Normalizace dat pomocí funkce Analýza tabulky

Při importu dat do Access se někdy zdrojová data správně nerozdělí do souvisejících tabulek. Aby Access co nejvíce užitek , musí být data normalizována – rozdělena do různých tabulek, z nichž každá se týká jedné věci a souvisí s klíčovými informacemi. S tímto základním úkolem vám pomůže funkce Analýza tabulky: na pásu karet klikněte na Databázové nástroje a potom ve skupině Analyzovat na Analýza tabulky. Spustí se průvodce, který vás provede příslušným procesem.

1. Původní tabulka

2. Tabulky vytvořené funkcí Analýza tabulky

3. Dotaz vytvořený funkcí Analýza tabulky

4. Vyhledávací seznam

Pokud Databáze aplikace Microsoft Access obsahuje tabulku s opakujícími se (duplicitními) informacemi, použijte funkci Analýza tabulky k rozdělení dat do souvisejících tabulek, které umožní bezpečnější a efektivnější uložení dat. Tento proces se nazývá normalizace.

Funkce Analýza tabulky rozdělí tabulku s opakujícími se informacemi do samostatných tabulek, ve kterých bude každý typ informací uložen pouze jednou. Databázi tak bude možné efektivněji a snadněji aktualizovat a sníží se její velikost. Poté, co průvodce rozdělí data, můžete si stále zobrazit data vcelku, pokud použijete dotaz, který průvodce vytvoří.

Tento dotaz také můžete použít k aktualizaci dat ve více tabulkách současně. Kromě toho vám tento dotaz poskytne další funkce šetřící čas a zvyšující přesnost dat.

• Pokud změníte opakující se pole v dotazu, všechny záznamy s příslušnou hodnotou se automaticky aktualizují, protože ve skutečnosti aktualizujete pouze jedno pole v připojené tabulce.

• Dotaz z nových tabulek dědí vyhledávací pole, což umožňuje měnit hodnoty pole vybráním hodnot ze seznamu namísto ručního zadávání hodnoty. Vyhledávací seznam vyhledává hodnoty z příslušné tabulky. Pokud se stejná hodnota týká více záznamů, vybráním hodnoty se seznamu je zajištěna její správnost a konzistence.

• Formuláře a sestavy, které byly založené na původní tabulce, teď budou automaticky založené na dotazu, protože průvodce název původní tabulky přiřadí dotazu a tabulku přejmenuje.

• Stávající formuláře a sestavy založené na dotazu dědí funkci automatické aktualizace polí. Nové formuláře a sestavy navíc dědí i vyhledávací seznamy.