Osvědčené postupy pro aplikaci Outlook 2010

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Tento článek napsali pracovníci produktového týmu, který vytvořil aplikaci Microsoft Outlook 2010, z nejlepšího možného důvodu – vyžádali si ho naši zákazníci. Aplikace Outlook 2010 je určena pro použití širokou veřejností, která má řadu potřeb a stylů. I když neexistuje jediný správný způsob, existuje několik způsobů práce s touto aplikací, o kterých víme, že jsou snadnější než ostatní. Doufáme, že když budete znát osvědčené postupy, bude váš dojem z používání aplikace Outlook co nejlepší.

V této příručce vám poradíme, jak nejlépe využijete aplikaci Outlook 2010. Nejedná se však o komplexní příručku. Naleznete zde několik základních scénářů, které vám pomohou využít aplikaci Outlook v souvislosti s potřebami v oblasti správy informací.

Tato příručka je určena následujícím uživatelům:

  • Uživatelé, kteří pracují pro velkou společnost s oddělením IT

  • Uživatelé, kteří každý den obdrží více než 30 e-mailů

  • Uživatelé, kteří každý den tráví značné množství času používáním aplikace Outlook 2010 k odesílání a přijímání zpráv a k vytváření schůzek či účasti na schůzkách

  • Uživatelé, kteří používají aplikaci Outlook 2010 s účtem Microsoft Exchange Serveru

Tento dokument pro vás bude užitečný bez ohledu na nastavení serveru nebo velikost organizace.

Správci IT

Věty, kterým předchází logo systému Office 2010 Logo systému Office 2010 , představují odkazy na další produkty Microsoft Office 2010, například Microsoft OneNote 2010 a Microsoft SharePoint Server. Věty, které se zmiňují o automatické archivaci a datových souborech aplikace Outlook (PST) jsou označeny ikonou archivu Ikona archivu . Pokud v organizaci nejsou tyto produkty nebo funkce nasazeny, lze tyto věty ignorovat, aniž by to mělo vliv na celkový dokument a pracovní postup.

V tomto článku

Základní principy správné správy času

Nastavení aplikace Outlook 2010: rozložení

Složky

Pravidla

Panel úkolů

Oznámení

Kategorie

Rychlé kroky

Efektivní používání složky Doručená pošta

Denní kontrola: řízení času a úkolů

Úkoly: Plnění pracovních úkolů

Vyhledání zprávy: efektivní hledání

Vyhledání zprávy od určité osoby

Psaní dokonalých e-mailových zpráv

Kalendář a schůzky

Kontakty

Časté otázky

Reference

O autorovi

Základní principy správné správy času

Aplikace Outlook 2010 je nástroj, který vám má pomoci spravovat e-mailové zprávy, kalendáře, kontakty a úkoly. Jako takový je středem nejen vaší komunikace, ale také správy času. Abyste mohli aplikaci Outlook 2010 co nejlépe využít, nabízíme vám několik základních zásad:

  • Snižte počet míst, kde čtete své zprávy. S využitím sady pravidel filtrujte všechny zprávy, které potřebujete přečíst, do jednoho místa – do složky Doručená pošta.

  • Některé zprávy nechejte jenom projít kolem. Pomocí pravidel nastavte odesílání zpráv, které potřebujete číst, do své složky Doručená pošta a ostatní nechejte odejít nedotčené do složek Skupiny kontaktů neboli distribučních seznamů. Nemusíte – a při vysokých objemech pravděpodobně ani nemůžete – číst každou zprávu, která je vám odeslána. Do složky Doručená pošta by měly být doručeny pouze důležité zprávy. Ostatní může být užitečné si ponechat – například pro případ, že by se vás určitá záležitost začala týkat.

  • Redukujte počet míst, kam si ručně zařazujete zprávy. Snižte svou duševní zátěž, kterou s sebou přináší zařazování, a při hledání zpráv se spolehněte na funkci vyhledávání.

  • Při zpracovávání zpráv se řiďte čtyřmi zásadními principy. Již během čtení se rozhodněte, jak se zprávami naložíte:

    • Odstraníte je.

    • Odpovíte na ně nebo je uložíte pro referenci.

    • Budete je delegovat (předáte).

    • Odložíte je na později (pomocí kategorií a příznaků) k dalšímu přečtení do seznamu úkolů.

  • Zredukujte počet svých seznamů úkolů na jeden. Používejte ke správě úkolů jediný seznam a jediný kalendář.

  • Pracujte v dávkách. Používejte kategorie, které vám pomohou seskupovat podobné úkoly.

  • Při odesílání zpráv používejte správný úsudek. K tomu, aby byly zprávy dokonale napsány, používejte pokyny v návodu, co dělat a co nedělat.

  • Pravidelně kontrolujte svůj kalendář a úkoly.

I když nebudete používat všechny zde popsané osvědčené postupy a budete postupovat jen podle některých z nich, budete se vám s aplikací Outlook 2010 pracovat lépe.

Začátek stránky

Nastavení aplikace Outlook 2010: rozložení

Prvním krokem v následujících osvědčených postupech bude nastavení systému pro optimalizaci způsobu používání aplikace Outlook 2010. Osvědčilo se postupovat podle následujících pokynů:

Podrobné informace, jak nastavit doporučené rozložení, najdete v části Nejčastější dotazy.

Začátek stránky

Složky

Osvědčilo se postupovat podle následujících pokynů:

  • Složku Doručená pošta používejte pro zprávy, které musíte zpracovat (kterými se musíte zabývat). Vaše složka Doručená pošta je určena pro zprávy odeslané přímo vám nebo zprávy, jejichž přečtení pro vás může být důležité.

Pokud dostáváte mnoho zpráv, které si několik lidí posílá navzájem mezi sebou, přepněte do okna Konverzace. Jinak používejte uspořádání podle data (výchozí uspořádání). K označení všech zpráv posílaných pouze vám používejte pravidla automatického formátování.

  • Vytvořte jedinou referenční složku pod složkou Doručená pošta, kam lze umístit veškerý referenční materiál, ke kterému byste se chtěli vrátit později. Nic se do této složky nezařazuje automaticky (tedy pomocí pravidel). Složku pojmenujte 1-Reference. (Když k ní přidáte 1-, bude ve složce Doručená pošta uvedena na prvním místě.) Tato složka se vytváří pod složkou Doručená pošta proto, abyste mohli složku Doručená pošta sbalit, a odebrat ji tak ze zobrazení.

Ikona archivu U této složky nastavte roční archivaci.

Poznámka:  Pokud by se tato složka moc rozrostla (na 10 000 položek a víc), mohlo by při přepnutí do této složky docházet ke zpomalení aplikace Outlook 2010.

  • Vytvořte zvláštní složky pro zprávy týkající se povolání, soukromých záležitostí a osobních zpráv. Když budete mít samostatnou složku pro osobní informace a jinou složku pro informace související s povoláním, budete moci v klidu hledat potřebnou zprávu, i když vám bude někdo stát za zády, a beze strachu, že tato osoba uvidí některou ze zpráv s citlivými osobními údaji. Tuto složku si pojmenujte 2-Osobní. Manažeři si mohou vytvořit jednu složku na hodnocení zaměstnanců s názvem 3-Řízení.

Ikona archivu U těchto složek si nastavte roční archivaci.

  • Vytvořte sadu složek pro zprávy v rámci skupin kontaktů. Všechny zprávy odeslané do skupin kontaktů (označovaných také jako servery se seznamy nebo seznamy adresátů či distribuční seznamy) není nezbytně nutné číst. Tato sada složek představuje úložiště pro všechny zprávy v rámci skupin kontaktů, které nejsou automaticky doručovány do složky Doručená pošta. Ve složce Doručená pošta vytvořte jednu složku nejvyšší úrovně s názvem Skupiny kontaktů a potom pro každé téma skupin kontaktů vytvořte podsložku. Obvykle bude pro skupinu kontaktů stačit jedna složka, pokud jste ale členem několika souvisejících skupin kontaktů, zvažte možnost odesílání všech těchto zpráv do stejné složky.

Složku Skupiny kontaktů nejvyšší úrovně sbalte, aby vás nepřečtené zprávy ve složkách pod ní nerozptylovaly.

Poznámka: Pokud potřebujete číst všechny zprávy v rámci skupin kontaktů, nevytvářejte pro ně složku. Tyto zprávy by měly být doručeny přímo do vaší složky Doručená pošta.

Ikona archivu Nastavte složky skupin kontaktů tak, aby byla automaticky provedena archivace každých šest měsíců nebo častěji (pokud jsou citlivé z časového hlediska) – například skupina kontaktů pro vyhledávání volných míst pro společné jízdy autem do práce by měla být archivována každý den.

  • Používejte sadu složek pro Informační kanály RSS. Podobně jako sada složek pro skupiny kontaktů představují kanály RSS další sadu dat, která může někdy obsahovat zajímavé informace, ale tyto informace není nutné číst konzistentně nebo se stejnou důležitostí jako zprávy odeslané přímo vám. V aplikaci Outlook 2010 se tyto složky vytvářejí automaticky.

Složky výsledků hledání

Složky výsledků hledání jsou užitečné při shromažďování informací z různých poštovních složek a složek kanálů RSS. Mohou být užitečné zejména tehdy, když potřebujete shromáždit informace, které jsou uložené v různých složkách – například při přípravě na čtvrtletní schůzku.

Pokud dostáváte velké množství zpráv (více než 200 zpráv denně), mohou složky výsledků hledání představovat dobrý způsob, jak oddělit poštu odeslanou různými odesílateli.

Část Oblíbené položky v navigačním podokně

Oblíbené položky (volitelné)

Část Oblíbené položky umožňuje zobrazit složky, které jsou jinak skryty v seznamu poštovních složek.

Část Oblíbené položky, podsada poštovních složek, se zobrazuje v horní části Navigační podokno. K tomu, aby mohl tento systém fungovat, není nutné Oblíbené položky používat, pokud však máte malou obrazovku, můžete minimalizovat navigační podokno, a přesto budete moci úspěšně zařazovat zprávy přetažením na minimalizovaný panel, provádět běžné hledání a přecházet do složek Kalendář, Kontakty a Úkoly.

Osvědčilo se mít ve složce Oblíbené položky následující složky: Doručená pošta, 1-Reference, Odeslaná pošta a Odstraněná pošta.

Začátek stránky

Pravidla

Cílem uspořádání složky Outlook je redukovat množství zbytečných položek ve složce Doručená pošta a umístit nejdůležitější položky nahoru. K tomu, aby byly v rámci tohoto procesu zprávy přesouvány do složek na základě vámi nastavených kritérií, pomáhají pravidla. Pravidla filtrují zprávy doručované do složky Doručená pošta tak, aby do ní byly doručovány pouze zprávy, které je nutné si přečíst.

Osvědčilo se používat následující pravidla (detaily o nastavení těchto pravidel jsou uvedeny v části Nejčastější dotazy na konci tohoto dokumentu):

  • Automatické odpovědi:    Všechny odpovědi na schůzky, které nemají obsah, přesuňte do složky Odstraněná pošta. Informace o tom, kteří uživatelé přijali pozvání, se nacházejí na kartě sledování v okně schůzky.

  • Odesláno uživateli: Já:    Všechny zprávy odeslané přímo vám nebo ty, u kterých jste uvedeni na řádku Kopie, budou odeslány do složky Doručená pošta a k jejich zpracování nebudou použita další pravidla, ani když bude příslušná zpráva odeslána také skupině kontaktů.

  • Žádosti o schůzky odeslané do složky Doručená pošta:    Všechny žádosti o schůzky, i ty odeslané skupině kontaktů, by se měly posílat do složky Doručená pošta.

  • Pozdržet odeslané položky:    Toto pravidlo pozdrží odesílané zprávy o minutu nebo déle. Pokud používáte toto pravidlo, zkontrolujte před tím, než vypnete počítač, zda byly zprávy odeslány.

Poznámka:  Logo systému Office 2010 Toto pravidlo jde použít jen u klientské aplikace. V Outlook Web Appu (OWA) nebude fungovat.

  • Skupiny kontaktů:    Každá e-mailová zpráva odeslaná skupině kontaktů bude odeslána do složky Skupina kontaktů – pokud její klíčová slova neukazují na to, že je pro vás důležitá. V takovém případě bude odeslána do vaší složky Doručená pošta. Více skupin kontaktů, které jsou podobné, by mělo používat stejné pravidlo a měly by být zařazeny ve stejné složce. Pokud jste členem skupiny kontaktů, u které potřebujete číst všechny zprávy, nevytvářejte pro ni pravidlo. Všechny zprávy, které potřebujete číst, by měly jít přímo do složky Doručená pošta.

Sada pravidel by měla po vytvoření vypadat přibližně tak, jak je uvedeno dále.

Začátek stránky

Panel úkolů

Panel úkolů je panel v pravé části aplikace Outlook 2010. Nachází se v něm kalendář, vaše nadcházející schůzky a jednotný seznam úkolů, který obsahuje následující položky:

  • Zprávy, na které musíte odpovědět (s příznakem)

  • Kontakty, kterým je potřeba zavolat (kontakty s příznakem)

  • Úkoly, které přichází spontánně

Osvědčený způsob nastavení panelů úkolů:

  • Je zobrazena tabulka dat (výchozí nastavení).

  • Jsou zobrazeny pouze tři schůzky, pokud máte obrazovku s malým rozlišením nebo nemáte v daný den mnoho schůzek (výchozí nastavení).

  • Je zobrazeno pět schůzek, pokud máte obrazovku s velkým rozlišením nebo máte každý den mnoho schůzek (pět a víc).

  • Jsou zobrazeny úkoly (výchozí nastavení).

  • Logo systému Office 2010 Jsou zobrazeny rychlé kontakty (tato možnost je zapnutá ve výchozím nastavení, pokud máte aplikaci Microsoft Office Communicator 2007 R2).

Jako výchozí nastavení úkolů se používá zobrazení podle termínu splnění, ale je možné, že vám bude lépe vyhovovat, když uspořádání změníte na zobrazení podle počátečního data, v závislosti na tom, jak používáte příznaky. Pokud chcete zobrazit úkoly, které jste přesunuli na příští pondělí, nastavte zobrazení podle počátečního data. Pokud chcete zobrazit úkoly podle data, kdy mají být splněny, uspořádejte je podle termínu splnění.

Výchozí příznak

Osvědčilo se nastavit příznak rychlého kliknutí na hodnotu Dnes (výchozí nastavení).

Začátek stránky

Oznámení

Pokud dostáváte mnoho zpráv nebo vás snadno rozptýlí zvuk upozornění přehrávaný u příchozích zpráv, doporučujeme vypnout následující možnosti:

Upozornění na ploše aplikace Outlook

  • Ikona obálky, která se zobrazí na ikoně aplikace Outlook na hlavním panelu systému Windows

Upozornění na novou poštu na hlavním panelu

  • Krátkodobá změna kurzoru na obálku

  • Zvuk, který doprovází všechna výše uvedená nastavení

Pokud chcete změnit toto nastavení, klikněte na tlačítko Soubor, položku Možnosti a na možnost Pošta.

V části Doručení zprávy zrušte zaškrtnutí všech políček.

Nastavení pro příchod zprávy v zobrazení Backstage

Začátek stránky

Kategorie

Kategorie v aplikaci Outlook 2010 umožňují spravovat položky mnoha různými způsoby. Doporučujeme vytvořit tři hlavní typy kategorií:

  • Projekt (může zahrnovat uživatele)

  • Téma

  • Umístění nebo činnost

Kategorie nepředstavují nezbytnou součást tohoto systému, jejich pečlivé používání vám však může značně zjednodušit život. S jejich pomocí můžete například snadněji identifikovat úkoly, na kterých lze momentálně pracovat, či seskupit podobné úkoly, aby je bylo možné provést současně.

Při vytváření kategorií postupujte podle následujících pokynů:

  • V libovolném zobrazení klikněte ve skupině Značky na kartě Domů na tlačítko Zařadit do kategorií a potom na příkaz Všechny kategorie.

Osvědčilo se vytvořit si následující kategorie:

  • Pro všechny přímé podřízené a svého vedoucího v souvislosti s tím, co s nimi chcete probrat při příštím setkání (například kategorie s názvem 1:1 vedoucí)

  • Pro každé důležité umístění nebo typ činností, které provádíte, abyste mohli provádět hromadné akce (užitečná součást správy úkolů), například:

    • @Na cestě: pro úkoly, které můžete provádět na cestě domů z práce

    • @E-mail: pro úkoly, které zahrnují e-mailové zprávy, schůzky a jakékoli další aspekty aplikace Outlook 2010

    • @Domů: pro úkoly, které můžete provádět jen doma

    • @Schůzka: pro položky, které potřebujete, abyste se mohli připravit na schůzku

    • @Offline: pro úkoly, ke kterým nepotřebujete počítač, například si u nich můžete vytvořit kopii dokumentu

    • @Online: pro úkoly, které je možné provádět jenom online nebo pomocí webového prohlížeče

    • @Telefon: pro hovory, které musíte uskutečnit nebo přijmout

    • @Číst: pro úkoly, které zahrnují jen čtení – nevyžadují žádnou reakci. Tato kategorie je užitečná u dlouhých zpráv nebo příloh, které si potřebujete přečíst, ale nemusíte je okamžitě zpracovat.

    • @Čeká se: pro zprávy nebo úkoly, u kterých čekáte na odpověď, ale nevyžadují vaši další jednoznačnou akci

Dialogové okno Barevné kategorie

Poznámka: Když použijete symbol @, budou kategorie v seznamu kategorií lépe vidět. Symbolem @ označené kategorie budou umístěny v horní části seznamu kategorií a budou fungovat jako připomínka, kde se máte při provádění příslušného úkolu nacházet (například @Telefon znamená, že budete používat telefon).

  • Pro všechna důležitá témata nebo projekty, abyste mohli snadno najít zprávy k určitému tématu – zejména takové, u kterých neexistuje slovo v textu nebo předmětu zprávy, díky kterým by je bylo možné zobrazit pomocí hledání

  • Pro důležité položky, které je nutné zpracovat dnes a nelze je přesunout na jiný den

U jedné položky lze použít více kategorií – na rozdíl od zařazování, kdy lze položky umístit vždy jen do jedné složky. Například důležitou zprávu, kterou chcete prodiskutovat s vedoucím, než na ni odpovíte, můžete zařadit do kategorie @E-mail i 1:1 vedoucí.

Úkol s více kategoriemi

Kategorii Rychlé kliknutí byste měli používat nejčastěji.

Postup nastavení kategorie Rychlé kliknutí:

  • V libovolném zobrazení klikněte ve skupině Značky na kartě Domů na tlačítko Zařadit do kategorií a potom na položku Nastavit rychlé kliknutí.

Jak zjistíte, kategorie pomáhají zajistit lepší viditelnost zpráv a úkolů na panelu úkolů, zlepšují účinnost hledání a pomáhají při přípravě na schůzky.

Poznámka: Velmi opatrně postupujte při používání kategorií u odchozích zpráv – vaši příjemci by mohli vaše kategorie vidět. Pokud nepoužívají aplikaci Outlook 2010 nebo Exchange Server 2010, budou moci kategorie, které nastavíte, zobrazit.

Začátek stránky

Rychlé kroky

Galerie Rychlé kroky Nově je v aplikaci Outlook 2010 k dispozici možnost provádět více akcí jedním kliknutím, a to pomocí nástroje Rychlé kroky. Jedná se o užitečný nástroj, který vám má pomoci udržet v nezahlceném stavu složku Doručená pošta a obecně efektivněji používat aplikaci Outlook. Vždy, když zjistíte, že v aplikaci provádíte opakovaně stejný postup, zkuste si vytvořit rychlý krok.

Poznámka: Nástroj Rychlé kroky se používá jen u zpráv.

Osvědčilo se používat následující rychlé kroky. Další informace získáte v tématu Automatizace častých a opakovaných úkolů pomocí nástroje Rychlé kroky:

Rychlý krok

Akce

Použití

Referenční

Označí zprávu jako přečtenou.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Tlačítko, které jedním kliknutím zařadí zprávu

Osobní*

Označí zprávu jako přečtenou.

Přesune ji do složky 2-Osobní.

Používá se zařazování osobních zpráv.

Hotovo

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu jako dokončenou.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Používá se pro zprávy pro referenci, na které jste odpověděli nebo které jste zpracovali jiným způsobem.

Pozdržet*

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu příznakem jako úkol na dnešní den.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Používá se pro zprávy, které chcete zpracovat později.

*Rychlé kroky Osobní a Pozdržet nejsou výchozí rychlé kroky.

Volitelné rychlé kroky

Kromě výše uvedených rychlých kroků bude vhodné v závislosti na práci a obecných každodenních činnostech vytvořit následující typy rychlých kroků:

Rychlý krok

Akce

Použití

Zařadit do kategorie a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Zařadí zprávu do kategorie.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Velké množství zpráv je před zařazením rozděleno do kategorií, které vám pomohou je později vyhledat. Vytvořte jeden rychlý krok pro kategorii, kterou často používáte.

Označit příznakem a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu příznakem.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Příznakem se označují položky pro různá data, například Zítra, Tento týden atd. Vytvořte jeden rychlý krok pro každý příznak, který často používáte.

Označit příznakem, zařadit do kategorií a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu příznakem.

Zařadí zprávu do kategorie.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Použití několika kategorií vám pomůže pochopit kontext úkolů. Příklad: @Číst: Označí příznakem na zítra, zařadí do kategorie @Číst.

Pro informaci a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Vytvoří zprávu pro předání pro informaci.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Často předáváte e-maily dalším lidem (články atd.).

Delegovat

Označí zprávu jako přečtenou.

Vytvoří zprávu pro předání určitému uživateli.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Dostáváte zprávy, které jsou momentálně určeny někomu jinému.

Úkol

Vytvoří úkol s přílohou.

Odstraní zprávu.

Pro zprávy označené příznakem potřebujete další kontext.

Skupina kontaktů

Označí zprávu jako přečtenou.

Přesune ji do složky Skupina kontaktů (nebo do určité složky ve složce Skupina kontaktů).

Některé zprávy ze skupin kontaktů obdržíte do složky Doručená pošta v důsledku pravidel omylem. Příklad: Máte pravidlo, že mají být všechny zprávy od zástupce skupiny kontaktů zařazeny do složky, s výjimkou těch, které obsahují kdekoli v textu zprávy slovo bar. Příležitostně odešle někdo zástupci skupiny kontaktů zprávu obsahující slovo bar, nejedná se však o zprávu, která se vás týká.

Odpovědět a odstranit

Otevře okno odpovědi.

Odstraní původní zprávu.

Často dostáváte rychlé zprávy, na které je potřeba odpovědět, ale nepotřebujete k tomu původní zprávu. Například: Tak co, půjdeme na oběd? Vaše odpověď: Jasně.

Když začnete vytvářet rychlé kroky, zjistíte, že existují i další způsoby, jak optimalizovat počet kliknutí nutných k provedení úkolu. Kdykoli zjistíte, že děláte něco opakovaně, zkuste vytvořit rychlý krok. Když se projekt změní, aktualizujte rychlé kroky tak, aby prováděly pouze to, co skutečně chcete udělat.

Začátek stránky

Efektivní používání složky Doručená pošta

Po nastavení systému jste připraveni začít spravovat příchozí zprávy. Tím, že složku Doručená pošta nastavíte jako centrální místo pro příjem důležitých zpráv, budete tuto složku moci procházet s klidem, že každou položku, kterou obsahuje, je potřeba zpracovat.

U všech zpráv ve složce Doručená pošta použijte následující postup:

  • Pokud nejsou důležité, ihned je smažte.

  • Pokud na ně lze reagovat v době v trvání dvou minut a méně, zpracujte je (odpověď, zařazení, telefonát atd.).

  • Pokud nejsou určeny vám nebo pokud je to možné, delegujte (předejte) je.

  • Pokud je potřeba příslušný úkol splnit, ale bude to trvat déle než dvě minuty (včetně čtení), zpracování pozdržte.

Pokud budete potřebovat zprávy použít pro referenci (i když jste se rozhodli je pozdržet), přesuňte je do složky pro reference. Cílem je snížit počet přístupů k jednotlivým zprávám.

Odstranění

Odstraňte zprávy, které nemusíte číst. Pokud se jedná o nevyžádanou poštu, odstraňte je také.

Pokud nikdy nechcete dostat žádnou další zprávu jako součást této konverzace, ignorujte ji.

Příkaz Ignorovat konverzaci

Zpracování: 2minutový postup

Je neuvěřitelné, co se dá stihnout za dvě minuty. V době dvou minut i kratší lze například na mnoho zpráv odpovědět. Pokud však zpracování zprávy zabere víc než dvě minuty, zprávu pozdržte. Abyste získali představu, co to jsou dvě minuty, odměřte si je.

Po zpracování zprávy postupujte jedním z následujících způsobů:

  • Pokud není důležitá, odstraňte ji.

  • Zařaďte ji pomocí rychlého kroku do jedné z referenčních složek (například 1-Reference).

Abyste si mohli vést záznamy o tom, co už jste dokončili, zejména pro účely sledování v období ročních hodnocení atd., použijte rychlý krok Hotovo, pomocí kterého také označíte zprávy jako dokončené.

Delegování

Někdy obdržíte zprávu, kterou má ve skutečnosti zpracovat někdo jiný. V takových případech na ni odpovězte a osobu, které příslušnou zprávu delegujete, uveďte na řádku Komu. Pokud tuto akci provádíte často, zvažte možnost vytvoření rychlého kroku, který odpoví a přidá na řádek Komu osobu, které zprávu delegujete.

Pokud chcete zpracovat později, označte ji příznakem pro sebe před odesláním. Na panelu úkolů označte úkol pomocí @Waiting kategorie.

Pozdržení

Kdy pozdržet zprávu

Když pozdržíte zprávu, znamená to, že se k ní vrátíte později, až budete mít čas.

Důvody k pozdržení zprávy:

  • Nelze ji zpracovat v době kratší než dvě minuty.

  • Chvíli potrvá, než si ji přečtete.

  • Bude vyžadovat pečlivě zpracovanou odpověď.

  • Vyžaduje další akci za použití jiné aplikace (například je potřeba ji přidat ke konkrétnímu dokumentu).

Jak pozdržet zprávu: Označte ji příznakem

Když se rozhodnete, že nemáte čas zprávu ihned zpracovat, můžete ji označit příznakem:

  • Pokud potřebujete zprávu zpracovat dnes, označte ji příznakem Dnes (pouhým kliknutím levým tlačítkem myši na příznak).

  • Pokud můžete zpracování odložit déle, klikněte na zprávu pravým tlačítkem myši a označte ji příznakem s pozdějším datem.

  • Pokud se budete ke zprávě potřebovat vrátit více než jedenkrát a chcete k ní mít snadný přístup, přetáhněte ji na panelu úkolů do skupiny Později. Pokud skupinu Později nemáte, nastavte příznak Počáteční datum u úkolu na hodnotu 100 let v budoucnu. (Tento příznak používejte málo, aby se z něj nestala přeplněná sběrná schránka.)

  • Pokud se jedná o zprávu, kterou bude nutné zpracovat v krátké době, použijte příznak Bez data, aby se zobrazila v horní části panelu úkolů. Tuto skupinu používejte střídmě a položky v ní pravidelně mažte, protože se nachází v horní části seznamu úkolů.

Kromě označení zpráv příznakem máte k dispozici tyto možnosti:

  • Přidejte příslušné kategorie.

  • Kliknutím na rychlý krok Reference označte zprávu jako přečtenou, pokud již není označena jako přečtená, a zařaďte ji do složky pro referenci (1-Reference).

Když zjistíte, že opakovaně používáte stejné kategorie a příznaky, vytvořte nový rychlý krok, pomocí něhož zprávy označíte příznakem, rozdělíte do kategorií a zařadíte.

Položka se po označení příznakem zobrazí na panelu úkolů. Tím, že jste ji označili příznakem a zařadili do složky pro referenci, byla zpracována a nyní ji můžete přesunout pryč. Protože se však nachází v seznamu úkolů, můžete přejít k další zprávě s vědomím, že se k položkám s příznakem vrátíte později.

Přidání dalších informací k položkám označeným příznakem

Pokud není na řádku předmětu ve zprávě dostatečný kontext, můžete udělat jednu ze dvou věcí, podle množství informací, které potřebujete přidat:

  • Změňte název úkolu tak, že na něj kliknete na panelu úkolů nebo na něj kliknete pravým tlačítkem myši a vyberete příkaz Přejmenovat úkol. Když změníte název úkolu, nezmění se předmět zprávy, ale snadněji vyvodíte, čeho se váš další úkol týká.

  • Vytvořte úkol se zprávou jako přílohou.

Můžete také přidat kategorii, která vám pomůže na první pohled zjistit, jaká má být další akce. Rychlým pohledem na panel úkolů s úkoly uspořádanými v kategoriích můžete zjistit, co je možné udělat ihned (@Kancelář), u kterých úkolů čekáte na další osoby (@Čeká se) a čeho se bude týkat schůzka (@Schůzka).

Kdy zpracovat pozdržené úkoly?

Po zpracování zpráv se můžete pustit do seznamu úkolů. Tedy odpovědět na pozdržené zprávy.

Zařazení

Někdy obdržíte zprávu, kterou nemusíte zpracovat, ale kterou můžete potřebovat v budoucnu. Dobrým příkladem je zpráva s pokyny. Tyto zprávy zařaďte do složky pro referenci (1-Reference) kliknutím na rychlý krok Reference. Pokud přidáte kategorii, budete moci zprávu později v případě potřeby snadněji vyhledat (například @Projekt). Tuto akci proveďte před zařazením pomocí rychlého kroku.

Když dokončíte zpracování zpráv, měli byste mít složku Doručená pošta čistou a budete se moci zaměřit na kalendář a úkoly.

Začátek stránky

Denní kontrola: řízení času a úkolů

Osvědčilo se vyhradit si každé ráno čas na správu seznamu úkolů a kalendáře. Patří sem následující činnosti:

  • Prohlížení schůzek na daný den a zbytek týdne

  • Kontrola úkolů a provádění úprav

  • Přidávání schůzek do kalendáře, které vám zajistí čas na práci

Řekněte ne

Při prohlížení kalendáře a seznamu úkolů buďte realističtí v otázkách toho, co můžete zvládnout. Někdy to znamená, že je potřeba říci ne. Několik způsobů, jak získat zpět čas tím, že řeknete ne:

  • Odmítněte schůzky, kterých se nemusíte účastnit. Ano, to můžete udělat.

  • Odstraňte úkoly, o kterých víte, že je nemusíte udělat nebo že je neuděláte.

  • Odešlete zprávy, ve kterých adresátům sdělíte, že na odpovědi pracujete (a nezapomeňte si je při odeslání označit příznakem). Je lepší někomu dát vědět, že odpovíte k reálnému datu, než nechat příslušnou osobu, aby si myslela, že jste na daný požadavek zapomněli.

Správa kalendáře

Realita je taková, že pokud máte přes den plno schůzek, máte méně času na dokončení úkolů a psaní zpráv. Úkoly si tedy přesuňte na další dny.

Pokud má úkol zabrat delší dobu nebo se jedná o něco, co musíte udělat (na rozdíl od úkolů, u kterých se rozhodnete, že je nemusíte provádět), přetáhněte ho ze seznamu denních úkolů do kalendáře, a vyhraďte si tak na něj čas.

Způsoby vytváření úkolů

Jako absolvovat kalendář a úkoly nevyhnutelně začnete přemýšlet o další věci, které musíte udělat. Tady jsou některé způsoby, jak vytvořit úkoly v Outlooku:

  • Označte zprávu příznakem.

  • Zadejte příslušné informace do pole Zadejte nový úkol v horní části seznamu úkolů.

  • Vytvořte nový úkol pomocí klávesové zkratky CTRL+SHIFT+K.

  • Když řídíte vozidlo a následující postup umožňují zákony, použijte funkci hlasové poznámky na mobilním zařízení k záznamu úkolů, které si později přepíšete do seznamu úkolů.

  • Logo systému Office 2010 Když jste na schůzce, dělejte si poznámky pomocí aplikace OneNote. Položky s příznakem v aplikaci OneNote se zobrazí v seznamu úkolů v aplikaci Outlook 2010.

Způsoby správy úkolů

Přečtěte si, jaké jsou k dispozici způsoby, kterými můžete sami sobě pomoci při zpracování úkolů:

  • Přidávejte úkoly tak, jak přicházejí, zadáním do pole Zadejte nový úkol na panelu úkolů nebo v horní části panelu úkolů, do volného místa v seznamu denních úkolů nebo kliknutím na položku Nový úkol na pásu karet.

  • Odstraňujte úkoly, které nemusíte dělat. Váš seznam úkolů je svaté území – nedopusťte, aby bylo zneuctěno, protože v opačném případě ztratíte jeho funkčnost. U zpráv s příznaky, které si chcete ponechat, klikněte na možnost Odebrat ze seznamu, jinak použijte jen akci Odstranit.

  • Dokončené úkoly označte jako dokončené, a odeberte je tak ze seznamu úkolů.

  • S úkoly bude možné lépe pracovat, pokud u zprávy s příznakem změníte předmět úkolu. Například zpráva s příznakem a s předmětem Nelze změnit členství ve skupině pomocí klávesnice by měla být přejmenována na Odpovědět Romanovi, což je u tohoto úkolu další akce. Předmět úkolu změníte tak, že kliknete na položku na panelu úkolů a zadáte nový předmět, nebo kliknete pravým tlačítkem myši a kliknete na příkaz Přejmenovat úkol. Při změně předmětu úkolu se nezmění předmět zprávy. Změní se jen předmět, který vidíte v seznamu úkolů.

  • Používání kategorií vám pomůže identifikovat, kde máte být, abyste mohli provést další krok, a zajistí lepší viditelnost některých úkolů.

  • Své úkoly uspořádejte do skupin s podobnými úkoly, například úkoly se stejnou kategorií. Úkol přesunete kliknutím na příslušný úkol v seznamu úkolů a přetažením. Potom budete moci pracovat na podobných úkolech současně.

  • Úkoly v denním seznamu úkolů a na panelu úkolů přetáhněte na den, kdy plánujete příslušný úkol provést. Úkoly, které budou nějakou chvíli trvat, přetáhněte do kalendáře, a vyhraďte si tak dobu na jejich provedení.

I když je dobré mít ve věcech pořádek, nevěnujte příliš mnoho času stanovení priorit a správě seznamu úkolů. Proces správy seznamu úkolů by neměl ovládnout veškerý váš život!

Používejte kalendář: Vytvářejte si schůzky, abyste mohli spravovat svůj čas

Nezapomeňte: Vždycky je víc práce než času.

V souvislosti se správným řízením času budete potřebovat čas na zpracování zpráv, správu schůzek a úkolů a provedení toho, co je potřeba udělat.

Tento čas si můžete naplánovat pomocí obvyklých schůzek v kalendáři. S kalendářem byste měli zacházet jako se skutečným plánovačem svého času – pokud jste si nějakou akci naplánovali, potom je potřeba ji v příslušném čase provést.

Vyhraďte si čas pro následující činnosti:

  • Zpracování zpráv: Vyhrazení času na zpracování zpráv je důležité zejména tehdy, pokud dostáváte hodně zpráv. I když budete mít nastavená pravidla, aby se ve vaší složce Doručená pošta objevily jen důležité zprávy, přesto budete potřebovat čas na to, abyste je mohli zpracovat.

Tip: Když zpracováváte a čtete zprávy, minimalizujte navigační podokno, panel úkolů a pás karet, aby nebylo zobrazení přeplněné, kliknutím na tlačítko Čtení Příkaz Zobrazení pro čtení na stavovém řádku na stavovém řádku. Když budete chtít zase všechna okna zobrazit, klikněte na položku Normální Příkaz Normální zobrazení na stavovém řádku (hned nalevo od položky Čtení).

  • Denní a týdenní kontrola úkolů a schůzek: Podívejte se na svůj kalendář a úkoly a vyhodnoťte schůzky a úkoly na základě svých priorit. Pokud máte v kalendáři hodně úkolů, nastala správná doba pro následující akce:

  • Smazání konfliktních schůzek, protože nemůžete být na dvou místech současně

  • Plánování doby pro plnění pracovních úkolů

  • Uvědomění si toho, co děláte, zda svůj čas využíváte hodnotně a zda si stanovujete správné priority

  • Pravidelné schůzky s vedoucím: Pravidelné schůzky vám mohou pomoci vysvětlit, na čem pracujete, a stanovit znovu priority tam, kde je potřeba. Pokud chcete nastavit pravidelnou nebo opakovanou schůzku, klikněte na tlačítko Opakování Obrázek tlačítka .

Začátek stránky

Úkoly: Plnění pracovních úkolů

Týdenní kontrola

Když se podíváte na svůj čas a úkoly jako na celek, pomůže vám to prioritně vykonávat důležité úkoly a až po nich ty méně důležité. Pomůže vám to ozřejmit ostatním, dokončení jakých úkolů je a není možné od vás realisticky očekávat. Když si projdete minulý a nadcházející týden, můžete se lépe připravit na týdenní schůzku se svým vedoucím nebo připravit e-mailovou zprávu o stavu.

Místo provádění práce

Když dokončíte zpracování zpráv, je dalším nejlepším místem pro práci v aplikaci Outlook (odpovíte na zprávy atd.) část Úkoly. Pokud přepnete do části Úkoly, nebudou vaši pozornost odvádět zprávy, které budou přicházet do vaší složky Doručená pošta.

Hromadné zpracování úkolů

Při procházení seznamu úkolů a kalendáře provádějte podobné úkoly společně. Pokud máte například jen několik minut, vyřiďte si všechny telefonáty (když jich máte jenom pár). S úkoly, kterým musíte věnovat značné množství energie (někdy to může být odpovídání na zprávy), se vypořádejte, když budete mít víc energie. Úkoly, které nevyžadují tolik energie, jako například čtení stavových zpráv, provádějte později během dne, když se vaše zásoby energie sníží. Když budete úkoly zpracovávat hromadně, budete postupovat dopředu ve všech projektech současně.

Jedním ze způsobů, jak hromadně zpracovávat úkoly, je změnit uspořádání z možnosti Uspořádat podle: Počáteční datum na možnost Uspořádat podle: Kategorie. Provedete to tak, že kliknete na záhlaví Uspořádat podle a potom na možnost Kategorie.

Poznámka: Jestliže máte úkoly, které blokují práci dalších lidí, zpracujte nejprve tyto úkoly.

Nabídka Uspořádání

Dokončování úkolů

Úkoly, které dokončíte, označte jako dokončené. V aplikaci Outlook 2010 se seznam dokončených úkolů automaticky uchovává. Může představovat užitečné shrnutí toho, co jste dokončili. Pokud nepotřebujete uchovávat záznam úkolu nebo zprávy, odstraňte ho nebo odstraňte příznak.

Příkaz Označit jako splněný na pásu karet

Práce v offline režimu

Pokud máte před sebou hodně práce, zvažte možnost přechodu do offline režimu, abyste přerušili tok příchozích zpráv, které odvádějí vaši pozornost.

Při přechodu mezi prací v režimu online a offline se mění všechny e-mailové účty ve vašem profilu v aplikaci Outlook.

  • Na kartě Odesílání a příjem klikněte ve skupině Preference na tlačítko Pracovat offline.

Příkaz Pracovat offline na pásu karet označující, že je nastaven online režim

Když pracujete offline, je na obrazovce zvýrazněn příkaz Pracovat offline.

Příkaz Pracovat offline na pásu karet označující, že je nastaven offline režim

Kliknutím na zvýrazněnou položku Pracovat offline se vrátíte do online režimu.

Začátek stránky

Vyhledání zprávy: efektivní hledání

Vyhledání zprávy od určité osoby

Když chcete najít zprávu od určité osoby, klikněte do pole Hledat ve složce pro reference (například 1-Reference) a na kartě Hledání klikněte na tlačítko Od.

Příkaz Od na pásu karet

Zadejte jméno příslušné osoby.

Okamžité hledání s kritérii hledání Od

Nebo začněte zadáním příslušného jména a stisknutím klávesy se šipkou dolů vyberte k upřesnění výsledků možnost Od.

Okamžité hledání s navrženými kritérii

Vyhledání zprávy s přílohou

Jestliže chcete vyhledat zprávu s přílohou, klikněte do pole Hledat a na kartě Hledání klikněte na tlačítko Obsahuje přílohy.

Příkaz Obsahuje přílohy na pásu karet

Hledané výrazy lze jeden k druhému přidávat, takže pokud chcete najít zprávu od nějakého uživatele, která obsahuje přílohy, klikněte na příkazy na pásu karet (Od, Obsahuje přílohu), a vytvořte tak hledání.

Příklad okamžitého hledání s více kritérií hledání

Hledání zpráv v celé poštovní schránce

Je možné, že někdy nebudete moci najít zprávu pouhým hledáním jen ve složce pro reference – může se jednat o zprávu, kterou jste poslali nebo kterou jste mohli nesprávně zařadit. V takových případech začněte hledáním v libovolné složce (Doručená pošta, 1-Reference atd.) a potom klikněte na položku Zkuste hledat znovu ve všech položkách pošty.

Okamžité hledání bez výsledků

Také je možné kliknout na tlačítko Všechny položky pošty na kartě Hledání.

Všechny položky pošty na pásu karet

Pokud máte podezření, že to, co hledáte, by mohlo být v přijaté žádosti o schůzku (a tedy ve vašem kalendáři), zkuste hledání rozšířit na všechny položky aplikace Outlook.

Pokud zjistíte, že často hledáte v celé poštovní schránce, můžete přejít do zobrazení Backstage a nastavit výchozí rozsah hledání tak, aby byly vždy prohledány všechny složky.

  1. Klikněte na kartu Soubor a pak na tlačítko Možnosti.

  2. Klikněte na položku Hledat.

  3. V části Výsledky klikněte na položku Všechny složky.

Možnosti okamžitého hledání v zobrazení Backstage

Zastavení hledání

Když jste našli položku, kterou hledáte, a jste připraveni přejít k dalšímu úkolu, klikněte na tlačítko Tlačítko Ukončit hledání vedle pole Okamžité hledání nebo na kartě Hledání ve skupině Zavřít klikněte na možnost Ukončit hledání.

Příkazy Ukončit hledání pro okamžité hledání

Psaní dokonalých e-mailových zpráv

Následující pravidla vám pomohou vytvořit profesionální dojem a sdělit to, co potřebujete.

Základní pravidla pro dokonalé zprávy: Jak postupovat

  • Zprávu si před odesláním přečtěte.

  • Předmět by měl být popisný a orientovaný na danou akci. Například: Prodejní tým: Pošlete prosím navrhovaná data stažení z prodeje, kde Prodejní tým je název skupiny a Pošlete prosím představuje akci. Mezi další užitečné prefixy patří Pro informaci: a Požadována akce.

  • Pokud je požadována akce, uveďte to, co požadujete, v poli Předmět.

  • Pokud se změní téma konverzace, změňte předmět zprávy.

  • Všechny zprávy by měly být krátké a týkat se daného tématu.

  • Obsah zprávy řaďte od nejdůležitějšího k méně důležitému.

  • Zvažte možnost vyznačení důležitých informací tučným písmem.

  • Úkoly nebo otázky by měly být na samostatných řádcích, aby byly dobře vidět a bylo možné je zaznamenat.

  • Zvýrazněte tučným písmem jména lidí, kterým pokládáte otázky. Například: Romane: Jaký je stav projektu?

  • Omezte počet lidí, kterým zprávu odesíláte, jen na ty, kdo si danou zprávu potřebují přečíst.

  • Osoby, které je potřeba informovat, uveďte na řádku Kopie.

  • Osoby, které mají odpovědět nebo provést akci, uveďte na řádku Komu.

  • Pokud je to vhodné, používejte podpis, měl by však být jednoduchý, krátký, profesionální a pokud je to možné, bez grafiky.

  • Pokud potřebujete okamžitou odpověď, neposílejte zprávu. Zatelefonujte nebo Logo systému Office 2010 pošlete rychlou zprávu.

  • Pokud se účastníte e-mailové konverzace, která obsahuje více než 10 zpráv bez řešení, zvažte možnost vytvoření schůzky, kde bude možné problém probrat. E-mail není vždy vhodný prostředek k řešení složitých problémů. Vyberte zprávu a na kartě Domů ve skupině Odpovědět klikněte na tlačítko Schůzka.

Odpověď pomocí příkazu Schůzka

  • Zprávy, které vyžadují rozsáhlejší odpověď, potvrďte. Pokud máte moc práce a nemůžete ihned poskytnout úplnou odpověď, dejte odesílateli vědět, že se problémem zabýváte a že odpovíte do určité doby nebo data. Zprávu si označte příznakem, abyste se k ní vrátili později.

  • Ikonu Vysoká důležitost Ikona Vysoká důležitost používejte šetrně.

Skupina Značky na pásu karet

  • Pokud pokládáte otázku, na kterou může odpovědět více lidí, vyberte jen jednu osobu a neposílejte svůj dotaz skupině.

Zpracovat: Označení příznakem při odeslání

Když posíláte zprávu osobě, od které potřebujete odpověď, postupujte takto:

  • Zprávu si označte při odeslání příznakem.

  • Název úkolu zprávy s příznakem změňte na panelu úkolů tak, aby začínala textem Zpracovat.

  • Označte ho kategorií @Čeká se.

  • Když provedete tyto tři kroky, budete vědět, že vaší příští akcí má být odeslání další zprávy nebo zjišťování odpovědi.

Tip: Připomínka, že máte odeslat další zprávu, je obvykle účinnější než označení příznakem u zprávy pro příjemce. Stejně tak když slíbíte ve zprávě, že něco uděláte, označte si takovou zprávu příznakem, abyste měli na panelu úkolů úkol, který vám to připomene.

Základní pravidla pro dokonalé zprávy: Co nedělat

  • Nepoužívejte šablony.

  • Nezahrnujte svého vedoucího do všech zpráv, které posíláte.

  • Neposílejte zprávy, když se zlobíte. Je lepší zprávu napsat, uložit do složky s koncepty a vrátit s k ní později.

  • Neočekávejte rychlou odpověď, když posíláte dlouhé zprávy (delší než dva odstavce).

  • Neposílejte dříve než jeden den po odeslání první zprávy zprávu se žádostí o reakci. Pokud se vám odpověď nevrátí včas, zkuste použít telefon nebo Logo systému Office 2010 aplikaci pro zasílání rychlých zpráv.

  • Nepoužívejte oznámení o přečtení nebo doručení u každé odeslané zprávy. Používejte je jenom tehdy, když si nejste jistí, že vaši příjemci zprávu obdrží.

  • Nepřipojujte značky nebo ikonu Ikona Vysoká důležitost ke každé odeslané zprávě. Vaši příjemci se je naučí ignorovat.

  • Nepoužívejte všechna písmena velká.

  • Neposílejte přílohy – raději posílejte odkazy. Toto pravidlo platí zejména pro žádosti o schůzky, kde mohou přílohy významným způsobem přispět k překročení kvót stanovených pro servery.

  • Nerozšiřujte distribuční seznamy. Při rozšiřování distribučních seznamů se zprávy hůř čtou a v důsledku toho mohou být doručeny do nesprávných poštovních složek u osob, které používají pravidla.

  • Vyhněte se sarkastickým poznámkám. Váš pokus o humor nemusí být pochopen.

  • Nepište nic, co by nemohl číst kdokoli z vaší společnosti. Nikdy nevíte, kde může vaše zpráva skončit.

  • Nepoužívejte kurzívu nebo zábavná písma, která se těžko čtou.

  • Nepoužívejte červené barvy písma, protože se špatně čtou a mohou být interpretovány jako velmi důležité sdělení.

  • Nikdy nepoužívejte možnost Odpovědět všem při žádosti o odstranění ze skupiny kontaktů.

Doporučení pro skupiny kontaktů (dříve označované jako distribuční seznamy)

Pokud odpovídáte rozsáhlé skupině kontaktů, dodržujte všechny pokyny, jak máte a nemáte postupovat.

V případě, že budete potřebovat další informace nebo že budete problém řešit samostatně, odpovězte celé skupině kontaktů a dejte tak všem vědět, že to budete vy, kdo odpoví. Potom odpovězte příslušnému jednotlivci samostatně. Po vyřešení problému nezapomeňte informovat skupinu kontaktů o výsledku. Takto se budou moci na příslušné řešení odkázat i další osoby ve skupině kontaktů.

Přesměrování dalším osobám

Když někdo pošle zprávu skupině kontaktů, jejímž jste členem, a bylo by lepší, kdyby na tuto zprávu odpověděl někdo jiný nebo jiná skupina kontaktů, postupujte takto:

  • Odpovězte a na řádku Komu uveďte správnou skupinu kontaktů nebo osobu.

  • Nechejte posílat odpovědi správné skupině kontaktů nebo osobě.

  • Původní skupinu kontaktů neuvádějte na řádku Skrytá kopie, protože by zprávu nebylo možné filtrovat podle pravidel nastavených ostatními uživateli. Tuto skupinu kontaktů raději ponechejte na řádku Komu nebo Kopie.

  • Pokud přecházíte na novou roli a zjistíte, že přesměrováváte poštu dalším uživatelům pravidelně, nastavte si rychlý krok.

Odstranění ze skupiny kontaktů

Když obdržíte e-mail od skupiny kontaktů, ve které nechcete být, pošlete zprávu správci sítě nebo vlastníkovi skupiny kontaktů a požádejte o odebrání. Neodpovídejte celé skupině kontaktů. Vlastníka skupiny kontaktů zjistíte tak, že poklikáte na název skupiny kontaktů na řádku Komu.

Použití vloženého komentáře

Přidání vloženého komentáře do zprávy, kterou obdržíte, představuje pohodlný způsob, jak odpovědět na otázky a rychle reagovat na problémy. Osvědčil se následující postup:

  1. Ve zprávě uveďte, že jste přidali vložený komentář. Například přidejte poznámku Viz další komentář níže.

  2. Odlište svůj text od původní zprávy. Například:

    • Změňte barvu písma.

    • Před komentář přidejte svoje jméno nebo iniciály do závorek, například [Jiří Burian].

      Obrázek

    • Změňte písmo na kurzívu nebo tučné písmo nebo obojí.

  3. Neodstraňujte nic, co jste nenapsali.

V případě, že chcete okomentovat jen malou část delší zprávy, zkopírujte příslušnou část do odpovědi, použijte jinou barvu a citovanou část oddělte uvozovkami. Potom napište svou odpověď.

Kdy používat skrytou kopii

Když přidáte jméno příjemce do pole Skrytá kopie ve zprávě, bude odeslána kopie této zprávy příslušnému příjemci, ale jméno příjemce se ostatním příjemcům zprávy nezobrazí.

Funkci skryté kopie používejte, když chcete odebrat osoby, které jsou v e-mailové konverzaci navíc, když si myslíte, že již nepotřebují další e-mail nebo když se změní téma konverzace.

Pokud jste například jednou z pěti osob, které obdrží otázku a vy na ni chcete odpovědět, přesuňte ostatní čtyři osoby na řádek Skrytá kopie a napište poznámku, např. „Jana, Pavla, Petra a Evu dávám do skryté kopie. Tady je odpověď…“ Další zprávy tak budou doručovány jen vám a původnímu odesílateli.

Skrytou kopii nepoužívejte k tomu, abyste někoho dalšího (například svého vedoucího) informovali o citlivé záležitosti. Příjemce Skryté kopie si nemusí uvědomit, že obdržel skrytou kopii a může odpovědět všem, čímž odkryje, že obdržel skrytou kopii zprávy. Může to být považováno za neférové jednání.

Pokud chcete další osobu informovat o nějaké záležitosti, raději zprávu po odeslání předejte.

Začátek stránky

Kalendář a schůzky

Kdy je vhodné svolat schůzku?

Schůzku svolejte v následujících případech:

  • Nová skupina lidí spolu poprvé pracuje.

  • Několik lidí si mezi sebou poslalo více než 10 relativně dlouhých zpráv.

  • Je potřeba diskutovat, debatovat nebo spolupracovat.

  • Schůzku svolejte, pokud se jedná o nejúčinnější způsob, jak se posunout dál. Dříve než schůzku svoláte, jasně stanovte její cíl.

Koho pozvat

Pozvěte pouze zainteresované osoby. S každou osobou navíc pozvanou na schůzku se zvýší její složitost a zhorší možnosti řízení. Na druhou stranu, pokud je potřeba učinit rozhodnutí, je nutné, aby byli přítomni všichni klíčoví účastníci, protože jinak by schůzka byla plýtváním času a prostředky.

Výběr času konání schůzky

Dobu, kdy se mohou všichni sejít, vyberte na základě informací o volném čase účastníků v kalendáři. K zobrazení dostupnosti všech účastníků použijte Pomocníka pro plánování.

V mřížce informací o volném čase budou zobrazeny dostupné časy schůzek. Svislá zelená linka znázorňuje začátek schůzky. Svislá červená linka znázorňuje konec schůzky.

Mřížka informací o volném čase v aplikaci Outlook

Pokud chcete při vytváření žádosti o schůzku zobrazit Pomocníka pro plánování, postupujte podle následujících pokynů:

  • Na kartě Schůzka ve skupině Zobrazit klikněte na tlačítko Pomocník pro plánování.

Podokno Vyhledání místnosti obsahuje navrhované termíny nejvhodnější doby pro uskutečnění schůzky (kdy je k dispozici většina účastníků). Chcete-li některý z navržených časů vybrat, klikněte na něj v podokně Vyhledání místnosti v části Navrhované časy nebo vyberte čas v mřížce informací o volném čase.

Podokno s navrhovanými časy pro žádost o schůzku

Poznámka: Pokud se na kartě Schůzka ve skupině Možnosti nezobrazí podokno Vyhledání místnosti, klikněte na možnost Vyhledání místnosti.

Příkaz Vyhledání místnosti na pásu karet

Jestliže zjistíte, že pravidelně vytváříte schůzky se stejnou skupinou osob, vytvořte v navigačním podokně skupinu, abyste mohli snadněji u příslušných osob získat informace o jejich volném čase. Tyto skupiny mohou zahrnovat také místnosti, což může usnadnit vyhledání místa, které je pro schůzku k dispozici.

Postup vytvoření skupiny kalendářů:

  • Ve složce Kalendář klikněte na kartě Domů ve skupině Spravovat kalendáře na tlačítko Skupiny kalendářů a potom na položku Vytvořit novou skupinu kalendářů.

Kdy se setkat osobně a kdy na dálku

Osobně se setkejte v následujících případech:

  • Skupina bude společně pracovat poprvé.

  • Budou předvedeny nebo rozdány neelektronické materiály.

  • Jedná se o pracovní debatu.

  • Jedná se o schůzku vyžadující značnou spolupráci.

  • Všichni účastníci nemají telefon, Logo systému Office 2010 aplikaci Office Live Meeting, nebo správný software a vybavení pro elektronické schůzky.

V ostatních případech zvažte možnost schůzky pomocí aplikace Live Meeting nebo schůzky po telefonu.

Tip: Pokud budete na schůzku cestovat, naplánujte si v kalendáři dobu na cestu před schůzkou a po ní.

Práce se souvisejícími dokumenty

Když se připravujete na schůzku, je často nutné sdílet před schůzkou nebo během ní dokumenty.

Logo systému Office 2010 Pokud jsou všichni účastníci připojeni k podnikové síti, umístěte tyto dokumenty na web SharePoint nebo do sdílené síťové složky.

Logo systému Office 2010 Jestliže kterýkoli z účastníků není zaměstnancem vaší společnosti (například dodavatel, který nemá přístup k vašemu intranetu), zvažte možnost použití aplikace SharePoint Workspace.

V žádostech o schůzku neposílejte přílohy.

Příprava programu: Úkoly mají pomáhat

  • Centrálním umístěním položek programu je kategorie @Schůzka   .

Vytvořte jeden úkol, označte ho kategorií @Schůzka a nastavte Počáteční datum nebo Termín splnění s datem vaší schůzky. S tím, jak se bude blížit datum schůzky a budou přibývat témata k diskuzi, přidávejte k úkolu poznámky, odrážky a nápady, jak vás napadnou. Tento úkol bude programem vaší schůzky.

Po schůzce označte úkol jako dokončený a vytvořte nové úkoly k dalším akcím.

  • Chcete prodiskutovat sadu zpráv nebo jen jednu zprávu:   

Pokud máte zprávu, kterou chcete probrat na schůzce, označte ji příznakem pro den schůzky a pomocí kategorie @Schůzka.

Jestliže chcete na schůzce prodiskutovat více než tři zprávy, neoznačujte každou z nich příznakem, protože by to vedlo k přeplnění vašeho seznamu úkolů. Namísto toho vytvořte nový úkol s názvem schůzky. Klikněte pravým tlačítkem myši a přetáhněte zprávy na úkol (průběžně kopírujte). Úkol označte kategorií @Schůzka.

  • Když pro své myšlenky potřebujete víc místa:   

Logo systému Office 2010 Pokud spolupracujete s dalšími lidmi nebo jen potřebujete víc místa na své myšlenky, zvažte použití poznámkového bloku aplikace OneNote, který se dá sdílet prostřednictvím webu SharePointu nebo místního serveru. V aplikaci OneNote 2010 jsou k dispozici lepší možnosti práce při zapisování poznámek než u úkolů v aplikaci Outlook 2010.

Během schůzky: spolupráce

Nástroj, který používáte pro spolupráci v průběhu schůzky, závisí na umístění a přístupu účastníků.

Pokud spolupracujete na dokumentu a všichni účastníci jsou ve stejné místnosti, použijte funkce aplikace Word Sledování změn a Komentář.

Logo systému Office 2010 Pokud předvádíte prezentaci a někteří uživatelé se jí účastní vzdáleně, použijte online schůzku a funkce chatu aplikace Microsoft Lync. U méně formálních schůzek spojte všechny uživatele pomocí konverzace ve skupině v aplikaci Microsoft Lync a sdílejte svůj počítač nebo druhý monitor:

Okno aplikace Microsoft Lync s možnostmi sdílení obrazovky

Logo systému Office 2010 Jestliže chcete spolupracovat spíše jednorázově, můžete použít aplikaci OneNote k společnému zápisu poznámek do jednoho poznámkového bloku. Pokud tento poznámkový blok není sdílený, pošlete po schůzce poznámky ve zprávě.

Logo systému Office 2010 Pokud si děláte poznámky nebo provádíte zápis ke schůzce, můžete použít aplikaci OneNote také ke vkládání podrobností o schůzkách z aplikace Outlook do svých poznámek. Po schůzce můžete poslat poznámky účastníkům jako zprávu.

Jak ukončit opakovanou schůzku

Když doběhne série schůzek, je lepší namísto zrušení schůzky, při kterém by byly odstraněny všechny historické instance schůzky, změnit vzorec opakování na ukončení při posledním konání schůzky. Uděláte to tak, že kliknete na tlačítko Opakování a změníte koncové datum.

Kdy a jak sdílet kalendář

Možná nebude vhodné, abyste sdíleli svůj kalendář, protože by sice každý ve vaší organizaci mohl vidět, kdy máte volno a kdy ne, ale nemusí být žádoucí, aby každý znal obsah nebo předmět schůzek. Svůj kalendář však můžete snadno sdílet s členy týmu, pokud chcete, aby měli možnost zobrazit všechny vaše schůzky.

Může být vhodné, aby někdo jiný spravoval za vás váš kalendář, například asistentka, která za vás může přijímat nebo odmítat žádosti o schůzky. V takovém případě můžete svůj kalendář delegovat. Pokud delegujete kalendář, vyberte jenom jednu osobu: Nenastavujte u svého kalendáře jako delegáty všechny uživatele. Když budete mít více než jednoho delegáta, může v kalendáři dojít k chybám.

Logo systému Office 2010 Namísto sdílení svého kalendáře vytvořte kalendář SharePoint pro činnosti skupiny, do kterého budou mít všichni přístup. Kalendář na webu SharePoint můžete například vytvořit proto, aby bylo možné sledovat plány dovolených ve skupině.

Svůj kalendář pošlete ve zprávě, vytváříte-li schůzky s osobami, které si nemohou zobrazit vaše informace o volném čase, což jsou například osoby, které nejsou zaměstnané ve vaší společnosti.

Poznámka: To, zda je váš kalendář sdílený, závisí na verzi systému Microsoft Exchange Server používané ve vašem systému a na tom, jak správce server nakonfiguroval.

Začátek stránky

Kontakty

Kdy používat kontakty z aplikace Outlook 2010 v podnikovém prostředí

I když pracujete pro společnost s globálním adresářem, nastanou situace, kdy si budete chtít ponechat kontakt v aplikaci Outlook 2010. Kontakty vytvářejte pro následující uživatele:

  • Osoby mimo vaši organizaci

  • Osoby, u kterých si chcete něco připomenout nebo u kterých chcete přidat ke kontaktu informace, například datum narození

  • Osoby, které chcete synchronizovat s mobilním telefonem, zejména pokud váš telefon není připojen k podnikovému adresáři nebo pro případy, kdy nemáte k dispozici připojení

Kdy vytvořit skupinu kontaktů v aplikaci Outlook 2010

Skupiny kontaktů (dříve označované jako osobní distribuční seznamy) vytvářejte v aplikaci Outlook 2010, když chcete usnadnit odesílání zpráv skupině uživatelů mimo společnost. Pro všechny skupiny uvnitř společnosti vytvořte veřejnou skupinu kontaktů (informace, jak postupovat, vám poskytne správce systému).

Začátek stránky

Časté otázky

Co jsou rychlé kroky?

Nově je v aplikaci Outlook 2010 k dispozici možnost provádět více akcí jedním kliknutím, a to pomocí nástroje Rychlé kroky. Jedná se o užitečný nástroj, který vám má pomoci udržet v nezahlceném stavu složku Doručená pošta a obecně efektivněji používat aplikaci Outlook. Vždy, když zjistíte, že v aplikaci provádíte opakovaně stejný postup, zkuste si vytvořit rychlý krok.

Poznámka: Nástroj Rychlé kroky se používá jen u zpráv (například položek ve vaší složce Doručená pošta).

Proč má být podokno čtení zobrazeno napravo a nikoli dole (nebo vypnuto)?

Čtení delšího sloupce úzkého textu je snadnější než čtení kratší a širší části textu. Je to proto, že se oči pohybují snadněji dolů než na velkou vzdálenost zleva doprava, kdy může neustálý pohyb hlavou a krkem způsobit únavu. Lepší je mít podokno čtení zapnuté, abyste nemuseli otvírat každou zprávu, jejíž obsah si chcete přečíst.

Co mám dělat se složkami, které již nepotřebuji?

Seznam složek v navigačním podokně by měl být vyhrazen pro složky, které často používáte. Pokud obsahuje složky, které neznáte, přesuňte veškerou poštu do složky pro referenci a stávající složky smažte.

Jak nastavím, aby se všechny zprávy posílané jen mně zobrazily modrou barvou?

  1. Na kartě Zobrazení klikněte ve skupině Aktuální zobrazení na tlačítko Nastavení zobrazení.

Příkaz Nastavení zobrazení na pásu karet

  1. V dialogovém okně Upřesnit nastavení zobrazení klikněte na tlačítko Podmíněné formátování.

Dialogové okno Upřesnit nastavení zobrazení

  1. V dialogovém okně Podmíněné formátování klikněte na tlačítko Přidat.

  2. Do pole Název zadejte a potom klikněte na možnost Písmo.

  3. V dialogovém okně Písmo klikněte v části Barva na položku Modrá a klikněte na tlačítko OK.

  4. V dialogovém okně Podmíněné formátování klikněte na položku Podmínka.

  5. V dialogovém okně Filtr zaškrtněte políčko Kde jsem vedle položky Jediná osoba na řádku Komu a u všech otevřených dialogových oken klikněte na tlačítko OK.

Kdy mám použít zobrazení konverzace?

Zobrazení konverzace je užitečné v následujících případech:

  • Když kontrolujete zprávy méně často, a musíte tedy zobrazovat současně více zpráv.

  • Máte velké množství vláken konverzace, ve kterých je značné množství předávaných informací v rámci diskuzí.

  • Potřebujete vidět kontext, kdo komu odpovídal.

  • Dostáváte velké množství zpráv.

Když zobrazíte zprávy v zobrazení konverzace, budete snadno vidět konverzace s největší frekvencí předávání informací. V takových případech je vhodné přečíst jen poslední zprávu v konverzaci a reagovat na ni. Také můžete vybrat celou konverzaci a provést s ní nějakou akci. Například může obsahovat dlouhou řadu zpráv, kde v poslední se jednoduše říká: „Děkuji, to mi jako odpověď na mou otázku stačí.“, takže zbytek konverzace můžete smazat.

Když se nacházíte v okně konverzace, můžete také vidět zprávy z ostatních složek, což je velice užitečné, když obdržíte novou zprávu k dlouhé konverzaci – můžete vidět celou historii, včetně svých odpovědí.

Mám mít osobní a pracovní zprávy pohromadě?

To, že snížíte počet míst, kde si čtete zprávy, neznamená, že byste měli kombinovat pracovní a osobní zprávy. Osvědčilo se používat pro pracovní a osobní komunikaci samostatné e-mailové účty. Měli byste však snížit počet e-mailových adres, se kterými musíte pracovat. Naštěstí je možné v aplikaci Outlook 2010 zobrazit víc účtů současně. Pracovní zprávy (Exchange Server) můžete zobrazit v jednom datovém souboru a účet služby Outlook.com (s nástrojem Outlook Connector) a služby Google Gmail v jiném datovém souboru, a to vše během práce ve stejném profilu v aplikaci Outlook 2010.

Jak mi pomohou stavy přečteno a nepřečteno?

Stavy přečteno a nepřečteno v aplikaci Outlook 2010 jsou užitečné díky tomu, že vám rychle ukážou, které zprávy byly alespoň jednou přečteny a které zprávy přečteny nebyly. Stavy přečteno a nepřečteno však můžete snadno nastavit při pouhém proklikávání se mezi zprávami, takže se nejedná o dokonalou evidenci – pouze o nástroj.

Pokud chcete rychle označit zprávu jako přečtenou, stiskněte klávesovou zkratku CTRL+Q. Jestliže ji chcete označit jako nepřečtenou, stiskněte zkratku CTRL+U.

Proč stav přečteno/nepřečteno nestačí?

Někteří lidé se pokoušejí používat stav přečteno a nepřečteno k označení toho, zda se jedná o novou zprávu nebo o položku pro referenci. Stav nepřečteno však není spolehlivý, protože když zpráva ztratí fokus (když kliknete na jinou zprávu), bude automaticky označena jako přečtená. I jiná zařízení (například telefony) příliš často označují zprávy jako přečtené. Nevyhnutelně pak musíte zprávy číst znovu a přemýšlet nad tím, co máte udělat. Použití stavu nepřečteno/přečteno pro rozlišení mezi položkami ve složce Doručená pošta, které jsou úkoly, a těmi položkami, které jste dosud nezpracovali, má tendenci přestat fungovat, když budete dostávat mnoho zpráv, z nichž některé nebudete nikdy číst, protože už když se podíváte, jaký mají předmět, zjistíte, že je číst nemusíte. Mnohem efektivnější bude práce ve složce Doručená pošta, když si zprávy projdete a rozhodnete se, co s jednotlivými zprávami uděláte. Potom by měly vaši složku Doručená pošta opustit – nikoli v ní zůstat nepřečtené.

Proč je vhodné zprávy zařazovat?

Ukázalo se, že je dobré mít zprávy uložené v hlavním úložišti, abyste je mohli poté, co je zpracujete, použít později pro referenci. Když budete mít omezený počet složek, které je potřeba prohlížet (1-Reference a 2-Osobní), není třeba mít obavy, že zprávu zařadíte do nesprávné složky, ani není nutné zprávu kopírovat do více složek, pokud se zpráva týká více než jednoho tématu či projektu.

Nechceme tím říci, že není třeba procházet všechny zprávy, které se týkají určitého tématu nebo projektu. V aplikaci Outlook 2010 jsou pro účinné hledání k dispozici lepší nástroje – například kategorie a složky výsledků hledání.

Proč mám mít jen jednu referenční složku?

Díky tomu, že máte jednu referenční složku, nemusíte přemýšlet nad tím, ve které složce jsou uloženy které zprávy, a budete vědět, že na všechno, co se nachází v této složce, jste se již podívali a že jste si tyto položky chtěli uchovat.

Když budete mít více složek, bude nutné, abyste se vždy, když budete chtít zařadit zprávu, rozhodli, kterou složku použít. To se nadále komplikuje, když pro zprávu existuje více vhodných složek. Vzhledem k tomu, že při více možnostech výběru řadu složek nevyužijete, budou složky nepřehledné.

I když se může zdát výhodné ponechat si všechny zprávy ve složce Doručená pošta, budete muset vždy, když se podíváte na nějakou zprávu, přemýšlet nad tím, jestli je to něco, čím se máte zabývat, nebo jen zpráva pro referenci. Když budete mít ve složce Doručená pošta jen několik nových zpráv, budete moci být v klidu. Složka Doručená pošta je místo, se kterým mohou manipulovat další lidé. To, co umístíte do složky pro referenci, záleží jen na vás.

Proč potřebuji různé složky pro skupiny kontaktů?

  • Ikona archivu Odlišné termíny archivace:    Pro různé skupiny kontaktů byste měli mít různé složky podle tématu a četnosti automatické archivace. Pokud jste například členem skupiny kontaktů pro vyhledávání volných míst ve sdílených vozech, měly by být zprávy ve složce Vyhledávání volných míst odstraňovány každý den. Skupina kontaktů, která se vztahuje k pracovním tématům, by měla být archivována míň často, například ročně.

  • Účinné seskupování konverzace:    Když máte samostatné složky pro tematické skupiny kontaktů, můžete vidět pohromadě ve skupině celé konverzace. V případě potřeby lze ve složce účinně vyhledávat.

Proč potřebuji samostatné složky pro skupiny kontaktů a informační kanály RSS?

Zprávy odesílané do velkých distribučních seznamů a informačních kanálů RSS mohou snadno zahltit vaši složku Doručená pošta – může se jednat o užitečný nebo zajímavý článek, ale čtení celého textu by zabralo hodně času. Využijte pravidel, která vám pomohou číst, co je pro vás nejdůležitější a co se vás týká.

Které skupiny kontaktů by měly být přesměrovány do jiné složky než Doručená pošta?

Správnými kandidáty pro pravidla distribučních seznamů a složek jsou distribuční seznamy s následujícími vlastnostmi:

  • Je do nich doručováno mnoho zpráv.

  • Jsou směrovány mnoha lidem.

Zprávy podnikové úrovně s důležitými informacemi (například od generálního ředitele) a zprávy z oddělení IT o výpadku serveru by neměly být doručeny do složky. Zprávy pro skupinu kontaktů, které jen příležitostně obsahují užitečný nebo zajímavý obsah, bez ohledu na četnost, by měly mít pravidlo a složku.

Jak nastavím pravidla pro informační kanál RSS?

Pokud se přihlásíte k odběru několika informačních kanálů RSS, pracujte s nimi jako s dalším distribučním seznamem. Přesuňte zajímavé položky z informačního kanálu RSS (podle klíčových slov) do složky Doručená pošta a ostatní nechejte automaticky zařazovat do složek informačních kanálů RSS.

Co když používám zásady uchovávání informací nebo online archiv na serveru Exchange Server?

Namísto automatické archivace používejte řešení, které stanovila vaše organizace, a jako vždy, dodržujte podnikové zásady. Pokud tyto zásady stanoví, že máte používat více složek pro jednotlivé typy položek, postupujte v souladu s nimi.

Jak nastavím pravidlo automatických odpovědí?

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko Nové pravidlo.

  4. V části Průvodce pravidly u položky Vytvořit zcela nové pravidlo vyberte možnost Použít pravidlo na přijaté zprávy a klikněte na položku Další.

  5. V části Krok 1 zaškrtněte políčko Používá formulář: Název formuláře. (Pro zobrazení této možnosti se pravděpodobně budete muset posunout pomocí posuvníku dolů.)

  6. V části Krok 2 klikněte na možnost Název formuláře a vyberte položky Přijetí schůzky a Nezávazná odpověď na žádost o schůzku. Po přidání těchto dvou formulářů klikněte na tlačítko Zavřít a Další v hlavním okně Průvodce pravidly. V seznamu v horní části dialogového okna je třeba vybrat položku Formuláře aplikací, protože v opačném případě byste nemuseli možnosti Přijetí schůzky a Nezávazná odpověď na žádost o schůzku vidět.

Dialogové okno Zvolit formulář

  1. Vyberte následující výjimku: Kromě případu, kdy pole obsahu obsahuje: určitá slova.

  2. V části Krok 2 klikněte na položku Určitá slova, zadejte mezeru, klikněte na tlačítko Přidat a na tlačítko OK.

  3. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Jak nastavím pravidlo Odesláno uživateli: Já?

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko Nové pravidlo.

  4. V části Průvodce pravidly u položky Vytvořit zcela nové pravidlo vyberte možnost Použít pravidlo na přijaté zprávy a klikněte na tlačítko Další.

  5. Zaškrtněte políčko Kde je mé jméno v poli Komu nebo Kopie a klikněte na tlačítko Další.

  6. Vyberte podmínku Zastavit zpracovávání více pravidel (tuto možnost pravděpodobně bude nutné zobrazit posunutím zobrazení pomocí posuvníku dolů) a klikněte na tlačítko Dokončit.

Jak mám nastavit pravidlo pro odesílání pozvánek na schůzky do složky Doručená pošta?

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko Nové pravidlo.

  4. V části Průvodce pravidly u položky Vytvořit zcela nové pravidlo vyberte možnost Použít pravidlo na přijaté zprávy a klikněte na tlačítko Další.

  5. Vyberte podmínku V případech, kdy se jedná o pozvánku na schůzku nebo aktualizaci (tuto možnost pravděpodobně bude nutné zobrazit posunutím zobrazení pomocí posuvníku dolů) a klikněte na tlačítko Další.

  6. Vyberte akci Zastavit zpracovávání více pravidel (tuto možnost pravděpodobně bude nutné zobrazit posunutím zobrazení pomocí posuvníku dolů) a klikněte na tlačítko Dokončit.

Jak nastavím pravidlo pro pozdržení odeslaných položek?

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko Nové pravidlo.

  4. V části Průvodce pravidly u položky Vytvořit zcela nové pravidlo vyberte možnost Použít pravidlo na odeslané zprávy a klikněte na položku Další.

  5. Znovu klikněte na položku Další. Toto pravidlo tak bude použito u všech zpráv, které odešlete.

  6. Zvolte možnost Pozdržet doručení o počet minut.

  7. V části Krok 2 klikněte na možnost Počet a potom na tlačítko OK v dialogovém okně Pozdržené doručení. (V poli min. se zobrazí výchozí hodnota 1.)

  8. Klikněte na tlačítko Další.

  9. Vyberte následující výjimku: Kromě případu, kdy je označena jako: Důležitost.

  10. V části Krok 2 klikněte na Důležitost a vyberte Velká důležitost.

  11. Klikněte na tlačítko Další a pravidlo pojmenujte jako Odeslaná pošta.

  12. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Poznámka: Toto pravidlo platí jen pro klientské aplikace, což znamená, že nebude fungovat, pokud není spuštěna aplikace Outlook 2010.

Jak nastavím pravidlo distribučních seznamů?

Pro každý distribuční seznam nebo skupinu kontaktů, jejichž jste členem a u kterých nemusíte číst všechny zprávy, vytvořte pravidlo.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na kartě Pravidla e-mailu na tlačítko Nové pravidlo.

  4. V části Průvodce pravidly u položky Třídit zprávy vyberte možnost Přesunout zprávy od uživatele do složky a klikněte na tlačítko Další.

  5. Zaškrtněte políčko Od osob nebo z veřejné skupiny.

  6. V části Krok 2 klikněte na osoby nebo veřejnou skupinu, přidejte skupinu kontaktů a klikněte na tlačítko Další.

  7. Zaškrtněte políčka Přesunout do složky: Zadané uživatelem a Zastavit zpracovávání více pravidel. (Tuto možnost pravděpodobně bude nutné zobrazit posunutím zobrazení pomocí posuvníku dolů.)

  8. V části Krok 2 klikněte na položku Zadané uživatelem, vyberte příslušnou složku distribučního seznamu a klikněte na tlačítko Další.

  9. Vyberte následující výjimky: Kromě případu, kdy je mé jméno v poli Komu nebo Kopie a Kromě případu, kdy pole obsahu obsahuje: určitá slova.

  10. V části Krok 2 klikněte na možnost Určitá slova a zadejte všechna klíčová slova, díky kterým byste si zprávu přečetli. Pokud jste například uvedeni v distribučním seznamu pro obecné problémy, ale existují problémy, kterými se zabýváte jen vy, zadejte klíčová slova pro tyto problémy. Klikněte na tlačítko Přidat a potom na tlačítko OK.

  11. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Tip: Pokud vás nenapadá žádný důvod, proč byste měli chtít dostávat e-mailové zprávy odesílané této kontaktní skupině do své složky Doručená pošta, zvažte možnost požádat o odebrání z této skupiny kontaktů.

Poznámka: Opakujte kroky 2 až 10 pro každou sadu distribučních seznamů (jedno pravidlo na složku).

Proč je vhodné používat pravidla?

Postupem času budete pravděpodobně dostávat čím dál větší počet zpráv. Není možné si přečíst každou zprávu, kterou dostanete – ani byste se o to neměli pokoušet. Raději čtěte jen zprávy, jejichž přečtení je pro vás důležité.

Tip: Jenom proto, že vám (nebo do distribučního seznamu, jehož odběr máte přihlášen) byla odeslána zpráva, není potřeba příslušnou zprávu číst, ani na ni odpovídat.

Jaká data nastaví příznaky?

Rychlý krok

Akce

Kdy použít

Dnes

Dnes

Dnes

Zítra

Zítra

Zítra

Tento týden

Ode dneška za dva dny nebo poslední den v týdnu, podle toho, která z možností nastane dřív. (Ve výchozím nastavení, je to pro pondělí Středa, pro středu Čtvrtek.)

Poslední den pracovního týdne

Příští týden

První den dalšího pracovního týdne

Poslední den dalšího pracovního týdne

Co mám dělat s úkoly a příznaky označenou poštou na panelu úkolů z předchozích let?

Pokud úkoly ani příznaky aktivně nepoužíváte k žádnému účelu, vyberte všechny položky, klikněte na ně pravým tlačítkem myši a zvolte možnost Odstranit. Tato akce odstraní staré úkoly a odebere příznak ze zpráv s příznakem a kontaktů, aniž by byly odstraněny příslušné položky.

Co mám dělat s nepoužitými kategoriemi?

Všechny kategorie, které neplánujete použít, odstraňte. Stejná sada kategorií se vztahuje na všechny položky, pokud tedy používáte kategorie u kontaktů, je třeba si je ponechat.

Co je nejlepší způsob změny barev?

Při vytváření barevných kategorií pečlivě vybírejte barvy. Nevybírejte například stejnou barvu pro kategorii @Telefon i @E-mail, ale vyberte podobné kategorie (například odstíny zelené) pro všechny kategorie 1:1. Postupem doby budete umět se podívat na seznam úkolů a jen na základě barvy určit, zda je možné daný úkol momentálně provést. Pokud je například kategorie @Domů fialová a vy jste v práci, nemůžete provádět žádné fialové úkoly.

Proč si mám plánovat čas?

Tím že si budete plánovat čas pomocí kalendáře, bude probíhat aktualizace informací o vašem volném čase a jiní uživatelé vám s menší pravděpodobností naplánují jiný úkol. Obsazené termíny v kalendáři mohou představovat jediný způsob, jak získat čas na provedení určité práce.

Také vám to pomůže dát si závazek, že práci uděláte – pokud to uvedete v kalendáři, měli byste se cítit zavázáni, že ve stanovenou dobu příslušnou práci odvedete. Když vám na dobu vyhrazenou pro práci někdo naplánuje jiný úkol, nezapomeňte si příslušný čas přeplánovat. Nesnažte se sami sebe ošidit.

Jak mám zpracovat těch 10 000 zpráv, které mám ve složce Doručená pošta?

Jestliže máte ve složce Doručená pošta víc než 20 položek, zpracujte zprávy, které jste dostali minulý týden a vyberte zbývající zprávy a přesuňte je do složky 1-Reference. Ano, můžete to udělat a bude to skvělý pocit.

Proč dostávám tolik zpráv?

Pokud máte pocit, že jste zavaleni zprávami, pravděpodobně dostáváte víc zpráv, než jste schopni zpracovat a je možné že bude potřeba nastavit přísnější pravidla. Zkuste analyzovat, odkud zprávy přicházejí, tím, že je seřadíte podle kategorie Od a potom sbalíte všechna záhlaví. Čtete skupiny kontaktů, které nepotřebujete číst? Pokud ano, vytvořte si pravidlo. Když změníte zobrazení, nezapomeňte ho vrátit zpět.

Mám 10 minut: Co si mám ve složce Doručená pošta přečíst nejdříve?

Pokud máte málo času, například mezi schůzkami, můžete si přečíst zprávy označené modrou barvou – tedy zprávy odeslané přímo vám. Tyto zprávy často čekají na váš další krok a jsou nejdůležitější.

Jak často mám číst zprávy?

Pro mnoho z nás je čtení zpráv téměř návyková záležitost. Věnujte 20 minut ráno tomu, že zprávy projdete a pak obraťte svou pozornost k vytvoření denního přehledu seznamu úkolů. Pak se pusťte do práce. Když omezíte dobu, kterou strávíte čtením zpráv na jednou ráno a jednou na konci dne, může se významně zvýšit vaše produktivita. Zkuste tak postupovat týden a uvidíte.

Jak mohu spravovat komplikované úkoly?

Logo systému Office 2010 Některé úkoly vyžadují pro plánování více místa. Pro tyto úkoly použijte aplikaci OneNote. Pokud například plánujete projekt s více kroky, s vnořenými úkoly a podobně, bude vhodnějším nástrojem aplikace OneNote.

Pokud si jen chcete připomenout několik souvisejících úkolů, uveďte je v seznamu v textu hlavní části úkolu. Pokud existují související zprávy, přetáhněte je do jednoho úkolu.

Mám mít osobní a pracovní úkoly pohromadě?

Pokud je to možné, mějte osobní a pracovní úkoly pohromadě na jednom místě. Tím, že budete udržovat jenom jeden seznam, snížíte počet míst, kde musíte zjišťovat, co je potřeba udělat. I když už máte jenom jeden seznam, použijte k oddělení osobních a obchodních úkolů kategorie, abyste seznam mohli účinně spravovat. Vaše osobní úkoly budou uloženy na serveru Exchange Server používaném vaší společností a mohou je vidět pracovníci oddělení IT, do seznamu tedy uvádějte pouze osobní úkoly, které nemohou na nikoho působit nepatřičně.

Proč není správné snažit se zapamatovat si úkoly?

Když se budete snažit si úkoly zapamatovat, nebude to fungovat. Pokud se spolehnete na Outlook 2010, osvobodí vás to a nebudete muset zbytečně zaměstnávat svůj mozek tím, že budete sledovat, jaké máte úkoly. Můžete přestat plýtvat energií mozku, protože si nebudete muset neustále úkoly připomínat (nesmím zapomenout poslat Janovi zprávu o šablonách, poslat Janovi zprávu o šablonách, poslat Janovi zprávu o šablonách...) a budete se moci soustředit se na činnost, kterou provádíte.

Proč mám úkoly uchovávat v aplikaci Outlook 2010?

Příčiny, proč seznam úkolů v aplikaci Outlook 2010 funguje lépe než seznam na papíře:

  • Seznamy na papíře nelze automaticky aktualizovat.

  • V seznamech na papíře nelze snadno měnit uspořádání.

  • S použitím Outlook Web Appu můžete seznam úkolů zobrazit odkudkoli.

  • Logo systému Office 2010 Outlook 2010 lze integrovat s aplikací OneNote 2010, se systémem Microsoft SharePoint Server a s mobilními zařízeními nebo telefony.

  • Seznamy na papíře lze snadno ztratit.

Pokročilé nastavení: Jak vytvořím složku výsledků hledání?

K dispozici je možnost snadného přístupu k sadě zpráv týkajících se určitého tématu pro schůzku. Vytvořte kategorii pro schůzku a potom vytvořte složku výsledků hledání s následujícími kritérii: kategorie <název> a nedokončeno a od určitého časového období. Když obdržíte zprávu k danému tématu, označíte ji příslušnou kategorií. Když se sejdete, označíte zprávy, které jste probrali, jako dokončené.

Začátek stránky

Reference

Z následujících zdrojů lze získat řadu skvělých knih a informací týkajících se správy času:

Knihy a další zdroje

Další online zdroje

Začátek stránky

O autorovi:

Melissa MacBeth je hlavní manažerka pro aplikace ve skupině produktů Office ve společnosti Microsoft. Pracovala na několika funkcích pro správu času v aplikaci Outlook, včetně panelu úkolů, příznaků, označování příznaky při odeslání a denního seznamu úkolů. Žije v Seattlu a baví ji práce na zahradě.

Začátek stránky

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×