Nastavení schvalování času a průběhu úkolů

Nastavení schvalování času a průběhu úkolů

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Pokud se rozhodnete používat ve vaší organizaci časové rozvrhy, popřemýšlejte taky o tom, jak by mělo fungovalo jejich schvalování.

Jak můžu v naší organizaci nastavit schvalování?

Než se do toho pustíte a začnete v aplikaci Project Web App nastavovat schvalování, je vhodné zamyslet se na chvíli nad tím, jak se ve vaší organizaci k záležitostem schvalování aktuálně přistupuje a jak chcete, aby se přistupovalo v budoucnu. Tady je pár otázek, které byste si měli zkusit zodpovědět, než přistoupíte k formálnímu procesu schvalování.

Potřebujete skutečně zavést proces schvalování?

I když se může zdát přirozené, aby nadřízený schvaloval práci, kterou dělají členové týmu, doporučujeme, abyste chvíli podiskutovali o tom, jestli takový formální proces schvalování opravdu potřebujete. Co je vlastně cílem zavedení procesu schvalování? Pokud je systém výpočtu mezd ve vaší organizace spojený s odpracovanými hodinami, které členové týmu vyplňují do časových rozvrhů, bude vaše odpověď pravděpodobně kladná. Pokud ale projekty spravujete úplně nezávisle na finančních systémech, pak možná vůbec nemusíte zavádět tento mezistupeň mezi prací, kterou členové týmu odvádějí, a jejím zanesením do plánu projektu.

Poznámka: Schvalování není potřeba nastavovat pro všechny.    Pokud u některých členů týmu není potřeba, aby jejich odpracované hodiny nejdřív někdo schválil, než se zanesou do plánu projektu, pak u nich schvalování nastavovat nemusíte. Jednoduše nastavte, aby byli u těchto členů týmu schvalující osobou oni sami. Když přidáte někoho nového, Project Web App to tak vlastně nastaví automaticky, takže ve skutečnosti nemusíte dělat vůbec nic. Jednodušeji už to ani nejde.

Kdo je zodpovědný za schvalování odpracovaných hodin?

Když nějaký člen týmu ve vaší organizaci odvede nějakou práci, kdo by měl odpracovaný čas schvalovat? Vedoucí projektu? Někdo ze mzdového oddělení? Nebo oba tito lidé? Když chcete Project Web App nastavit tak, aby odrážel skutečné postupy ve vaší organizaci, musíte identifikovat ty správné lidi, kteří by v ní měli odpracovaný čas schvalovat.

Někdy je potřeba, aby časový rozvrh schvalovalo víc lidí. Příkladem může být schvalování správcem zdrojů a současně někým ze mzdového oddělení. Pokud je to tak i ve vaší organizaci, můžete nastavit řetěz schvalovatelů podobný tomuto příkladu:

Člen týmu

Jan   

Jan je člen týmu a Alena správce jeho časového rozvrhu.

Jan vyplní svůj časový rozvrh a odevzdá ho Aleně.

Vedoucí projektu

Alena   

Alena je vedoucí týmu a Adam správce jejího časového rozvrhu.

Alena schválí Janův časový rozvrh a ten se automaticky odešle ke schválení Adamovi.

Mzdový specialista

Adam   

Adam pracuje v mzdovém oddělení a je správcem svého vlastního časového rozvrhu.

Když Adam schválí Janův časový rozvrh, pak se hodiny, které Jan vyplnil, zaevidují do příslušného plánu projektu.

Časové rozvrhy můžou schvalovat jenom ti lidé, kteří jsou uvedení na stránce Správci časového rozvrhu.

Pokud chcete přidat někoho schvalovatele

  1. Zvolte Nastavení Ikona Nastavení > Nastavení PWA.

  2. V části Správa času a úkolů vyberte Správci časového rozvrhu.

    Správci časového rozvrhu
  3. Zvolte Správci > Přidat správce.

    Přidat správce
  4. Vyberte člověka, kterého chcete přidat jako schvalovatele, a pak zvolte OK.

Jak můžu v aplikaci Project Web App nastavit schvalovatele časového rozvrhu?    Správce časového rozvrhu můžete lidem přiřadit v Centru zdrojů.

Kdo je zodpovědný za schvalování průběhu úkolů?

Mějte na paměti, že průběh úkolů a čas jsou dvě různé věci, i když se obě evidují v časových rozvrzích členů týmu. V některých případech zodpovídají za schvalování průběhu úkolů jiní lidé než za schvalování času. Třeba schválení počtu odpracovaných hodin (času) může mít na starosti někdo z mzdového oddělení, zatímco schválení procenta dokončení práce (průběhu úkolu) budete chtít svěřit někomu jinému. Když se na to podíváme z druhé strany, schvalování práce, která ještě zbývá k dokončení úkolu, (průběhu úkolu) bude pravděpodobně zodpovědností vedoucího týmu, ale schvalování skutečně odpracovaných hodin (času) může být na někom jiném. Než se průběh úkolu zanese do plánu projektu, musí ho v aplikaci Project Web App vždycky schválit vedoucí projektu.

Jak můžu v aplikaci Project Web App nastavit schvalovatele průběhu úkolu?    Podobně jako u schvalování času můžete vytvořit řetěz schvalovatelů i pro průběh úkolu. Stačí, když v Centru zdrojů nastavíte každému člověku Výchozího vlastníka přiřazení.

Jaké jsou další možnosti?

Existuje ještě pár dalších možností, které můžete ve vaší organizaci využít v souvislosti se schvalováním. Obě tyto možnosti můžete nastavit v Nastavení Ikona Nastavení > Nastavení PWA. Tam pak některá nastavení najdete v části Výchozí hodnoty a nastavení časového rozvrhu.

Nastavení časového rozvrhu a výchozí hodnoty

Můžou vedoucí schvalovat časové rozvrhy řádek po řádku?

Pokud chcete, aby mohli vedoucí schvalovat časové rozvrhy po jednotlivých řádcích, zvolte v části Zásady časových rozvrhů ve Schválení stavu úkolu vedoucím možnost Povoleno. Můžete taky Vyžadovat schválení řádku před schválením časového rozvrhu. Po dokončení změn klikněte na Uložit.

Pokud chcete, aby mohli vedoucí schvalovat časové rozvrhy jenom jako celek, vyberte Zakázáno.

Může člen týmu určit, kdo dostane jeho časový rozvrh ke schválení jako první?

Pokud nechcete, aby si mohli členové týmu zvolit, kdo bude jako první schvalovat jejich časový rozvrh, zaškrtněte v části Směrování schválení políčko Pevné směrování schválení. Po dokončení změn klikněte na Uložit.

Pokud chcete, aby členům týmu zůstala možnost volby prvního schvalovatele, nechte toto zaškrtávací políčko prázdné. Jakmile časový rozvrh schválí první schvalovatel vybraný členem týmu, rozběhne se standardní postup směrování schválení.

Můžou si členové týmu sami určit, kdo bude jejich prvním schvalovatelem?    Ne, můžou si jenom vybrat ze seznamu lidí, které jste přidali na stránce Správci časového rozvrhu.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×