Příklad pracovního postupu: Směrování formuláře s vyúčtováním výdajů ke kontrole

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Váš tým vyplňuje měsíční vyúčtování výdajů. Jedná se o formuláře navržené v aplikaci Microsoft Office InfoPath 2007. Tým vyplňuje tyto formuláře a ukládá je v knihovně formulářů na webu služby SharePoint. Jestliže vyúčtování výdajů překročí určitou částku, chcete automaticky upozornit příslušnou osobu, aby vyúčtování měsíčních výdajů zkontrolovala. Tento proces můžete rychle zautomatizovat pomocí pracovního postupu s jedním krokem.

Jednou z výborných funkcí aplikace Office InfoPath 2007 je možnost určení, která pole aktuálního formuláře se zobrazí jako sloupce v knihovně formulářů. Rozhodnete-li se zobrazit pole formuláře jako sloupec v knihovně formulářů, provádíte zvýšení úrovně pole. Zvýšení úrovně je užitečné, pokud chcete prohlížet důležité informace ve formuláři, aniž by bylo třeba zvlášť otevírat každý formulář. Důležitější však je, že zvýšením úrovně dat ve formuláři na data ve sloupcích knihovny formulářů umožníte vytvořit pravidla v nástroji Návrhář pracovního postupu založená na těchto datech. Zvýšením úrovně celkových výdajů z formuláře na sloupec můžete nyní vytvořit pracovní postup, který přesměruje vyúčtování výdajů ke kontrole, pokud celková částka výdajů překročí určitou sumu.

Další informace o pracovních postupech najdete v tématu Úvod k pracovním postupům Sharepointu.

Důležité informace: Chcete-li vytvořit pracovní postup, musí být váš web umístěn na serveru se spuštěnou službou Windows SharePoint Services 3.0 nebo Microsoft Office SharePoint Server 2007.

V tomto článku

Než začnete

Návrh pracovního postupu

Než začnete

Než začnete s návrhem pracovního postupu, je třeba provést některé důležité změny nebo úpravy webu, seznamu nebo knihovny. Například:

  • Pracovní postup je vždy připojen pouze k jednomu seznamu nebo knihovně služby SharePoint. Před vytvořením pracovního postupu musí web obsahovat alespoň jeden seznam nebo knihovnu. Jestliže na webu není žádný seznam, budete požádáni o jeho doplnění v průběhu vytváření pracovního postupu.

  • Požadujete-li, aby pracovní postup používal vlastní sloupce nebo nastavení, je třeba tyto změny provést před vytvořením pracovního postupu, aby tyto sloupce a nastavení byly dostupné v Návrháři pracovního postupu.

  • Chcete-li, aby pracovní postup používal některé funkce pro seznam nebo knihovnu, které ve výchozím nastavení nejsou zapnuté, například schválení obsahu, je třeba tyto funkce zapnout před návrhem pracovního postupu.

Poznámka: Funkce pro vytvoření pracovního postupu je založená na programovacím modelu Microsoft Windows Workflow Foundation, což je součást operačního systému Microsoft Windows. Je třeba mít nainstalovánu stejnou verzi programovacího modelu Workflow Foundation jak ve svém počítači, tak na serveru. Když budete poprvé vytvářet pracovní postup, můžete být vyzvání k instalaci programovacího modelu Workflow Foundation.

Publikování formuláře a vytvoření knihovny formulářů

V uvedeném příkladu potřebujete knihovnu formulářů pro ukládání formulářů a dále potřebujete zvýšit úroveň některých polí z formuláře do knihovny formulářů. Aplikace Office InfoPath 2007 výrazným způsobem usnadňuje publikování formuláře, zvýšení úrovně polí a dokonce vytvoření knihovny formulářů. To všechno lze udělat pomocí Průvodce publikováním (v nabídce Soubor klepněte na příkaz Publikovat).

V následujícím postupu je používána předdefinovaná šablona aplikace Office InfoPath 2007. Ke zvýšení úrovně polí a vytvoření knihovny formulářů na webu služby SharePoint se použije Průvodce publikováním.

  1. Spusťte aplikaci Office InfoPath 2007.

  2. V dialogovém okně Vyplnit formulář poklepejte na ukázkové vyúčtování výdajů.

    Vyúčtování výdajů se otevře v návrhovém režimu. Formulář již obsahuje pole, u kterých chcete zvýšit úroveň na sloupce v knihovně formulářů: Jméno, Identifikační číslo a Celkové výdaje. Šablonu použijete tak jak je.

  3. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Uložit jako.

  4. V dialogovém okně Uložit jako zadejte název do pole Název souboru a klepněte na tlačítko Uložit.

  5. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Publikovat.

    Otevře se Průvodce publikováním.

  6. V části Kam chcete publikovat šablonu formuláře? klepněte na možnost Na server SharePoint s nebo bez služby InfoPath Forms Services a poté klepněte na tlačítko Další.

  7. Zadejte adresu webu služby SharePoint a klepněte na tlačítko Další.

  8. V části Co chcete publikovat? klepněte na možnost Knihovna dokumentů a poté klepněte na tlačítko Další.

    Všimněte si, že můžete formulář zpřístupnit také jako typ obsahu. Tuto možnost lze kupříkladu využít, jestliže chcete šablonu formuláře zpřístupnit pro všechny podřízené weby na webovém portálu.

  9. V části Jak chcete pokračovat? klepněte na možnost Vytvořit novou knihovnu dokumentů a poté klepněte na tlačítko Další.

  10. Jako název zadejte Vyúčtování výdajů , zadejte popis knihovny dokumentů a klikněte na tlačítko Další.

  11. Na další stránce klepněte na tlačítko Přidat.

  12. V dialogovém okně Vybrat pole nebo skupinu ve složce zaměstnanec klepněte na jméno a poté klepněte na tlačítko OK.

  13. Dvakrát opakujte předchozí krok a přidejte tak pole identifikační číslo (ve složce zaměstnanec) a celkem (ve složce položky).

    Poznámka: V dialogovém okně Vybrat pole nebo skupinu použijte výchozí nastavení položek Skupina sloupců webu a Název sloupce. Případně můžete napojit pole formuláře na existující sloupec na webu nebo označit sloupec jiným názvem, než je název samotného pole formuláře.

  14. Klepněte na tlačítko Další, ověřte správnost informací a poté klepněte na příkaz Publikovat.

    Nyní máte knihovnu formulářů nazvanou Vyúčtování výdajů, která obsahuje sloupce potřebné pro vytvoření pracovního postupu. V prohlížeči by sloupce v knihovně formulářů měly vypadat stejně jako na následující ilustraci.

    Knihovna formulářů s poli formuláře povýšenými na sloupce v knihovně.

Začátek stránky

Návrh pracovního postupu

Po doplnění příslušných sloupců do knihovny formulářů jste připraveni použít nástroj Návrhář pracovního postupu.

  1. Spusťte aplikaci Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Otevřít web.

  3. V dialogovém okně Otevřít web vyhledejte a vyberte web služby SharePoint, na kterém chcete vytvořit pracovní postup, a klepněte na tlačítko Otevřít.

  4. V nabídce Soubor přejděte na příkaz Nový a poté klepněte na položku Pracovní postup.

    Otevře se nástroj Návrhář pracovního postupu.

  5. Do pole Zadejte název pro tento pracovní postup zadejte Kontrola vyúčtování výdajů.

    Návštěvníci webu uvidí tento název při zobrazení stavu pracovního postupu nebo stránky s pracovním postupem v prohlížeči.

  6. V seznamu Ke kterému seznamu služby SharePoint by tento pracovní postup měl být připojen? klepněte na položku Vyúčtování výdajů.

  7. V části Vyberte spouštěcí možnosti pracovního postupu pro položky Vyúčtování výdajů proveďte následující akce:

    • Zrušte zaškrtnutí políčka Povolit ruční spuštění tohoto pracovního postupu pomocí položky.

    • Zaškrtněte políčko Automaticky spustit tento pracovní postup při vytvoření nové položky.

    • Zaškrtněte políčko Automaticky spustit tento pracovní postup při změně položky.

      Výběrem uvedených možností zajistíte, že pracovní postup bude spuštěn pokaždé, když člen týmu vyplní nové vyúčtování výdajů nebo upraví existující vyúčtování.

      První stránka Návrháře pracovního postupu

  8. Klepněte na tlačítko Další.

    Chcete vytvořit následující pravidlo: jestliže celkové výdaje uvedené ve formuláři vyúčtování překročí 10 000 korun, bude příslušná osoba upozorněna, aby vyúčtování výdajů zkontrolovala.

  9. V Návrháři pracovního postupu klepněte na možnost Podmínky a poté v seznamu klepněte na možnost Rozšířená podmínka.

    V pracovním postupu se zobrazí podmínka Jestliže se hodnota rovná hodnotě.

    Tento seznam nabízí mnoho předem připravených podmínek. Vy však potřebujete vytvořit podmínku, při které pracovní postup odešle zprávu pouze tehdy, když konkrétní hodnota - v tomto případě celkové výdaje - je větší než určitá hodnota - v tomto případě 10 000 korun. Toho lze dosáhnout vytvořením rozšířené podmínky.

  10. V rozevíracím seznamu Podmínka Pokud se hodnota rovná hodnotě klikněte na první hodnotu hypertextový odkaz a klikněte na Zobrazit datové vazby Obrázek tlačítka .

  11. V dialogovém okně Definovat vyhledání pracovního postupu, které se nachází v seznamu Zdroj, klepněte na možnost Aktuální položka. V seznamu Pole klepněte na položku Celkem a poté klepněte na tlačítko OK.

    Pomocí tohoto dialogového okna můžete vyhledat hodnotu libovolného pole v libovolném seznamu nebo knihovně na webu, aby bylo možné tuto hodnotu použít pro pravidla pracovního postupu. V tomto případě se jedná o hodnotu pole Celkem pro aktuální položku.

  12. U pravidla pracovního postupu klepněte na položku je rovno a poté klepněte v seznamu na položku je větší než.

  13. Klikněte na tlačítko druhého hypertextový odkaz hodnota a zadejte 500.

  14. Klepněte na položku Akce a v seznamu klepněte na možnost Odeslat e-mail.

    Nenachází-li se tato akce v seznamu, klepněte na příkaz Další akce, klepněte na požadovanou akci a poté na příkaz Přidat.

  15. V akci Odeslat zprávu e-mailem klepněte na možnost tuto zprávu a zadáním příjemce, předmětu a textu zprávy vyplňte formulář.

    Jako příjemce zvolte osobu, která musí vyúčtování výdajů zkontrolovat.

  16. Klepněte na tlačítko OK.

    Druhá stránka Návrháře pracovního postupu s podmínkou a akcí

    Vytvořili jste následující pravidlo: jestliže je vyúčtování výdajů vytvořeno nebo změněno v knihovně vyúčtování výdajů a celkové výdaje ve výkazu jsou vyšší než 10 000 korun, pověřená osoba bude upozorněna, aby tento výkaz zkontrolovala.

  17. Chcete-li předtím, než opustíte nástroj Návrhář pracovního postupu, prověřit, zda pracovní postup neobsahuje chyby, klepněte na příkaz Zkontrolovat pracovní postup.

    Jestliže pracovní postup obsahuje chybu, hypertextový odkaz změní barvu a zobrazí se hvězdičky na začátku a na konci neplatného parametru. Navíc se v části Kroky pracovního postupu zobrazí symbol chyby vedle každého kroku, který obsahuje chybu.

  18. Klepnutím na tlačítko Dokončit pracovní postup uložte.

    Chcete-li pracovní postup otestovat, přejděte do knihovny vyúčtování výdajů, klepněte na možnost Vyplnit tento formulář a vytvořte novou položku. Ujistěte se, že zadáváte výdaje převyšující částku 10 000 korun. Uložte formulář do knihovny formulářů a zkontrolujte, zda pověřená osoba obdrží zprávu, kterou jste vytvořili.

Začátek stránky

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×