Outlook doporučené postupy: Psaní dokonalých e-mailových

Outlook doporučené postupy: Psaní dokonalých e-mailových

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

V tomto článku

Jak postupovat

Co nedělat

Jak používat distribuční seznamy a skupiny (DL) kontaktů

Použití vloženého komentáře

Kdy používat skrytou kopii

Příprava na dovolenou

Jak postupovat

Následující pravidla vám pomohou e-mailům vytvořit profesionální dojem a sdělit to.

  1. Zprávu si před odesláním přečtěte.

  2. Hlasové předmětu popisný a akce určený. Příklad: "správci: pošlete nám prosím kalendářní data Retreat vývěsky" obsahuje název skupiny a akce, tak příjemce můžete rychle poznat, co je potřeba udělat. Další užitečné předpony zahrnout "pro informaci:" a "Požadována akce."

  3. Pokud požaduje akce, uveďte to, co chcete na řádek Předmět.

  4. Pokud se změní téma konverzace, změňte předmět zprávy.

  5. Zachovat všechny zprávy krátké a týkat bodu.

  6. Uspořádat obsah zprávy řaďte od nejdůležitějšího k méně důležitému.

  7. Zvažte možnost vyznačení důležitých informací.

  8. Akce úkoly nebo otázky na samostatných řádcích tak, aby byly dobře vidět a bylo možné je zaznamenat.

  9. Když pokládání otázek Tučné lidí názvy. Příklad: "Ryan: Jaký je stav project?" Pokud používáte Outlook 2016 s Office 365, zvažte použití @Mentions.

  10. Omezte počet lidí, kterým odešlete zprávu uživatelům, kteří potřebují přečíst.

    • Osoby, které je potřeba informovat, uveďte na řádku kopie.

    • Osoby, které potřebujete odpověď nebo akce na řádku Komu.

  11. Použití podpisu v odpovídajících případech, ale zachovat podpis jednoduchý, krátký, professional a pokud je to možné, bez grafiky.

  12. Chcete okamžitou odpovědí, Neodesílat e-mail. Telefon nebo odeslat rychlou zprávu.

  13. Pokud jste na e-mailové konverzace, která obsahuje více než 10 zprávy bez rozlišení, zvažte volání nebo nastavení schůzky diskutovat o problém. E-mailu nebývá vždycky efektivně střední pro řešení problémů se složité.

  14. Potvrdit zprávy, které vyžadují rozsáhlejší odpověď. Pokud jste zaneprázdnění a dát úplné odpověď hned, umožňují odesílatele vědět hledají problém a odpoví čas nebo datum. Příznak zprávynezapomněli odpovědět později.

  15. Použití vysoká důležitost ( High Importance icon in Outlook ) šetrně.

    Poznámka: I když jste nastavili pravidlo zpožděné odeslat, označení zprávy Vysoká důležitost způsobí hned odesílá.

  16. Pokud pokládáte otázku a tady kterou může odpovědět více lidí, Vyberte jen jednu osobu neposílejte svůj dotaz skupině.

Klíč k psaní dobré e-mailové zprávy, je empathize s její příjemci. Hlubší prohlédnout etiketa e-mailu, najdete v článku to článek.

Zpracovat: Označení příznakem při odeslání

Když posíláte zprávu osobě, od které potřebujete odpověď, postupujte takto:

  1. Příznak pro sebe na Odeslat.

  2. Změna názvu úkolu e-mailu s příznakem na panelu úkolů, chcete-li začít Příznak pro zpracování.

  3. Označte ho kategorií @Waiting se.

Když provedete tyto tři kroky, budete vědět, že vaší příští akcí má být odeslání další zprávy nebo se podívejte na odpověď.

Tip:    Připomenutím sami sobě a odeslání další zprávy je často efektivní než označení zprávy příznakem pro příjemce. Podobně když jste slíbili udělat něco ve zprávě, označte ji příznakem pro sebe tak, že máte úkol na panelu úkolů s vysvětlením, můžete.

Začátek stránky

Co nedělat

  1. Nepoužívejte šablony.

  2. Nezahrnujte svého vedoucího do každé odeslané zprávy.

  3. Neposílejte zprávy, když jste angry. Lepší psát, uložte ho do složky Koncepty a potom se vrátíte k němu později.

  4. Neočekávejte rychlou odpověď, když posíláte dlouhé zprávy (delší než dva odstavce).

  5. Nechcete odeslat zpracování zprávy méně než den po první zprávu. Pokud neslyšíte zpět včas, zkuste použít telefon nebo zasílání rychlých zpráv.

  6. Použití není číst příjmy nebo oznámení o doručení pro každé odeslané zprávy. Použijte jenom v případě, že si nejste jisti, jestli se příjemci zobrazí zpráva.

  7. Do každé odeslané zprávy připojení příznaky nebo vysoké důležitosti High Importance icon in Outlook . Příjemci naučíte, jak je ignorovat.

  8. Nepoužívejte všechna písmena velká.

  9. Neposílejte přílohy – místo toho odeslat odkazy.

  10. Není Rozbalení distribučních seznamů nebo skupiny kontaktů. Rozbalení distribučních seznamů zajišťuje těžší čtení zpráv a způsobí, že je přejdete do nesprávný e-mailovými složkami.

  11. Nepoužívejte sarcasm. Vaše humor může být nesprávně pochopeny.

  12. Není zápisy něco nebude chcete všichni uživatelé ve vaší firmě ke čtení. Nikdy víte, kde e-mailových zpráv pro vás nakonec.

  13. Nepoužívejte kurzívu nebo vysoce grafických písma, která se těžko čtou.

  14. Nepoužívejte červené písma, protože jsou těžko číst a může být interpretován jako kritické.

  15. Nechcete odesílat odpovědi všem distribučnímu seznamu nebo skupině dotaz na odeberou kontaktů. Kdykoli dřív.

Začátek stránky

Pravidla pro skupiny kontaktů a distribuční seznamy (DL)

  • Pokud odpovídáte rozsáhlé skupině kontaktů, dodržujte všechny e-mailu Dos a nemáte postupovat.

  • Pokud potřebujete další informace z jedné osobě nebo jsou problém zkoumá samostatně, odpovězte celé distribučního seznamu, aby všichni mohli vědět, že odpovídáte a potom odpovídání na jednotlivé samostatně. Nezapomeňte odpovědět distribuční seznam, když problém vyřeší s řešením. To umožňuje rozlišení odkazuje někým jiným v distribučním seznamu.

Přesměrování lidí

Pokud někdo odešle zprávu distribučního seznamu, který jste členem a zprávy by lépe odpovědět někoho jiného nebo jiné distribuční seznam, postupujte takto:

  1. Odpověď pomocí správného distribučního seznamu nebo osoba na řádku Komu.

  2. Odpovědi poslali správné distribučního seznamu nebo osoby.

  3. Nevkládejte původní distribučního seznamu na řádku Skrytá kopie vzhledem k tomu, zprávy nebudou filtrované podle pravidel ostatních lidí. Místo toho nechte distribučního seznamu na řádku Komu nebo kopie.

Jak se liší od disk DL

Pokud obdržíte e-mail z distribučního seznamu, který nechcete mít, odeslání zprávy správce sítě nebo vlastníkovi distribučního seznamu a požádejte má být odebrán. Neodpovídejte na celou distribuční seznam. Vlastník DL seznamu najdete poklikejte na název distribučního seznamu.

Začátek stránky

Použití vloženého komentáře

Přidání vloženého komentáře do e-mailu se zobrazí je pohodlný způsob, jak odpovědi na otázky zpráv a odpovídání přímo na problémy. Nebude považována za doporučený postup provést následující akce:

  1. Ve zprávě uveďte, že jste přidali vložený komentář. Například přidejte poznámku Viz další komentář níže.

  2. Odlište svůj text od původní zprávy. Například:

    • Změna barvy písma

    • Před komentář přidejte svoje jméno nebo iniciály do závorek, například [Melissa], [MM]

    • Změna písma na kurzívu nebo tučné písmo nebo obojí

  3. Neodstraňujte nic, not nenapsali.

Příklad jména odesílatele před komentářem
Obrázek 1 Příklad vloženého komentáře ve zprávě aplikace Outlook

Obrázek 1 Příklad vloženého komentáře ve zprávě aplikace Outlook

Začátek stránky

Kdy používat skrytou kopii

Použijte funkci Skrytá Pokud chcete odebrat osoby v e-mailové konverzace, když si myslíte, že již nepotřebují další e-mail nebo když se změní téma konverzace.

Například pokud jeden z pěti uživatelé, kteří obdrží otázku a chcete odpovězte na ni, přesunout čtyři než ostatní Skrytá řádku a uveďte to nějak "Bcc'ing Jana, Jan, James a Jennifer. Tady je odpověď..." Budoucí zprávy se budou mezi pouze vy a původnímu odesílateli.

Jestli Pokud chcete, aby jiného výrobce (třeba svého vedoucího) vědět o zprávu citlivou na nepoužívejte Skrytá. Skrytých příjemců nemusí třeba si uvědomit, že se u něho obdržel Skrytá a může odpovědět všem vystavení, že se u něho přijata Skrytá. To narazit na jako sneaky chování na druhé straně.

Skrytá informovat třetí straně o nějaké záležitosti, raději zprávu po odeslání předejte.

Začátek stránky

Příprava na dovolenou

Pokud používáte Outlook s Office 365, Outlook.com, Hotmail.com nebo Live.com účet nebo účet Microsoft Exchange, můžete nastavit zprávu typu mimo kancelář k informujte lidi ve vaší organizaci o tom, že budete pryč.

Osvědčený, postupujte podle rad v tématu prodloužením mimo kancelář spolupracovníky kalendáře aplikace Outlook.

Pokud vy nebo váš správce vytvořil kalendáře sdílené dovolených, je potřeba publikovat dovolené tam. Pokud všichni používá sdílený kalendář, nemusíte pošlete žádost samostatné schůzky, aby všichni mohli upozorní že vaší nepřítomnosti, navrhne článek odkazuje dříve, ale e-mailové zprávy můžete představovat dobrý připomenutí.

O autorovi:

Vířivými Patricia proudy je obsahu Redaktor pořádat pro aplikaci Outlook. Vířivými Patricia proudy je pořádat autorovi obsahu za účelem Desktopového Outlooku. Je bývalého MVP pro aplikaci Outlook a autor dané několik publikace na velmi starší verze Outlooku. Kontakt je umístěn v Seattlu místo, kam má uživatel pro čtení a přehrávání guitar.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×