Příprava zdroje dat v Excelu pro hromadnou korespondenci ve Wordu pro Mac

Vytváříte seznam kontaktů, který chcete použít pro hromadnou korespondenci. Pokud máte kontakty v excelové tabulce, naformátujte poštovní směrovací čísla (PSČ) jako text, abyste při spuštění hromadné korespondence neztratili žádná data. Pokud kontakty importujete z textového souboru (.txt) nebo z textového souboru s oddělovači (.csv) do nové tabulky, s importem a formátováním dat vám pomůže Průvodce importem textu.

Postup najdete v níže uvedených částech.

Krok 1: Nastavení zdroje dat v Excelu

Pokud jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci ve Wordu používáte excelovou tabulku, přejděte ke druhému kroku tohoto tématu. Pokud chcete jako zdroj dat vybrat soubor .txt nebo .csv s kontakty třeba z Gmailu, použijte k nastavení dat v aplikaci Excel průvodce importem textu.

  1. Otevřete Excel a na kartě Data zvolte Z textu.

    Na kartě Data vyberte Z textu

  2. Klikněte na požadovaný soubor .csv nebo .txt a potom zvolte Načíst data.

  3. V Průvodci importem textu zvolte Další.

  4. V části Oddělovače zaškrtněte políčko vedle typu oddělovače, který odděluje jednotlivé prvky dat (například tabulátor nebo čárka). Pak zvolte Další.

    Tip: V podokně Náhled vybraných dat je vidět, jak bude vypadat výsledek ve formátu tabulky.


    Průvodce importem textu, krok 2

  5. V podokně Náhled vybraných dat vyberte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla. Potom v části Formát dat ve sloupcích zvolte Text.

    Průvodce importem textu, krok 3

  6. Krok 5 opakujte podle potřeby. Vyberte sloupec, který chcete změnit, a formát dat, který chcete použít.

    Poznámka: Název formátu se pokaždé, když na sloupec použijete formát dat, objeví v záhlaví tabulky tohoto sloupce.

  7. Klikněte na Dokončit.

  8. V dialogovém okně Importovat data vyberte, kam má Excel data umístit, a pak klikněte na OK.

    Poznámka: Tabulku uložte pod novým názvem souboru.

Krok 2: Formátování číselných dat v excelové tabulce

Pokud se chcete ujistit, že se z poštovního směrovacího čísla při použití hromadné korespondence neztratí žádné nuly, naformátujte sloupec obsahující poštovní směrovací čísla jako text.

  1. Otevřete tabulku a vyberte sloupec, ve kterém jsou poštovní směrovací čísla.

  2. Na kartě Domů v poli Formát zvolte Text.

    Na kartě Domů v poli Formát vyberte Text

Teď můžete tato data použít pro hromadnou korespondenci.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×