Konfigurace součástí zásad správy informací

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Správci webu mohou mít přístup ke všem následujícím součástem nebo jen některým z nich podle toho, které součásti správy informací byly povoleny v Centru pro správu. Můžete mít k dispozici také další upravené součásti, které byly vytvořeny speciálně pro vaši organizaci.

Co chcete udělat?

Otevřete stránku Upravit zásadu

Další informace o funkce zásad popisků

Přidání popisků do zásad

Přidání události auditování do zásad

Přidání čárových kódů do zásady

Přidání funkcí uchovávání informací a vypršení platnosti položky do zásad

Otevření stránky Upravit zásadu

Na stránce Upravit zásady přístupný z zásadu kolekce webů nebo zásadu, která byla přidaná k typu obsahu webu.

Otevření stánky Upravit zásadu pro zásadu kolekce webů

  1. Na domovské stránce kolekce webů klepněte na nabídku Akce webu, přejděte na příkaz Nastavení webu a potom klepněte na možnost Změnit všechna nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu v části Správa kolekce webů klikněte na Zásady kolekce webů.

  3. Vyberte zásadu, jejíž součásti chcete konfigurovat.

Otevření stánky Upravit zásadu pro zásadu typu obsahu

  1. Na domovské stránce kolekce webů klepněte na nabídku Akce webu, přejděte na příkaz Nastavení webu a potom klepněte na možnost Změnit všechna nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu v části Galerie na typy obsahu webu.

  3. Vyberte typ obsahu, se kterým je zásada spojena, a klepněte na položku Nastavení zásad správy informací.

  4. Klikněte na definovat zásadu otevřete stránku Upravit zásadu pro typ obsahu.

Začátek stránky

Informace o součásti zásady Popisek

Součást zásady Popisek umožňuje správcům vytvořit jednotné popisky pro dokumenty sady Microsoft Office 2007. Popisky jsou užitečné k zajištění připojení informací o vlastnostech dokumentu k dokumentu při tisku. V popisku lze uvést vlastnosti položky, které jsou uloženy ve sloupcích, například název souboru, datum vytvoření, stav, název projektu a informace o plánu.

Ve výchozím nastavení zobrazí se popisky v záhlaví dokumentu; ale koncoví uživatelé můžete vložit popisku kdekoliv v dokumentu pomocí karty Vložení v Office 2007 aplikacemi, například Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 a Microsoft Office PowerPoint 2007. Popisky platí pro všechny dokumenty, na které se použije tuto zásadu.

Správci zásad mohou zadat následující atributy popisků:

  • Jaké informace chcete zahrnout do popisku, například metadata definované ve sloupcích položky, jakož i pevně text a formátování znaků. Popisky může obsahovat maximálně deseti odkazů na sloupec, z nichž každá může být až 255 znaků.

  • Formát popisku včetně celkové výšky a šířky, stylu, písma a velikosti textu, konců řádků a tabulátorů. Ve výchozím nastavení je výška popisku 2,54 cm, ale lze ji nastavit v rozsahu 0,6 cm až 50 cm. Šířka popisku může být v rozsahu 0,6 cm až 50 cm. Text popisku je vždy umístěn svisle na střed v obrázku popisku.

  • Zda aplikace sady Office 2007 zobrazí výzvu pro uživatele k zadání popisku před uložením dokumentu nebo jeho tiskem nebo zda lze popisek ručně přidat podle rozhodnutí koncového uživatele. Uživatelé mohou také popisek z dokumentu v případě potřeby odstranit.

  • Zda má být obsah popisku po prvním přidání do dokumentu uzamčen nebo zda jej lze aktualizovat při změně informací ve sloupcích. Popisky jsou uzamčeny pouze, pokud popisek obsahuje všechna požadovaná metadata.

Začátek stránky

Přidání popisků k zásadě

  1. Otevřete stránku Upravit zásadu pro zásady, ke kterému chcete přidat popisky.

  2. Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části popisky zaškrtněte políčko Povolit popisky.

  3. Pokud chcete zajistit, že popisek je vždy k dokumentu přidán, zaškrtněte políčko Vyzvat uživatele k vložení popisku před uložením nebo tiskem.

    Poznámka: Všechna nastavení se týkají celého popisku. Je možné, že budete potřebovat upravit pouze formátování textu nebo velikost popisku a zajistit tak, že text je zobrazen správně.

    Zaškrtnutí tohoto políčka zrušte, pokud je zásada popisku volitelná a chcete, aby koncoví uživatelé ručně vložili popisek do dokumentů.

  4. Jestliže chcete popisek uzamknout tak, aby nemohl být změněn ani v případě změny informací ve sloupci, zaškrtněte políčko Zabránit změnám přidaných popisků.

    Pokud chcete povolit změny popisků při změně nastavení sloupců, zrušte zaškrtnutí tohoto políčka.

  5. Do pole Formát popisku zadejte text popisku tak, jak má být zobrazen.

    • Zadejte názvy sloupců, které chcete zobrazit v popisku, a jejich pořadí. Názvy sloupců zadejte do složených závorek ({ }) tak, jak je znázorněno na stránce.

    • V případě potřeby můžete zadat identifikátor sloupce mimo závorky, jak je znázorněno na příkladu na stránce.

    • Pokud chcete přidat do popisku konec řádku, zadejte do pole popisku na místo, kde má být konec řádku, znaky \n.

    • Chcete-li přidat tabulátor, zadejte do pole popisku na místo, kde má být text odsazen, znaky \t.

  6. V části Vzhled vyberte formátování textu v popisku. Ujistěte se, že jste vybrali písmo a styl písma, které jsou k dispozici v počítači koncových uživatelů. Velikost písma bude mít také vliv na množství textu zobrazeného v popisku.

  7. V části Velikost popisku zadejte výšku a šířku popisku. Výška a šířka popisku může být v rozsahu 0,6 cm až 50 cm. Text popisku je v obrázku popisku vždy umístěn svisle na střed.

  8. Klepnutím na tlačítko Aktualizovat zobrazíte náhled obsahu popisku.

    Přesvědčte se, zda se text vejde to popisku o zadané výšce a šířce. Text, který se do popisku nevejde, nebude zobrazen.

    Poznámka: Skutečné hodnoty sloupců nebudou v náhledu zobrazeny.

  9. Klepnutím na tlačítko OK přiřadíte součást popisku k zásadě.

Řešení problémů s popisky

Chcete-li zajistit, že se popisky vytisknou správně, proveďte následující kontrolu:

  • Všechny sloupce, které jsou uvedeny ve formátu popisku, existují v knihovně dokumentů.

  • Obsah popisku není delší než délka popisku.

  • Formátování textu (například styl písma) je platné. Pokud jsou parametry formátování neplatné nebo odkazují na písma, která neexistují v klientském systému, je vytvořen popisek, ale používá výchozí hodnoty formátování.

Jestliže nejsou ještě zadána některá metadata aktuálně požadovaná v popisku, je zobrazeno dialogové okno upozornění, které uživatele informuje, že chybí některá metadata požadovaná v popisku. Uživatelé mohou přejít do panelu Informace o dokumentu a chybějící metadata zadat.

Začátek stránky

Přidání auditování události k zásadě

Součást auditování zásady kolekce webů umožňuje společnostem vytvořit a analyzovat záznamy auditu dokumentů a položek seznamů, například seznamů úkolů, seznamů problémů, diskusních skupin a kalendářů. Součást vytváří protokol auditu, ve kterém jsou zaznamenány události, například kdy byl obsah prohlížen, publikován atd. Pokud je auditování zapnuto, mohou správci zásad zobrazit auditovaná data v sestavách použití zásady vytvořených v aplikaci Excel, které obsahují souhrn aktuálního použití. V jednotlivých sestavách můžete zjistit, jak se v organizaci využívají informace. Sestavy protokolů auditu umožňují organizacím ověřovat a doložit shodu se směrnicemi nebo zjistit možné problémy.

Protokol auditování obsahuje následující informace:

  • název události,

  • datum a čas události,

  • systémové jméno uživatele, který provedl akci.

  • Otevřete stránku Upravit zásadu pro zásady, ke kterému chcete přidat auditování.

  • Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části auditování zaškrtněte políčko Povolit auditování a pak zaškrtněte políčka u události, které chcete zachovat revizní pro.

  • Klepnutím na tlačítko OK zadáte použití auditování v zásadě.

Při zapnuté funkci auditování, událostí souvisejících položek vztahuje konsolidovaná tuto zásadu podle protokolu. Auditování zobrazit protokoly, na stránce Nastavení webu klikněte na sestavy protokolu auditování a vyberte sestavu, která jste nastavili.

Poznámka: Auditování umožňuje získat informace o tom, kdy je položka změněna, ale nikoli podrobnosti o provedených změnách. Proto byste auditování neměli používat jako nástroj pro uchovávání verzí dokumentů nebo zálohování.

Začátek stránky

Přidání čárových kódů k zásadě

Čárové kódy jsou užitečné zvláště pro správu fyzických záznamů, protože umožňují sledovat inventář, například tištěné dokumenty a fyzické položky, jako jsou produkty, prototypy a počítačový hardware. Na rozdíl od popisků čárové kódy nezobrazují informace o položce, takže citlivé informace lze bezpečně uložit online a spojit s tištěnou kopií nebo fyzickými položkami a zachovat tak jejich důvěrnost.

Pokud čárové kódy jsou povoleny jako součást zásadu, jsou přidané do vlastnosti dokumentu a zobrazené v oblasti záhlaví dokumentu, do kterého se použije čárového kódu. Jako popisky čárové kódy také je možné ručně odebrat z dokumentu.

Můžete zadat, zda mají být uživatelé vyzváni k použití čárového kódu při tisku nebo uložení položky nebo zda má být čárový kód vložen ručně pomocí karty Vložení v aplikacích sady Office 2007.

Zásada Čárový kód generuje standardní čárové kódy typu Kód 39. Pod každým obrázkem čárového kódu je uveden symbol čárového kódu, který představuje hodnotu čárového kódu. To umožňuje použití údajů čárového kódu i v případě, že není k dispozici čtecí zařízení. Uživatelé mohou ručně zadat číslo čárového kódu do pole pro vyhledávání serverových aplikací Microsoft Office SharePoint Server 2007 a vyhledat položku na webu.

  1. Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části čárové kódy políčko Povolit: čárové kódy.

  2. Jestliže chcete zobrazit výzvu pro uživatele, aby vložili čárové kódy do dokumentů, zaškrtněte políčko Vyzvat uživatele k vložení čárového kódu před uložením nebo tiskem.

  3. Klepnutím na tlačítko OK zadáte použití čárových kódů v zásadě.

Začátek stránky

Přidání součástí pro uchování položky a ukončení platnosti k zásadě

Pokud je zásada ukončení platnosti povolena, vyhledává v kolekci webů položky, u kterých je ukončena doba uchování. Další zpracování těchto položek závisí na nastavení systému pro položky, které překročily dobu uchování. Položky lze například přesunout do odpadkového koše, je možné spustit pracovní postup pro případ ukončení platnosti nebo spustit přizpůsobený proces.

Zásada ukončení platnosti je povolena nastavením doby uchování a akce při ukončení platnosti.

  1. Otevřete stránku Upravit zásadu pro zásady, do kterého chcete nastavit položka uchovávání informací a vypršení platnosti.

  2. Na stránce Upravit zásady zaškrtněte políčko Povolit vypršení platnosti stanovit postup vyřadit obsahu, který se spravuje tuto zásadu.

  3. Výběrem možnosti doby uchování zadejte, kdy bude nastaveno ukončení platnosti dokumentů. Toto je možné zadat také v samostatném pracovním postupu nebo vlastním vzorci pro dobu zachování.

    • Chcete-li nastavit jiné datum vypršení platnosti na základě vlastnosti data, klikněte na časové období založené na na položku Vlastnosti a vyberte akce a časové období (dnů, měsíců nebo roků). Zadejte číslo do pole mezi seznamy definovat časové období.

      Poznámky: 

      • Při vytváření zásady jakou součásti typu obsahu můžete vybrat libovolnou vlastnost data definovanou v tomto typu obsahu, která bude použita jako hodnota určující konec platnosti.

      • Tyto možnosti jsou k dispozici pouze, pokud vytváříte zásadu pro kolekci webů.

    • Chcete-li ke stanovení konce platnosti použít pracovní postup nebo vlastní vzorec doby uchování, klepněte na položku Nastavit programem.

  4. Zadejte, jaké akce se mají provést po ukončení platnosti dokumentu.

    • Jestliže chcete zapnout předdefinovanou akci (například odstranění), klepněte na možnost Provést tuto akci a vyberte akci ze seznamu.

    • Pokud chcete spustit pracovní postup pro ukončení platnosti, klepněte na možnost Zahájit tento pracovní postup a vyberte název pracovního postupu.

      Poznámka: Tato součást je k dispozici pouze, pokud definujete zásadu pro typ obsahu, ke kterému již je přiřazen pracovní postup.

  5. Klepnutím na tlačítko OK zadáte použití součásti ukončení platnosti v zásadě.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×