Nastavení pravidel hromadné korespondence

Předpokládejme, že posíláte stejnou pozvánku na čtvrtletní schůzku. Váš zdroj dat neukládá data schůzky a v pozvánce se datum schůzky zobrazuje víckrát.

Když v dokumentu umístíte záložky a zahrnete pole ASK, můžete pro každou schůzku použít stejné sloučení. Jediné, co budete muset zadat, je datum schůzky a Vy ho zadáte jenom jednou.

1. V dokumentu hromadné korespondence stiskněte kombinaci kláves CTRL + F9 a pak zadejte název, kterým vytvoříte záložku. Tento postup opakujte s použitím stejného názvu na všech místech, kde se má v dokumentu zobrazit odpověď na pole ASK.

2. Umístěte kurzor do dokumentu před první záložku, kterou jste právě vytvořili.

3. Na kartě korespondence přejděte na pravidla> ASK.

4. Vyberte záložku, kterou jste právě vytvořili (nebo zadejte její název), a do pole dotazu zadejte výzvu, třeba "datum události?".

5. Vyberte OKa potom znovu na OK .

6. Po skončení procesu vyberte Upravit jednotlivé dokumenty, když kliknete na Dokončit & sloučit. Zobrazí se výzva k zadání odpovědi pro každého příjemce. Tato odpověď bude vložena do dokumentů, které jste vyplývají ze sloučení.

Další informace: kódy polí: pole ASK

Předpokládejme, že posíláte stejnou pozvánku na čtvrtletní schůzku. Váš zdroj dat neukládá data schůzky a v pozvánce se datum schůzky zobrazí jenom jednou.

Umístěním pole pro vyplnění do dokumentu můžete pro každou schůzku použít stejné sloučení. Jediné, co budete muset zadat, je datum schůzky.

1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit text.

2. Na kartě korespondence přejděte na pravidla> vyplnění.

3. Do pole dotazu zadejte výzvu, třeba "datum události?".

4. Vyberte OKa potom znovu na OK .

5. Po skončení procesu vyberte Upravit jednotlivé dokumenty, když kliknete na Dokončit & sloučit. Zobrazí se výzva k zadání odpovědi pro každého příjemce. Tato odpověď bude vložena do pole Fill-in v dokumentech, které vyplývají ze sloučení.

Další informace: kódy polí: pole pro vyplnění

Předpokládejme, že posíláte korespondenci na seznam účastníků konference, kteří jsou na služební cestě v tuzemském i mezinárodním rozložení. Pole Země/oblast ve zdroji dat může být pro domácí účastníky prázdné. Můžete použít IF... Pak... Jinak... pravidlo pro přizpůsobení zprávy všem příjemcům. Příklad: příjemci, jejichž pole Země/oblast je prázdné, se může zobrazit, "po příchodu vás přijdete do brány", že se zobrazí všichni ostatní příjemci, "Vítejte v mém okolí."

1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete podmíněný text vložit.

2. Na kartě korespondence přejděte na pravidla> Pokud... Pak... Jinak.

3. V seznamu název pole vyberte pole ze zdroje dat, které určí podmíněný text.

4. V seznamu porovnání vyberte způsob, jakým se má porovnat hodnota dat.

5. Do pole Porovnat s zadejte srovnávací hodnotu (Pokud jste zvolili možnost je prázdná nebo není prázdné jako porovnání).

6. Do pole Vložit tento text zadejte text, který se má v dokumentu v případě splnění srovnávacích kritérií.

7. Do pole jinak vložit tento text zadejte text, který se má v dokumentu v případě, že nejsou splněná srovnávací kritéria.

8. Vyberte OK.

Další informace: kódy polí: if

Předpokládejme, že chcete, aby korespondence zobrazovala jejich pozici v waitlist. Seřadíte seznam příjemců v chronologickém pořadí podle zápisu a pak použijete pravidlo hromadné korespondence # pravidlo pro zobrazení číslované pozice příjemce v seznamu.

Číslo záznamu vyjadřuje jakékoliv řazení nebo filtrování, které jste použili ve zdroji dat před sloučením.

1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit číslo záznamu.

2. Na kartě korespondence přejděte na pravidla> Sloučit záznam č.

Další informace: kódy polí: pole MERGEREC

Předpokládejme, že chcete, aby korespondence zobrazovala každému příjemci celkový počet uživatelů, kteří si zakoupili událost. Pravidlo hromadné korespondence # udává počet záznamů ve sloučeném dokumentu.

1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit číslo záznamu.

2. Na kartě korespondence přejděte na pravidla> pořadí sloučení #.

Další informace: kódy polí: Pole MERGESEQ

Předpokládejme, že v hromadné korespondenci tisknete seznam kontaktů na jeden list papíru. Pomocí pravidla další záznam můžete Wordu sdělit další záznam, aniž byste začali novou stránku.

1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit data z dalšího záznamu.

2. Na kartě korespondence přejděte na pravidla> Další záznam.

3. Vložení slučovacího pole pro data, která chcete použít
   jako další Seznam názvů společností může vypadat například takto:

   «Company_Name»
   «Další záznam» «Company_Name»
   «Další záznam» «Company_Name»

Další informace: kódy polí: další pole

Předpokládejme, že chcete mít na jednom archu papíru a na mezinárodní straně na jiném listu papír seznam účastníků na domácím cestování. Pole Země/oblast ve zdroji dat může být pro domácí sídlem prázdné. Pokud chcete, aby Word zablokoval, že pole země/oblasti není prázdné, můžete použít další záznam. Chcete-li dosáhnout toho, seřaďte zdroj dat podle země/oblasti.

1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit data z dalšího záznamu.

2. Na kartě korespondence přejděte na pravidla> Další záznam Pokud.

3. V seznamu název pole vyberte název slučovacího pole, například město.

4. V seznamu porovnání vyberte způsob, jakým se má porovnat hodnota dat. Pokud chcete například vybrat příjemce z určitého města, zvolte rovná se.

5. Do pole Porovnat s zadejte hodnotu, kterou chcete použít. Chcete-li například vybrat příjemce z Brna, zadejte Brno (Pokud jste zvolili možnost je prázdné nebo není jako porovnání prázdné ).

Další informace: kódy polí: pole NEXTIF

Předpokládejme, že připravujete pozvánku na konferenci, kde ještě nebyl hlavní reproduktor. Zástupné symboly pro název mluvčího můžete nechat v celém dokumentu a vložit pravidlo záložky s nastavením, kde se název každého mluvčího zadává jednou a zobrazí se ve všech zástupných symbolech.

Zástupné symboly jsou pole REF; pravidlo záložky pro nastavení vloží pole, které se v dokumentu nezobrazí (pokud nezobrazíte kódy polí stisknutím kláves ALT + F9).

1. Umístěte kurzor kamkoli do dokumentu.

2. Na kartě korespondence přejděte na pravidla> Nastavit záložkua zadejte název a pak vyberte OK.

3. Umístěte kurzor tam, kde chcete, aby se text záložky objevil.

4. Na kartě vložení přejděte na Rychlé části > a zvolte odkaz.

5. Vyberte název záložky, který jste právě vytvořili, a vyberte OK.

6. Pole REF vložte všude, kde má být text záložky zobrazený.

7. Před spuštěním hromadné korespondence klikněte pravým tlačítkem na pole Set (nastavit), vyberte Upravit polea zadejte požadovaný text do textového pole.

8. Vyberte OK.

Další informace: kódy polí: set Field 

Předpokládejme, že jste vlastníkem oděvů a našli jste, že máte k dispozici určitou tričko, ale ne v nejoblíbenější velikosti. Až budete připraveni odeslat oznámení o prodeji, budete chtít vyloučit zákazníky, kteří mají určitou velikost. Pokud chcete porovnat obsahy dat velikosti zákazníků s velikostí, kterou chcete vyloučit, použijte příkaz vynechat záznam.

1. Na kartě korespondence přejděte na pravidla> v případě potřeby vynechat záznam.

2. V seznamu název pole vyberte název slučovacího pole, například Velikost.

3. V seznamu porovnání vyberte způsob, jakým se má porovnat hodnota dat. Pokud chcete například vybírat zákazníky, kteří mají určitou velikost, zvolte je rovno.

4. Do pole Porovnat s zadejte hodnotu, kterou chcete použít. Chcete-li například vyplňovat zákazníky, kteří mají velkou Salli, vyberte xs (Pokud jste zvolili možnost je prázdné nebo není jako porovnání prázdné ).

Další informace: kódy polí: SKIPIF