Nastavení zásad archivace a odstranění pro poštovní schránky ve vaší organizaci Office 365

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Tento článek je určený pro správce. Chcete přidat archiv a zásady uchovávání informací k položkám ve vaší poštovní schránce? V tématu přiřazení zásad uchovávání informací k e-mailové zprávy | Zásady uchovávání informací v Outlooku na webu pro firmy

V Office 365 můžete vytvořit zásady archivace a odstranění, které položky se automaticky přesune do poštovní schránky uživatele archivu a automaticky odstraní položky z poštovní schránky. Můžete to udělat vytvořením zásady uchovávání informací operace s přiřazené k poštovním schránkám a slouží k přesunutí položek do poštovní schránky uživatele archivu po určitou dobu a odstraněny také položky z poštovní schránky po uplynutí určitý stáří limit. Přesunutý nebo odstraněný skutečné pravidla, která zjistit, jaké položky a při které se stane, je nazýván značky. Značky jsou propojené s zásad uchovávání informací, přiřazená zase poštovní schránky uživatele. Uchovávání informací značku platí nastavení uchovávání informací pro jednotlivé zprávy a složky v poštovní schránky uživatele. Určuje, jak dlouho zůstane zpráva v poštovní schránce a jaké akce uchovávání stáří dosáhne zprávu. Když se zpráva dostane jeho stáří uchovávání informací, buď se přesune do poštovní schránky uživatele archivu nebo se neodstraní.

Kroky v tomto tématu se nastavit zásady archivace a uchovávání informací pro fiktivní organizace s názvem Alpine Chaloupku. Nastavte si tuto zásadu zahrnuje následující úkoly:

  • Povolení poštovní schránku archivu všem uživatelům v organizaci. Umožňuje uživatelům přidání úložiště poštovní schránky a požaduje tak, že zásad uchovávání informací můžete přesouvat položky do poštovní schránky archivu. Je taky Pojďme úložiště archivace informace o uživatelích přesunutím položek k jejich poštovním schránkám archivu.

  • Vytvoření tři vlastní značky, které postupujte takto:

    • Položky, které jsou 3 let k poštovní schránce archivu uživatele se automaticky přesune. Přesunutí položek do poštovní schránky archivu uvolnit místo na primární poštovní schránku uživatele.

    • Automaticky odstraní položky, které jsou 5 let ze složky Odstraněná pošta. To taky uvolnit místo v primární poštovní schránku uživatele. Na získá uživatel možnost tyto položky v případě potřeby obnovit. Viz poznámka pod čarou v části Další informace o další podrobnosti.

    • Automaticky (a trvale) neodstraní položky, které jsou 7 let z obou primární a archivace poštovní schránky. Z důvodu dodržování předpisů některé organizace musí zachovat e-mailu pro určitou dobu. Po uplynutí tohoto časového období organizaci možná budete chtít trvale odebrat tyto položky poštovní schránky uživatelů.

  • Vytvoření nové zásady uchovávání informací a do ní přidávat na nová vlastní značky. Předdefinované značky navíc budete přidávat nové zásady uchovávání informací. Platí to i pro osobní značky, které mohou uživatelé přiřazovat položkami své schránky. Budete taky přidat značku uchovávání informací, které slouží k přesunutí položek ve složce obnovitelné položky v primární poštovní schránku uživatele ke složce obnovitelné položky v jejich poštovním schránkám v archivu. Díky uvolnit místo ve složce obnovitelné položky uživatele při jejich poštovním schránkám blokování.

Můžete sledovat některé nebo všechny kroky v tomto článku nastavit zásady archivace a odstranění pro poštovní schránky ve vaší organizaci. Doporučujeme, abyste tento postup několik poštovních schránek testování před implementací na všechny poštovní schránky ve vaší organizaci.

Než začnete

  • Musíte být globální správce ve vaší organizaci Office 365 postupujte podle pokynů v tomto tématu.

  • Když vytvoříte nový uživatelský účet v Office 365 a uživateli přiřadit licenci Exchange Online, se automaticky vytvoří poštovní schránky uživatele. Po vytvoření poštovní schránky přiřadila automaticky výchozí zásady uchovávání informací, s názvem Výchozí zásady MRM. V tomto článku vytvoříte nové zásady uchovávání informací a potom ji přiřadit poštovních schránek uživatelů, nahrazení výchozí MRM zásad. Poštovní schránky můžou obsahovat jedinou zásady uchovávání informací v daném čase přiřazen.

  • Další informace o značky a zásady uchovávání informací v Exchange Online najdete v tématu značky a zásady uchovávání informací.

Cílem prvního kroku je povolit archivu schránku pro každého uživatele ve vaší organizaci. Archivace poštovní schránky uživatele musí být povolené tak, že značku uchovávání informací s akce uchovávání informací "Přesunout do archivu" můžete přesouvat položky po uplynutí stáří uchovávání informací.

Poznámka: Můžete povolit archivace poštovní schránky kdykoli během tohoto procesu, jenom když jsou povolené nastane okamžik než se pustíte do procesu. Pokud není povolený poštovní schránku archiv, je na všechny položky, které mají přiřazenou zásad archivace provedena žádná akce.

  1. Přejděte na adresu https://protection.office.com.

  2. Přihlaste se k Office 365 pomocí účtu globálního správce.

    Zobrazí se Centrum zabezpečení a dodržování předpisů.

  3. V Centrum zabezpečení a dodržování předpisů, přejděte na Možnosti řízení dat > Archivovat.

    Zobrazí seznam poštovních schránek ve vaší organizaci a zda povolit nebo zakázat odpovídající poštovní schránka archivu.

  4. Vyberte všechny poštovní schránky, kliknutím na první z nich v seznamu, podržte stisknutou klávesu Shift a klikněte na poslední v seznamu.

    Tip: Tento krok předpokládá, že jsou povoleny bez archivace poštovní schránky. Pokud máte všechny poštovní schránky s archivu povoleno, podržte stisknutou klávesu Ctrl a klikněte na každou poštovní schránku, který má zakázané archivace poštovní schránky. Nebo můžete kliknout na záhlaví sloupce archivace poštovní schránky a seřaďte řádky založené na tom, jestli je archivace poštovní schránky povolit nebo zakázat usnadnit vyberte poštovní schránky.

  5. V podokně podrobností klikněte v části Hromadné úpravy, klikněte na Povolit.

    Zobrazí se upozornění oznamující, že položky, které nejsou starší než dva roky se přesune do nové poštovní schránky archivu. Důvodem je výchozí zásady uchovávání informací, které má přiřazenou novou poštovní schránku uživatele při vytvoření má archivu výchozí zásady značku, obsahující věk uchovávání informací o dva roky. Vlastní archivu výchozí zásady značku, který vytvoříte v kroku 2 má uchovávání informací věku 3 let. To znamená, že položky, které jsou 3 let nebo starší se přesune do poštovní schránky archivu.

  6. Kliknutím na tlačítko Ano zavřete upozornění a spusťte proces povolit archivace poštovní schránku pro každou vybranou poštovní schránku.

  7. Po dokončení procesu klikněte na Aktualizovat obnovit aktualizujte seznam na stránce archivu.

    Poštovní schránka archivu aktivované řešení všem uživatelům ve vaší organizaci.

    Seznam poštovních schránek s poštovní schránkou archivu povolena
  8. Nechte Centrum zabezpečení a dodržování předpisů otevřít. Které budete používat v dalším kroku.

Návrat na začátek

V tomto kroku vytvoříte tři vlastní značky, které bylo popsáno.

  • Alpine Chaloupku 3 rok přesunout do archivu (zásad vlastní archivace)

  • Alpine Chaloupku 7 rok trvale odstranit (vlastní odstranění zásady)

  • Alpine Chaloupku odstraněné položky 5 let odstranit a povolit obnovení (vlastní značky pro složku Odstraněná pošta)

Pokud chcete vytvořit nové značky, které budete používat Centrum pro správu Exchange (EAC) ve vaší organizaci Exchange Online.

  1. V Centrum zabezpečení a dodržování předpisů klikněte na spouštěč aplikací v levém horním rohu a potom klikněte na dlaždici Správce.

  2. V levém navigačním podokně Centrum pro správu Office 365 klikněte na Admin Center a potom klikněte na Exchange.

    Snímek obrazovky s Centrem pro správu Office 365 s rozbalenou možností Centra pro správu a vybraným Exchangem
  3. V EAC, přejděte na Správa dodržování předpisů > značky

    Zobrazí se seznam značek uchovávání informací pro vaši organizaci.

Vytvoření vlastní archivu výchozí zásady značku

Nejdřív vytvoříte vlastní archivu výchozí zásady tag (DPT), které přesunete položky do poštovní schránky archivu po 3 let.

  1. Na stránce značky klikněte na Nová značka Ikona Nový a pak vyberte použité automaticky celé poštovní schránku (výchozí).

  2. Na stránce nové značka automaticky celé poštovní schránku (výchozí) vyplňte následující pole:

    Nastavení vytvořit novou značku výchozí zásady archivace
    1. Název    Zadejte název pro nový štítek uchovávání informací.

    2. Akce uchovávání informací    Vyberte přesunout do archivu přesunete položky do poštovní schránky archiv, když skončí platnost doba uchovávání informací.

    3. Doba uchovávání informací    Vyberte položku dosažení následující stáří (ve dnech) a potom zadejte dobu trvání Doba uchovávání informací. V tomto scénáři položky přesune poštovní schránky archivu po dnech 1095 (3 let).

    4. Komentář    (Volitelné) Napište komentář, který popisuje účel značku vlastní uchovávání informací.

  3. Klikněte na Uložit a vytvořte tak vlastní archivu DPT.

    Nové DPT archivu se zobrazí v seznamu značky.

Vytvoření vlastní odstranění výchozí zásady značku

Pak vytvoříte jiné vlastní DPT ale tuto položku bude odstranění zásady, které se trvale odstraní položky po uplynutí 7 let.

  1. Na stránce značky klikněte na Nová značka Ikona Nový a pak vyberte použité automaticky celé poštovní schránku (výchozí).

  2. Na stránce nové značka automaticky celé poštovní schránku (výchozí) vyplňte následující pole:

    Nastavení možnosti vytvořit novou odstranění výchozí zásady značku
    1. Název    Zadejte název pro nový štítek uchovávání informací.

    2. Akce uchovávání informací    Vyberte Vymazat položky z poštovní schránky, když skončí platnost období uchování Trvale odstranit.

    3. Doba uchovávání informací    Vyberte položku dosažení následující stáří (ve dnech) a potom zadejte dobu trvání Doba uchovávání informací. V tomto scénáři se položky odstraněné po dnech 2555 (7 let).

    4. Komentář    (Volitelné) Napište komentář, který popisuje účel značku vlastní uchovávání informací.

  3. Klikněte na Uložit a vytvořte tak vlastní odstranění DPT.

    Nové DPT odstranění se zobrazí v seznamu značky.

Vytvoření vlastní uchovávání informací značku zásad pro složku Odstraněná pošta

Značku poslední uchovávání informací, které vytvoříte je značku zásady uchovávání informací vlastní (Záhlavím) pro složku Odstraněná pošta. Tato značka odstraní ze složky Odstraněná pošta po 5 let a poskytuje obnovení období, kdy uživatelé obnovit odstraněné položky nástroj slouží k obnovení položky.

  1. Na stránce značky klikněte na Nová značka Ikona Nový a pak vyberte automaticky použita výchozí složky.

  2. Na stránce nové značka automaticky výchozí složky vyplňte následující pole:

    Nastavení možnosti vytvořit novou značku zásady uchovávání informací složky Odstraněná pošta
    1. Název    Zadejte název pro nový štítek uchovávání informací.

    2. Použít tuto značku do výchozí složky    V rozevíracím seznamu vyberte Odstraněná pošta.

    3. Akce uchovávání informací    Vyberte Odstranit a povolit obnovení odstraněné položky při období uchování vypršení platnosti, ale umožnit uživatelům obnovit odstraněné položky v rámci období uchování odstraněné položky (což je ve výchozím nastavení je 14 dní).

    4. Doba uchovávání informací    Vyberte položku dosažení následující stáří (ve dnech) a potom zadejte dobu trvání Doba uchovávání informací. V tomto scénáři se odstraní položky po dnech 1825 (5 let).

    5. Komentář    (Volitelné) Napište komentář, který popisuje účel značku vlastní uchovávání informací.

  3. Klikněte na Uložit a vytvořte tak vlastní Záhlavím pro složku Odstraněná pošta.

    Nové Záhlavím se zobrazí v seznamu značky.

Návrat na začátek

Jakmile vytvoříte vlastní značky, dalším krokem je vytvoření nových zásad uchovávání informací a přidání značek uchovávání informací. Budete přidávat tři vlastní značky, které jste vytvořili v kroku 2 a předdefinované značky, které byly uvedené v části první. V kroku 4 přiřadíte nové zásady uchovávání informací poštovních schránek uživatelů.

  1. V EAC, přejděte na Správa dodržování předpisů > zásady uchovávání informací.

  2. Na stránce zásady uchovávání informací klikněte na Nový Ikona Nový .

  3. Do pole název zadejte název nové zásady uchovávání informací; například Alpine Chaloupku archiv a zásady odstraňování.

  4. Ve skupině značky klikněte na Přidat Ikona Nový .

    Zobrazí se seznam značek uchovávání informací ve vaší organizaci. Poznámka: zobrazují vlastní značky, které jste vytvořili v kroku 2.

  5. Přidejte 9 značky, které jsou zvýrazněné následující snímek obrazovky (tyto značky se podrobněji píše v části Další informace o ). Přidáním značek uchovávání informací, vyberte ho a pak klikněte na Přidat.

    Přidání značky nové zásady uchovávání informací

    Tip: Podržte stisknutou klávesu Ctrl a potom klikněte na každou značku můžete vybrat více značky.

  6. Po přidání značek uchovávání informací, klikněte na OK.

  7. Na stránce nové zásady uchovávání informací klikněte na Uložit a vytvořte nové zásady.

    Zobrazí se nové zásady uchovávání informací v seznamu. Zaškrtnutím zobrazit značky uchovávání informací s klientem propojený v podokně podrobností.

    Nové zásady uchovávání informací a seznamem propojené značky

Návrat na začátek

Když se vytvoří novou poštovní schránku, zásady uchovávání informací s názvem MRM výchozí zásady je přiřazenou ve výchozím nastavení. V tomto kroku nahradíte této zásady uchovávání informací (protože poštovní schránky může mít jenom jeden zásady uchovávání informací přiřazenou) přiřazením nové zásady uchovávání informací, kterou jste vytvořili v kroku 3 k poštovním schránkám uživatelů ve vaší organizaci. Tento krok předpokládá, že budete přiřadíte nové zásady na všechny poštovní schránky ve vaší organizaci.

  1. Na EAC, přejděte na příjemci > poštovní schránky.

    Zobrazí se seznam všech poštovních schránek uživatelů ve vaší organizaci.

  2. Vyberte všechny poštovní schránky, kliknutím na první z nich v seznamu, podržte stisknutou klávesu Shift a klikněte na poslední v seznamu.

  3. V podokně podrobností na pravé straně EAC, klikněte v části Hromadné úpravy klikněte na Další možnosti.

  4. V části Zásady uchovávání informací klikněte na Aktualizovat.

  5. Na stránce hromadné přiřazení zásad uchovávání informací vyberte v rozevíracím seznamu Vyberte zásady uchovávání informací zásady uchovávání informací, které jste vytvořili v kroku 3; například Alpine Chaloupku archiv a zásady uchovávání informací.

  6. Klepněte na tlačítko Uložit uložte novou přiřazení zásad uchovávání informací.

  7. Abyste ověřili, že nové zásady uchovávání informací přidělené poštovní schránky, můžete provádět následující: Vyberte poštovní schránky na stránce poštovní schránky a potom klikněte na Upravit.

    1. Vyberte poštovní schránky na stránce poštovní schránky a potom klikněte na Upravit Úpravy .

    2. Na stránce vlastnosti poštovní schránku pro vybraného uživatele klikněte na poštovní schránku funkce.

      Název nové zásady přiřazené k poštovní schránce se zobrazí v rozevíracím seznamu zásad uchovávání informací.

Návrat na začátek

Po použití nové zásady uchovávání informací u poštovních schránek v kroku 4 může trvat až 7 dní v Exchange Online nové nastavení uchovávání informací u poštovních schránek. Důvodem je proces s názvem spravovaných Pomocníka pro složku poštovní schránky procesy každých 7 dní. Místo čeká na spravovat složky Pomocníka pro spuštění, můžete to bylo možné spuštěním vynutit rutinu Start-ManagedFolderAssistant v Exchange Online Powershellu.

Co se stane, když spustíte spravovaných Pomocníka pro složku? Nastavení zásad uchovávání informací je určený podle podrobná položky v poštovní schránce a zjištění, jestli jsou vyměřené poplatky za jeho uchovávání informací. Razítkem položky vyměřené poplatky za jeho uchovávání informací slovem vhodná uchovávání informací a pak provede akci uchovávání u položek dřívější vyřadíte uchovávání informací.

Tady je postup pro připojení k Exchange Online prostředí PowerShell a znovu spusťte spravovaných Pomocníka pro složku na všechny poštovní schránky ve vaší organizaci.

  1. V místním počítači otevřete Windows PowerShell a spusťte tento příkaz.

    $UserCredential = Get-Credential

    V dialogu Přihlašovací údaje Windows PowerShell požádat o zadejte uživatelské jméno a heslo k vašemu účtu globálního správce Office 365 a potom klikněte na OK.

  2. Spusťte tento příkaz.

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. Spusťte tento příkaz.

    Import-PSSession $Session
  4. Pokud chcete ověřit, zda jste připojeni k organizaci Exchange Online, spusťte tento příkaz k získání seznamu všechny poštovní schránky ve vaší organizaci.

    Get-Mailbox

    Poznámka: Další informace nebo pokud máte problémy s připojením k organizaci Exchange Online, najdete v článku připojení k Exchange Online pomocí vzdáleného Powershellu.

  5. Spusťte následujících příkazů začít spravovaných Pomocníka pro složku pro všechny poštovní schránky uživatele ve vaší organizaci.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Je to! Jste nastavení zásad archivace a odstranění pro organizaci Alpine Chaloupku.

Další informace

  • Jak se vypočítá věk uchovávání informací? Uchovávání informací věk položky poštovní schránky vypočítána z doručení nebo datum vytvoření pro koncept zprávy, které nejsou odesílány ale vytvořené uživatelem. Pokud spravované Pomocníka pro složku zpracuje položky v poštovní schránce, razítkem datum zahájení a datum vypršení platnosti u všech položek, které obsahují značky akce uchovávání informací Delete a povolit obnovení nebo trvale odstranit. Položky, které mají značku archivu časová razítka s datem přesunout.

  • Následující tabulka obsahuje další informace o jednotlivých značku uchovávání informací, která Přibyla do zásad uchovávání informací vlastní, který byl vytvořený pomocí kroků uvedených v tomto tématu.

    Značka uchovávání informací

    Co znamená tuto značku

    Předdefinovaný nebo vlastní?

    Typ

    Alpine Chaloupku 3 rok přesunout do archivu

    Slouží k přesunutí položek, které nejsou 1095 dnů (3 let) do poštovní schránky archivu.

    Vlastní (viz Krok 2 )

    Výchozí zásady Tag (archiv), Tuto značku automaticky platí pro celou poštovní schránky.

    Alpine Chaloupku 7 rok trvale odstranit

    Navždycky odstraní položek v primární poštovní schránkou nebo poštovní schránky archivu okamžiku, kdy je 7 let.

    Vlastní (viz Krok 2 )

    Výchozí zásady Tag (odstranění). Tuto značku automaticky platí pro celou poštovní schránky.

    Alpine dům odstraněné položky 5 let odstranit a povolení obnovení

    Odstranění položky ze složky Odstraněná pošta, které jsou 5 let. Tyto položky pro nahoru 14 dní po jste odstranili můžete obnovit uživatele. *

    Vlastní (viz Krok 2 )

    Značka zásady uchovávání informací (odstraněné položky); Tuto značku automaticky platí pro položky ze složky Odstraněná pošta.

    Obnovitelné položky 14 dní přesunout do archivu

    Slouží k přesunutí položek, které byly ve složce obnovitelné položky 14 dní složce obnovitelné položky v poštovní schránce archivu.

    Předdefinované

    Značka zásady uchovávání informací (obnovitelné položky); Tuto značku automaticky platí pro položky ve složce obnovitelné položky.

    Nevyžádaná pošta

    Navždycky odstraní položky, které byly ve složce Nevyžádaná 30 dní. Tyto položky pro nahoru 14 dní po jste odstranili můžete obnovit uživatele. *

    Předdefinované

    Značka zásady uchovávání informací (nevyžádané pošty); Tuto značku se automaticky používají u položek do složky Nevyžádaná pošta.

    Odstranit 1 měsíc

    Navždycky odstraní položky, které jsou 30 dní. Tyto položky pro nahoru 14 dní po jste odstranili můžete obnovit uživatele. *

    Předdefinované

    Osobní; Uživatelé se dají použít tuto značku.

    Odstranit jeden rok

    Navždycky odstraní položky, které nejsou 365 dnů. Tyto položky pro nahoru 14 dní po jste odstranili můžete obnovit uživatele. *

    Předdefinované

    Osobní; Uživatelé se dají použít tuto značku.

    Nikdy odstranit

    Tuto značku položky zabránit odstranění zásadami uchovávání informací.

    Předdefinované

    Osobní; Uživatelé se dají použít tuto značku.

    Přesunutí osobní jeden rok archivace

    Přesune položky do poštovní schránky archivu za jeden rok.

    Předdefinované

    Osobní; Uživatelé se dají použít tuto značku.

    Poznámky: * Uživatele můžete použít nástroj obnovit odstraněné položky v Outlook a Outlook Web App obnovit odstraněné položky v rámci období uchování odstraněné položky, které ve výchozím nastavení je 14 dní v Exchange Online. Správce může pomocí Windows PowerShell zvětšíte období uchování odstraněnou položku do než 30 dní. Další informace najdete v tématu:

  • Pomocí pomáhá značku uchovávání informací obnovitelné položky 14 dní přesunout do archivu bezplatné úložiště ve složce obnovitelné položky v primární poštovní schránku uživatele. To je užitečná, když poštovní schránky uživatele je blokovat, což znamená, že nic, je někdy trvale odstranit poštovní schránku uživatele. Bez přesunutí položek do poštovní schránky archivovat, je možné že uplyne kvóty úložiště pro složce obnovitelné položky v primární poštovní schránka. Další informace o této a jak se vyhnout ho najdete v článku Zvětšit obnovitelné položky podržte kvóty pro poštovní schránky na.

Návrat na začátek

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×