Návod s asistencí: Nastavení novinek pro vaši organizaci

Návod s asistencí: Nastavení novinek pro vaši organizaci

Díky SharePoint můžete sdílet obsah příspěvků ve vaší organizaci smysluplným a srozumitelným způsobem. Ve výchozím nastavení se SharePoint novinky zobrazují na stránce SharePoint Start, na týmových webech, komunikačních webech, na centrálních webech a v mobilní aplikaci podle toho, jak důležité jsou novinky pro uživatele. Pokud je například nějaký důležitý diskusní text, který někdo ve vaší úzké oblasti práce nebo zaúčtuje na web, kde jste aktivní, zobrazí se uživateli.

Organizace mají spoustu možností, jak se zobrazují příspěvky, kde je vidíte, kdo má možnost vytvářet příspěvky a spoustu dalších věcí.

V tomto článku si ukážeme, jak implementovat komplexní strategii pro nastavení příspěvků na všech úrovních vaší organizace.

Strategie

V tomto návodu budeme víc, než jenom nastavit webové části diskusních skupin na různých webech – ukážeme vám komplexní strategii, která zahrnuje nastavení "oficiálního" webu pro příspěvky vizuálně rozlišující jako novinky organizace. nastavení kategorií pro různé typy zpráv; a dokonce nastavení procesu schvalování příspěvků. Zobrazíme příspěvky na intranetovém webu , který pochází z podnikového komunikačního webu, komunikačního webu oddělení a týmového webuoddělení.

Domovská stránka webu Centrum zobrazuje všechny schválené Novinky ve novinkách pro všechny weby spojené s rozbočovačem. To znamená, že uživatelé uvidí všechny příspěvky vytvořené na webu podnikových diskusních skupin, všechny příspěvky vytvořené v komunikačních webech oddělení a novinky pro jenom jejich týmový Web.

Příklad příspěvků na webu centra pro síť intranet

Číslo 1 novinky z "oficiálního" podnikového webu společnosti, který je součástí centrální lokality

Číslo 2 novinky z komunikačního webu oddělení, které je součástí centrální lokality

Číslo 3 novinky z týmového webu oddělení, které je součástí centrální lokality

Obsah se na webech v centru zobrazuje takto:

  • Každý komunikační web oddělení zobrazuje příspěvky pouze pro dané oddělení.

  • Každý týmový web oddělení zobrazuje příspěvky vytvořené na tomto týmovém webu i příspěvky vytvořené na webu podnikových diskusních skupin.

Průběh novinek funguje takto:

  • Všichni zaměstnanci mají oprávnění vytvářet příspěvky na týmových webech. Příspěvky můžou být označené jako "milník" nebo jen "oddělení".

  • Pro každé oddělení je k vytvoření diskusních příspěvků na komunikačním webu příslušného oddělení přiřazen jeden nebo více zaměstnanců.

  • Všechny novinové články vytvořené v komunikačních webech oddělení procházejí přes tok schvalování stránky , ve kterém určená osoba z podnikového komunikačního oddělení tyto příspěvky schvaluje.

  • Oficiální příspěvky z podnikového oddělení pro firmy se vytvářejí ve speciálním webu s názvem podnikové příspěvky, který není přidružený k centrální lokalitě. Tento web je označený jako "oficiální" zprávy.

  • Na měsíčním základě je bulletin obsahující vybrané novinky novinek z firemní komunikace posílán všem zaměstnancům.

Struktura webu centra

Všechny týmové a komunikační weby s výjimkou podnikového komunikačního webu jsou spojené s jedním centrálním webem.

Každé oddělení má komunikační web ke sdílení informací se zbytkem organizace a týmovému webu pro interní komunikaci mezi zaměstnanci oddělení.

Příklad struktury webu centra

Implementace strategie

V tomto oddílu provedete postup nastavení SharePoint prostředí tak, aby splňoval požadavky této strategie pro příspěvky. To zahrnuje nastavení webové části příspěvky a vytvoření procesu schválení stránky v knihovně stránek, vytvoření kategorií pro novinky a označení jednoho webu jako oficiálních příspěvků.

V tomto příkladu předpokládáme, že každý z komunikačních a týmových webů je už spojený s centrálním webem (s výjimkou firemní komunikace) a na webu podnikových komunikací už je několik příspěvků. Pokud potřebujete vědět, jak nastavit tyto typy webů, přečtěte si článek Nastavení sharepointovéhosharepointového webu, vytvoření komunikačního webu v SharePointu Onlinea vytvoření týmového webu na SharePointu.

Nastavení firemního komunikačního webu pro "oficiální" novinky organizace

Nastavení firemního komunikačního webu pro "oficiální" novinky organizace umožňuje seznámit se s novinkami z firemní komunikace s důrazem, aby uživatelé věděli, že se jedná o oficiální novinky společnosti, jako v tomto příkladu:

Příklad firemních příspěvků na webu

Pokud chcete povolit tuto funkci a určit web pro novinky organizace, musí správce SharePoint používat příkazy PowerShell SharePointu Online:

SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Nastavení příspěvků na týmovém webu oddělení

Na týmovém webu oddělení přidáte na stránku webovou část příspěvky třikrát. Každá webová část zobrazí různé informace o příspěvku založené na zdroji a kategoriích příspěvků. Pokud chcete vytvořit kategorie, přidejte do ní sloupec do knihovny stránek, aby autoři mohli tagovat stránky s příslušnou kategorií.

Vytvoření sloupců pro kategorie

  1. Na týmovém webu oddělení kliknutím na odkaz stránky v navigaci webu přejděte do knihovny stránky.

  2. Vyberte + přidejte sloupec nebo + vpravo od názvu posledního sloupce v horní části stránky.

    Příklad nastavení sloupce pro kategorie novinek

  3. Do pole Name (název ) zadejte typ příspěvku.

  4. V rozevírací nabídce zvolte možnost volba jako typ sloupce.

  5. Zadejte dvě možnosti: "Novinky v oddělení" a "milník".

  6. Klikněte na Uložit.

    Potom přidáme webové části diskuse na domovskou stránku firemního webu oddělení, kde můžete zobrazit novinky o oddělení, novinky milníků a novinky z podnikového webu.

Přidání zpráv o odděleních

  1. Na domovskou stránku přidejte třetí třetinu oddílu .

  2. Do prvního sloupce přidejte webovou část příspěvky a pojmenujte ji "informace o oddělení".

  3. Na panelu nástrojů webové části klikněte na upravit Tlačítko úprav webové části .

  4. V podokně vlastností webové části nastavte následující možnosti:

    • Zdroj příspěvků: Tento web

    • Zobrazit název a příkazy: zapnuto

    • Rozložení: hlavní příběh

    • Filtr: vlastnosti stránky

    • Název vlastnosti: typ příspěvku je rovno příspěvkům oddělení

  5. Změny uložte kliknutím na tlačítko použít .

Přidání příspěvků na milníky

  1. Ve stejném sloupci pod webovou částí, kterou jste právě přidali, přidejte znovu webovou část diskusních skupin a pojmenujte milníky.

  2. Na panelu nástrojů webové části klikněte na upravit Tlačítko úprav webové části .

  3. V podokně vlastností webové části nastavte následující možnosti:

    • Zdroj příspěvků: Tento web

    • Zobrazit název a příkazy: zapnuto

    • Rozložení: vedle sebe

    • Filtr: vlastnosti stránky

    • Název vlastnosti: typ příspěvku je rovno milníky

  4. Změny uložte kliknutím na tlačítko použít .

Přidání firemních příspěvků

  1. Ve druhém (pravém) sloupci přidejte webovou část příspěvky znovu a pojmenujte ji "firemní příspěvky".

  2. Na panelu nástrojů webové části klikněte na upravit Tlačítko úprav webové části .

  3. V podokně vlastností webové části nastavte následující možnosti:

    • Zdroj příspěvků: zvolte Vybrat webya pak vyberte svůj firemní web.

    • Zobrazit název a příkazy: zapnuto

    • Rozložení: vedle sebe

    • Filtr: vlastnosti stránky

    • Název vlastnosti: typ příspěvku je rovno milníky

  4. Změny uložte kliknutím na tlačítko použít .

Pokud chcete vyzkoušet, co jste doposud provedli, vytvořte několik příspěvků na webu oddělení. Nastavte vlastnosti stránky na stránkách s novinkami tak, aby byl v některém typu příspěvku nastavená zpráva o oddělení, a v ostatních vyberte nastavit typ příspěvku na milník. Informace o nastavení vlastností stránek v aktualizačním programu najdete v článku zobrazení, úpravy a přidání podrobností stránky.

Takto vypadá Domovská stránka oddělení po dokončení:

Příklad příspěvků na webu oddělení

Nastavení komunikačního webu oddělení

V tomto příkladu musí být schváleny diskusní příspěvky vytvořené na komunikačním webu. Můžete nastavit schválení stránky pomocí programu tok. Pojmenujte tok, který obsahuje název webu, například "schválení stránky lidských zdrojů" a nastavte schvalovatele na zaměstnance v oddělení firemní komunikace.

Podokno možností schválení stránky

Potom na domovské stránce webu můžete zobrazit novinky z tohoto webu.

  1. Na domovské stránce komunikačního webu oddělení přidejte webovou část příspěvek .

  2. Na panelu nástrojů webové části vyberte upravit Tlačítko úprav webové části .

  3. V podokně vlastností webové části nastavte následující možnosti:

    • Zdroj příspěvků: Tento web

    • Rozložení: hlavní příběh

  4. Vytvořte příspěvek, který se má zobrazit na domovské stránce. Až skončíte, odešlete stránku ke schválení kliknutím na Odeslat ke schválení v pravém horním rohu stránky.

Zaměstnanec, který je při nastavování toku označen jako schvalovatel, obdrží e-mailovou zprávu, že stránka čeká na schválení. Jakmile stránka schválí, zobrazí se ve webové části příspěvky na komunikačním webu oddělení.

Na tomto webu si vytvořte několik příspěvků. Zajistěte, aby byla každá stránka odeslána ke schválení a potom schválená.

V tomto příkladu uvidíte, jaký druh příspěvků se zobrazuje na informačním webu oddělení pro personální oddělení:

Příklad komunikačního webu oddělení

Nastavení domovské stránky centra intranetu

  • Přidejte do domovské stránky centrálního webu oddíl se dvěma sloupci .

  • V levém sloupci přidejte webovou část příspěvky .

    Na panelu nástrojů webové části vyberte upravit Tlačítko úprav webové části .

  • V podokně vlastností webové části nastavte následující možnosti:

    • Zdroj příspěvků: zvolte Vybrat webya pak zvolte firemní komunikační web.

    • Rozložení: hlavní příběh

  • V pravém sloupci přidejte webovou část příspěvky znovu.

  • V podokně vlastností webové části nastavte následující možnosti:

    • Zdroj zpráv: všechny weby v centru

    • Rozložení: Novinky centra

Až skončíte, měli byste vidět jenom příspěvky z firemních sdělení na levé straně stránky a příspěvky z příspěvků z každého webu spojeného s rozbočovačem ve webové části napravo.

Příklad zahrnutých příspěvků na centrálním webu

Vývoj vlastní strategie pro příspěvky

Teď, když jste si ukázali, jak si do práce dát určitou strategii, můžete myslet na vlastní strategii. Tady jsou některé otázky, které si můžete položit, a vaši organizaci, abychom vám pomohli připravit:

  • Jak aktuální novinky komunikují? Jak můžete použít stejné lidi nebo procesy, které už máte na svém místě, když ho používáte?

  • Jaký druh obsahu příspěvků chcete sdílet?

  • Kdo bude vytvářet obsah?

  • Musí být zprávy schváleny? Pokud ano, co by měl proces schvalování mít?

  • Jak aktuální novinky komunikují?

Komunikace organizace a oddělení

V mnoha organizacích již existují formální prostředky sdělování informací zaměstnancům v celé organizaci. Navíc v mnoha případech zaměstnanci v oddělení komunikují jednou za méně formálním způsobem. Je důležité, abyste tyto procesy propadá, protože v některých případech můžete dál používat stejné lidi nebo procesy v SharePoint.

Při přemýšlejce o šířce komunikace se zamyslete na tyto typy otázek:

  • Vytvářejí a odesílají bulletiny někdo z vaší organizace?

  • Jsou e-mailem? Pokud ano, jaký je aktuální proces, který zajímá, které zprávy je třeba zahrnout? Jak často se bulletiny odesílají?

  • Jaký je postup, jak zjistit, které novinky jsou zahrnuté a které ne? Kdo toto rozhodnutí dělá?

  • Jaký je proces úpravy obsahu?

  • Jaký je postup pro rozhodování, které obrázky se v článcích zahrnují?

Na úrovni oddělení si položte tyto otázky:

  • Je někdo, pod kterým pracovní odpovědnost zahrnuje sdílení informací se zbytkem oddělení?

  • Mohou zaměstnanci sdílet informace, které neformálně pokaždé používají nástroje, jako je třeba e-mail nebo zasílání zpráv?

  • Jaký obsah se sdílí?

Typy obsahu a jejich relevance

Dalším krokem při sestavování strategie příspěvků je vyhodnocování toho, jaký druh obsahu příspěvků vyprodukuje vaše organizace. Mezi typy novinových článků může patřit:

  • Příběhy, které oznamují zaměstnancům, že vaše společnost nebo organizace má veřejné tiskové zprávy, například se zobrazuje v obchodní publikaci nebo v diskusním programu

  • Oznámení nebo milníky společnosti, například vydávání nového produktu nebo zahájení nové iniciativy

  • Milníky zaměstnanců, například když se zaměstnanec stane svatbou, má dítě nebo propadlé

  • Informace, které vyžadují, aby zaměstnanci probrali nějakou akci, třeba registrace dávek nebo účast v školení

Při sestavování obsahu je důležité myslet na relevanci a důležitosti pro různé skupiny ve vaší organizaci. Například:

  • Všichni z vaší organizace potřebují vědět, kdy se mohou přihlásit k předplatnému. To je důležité a důležité pro všechny uživatele.

  • Lidé z finančního oddělení potřebují vědět o nových právních předpisech týkajících se jejich účetních postupů. To je pro ně relevantní a důležité. Není to však důležité ani důležité pro kohokoli jiného v organizaci.

  • Oddělení prodeje má v pátek v pátek konkurenci vaření. Může to být důležité pro pracovníky oddělení prodeje, ale nepovažuje za důležité a nikdo jiný ve vaší organizaci by to nepovažoval za významné nebo důležité.

Za účelem promyšlení obsahu je třeba si poznamenat, který obsah je třeba rozmístěný, a to tak, že ho provedete lépe dominantním způsobem, nebo ne. Způsob, jakým odpovíte na tuto otázku, může záviset na faktorech, jako je velikost vaší společnosti. Pokud jste malou společností, můžete se rozhodnout, že milníky zaměstnanců by měly být zobrazeny na celém podniku, zatímco větší společnost může toto množství pouze zaměstnancům v určitém oddělení.

Kdo to dělá

Kdo vytváří obsah příspěvků?

V některých organizacích je obsah příspěvků vytvořený a spravovaný střední osobou nebo skupinou lidí, jako je oddělení firemní komunikace. Tento centralizovaný přístup vytváří jednoduchý přístup k vytváření a správě obsahu příspěvků, který zajistí, že budou publikovány pouze důležité a důležité obsahy pro zaměstnance s celou společností. Tento přístup však snižuje množství obsahu příspěvků, které se obvykle vygenerovalo, protože vyžaduje intenzivní dobu jedné jednotlivce nebo skupiny lidí. Otevřením procesu publikace ostatním uživatelům ve vaší organizaci můžete ostatním uživatelům vytvářet obsah příspěvků. Obsah příspěvků, které uživatelé vytvořili ve svých vlastních odděleních, bude novější a bude se soustředit na jejich aktivity oddělení a bude zvyšovat relevanci obsahu.

Kdo schvaluje obsah příspěvků?

Když ostatním umožníte vytvářet obsah příspěvků, je možné, že se vytvoří obsah, který neodpovídá vašim kritériím pro kvalitní obsah. , Které můžou zahrnovat obsah s pravopisem a gramatickými chybami, používá nevhodný jazyk nebo není podstatný. Můžete se rozhodnout zavést proces schvalování, který zajistí, aby obsah splňoval kritéria potřebná pro publikování.

Jak budou uživatelé využívat příspěvky pomocí SharePoint ?

Tradičně byly weby v intranetu založeny na předpokladu, že uživatelé přecházejí na domovskou stránku intranetu a vypracovali tam novinky. V tomto scénáři se na domovské stránce zobrazí důležitá zpráva o společnosti s dalšími informačními kanály, které byly agregovány z firemních webů. Jedná se o scénář "pull", kde se zobrazuje a agregovaný obsah "oficiální" (často důležitý a relevantní pro všechny zaměstnance) je zobrazený a agregovaný obsah je "vyžádaný" z jiných webů oddělení. V mnoha případech ale uživatelé už nejdou přejít na domovskou stránku intranetu. Uživatelé můžou jednoduše přejít na domovskou stránku svého oddělení, protože tento web obsahuje většinu informací, které najde. V některých případech si organizace můžou zvolit scénář "push", kde jsou oficiální informace "nabídnuty" do svého střediska oddělení a zobrazují se vedle novinových článků, které byly vytvořené v jejich oddělení.

Pokud vaše organizace používá centrální weby, můžete obsah příspěvku agregovat na úrovni centra. Pokud vaše organizace implementovala více rozbočovačů, je důležité promyslet si, jak se tyto provede v celkové strategii. Běžným postupem je vytvořit interní i externí web oddělení. Interním podnikovým oddělením se obvykle označuje skupina SharePoint týmový Web. Tento web je určený jenom pro členy tohoto oddělení. Existuje ale také veřejný SharePoint Communications web, který slouží ke sdělování informací z daného oddělení směrem k celé organizaci.

Pomocí tohoto modelu uvidí všichni uživatelé příspěvky vytvořené v komunikačních webech oddělení, ale uživatelé uvidí pouze příspěvky vytvořené v těchto týmových webech, do kterých patří.

Je taky důležité myslet na dalších místech, kde můžou uživatelé obsah zpráv. Uživatelé můžou přečíst novinky pomocí aplikace SharePoint na mobilním zařízení a na stránce SharePoint v Office 365. Navíc je možné, že vlastník webu vytvoří bulletin nedávných novinových článků, které mohou být posílány uživatelům, nebo aby uživatelé vystavoval příspěvky z webu, který je připojený ke skupině SharePoint, do kanálu Microsoft Teams.

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×