Vytvořili jste seznam kontaktů a dalších dat, která chcete použít k wordové hromadné korespondenci. Pokud je tímto zdrojem dat excelová tabulka, stačí jenom data připravit pro hromadnou korespondenci. Pokud je ale tímto zdrojem dat soubor .txt nebo .csv, musíte data nejdřív importovat do Excelu a pak je připravit pro hromadnou korespondenci.
Poznámka: V dřívější verzi Excel jste asi používali funkci DDE (Dynamic Data Exchange) v kombinaci s Podrobným průvodcem hromadnou korespondencí ve Wordu. Excel už DDE nepodporuje. Pokud byste byli rádi, kdybychom uvážili zahrnutí této funkce do další verze Excelu, nechte nám komentář na stránce Excel Suggestion Box.
Krok 1: Nastavení zdroje dat v Excelu
Pokud chcete jako zdroj dat pro wordovou hromadnou korespondenci použít přímo excelovou tabulku, přejděte na Krok 2 v tomto tématu. Pokud je zdrojem dat soubor .txt nebo soubor .csv, který obsahuje třeba vaše kontakty z Gmailu, použijte k nastavení dat v Excelu Průvodce importem textu.
-
Otevřete Excel.
-
Na kartě Data zvolte Načíst externí data > Z textu.
-
Vyberte požadovaný soubor .txt nebo .csv a pak zvolte Importovat.
-
V Průvodci importem textu zvolte v podokně Zdrojový datový typ možnost Oddělovač.
-
Pokud importovaný soubor obsahuje záhlaví, zaškrtněte políčko Data obsahují záhlaví nad podoknem Náhled. Potom zvolte Další.
-
V podokně Oddělovače zaškrtněte políčko u oddělovače, který je použitý u vašich dat (například Tabulátor nebo Středník), a pak zvolte Další.
Tip: Podokno Náhled dat ukazuje, jak budou výsledky vypadat v tabulkovém formátu.
-
V podokně Náhled dat zvolte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla (PSČ) a v podokně Formát dat ve sloupcích zvolte Text.
Poznámka: Když na sloupec použijete formát dat (Obecný, Text nebo Datum), zobrazí se příslušný název formátu v záhlaví tabulky pro tento sloupec.
-
Krok 7 opakujte podle potřeby. Vyberte sloupec, který chcete změnit, a formát dat, který chcete použít.
-
Zvolte Dokončit.
-
V dialogovém okně Importovat data přijměte výchozí nastavení Existující list a adresu buňky a pak zvolte OK.
Upozornění: Adresa buňky v dialogovém okně Importovat data odpovídá aktuálně vybrané buňce. Data se naimportují do oblasti začínající uvedenou adresou buňky.
-
Tabulku uložte pod novým názvem souboru.
Po úspěšném importu souboru .txt nebo .csv přejděte na Krok 2.
Krok 2: Příprava zdroje dat
V excelovém zdroji dat, který chcete použít jako seznam adresátů ve wordové hromadné korespondenci, zajistěte správné formátování sloupců číselných dat. Například sloupec obsahující čísla naformátujte tak, aby to odpovídalo určité kategorii, třeba Měna.
Pokud jako kategorii zvolíte Procenta, myslete na to, že procentní formát vynásobí hodnotu buňky číslem 100. Abyste se tomuto násobení vyhnuli, můžete sloupec procentních hodnot naformátovat jako text. Taky sloupec obsahující poštovní směrovací čísla (PSČ) by měl být naformátovaný jako text, aby se tyto informace při hromadné korespondenci zachovaly. Úvodní nuly v kódech (například 00399), které nejsou naformátované jako text, se při hromadné korespondenci vypustí.
-
Otevřete excelový zdroj dat a vyberte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla (PSČ).
-
Na kartě Domů ve skupině Číslo zvolte šipku dolů u pole Formát čísla – Obecný a pak vyberte jednu z možností v seznamu.
Zajistěte, aby u slučovacího pole byl přidaný správný symbol. Tady je příklad, jak by vypadaly hodnoty měny a procent, kdybyste vynechali příslušné symboly.
Při použití symbolů budou dávat číselné hodnoty lepší smysl.
V dokumentu hromadné korespondence přidejte symboly ke slučovacím polím takhle:
