Pokud váš tým používá k práci distribuční seznamy, sdílení souborů a spolupohodování poznámek, budete mít Microsoft 365 Groups v Outlook. Microsoft 365 Groups je výkonná a produktivní platforma, která spojuje konverzace a kalendář z Outlook, soubory z SharePoint, úkoly z Planner a sdílený poznámkový blok OneNote do jediného prostoru pro spolupráci pro váš tým.
Když sledujete skupinu, všechny e-mailové zprávy a pozvánky na schůzku se posílají přímo do složky Doručená pošta. Jsou ale taky uložené ve složce skupiny. Nemusíte tedy mít obavy, že něco omylem odstraníte nebo vytvoříte pravidlo pro přesunutí pošty ze složky Doručená pošta do soukromé složky. Po přečtení ji odstraňte ze složky Doručená pošta a věděli, že je kopie bezpečně uložená ve složce skupiny, ve které je možné hledat. ve skutečnosti jsou všechny zprávy od začátku skupiny uložené ve složce skupiny. I když jste na začátku nebyli členem, uvidíte celou historii, jakmile se připojíte.
Tip: Pokud jste s tímto Microsoft 365 Groups ještě nezačli, možná si budete chtít přečíst Začínáme s Microsoft 365 skupin v Outlook první.
Tipy pro co nejlepší Microsoft 365 Groups v Outlook
-
Použití skupin stejně jako distribuční seznamy Do vaší doručené pošty přijdou nové e-mailové zprávy a žádosti o schůzku a všechno, co pošlete skupině, se doručí všem ve skupině, stejně jako s distribučním seznamem. Každá verze Outlook nebo Outlook na webu bude fungovat. Stačí zadat e-mailovou adresu skupiny na řádku TO e-mailové zprávy a začít komunikovat.
Poznámka: Když vytvoříte skupinu,zaškrtněte políčko Odeslat všechny skupinové konverzace, aby všichni členové obdrželi kopie e-mailů skupiny ve složce Doručená pošta.
-
"Favorite" your group for quick access V Outlook jsou skupiny, které vlastníte a/nebo jste členem, uvedené v dolní části navigačního podokna. Kliknutím pravým tlačítkem myši na skupinu a výběrem možnosti Přidat k oblíbeným položkám ji přesuňte do horní části navigačního podokna, abyste k ní snadno přistupovat.
Přidání do oblíbených taky umožňuje přístup k obsahu, když jste offline.
-
Není potřeba přesouvat zprávy do soukromé složky. Když sledujete skupinu, všechny e-mailové zprávy a pozvánky na schůzku se posílají přímo do složky Doručená pošta. Jsou ale taky uložené ve složce skupiny. Nemusíte tedy mít obavy, že něco omylem odstraníte nebo vytvoříte pravidlo pro přesunutí pošty ze složky Doručená pošta do soukromé složky. Po přečtení ji odstraňte ze složky Doručená pošta a věděli, že je kopie bezpečně uložená ve složce skupiny, ve které je možné hledat. ve skutečnosti jsou všechny zprávy od začátku skupiny uložené ve složce skupiny. Takže i když jste na začátku nebyli členem, uvidíte celou historii, jakmile se připojíte.
Pokud nechcete, aby vám pošta přišla do složky Doručená pošta, stačí přestat z této skupiny (ale zůstat ve spojení). Pošta se bude dál doručovat do složky skupiny, ale ne do složky Doručená pošta.
-
Snadné plánování skupinových schůzek Kdykoli vyberete jednu ze skupin v navigačním podokně, zobrazí se v horní části obrazovky pás karet speciálních skupin. Otevřením kalendáře zobrazíte všechny schůzky skupiny, které jsou naplánované na tento měsíc. Otevření kalendáře skupiny v:
-
Outlook vyberte Domů >Kalendář.
Pokud chcete naplánovat novou schůzku odsud, podívejte se na: Naplánování schůzky v kalendáři skupiny.
-
Outlook na webu vyberte Kalendář.
Pokud chcete naplánovat novou schůzku odsud, podívejte se na: Naplánování schůzky v kalendáři skupiny.
-
-
Snadné sdílení souborů se všemi ve skupině Ke svým e-mailovým zprávám můžete snadno nahrát sdílené soubory nebo připojit soubory z knihovny. Vzhledem k tomu, že správná oprávnění jsou už nastavená a použitá pro všechny členy skupiny, nemusíte oprávnění ke sdíleným souborům spravovat. Otevření místa pro soubory skupiny na pásu karet skupin v:
-
Outlook, vyberte Domů > Soubory. Viz článek Sdílení souborů skupiny.
-
Outlook na webu vyberte Soubory. Viz článek Sdílení souborů skupiny.
-
-
Rychlý přístup k poznámkovém bloku týmu Slouží k zaznamenávání poznámek pro týmové diskuse, schůzky, plány a aktivity. Otevření poznámkového bloku skupiny na pásu karet skupin:
-
Outlook vyberte Domů > Poznámkový blok.
-
Outlook na webu vyberte Poznámkový blok.
-
-
Zjistěte, co hledáte. Hledáte všechny schůzky v určitém tématu? Chcete najít poznámky z hnědé tašky z minulého týdne? Skupinové konverzace, kalendář, soubory a poznámkový blok se hledaly a oprávnění se automaticky nastavují tak, aby všichni členové skupiny mohli hledat, co hledají.
-
Sociální sítě s lajky a @mentions Líbí se vám nápad člena skupiny? Řekněte to. Je to rychlé a snadné (a můžete se rozlět se starým "+1"). Chcete získat něčí pozornost? Použijte @mention e-mailovou zprávu a tato zpráva bude chodit do složky Doručená pošta člena skupiny, aby ji mohli sledovat.
