Jak funguje Správa verzí v seznamu nebo knihovně SharePointu

Jak funguje Správa verzí v seznamu nebo knihovně SharePointu

Pokud je Správa verzí v seznamu nebo knihovně SharePoint povolena, můžete ukládat, sledovat a obnovovat položky v seznamu a souborech v knihovně, kdykoli se změní. Správa verzí, spojení s dalšími nastaveními, jako je třeba rezervace, vám poskytne velké množství kontroly nad obsahem, který je publikovaný na vašem webu, a může poskytovat reálnou hodnotu, pokud někdy potřebujete prohledat nebo obnovit starou verzi položky nebo souboru.

Poznámka: Správa verzí je ve výchozím nastavení zapnutá ve SharePoint knihovny a ve výchozím nastavení je ve SharePoint seznamy. Další informace o nastavení správy verzí najdete v článku povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Přehled správy verzí

Kdokoli, kdo má oprávnění spravovat seznamy, může u knihovny zapnout nebo vypnout správu verzí. Správa verzí je dostupná pro položky seznamu ve všech výchozích typech seznamů, včetně kalendářů, seznamů sledování problémů a vlastních seznamů. Je k dispozici také pro všechny typy souborů, které lze ukládat do knihoven, včetně stránek webových částí. Další informace o nastavení a používání správy verzí najdete v článku povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Poznámka: Pokud jste zákazníkem Office 365, je teď ve výchozím nastavení zapnutá verze, když vytváříte nové knihovny OneDrive pro firmy a automaticky uloží poslední verze 500 dokumentu. Tímto způsobem můžete zabránit ztrátě důležitých dokumentů nebo dat. Pokud máte na svém webu OneDrive pro firmy nebo na týmovém webu, na kterém není povolena Správa verzí, nějaké knihovny, můžete pro ně kdykoli zapnout správu verzí.

Správu verzí můžete použít na:

  • Sledování historie verze    Pokud je povolena Správa verzí, uvidíte, kdy došlo ke změně položky nebo souboru a kdo ji změnil. Můžete se také podívat, kdy došlo ke změně vlastností (informací o souboru). Pokud někdo například změní termín splnění položky seznamu, zobrazí se informace v historii verzí. Komentáře můžete zobrazit také při kontrole souborů do knihoven.

  • Obnovení předchozí verze    Pokud jste udělali chybu v aktuální verzi, pokud je aktuální verze poškozená nebo pokud jednoduše chcete zlepšit předchozí verzi, můžete aktuální verzi nahradit předchozí verzí. Obnovená verze se stane novou aktuální verzí.

  • Zobrazení předchozí verze    Můžete zobrazit předchozí verzi, aniž byste přepsali aktuální verzi. Pokud zobrazujete historii verzí v dokumentu Microsoft Office, jako je Word nebo excelový soubor, můžete porovnat tyto dvě verze a zjistit, jaké jsou rozdíly.

Pokud je Správa verzí zapnutá, vytvářejí se verze v následujících situacích:

  • Při prvním vytvoření položky seznamu nebo souboru nebo při odeslání souboru.

    Poznámka: Pokud je potřeba rezervovat soubor, musíte zkontrolovat soubor v jeho první verzi.

  • Při nahrávání souboru se stejným názvem jako existující soubor.

  • Změní se vlastnosti položky seznamu nebo souboru.

  • Když se otevře a uloží dokument Office. Po opětovném otevření dokumentu se po uložení úpravy vytvoří nová verze.

  • Při úpravách a ukládání dokumentů Office pravidelně. Ne všechny úpravy a ukládání pro vytváření nových verzí Při častých úpravách se úpravy například zachytí v určitém časovém bodě, nikoli při jednotlivých úpravách. Je to běžné, když je povoleno Automatické ukládání .

  • Při spoluvytváření dokumentu, když na dokumentu začne pracovat jiný uživatel nebo když uživatel klikne na Uložit, aby se změny knihovny nahrály. 

V kterémkoli okamžiku může existovat až tři aktuální verze souboru: rezervovaná verze, poslední podverze nebo koncept a poslední publikovaná nebo hlavní verze. Všechny ostatní verze se považují za historické verze. Některé aktuální verze jsou viditelné jenom uživatelům, kteří mají oprávnění k jejich zobrazení.

Některé organizace sledují ve svých knihovnách hlavní verze i podverze souborů. Ostatní sledují jenom hlavní verze. Hlavní verze se identifikují celými čísly, například 5,0. podverze jsou označeny desetinnými čísly, například 5,1.

Většina organizací používá podverze, když jsou soubory v dosahu, a hlavní verze v případě, že jsou dosaženy určité milníky nebo když jsou soubory připravené k revizi širokou skupinou lidí. V mnoha organizacích je nastavení zabezpečení konceptu povoleno tak, aby umožňovalo pouze vlastníka souboru a osobám s oprávněním schvalovat soubory. To znamená, že menší verze nevidí nikdo jiný, dokud nebude publikována hlavní verze.

Hlavní verze jsou dostupné pro seznamy, ale podverze nejsou dostupné. Každá verze položky seznamu je očíslována celým číslem. Pokud vaše organizace vyžaduje schválení položek v seznamu, zůstanou položky ve stavu čekající na vyřízení, dokud je neschválí někdo, kdo má oprávnění schvalovat je. Ve stavu čekání na vyřízení jsou očíslována desítkovými číslicemi a označují se jako koncepty.

Další informace o povolení a nastavení správy verzí, včetně hlavních a dílčích verzí, najdete v článku povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Čísla verzí se přidávají automaticky pokaždé, když vytvoříte novou verzi. V seznamu nebo knihovně s povoleným hlavním správu verzí mají tyto verze celá čísla, jako jsou 1,0, 2,0, 3,0 atd. V knihovnách může správce povolit správu verzí pro hlavní i dílčí verze. Pokud jsou sledovány podverze, mají desetinná čísla, jako například 1,1, 1,2, 1,3 atd. Pokud je jedna z těchto verzí publikována jako hlavní verze, bude její číslo v 2,0. Další podverze jsou číslované 2,1, 2,2, 2,3 atd.

Když rezervaci zrušíte, číslo verze se nezmění. Pokud byla nejnovější verze verze 3,0, zůstane po zrušení rezervace v 3,0.

Při odstranění verze přejde Tato verze do odpadkového koše a její číslo se přesune. V historii verzí se zobrazí zbývající čísla verzí. Ostatní čísla verzí se nezmění. Pokud máte třeba dokument s podverzemi 4,1 a 4,2 a rozhodnete se odstranit verzi 4,1, zobrazí se v výsledné historii verzí jenom verze 4,0 a 4,2. Tento obrázek znázorňuje toto.

Další informace o povolení a nastavení správy verzí, včetně hlavních a dílčích verzí, najdete v článku povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Historie verzí s odstraněnou jednou podverzí

Některé organizace umožňují používat neomezené verze souborů a další omezení. Po vrácení nejnovější verze souboru se můžete setkat, že chybí stará verze. Pokud je vaše nejnovější verze 101,0 a zjistíte, že už neexistuje verze 1,0, znamená to, že správce nakonfigurovali knihovnu tak, aby povolovala jenom 100 hlavních verzí souboru. Přidání 101st verze způsobí odstranění první verze. Zachovány jsou pouze verze 2,0 až 101,0. Podobně, pokud je přidaná 102nd verze, zachovají se pouze verze 3,0 až 102,0.

Správce se může také rozhodnout omezit počet podverzí na jenom ty, které jsou určené pro nastavený počet nejnovějších verzí. Pokud jsou například povolené hlavní verze 100, může se správce rozhodnout, že budou mít menší koncepty jenom pro nejnovější pět hlavních verzí. Výchozí počet podverzí mezi hlavními verzemi je 511. Pokud se pokusíte uložit další podverzi, zobrazí se chybová zpráva s oznámením, že je třeba dokument publikovat. Správce webu může změnit výchozí nastavení tak, aby bylo povolené méně podverzí.

Pokud seznam nebo knihovna omezí počet hlavních verzí, budou při dosažení limitu odstraněny nejstarší verze. Pokud jsou například zachovány pouze verze 100 a váš tým vytváří 105 verze, budou zachovány pouze verze 6 až 105. Pokud je vytvořena jiná verze, budou zachovány pouze verze 7 až 106. Pokud seznam nebo knihovna omezuje verze, ujistěte se, že se v případě dosažení limitu verzí odstraní starší verze.

V knihovně, která omezuje počet hlavních verzí, pro které udržuje podverze, se při dosažení limitu verzí odstraňují podverze pro předchozí hlavní verze. Pokud například udržujete koncepty pouze pro hlavní verze 100 a váš tým vytváří 105 hlavních verzí, budou pro nejbližší verze zachovány pouze hlavní verze. Podverze, které jsou přidružené k pěti nejstarším verzím, například 1,2 nebo 2,3 –, jsou odstraněny, ale hlavní verze – 1, 2 atd. – jsou zachovány, pokud knihovna také neomezuje hlavní verze.

Omezení počtu verzí je obecně dobrým zvykem. Znamená to, že můžete šetřit místo na serveru a omezit nepotřebné uživatele. Pokud ale vaše organizace potřebuje Uložit všechny verze pro legální nebo jiné důvody, nepoužívejte žádné limity.

Poznámky: 

  • SharePoint Online vyžaduje správu verzí pro knihovny. SharePoint Server vám umožní vybrat možnost Správa verzí jako možnosti.

  • SharePoint Online Nastavení knihovny umožňuje řadu hlavních verzí 100-50000. SharePoint Server nastavení knihovny umožňuje rozsah hlavních verzí 1-50000.

  • Nastavení knihovny SharePoint Online i SharePoint Server umožňují rozsah podverzí 1-50000.

  • Nastavení seznamů SharePoint Online a SharePoint Server umožňují správu verzí (včetně konceptů) jako možnosti s rozsahem verzí 1-50000.

Důležité informace: Pokud vaše organizace omezuje počet verzí, které ukládá, jsou nejstarší verze po dosažení limitu trvale odstraněny. Nebudou odeslány do koše.

Další informace o povolení a nastavení správy verzí najdete v článku povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Můžete nakonfigurovat, kdo může zobrazovat koncepty položek seznamu a souborů. Koncepty se vytvářejí ve dvou situacích:

  • Pokud je v knihovně vytvořená nebo aktualizovaná podverze souboru, která sleduje hlavní a dílčí verze.

  • V seznamu nebo knihovně, ve které se požaduje schválení obsahu, dojde k vytvoření nebo aktualizaci položky seznamu nebo souboru.

Když sledujete hlavní a dílčí verze, můžete určit, jestli uživatelé musí mít oprávnění upravovat soubory, než můžou zobrazit a číst podverze. Pokud je toto nastavení použito, uživatelé, kteří mají oprávnění k úpravám souboru, můžou na souboru pracovat, ale ti, kteří mají oprávnění jenom číst soubor, nevidí podverzi. Můžete například chtít, aby všichni uživatelé, kteří mají přístup k vaší knihovně, mohli zobrazovat komentáře nebo revize při úpravách souboru. Pokud jsou sledovány hlavní a dílčí verze a nikdo ještě nezveřejnil hlavní verzi, není soubor viditelný pro uživatele, kteří nemají oprávnění k zobrazení položek konceptu.

Pokud je vyžadováno schválení obsahu, můžete určit, jestli soubory, které čekají na schválení, můžou zobrazit lidé s oprávněním ke čtení, s lidmi s oprávněním k úpravám nebo jenom s autorem a lidmi s oprávněním schvalovat položky. Pokud jsou sledovány hlavní i dílčí verze, před odesláním souboru ke schválení musí autor publikovat hlavní verzi. Pokud je vyžadováno schválení obsahu, uživatelé, kteří mají oprávnění ke čtení obsahu, ale nemají oprávnění k zobrazení položek konceptu, uvidí poslední schválenou nebo hlavní verzi souboru.

Bez ohledu na to, jestli mají lidé oprávnění k úpravám souboru nebo ne, když uživatelé vyhledávají soubor, který je v podverzi, nebudou pro něj získávat žádné výsledky.

Můžete omezit počet verzí položek seznamu nebo souborů, které se ukládají do seznamu nebo knihovny, což může pomoci zachovat místo na serveru. Pokud váš tým vytvoří velký počet verzí, můžete omezit počet verzí tak, aby váš tým mohl lépe spravovat a vyhledávat předchozí verze. Například pokud váš tým udržuje mnoho verzí za několik měsíců nebo roků.

s, můžou být pro členy obtížné procházet historii verzí a najít verze, které potřebují. Pokud váš tým potřebuje zobrazit nebo uchovat jeho předchozí verze, buď neomezují počet verzí, které mají zachovat, nebo nastavují počet verzí, které zachováte na vysoké číslo.

Pokud vaše knihovna sleduje hlavní a dílčí verze, můžete zvolit, kolik hlavních verzí souborů chcete zachovat, a kolik dílčích verzí pro každou hlavní verzi uchovat. Ve výchozím nastavení může mít každá hlavní verze až 511 konceptů (podverze).

V závislosti na způsobu, jakým váš tým funguje, může být pro tým pravděpodobnější, že budete potřebovat nejnovější podverze, jako je například naposledy upravená verze. V průběhu času může být váš tým méně pravděpodobný potřebovat starší podverzi. Hlavní verze obvykle představuje milník, například soubor odeslaný na revizi nebo publikaci, zatímco podverze je Nedokončená práce, která není připravena pro všechny účastníky webu.

Pokud seznam nebo knihovna omezí počet hlavních verzí, budou při dosažení limitu odstraněny nejstarší verze. Pokud jsou například zachovány pouze verze 100 a váš tým vytváří 105 verze, budou zachovány pouze verze 6 až 105. Pokud je vytvořena jiná verze, budou zachovány pouze verze 7 až 1066. Pokud seznam nebo knihovna omezuje verze, ujistěte se, že se v případě dosažení limitu verzí odstraní starší verze.

V knihovně, která omezuje počet hlavních verzí, pro které udržuje podverze, se při dosažení limitu verzí odstraňují podverze pro předchozí hlavní verze. Pokud například udržujete koncepty pouze pro hlavní verze 100 a váš tým vytváří 105 hlavních verzí, budou pro nejbližší verze zachovány pouze hlavní verze. Podverze, které jsou přidružené k pěti nejstarším verzím, například 1,2 nebo 2,3 –, jsou odstraněny, ale hlavní verze – 1, 2 atd. – jsou zachovány, pokud knihovna také neomezuje hlavní verze.

Poznámky: 

  • SharePoint Online vyžaduje správu verzí pro knihovny. SharePoint Server vám umožní vybrat možnost Správa verzí jako možnosti.

  • SharePoint Online Nastavení knihovny umožňuje řadu hlavních verzí 100-50000. SharePoint Server nastavení knihovny umožňuje rozsah hlavních verzí 1-50000.

  • Nastavení knihovny SharePoint Online i SharePoint Server umožňují rozsah podverzí 1-50000.

  • Nastavení seznamů SharePoint Online a SharePoint Server umožňují správu verzí (včetně konceptů) jako možnosti s rozsahem verzí 1-50000.

Správa verzí je automaticky zapnutá při vytvoření knihovny a ne při vytvoření seznamu. Kdokoli s oprávněním ke správě seznamů může správu verzí zapnout nebo vypnout. Na mnoha webech, které mají stejnou osobu, která spravuje web, protože seznamy a knihovny dědí oprávnění od webu. Kromě toho, že se dá spravovat správa verzí, rozhodne vlastník webu (nebo jiná osoba, která je spravuje seznam nebo knihovna), kdo může požadovat schválení obsahu, kdo uvidí položky konceptu a který se vyžaduje. Každé z těchto rozhodnutí má vliv na způsob práce s verzemi. Pokud se například osoba, která knihovnu spravuje, rozhodne vyžadovat rezervaci, čísla verzí se vytvoří, jenom když je soubor rezervovaný. Pokud je vyžadováno schválení obsahu, nepoužijí se čísla hlavních verzí, dokud soubory neschválí někdo, kdo má oprávnění k tomu.

Důležité informace: Pokud lidé, kteří pracují v knihovně, plánují do společného vytváření dokumentů, nekonfigurujte knihovnu tak, aby vyžadovala rezervaci. Uživatelé nemůžou fungovat jako spoluautoři, když jsou dokumenty, které potřebují, rezervované.

Informace o tom, jak zapnout správu verzí pro seznam nebo knihovnu, najdete v článku povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Pokud je ve vaší knihovně zapnutá Správa verzí, určí osoba, která ji nastaví,, jestli má sledovat hlavní i dílčí verze a taky určuje, kdo uvidí podverze. Ve většině případů, kdy je vyžadováno schválení obsahu, můžou zobrazení podverzí zobrazit jenom vlastník souboru a lidé, kteří mají oprávnění schvalovat položky. V jiných knihovnách mohou zobrazit všechny verze každý, kdo může upravovat soubory v knihovně nebo kdokoli, kdo má knihovnu oprávnění ke čtení. Po schválení verze se verze zobrazí všem, kteří mají oprávnění ke čtení seznamu nebo knihovny.

Přestože seznamy nemají hlavní a podverze, každá položka, která je ve stavu čekající na vyřízení , se považuje za koncept. Ve většině případů můžou koncepty zobrazit jenom tvůrce položky a osoby, které mají oprávnění Úplné řízení nebo návrh. Koncept se zobrazuje ve stavu čekání na tyto osoby, ale ostatní vidí jenom nejnovější schválenou verzi v historii verzí. Pokud se soubor odmítne, zůstane ve stavu čekající na vyřízení , dokud ho někdo, kdo má potřebná oprávnění, odstraní.

Ve výchozím nastavení se položka nebo soubor čekající na vyřízení zobrazuje jenom autorovi a lidem s oprávněním ke správě seznamů, můžete ale určit, jestli se má položka nebo soubor zobrazit v jiných skupinách uživatelů. Pokud je vaše knihovna nastavená tak, aby sledovala hlavní i podverze, musí osoba, která soubor upraví, nejdřív publikovat hlavní verzi souboru.

Další informace o nastavení schválení dokumentů najdete v článku o požadování schválení položek v seznamu nebo knihovně.

Poznámka: Koncept zabezpečení v některých seznamech a knihovnách je nakonfigurovaný tak, aby všichni uživatelé webu mohli vidět připravené a schválené verze.

Při rezervování souboru z knihovny, která má zapnutou správu verzí, se nová verze vytvoří pokaždé, když ji vrátíte se změnami zpátky. A pokud jsou hlavní a podverze zapnuté, můžete se při vrácení se změnami rozhodnout, jaký typ verze se vrací se změnami. V knihovnách, kde je vyžadována rezervace, jsou verze vytvářeny pouze při vrácení se změnami.

V knihovnách, kde není rezervace nutná, se při prvním uložení souboru po otevření souboru vytvoří nová verze. Při každém dalším uložení se přepíše verze, kterou jste vytvořili pomocí prvního uložení. Pokud aplikaci zavřete a pak znovu otevřete dokument, bude první uložení nové. To může způsobit velmi rychlé šíření počtu verzí.

Další informace o rezervování a vracení se změnami najdete v článku rezervace, vrácení se změnami nebo zahození změn souborů v knihovně.

Důležité informace: Pokud dokument spoluvytváříte, nevybírejte ho, pokud nemáte dobrý důvod zabrání ostatním v práci na dokumentu.

Vyžadováním rezervace může váš tým pomoct využívat správu verzí, protože uživatelé konkrétně určí, kdy má být vytvořena verze. Verze se vytvoří jenom v případě, že někdo rezervuje soubor, změní ho a pak ho vrátí zpátky se změnami. Pokud políčko Rezervovat nepotřebujete, bude vytvořena verze, když někdo poprvé uloží soubor a tato verze se aktualizuje, když ho osoba zavře. Pokud se tento člověk nebo někdo jiný pak znovu otevře a uloží, vytvoří se jiná verze. V závislosti na situaci možná nebudete chtít vytvořit více verzí, třeba když musíte zavřít soubor, abyste se účastnili schůzky, než dokončíte změny souboru.

Když je potřeba rezervovat, uživatelé nemohou přidávat soubory, měnit soubory ani měnit vlastnosti souboru bez toho, abyste soubor nejdřív rezervovali. Když uživatelé zavedou vrácení se změnami, budou vyzváni k zadání komentářů týkajících se změn, které jste udělali, což pomáhá vytvořit výstižnější historii verzí.

Poznámka: Pokud knihovna bude ukládat soubory Microsoft Projectu (. MPP), které jsou synchronizované se seznamy úkolů na vašem webu, políčko vyžadovat rezervaci by mělo být prázdné.

Další informace o požadování rezervace najdete v článku Nastavení knihovny tak, aby vyžadovala rezervaci souborů.

Seznamy a knihovny mají oprávnění týkající se správy verzí a rezervací, která se liší podle úrovně oprávnění, která je použitá pro uživatele nebo konkrétní skupinu. Uživatel, který může upravovat úrovně oprávnění, může tato oprávnění nakonfigurovat jinak nebo může vytvořit novou skupinu s přizpůsobenými úrovněmi oprávnění.

Tato oprávnění umožňují flexibilní možnosti správy knihovny. Můžete například chtít, aby někdo mohl odstranit verze souboru, aniž by měl oprávnění odstranit samotný soubor. Oprávnění odstraňovat verze není stejné jako oprávnění k odstraňování položek, takže můžete poskytnout přizpůsobenou úroveň řízení.

V následující tabulce najdete oprávnění, která se týkají správy verzí a rezervací a výchozích úrovní oprávnění, na které se vztahují.

Oprávnění

Výchozí úroveň oprávnění

Zobrazit verze

Úplné řízení, návrh, přispívání a čtení

Odstranit verze

Úplné řízení, návrh a přispívání

Přepsat rezervaci

Úplné řízení a design

Schválit položky

Úplné řízení a design

Další informace o oprávněních najdete v tématu Principy úrovní oprávnění v SharePointu.

Napište nám komentář

Byl tento článek užitečný? Pokud ano, dejte nám o tom prosím vědět na konci této stránky. Pokud užitečný nebyl, řekněte nám, co nebylo jasné nebo co chybělo. Uveďte prosím svou verzi SharePointu, operačního systému a prohlížeče. Na základě vašeho názoru tyto postupy prověříme, doplníme informace a článek aktualizujeme.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders