů, ve kterém budou odkazy na seznamy úkolů.

Horní panel odkazů zobrazuje řadu karet v horní části každé stránky na webu a umožňuje uživatelům vašeho webu, aby se dostali na jiné weby v kolekci webů. Při vytváření nového webu se můžete rozhodnout, jestli tento web zahrnete do horního panelu odkazů nadřazeného webu a jestli použijete horní panel odkazů z nadřazeného webu.

Další informace o navigaci na webu najdete v tématu Úvod do navigace na webu nebo Přizpůsobení navigace na týmovém webu

Vyhledávání

Obsah se objevuje na mnoha místech – třeba weby, seznamy, knihovny, webové části a sloupce. Ve výchozím nastavení platí, že když nějaký uživatel hledá na vašem webu, objeví se ve výsledcích hledání obsah z daného webu i všech jeho podřízených webů.

Jako vlastník webu se můžete rozhodnout, jestli se obsah vašeho webu zobrazí nebo nezobrazí ve výsledcích hledání. Když zabráníte zobrazení obsahu webu ve výsledcích hledání, bude tím zablokovaný taky obsah ze všech jeho podřízených webů.

Ve výchozím nastavení se obsah s omezenými oprávněními neobjeví ve výsledcích hledání uživatelů, kteří nemají oprávnění k jeho čtení. Můžete to ale změnit tak, aby se takhle omezený obsah ve výsledcích hledání objevil, ale aby ho uživatelé bez potřebného oprávnění nemohli otevřít.

Další informace o hledání najdete v článku Přehled správy hledání pro SharePoint Online nebo Konfigurovat webové části vyhledávání obsahu ve službě SharePoint .

Role a zodpovědnosti pro podporu webu

Je dobré definovat role a zodpovědnosti, abyste předešli chaosu, který na webu může vzniknout následkem příchodů a odchodů členů z týmu. Tady je několik bodů, pro které je dobré u webu stanovit zodpovědné osoby:

  • Školení: Základní školení v oblasti navigace, hledání a správy dokumentů bude velmi užitečné pro uživatele, kteří vidí tento produkt poprvé.

  • Podpora: Je dobré mít v týmu specialistu, který bude řešit problémy a zajišťovat spojení se správcem.

  • Dodržování zákonných předpisů nebo pokynů platných v organizaci: Někdy může jít jen o udržování aktuálních odkazů na příslušné pokyny, ale je dobré tím někoho pověřit.

Víc o rolích najdete v článku plánování webů a Správa uživatelů nebo Správa správců kolekce webů .

Ochrana dat

Zálohování a obnovení funkce Ochrana před ztrátou dat. Četnost zálohování a rychlosti a úroveň obnovení jsou nastavené – správce. Přečtěte si téma Přehled zálohování a obnovení ve službě SharePointnebo Správa koše kolekce webů Sharepointu Online

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×