Informace o pracovních postupech, které jsou součástí SharePointu

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Pracovní postupy služby SharePoint jsou předprogramované miniaplikace, které umožňují zjednodušit a automatizovat celou řadu obchodních procesů – od shromažďování podpisů, názorů nebo schvalování plánu nebo dokumentu po sledování aktuálního stavu rutinního postupu. Pracovní postupy služby SharePoint slouží k úspoře času a úsilí a pro zajištění konzistence a efektivity pro pravidelně prováděné úkoly.

Porovnání ručního procesu s automatizovaným pracovním postupem

Tento článek probírá předprogramované pracovní postupy dodávané s SharePointem 2010, pro které vybíráte možnosti v přidružovacím formuláři, když přidáváte jejich verze pro použití v seznamech, knihovnách a celých kolekcích webů.

Pomocí SharePoint Designeru a dalších aplikacích je taky možné dělat rozsáhlejší úpravy těchto zahrnutých typů pracovních postupů, a dokonce i vytvářet vlastní pracovní postupy úplně od začátku. Další informace o těchto procesech najdete v článku Úvod do navrhování a přizpůsobování pracovních postupů.

V tomto článku se dozvíte víc o celé sadě zahrnutých pracovních postupů.

Pokud byste radši přeskočili přímo k podrobným pokynům ke konkrétnímu pracovnímu postupu, najdete odkazy na ně v sekci Další kroky, do které můžete přejít z následujícího obsahu.

Co chcete vědět?

Co je pracovní postup SharePointu?

Jaké procesy se dají automatizovat pomocí sharepointového pracovního postupu?

Schválení (směrování dokumentu nebo položky ke schválení nebo zamítnutí)

Shromáždit názory (směrování dokumentu nebo položky k získání názorů)

Shromáždit podpisy (směrování dokumentu, sešitu nebo formuláře k digitálním podpisům)

Schválení dispozice (Správa vypršení platnosti dokumentu a uchovávání informací)

Třístavový (sledování problému, projektu a úkolu ve třech stavech nebo fázích)

Kdo může přidat a spustit pracovní postup služby SharePoint?

Jak lze přidat a spustit pracovní postup služby SharePoint?

Můžu vytvořit vlastní sharepointové pracovní postupy?

Další kroky

Co je pracovní postup SharePointu?

>Pravděpodobně již víte, co je vývojový diagram. Jedná se o grafickou mapu procesu s pokyny ke každému kroku

Pracovní postup

Pracovní postup služby SharePoint je jako automatizovaný vývojový diagram, který umožňuje zajistit standardní pracovní proces bez velkého úsilí, nepřesných odhadů a náhodnosti.

Podívejte se například na proces schválení dokumentu na obrázku. Spuštění tohoto procesu ručně může znamenat rozsáhlé kontroly a sledování, předávání dokumentů dál a odesílání připomínek, přičemž každý z těchto úkolů musíte provádět vy nebo jeden či více vašich kolegů. To znamená spoustu práce navíc a v horším případě i její neustálé přerušování.

Pokud však ke spuštění procesu použijete pracovní proces schválení dokumentů služby SharePoint, všechny tyto kontroly, sledování, připomínání a předávání provádí tento pracovní postup automaticky. Pokud se někdo zpozdí při provádění úkolu nebo dojde k jinému problému, většina dodaných pracovních postupů vygeneruje oznámení a bude vás informovat. Žádný uživatel ve skupině nemusí aktivně monitorovat proces, protože ten se pomocí pracovního postupu služby SharePoint vždy proaktivně monitoruje sám.

Spuštění sharepointového pracovního postupu je snadné. Stačí vybrat typ pracovního postupu, určit možnosti, které nejlépe odpovídají vaší situaci, a pak už všechno nechat na SharePointu. Pracovní postup můžete samozřejmě zrušit nebo ukončit, kdykoliv potřebujete.

Začátek stránky

Jaké procesy lze automatizovat pomocí pracovního postupu služby SharePoint?

Všechny typy pracovních postupů dodávané s SharePointem fungují jako šablony. Pro určitý seznam nebo knihovnu nebo pro celou kolekci webů můžete přidat verzi pracovního postupu, a to pomocí inicializačního formuláře, ve kterém určíte požadované možnosti pro tuto verzi – komu pracovní postup přiřazuje úkoly, konečné termíny úkolů, jak se dá pracovní postup spustit a kdo to může udělat, pokyny obsažené v upozorněních na úkoly atd.

SharePoint 2010 poskytuje pět typů předprogramovaných pracovních postupů.

Poznámka:  Všech pět typů pracovních postupů je součástí SharePoint Serveru 2010 a SharePointu Online pro Office 365 pro podniky. SharePoint Online pro Office 365 pro profesionály a menší firmy ale zahrnuje jenom třístavový pracovní postup.

Schválení (směrování dokumentu nebo položky ke schválení nebo zamítnutí)

Značka zaškrtnutí Pracovní postup schválení směruje dokument nebo jiné položky k určenou lidi jejich schválení nebo zamítnutí.

Pomocí pracovního postupu Schválení můžete taky řídit schvalování obsahu v seznamu nebo knihovně.

Další informace a podrobné pokyny najdete v článku Vše o pracovních postupech Schválení.

(Existuje taky podobný typ pracovního postupu, který se používá při publikování na webu – Schválení publikování.)

Shromáždit názory (směrování dokumentu nebo položky k získání názorů)

Pracovní postup Shromáždit názory Pracovní postup Shromáždit názory směruje dokumentu nebo jiné položce určeným lidem o svůj názor.

Pracovní postup Shromáždit názory pro vlastníka pracovního postupu sloučí všechny názory účastníků a vytvoří záznam o procesu revize.

Další informace a podrobné pokyny najdete v článku Vše o pracovních postupech Shromáždit názory.

Shromáždit podpisy (směrování dokumentu, sešitu nebo formuláře k digitálním podpisům)

Pracovní postup Shromáždit podpisy Pracovní postup Shromáždit podpisy směruje určeným lidem k digitálním podpisům dokumentu aplikace Microsoft Office.

Pracovní postup Shromáždit podpisy funguje jenom s dokumenty Wordu, sešity Excelu a formuláři InfoPathu.

Další informace a podrobné pokyny najdete v článku Vše o pracovních postupech Shromáždit podpisy.

Schválení dispozice (Správa vypršení platnosti dokumentu a uchovávání informací)

Pracovní postup Schválení dispozice Pracovní postup schválení dispozice slouží k podpoře záznamy správy musí v rámci organizace. Tento pracovní postup spravuje vypršení platnosti dokumentu a proces uchovávání informací tím, že účastníkům se rozhodnout, jestli chcete zachovat nebo odstranit vypršela platnost dokumenty nebo položky.

Po spuštění pracovního postupu Schválení dispozice se vytvoří úkoly tohoto pracovního postupu pro konkrétní dokumenty a položky v seznamu úkolů pracovního postupu. Je pravděpodobné, že pracovní postup Schválení dispozice může generovat velké množství úkolů (zvlášť pokud je nakonfigurované automatické spuštění při vypršení platnosti položek). Proto tento pracovní postup nabízí možnost hromadného dokončení úkolů, takže správci záznamů nebo jiní autorizovaní uživatelé můžou zpracovat velké množství položek určených k odstranění v jednom kroku.

Můžete nakonfigurovat, aby pracovní postup Schválení dispozice spolupracoval s funkcí Zásady vypršení platnosti v rámci zásad správy informací. Pracovní postup se pak bude spouštět automaticky při každém vypršení platnosti dokumentu nebo položky na webu.

Další informace a podrobné pokyny najdete v článku Použití pracovního postupu Schválení dispozice.

Třístavový (sledování problému, projektu a úkolu ve třech stavech nebo fázích)

Třístavový pracovní postup Třístavový pracovní postup slouží ke sledování stavu položky seznamu ve třech stavech (fází). Lze použít ke správě obchodních procesů, které od organizací vyžadují sledování velkého množství problémů nebo položek – zákaznické podpory při potížích, potenciálních zákazníků nebo projektových úkolů, například.

Při každém přechodu mezi stavy pracovní postup přiřadí úkol určité osobě a pošle jí e-mailové upozornění na úkol. Po dokončení úkolu pracovní postup aktualizuje stav položky a přejde na další stav. Třístavový pracovní postup je navržený pro spolupráci se šablonou seznamu Sledování problémů, ale dá se použít pro jakýkoliv seznam obsahující sloupec volby se třemi nebo více hodnotami.

Další informace a podrobné pokyny najdete v článku Použití třístavového pracovního postupu.

Začátek stránky

Kdo může přidat a spustit pracovní postup služby SharePoint?

Chcete-li přidat nebo spustit pracovní postup, musíte mít náležité oprávnění pro seznam, knihovnu nebo kolekci webů, kde se tento pracovní postup bude spouštět.

  • Přidání pracovního postupu:    Ve výchozím nastavení musíte mít k přidání pracovního postupu oprávnění Spravovat seznamy. Členové skupiny Vlastníci mají oprávnění Spravovat seznamy ve výchozím nastavení (na rozdíl od členů skupin Členové a Návštěvníci).

  • Spuštění pracovního postupu    Taky ve výchozím nastavení potřebujete oprávnění Upravit položky spuštění pracovního postupu, který je už přidali. (Do skupiny členů a vlastníků skupiny obě oprávnění Upravit položky ve výchozím nastavení; skupiny návštěvníků webu nepodporuje.)
    Vlastníci můžete taky můžete zvolit konkrétní pracovní postupy konfigurovat tak, aby bylo možné je spuštěn pouze členové skupiny Vlastníci.

Začátek stránky

Jak lze přidat a spustit pracovní postup služby SharePoint?

Následující diagram poskytuje všeobecný přehled o základních fázích plánování, přidávání, spouštění a úprav pracovního postupu služby SharePoint. Zde jsou další informace ke každému z kroků:

Pracovní postup

Plánování: Měli byste vědět, jaké možnosti chcete a jaké informace budete potřebovat při používání inicializačního formuláře pro přidání vaší verze pracovního postupu.

  • Průzkum:    Zjistěte si, který ze zahrnutých typů pracovního postupu odvede práci, kterou potřebujete.

  • Přidání:    Vyplňte inicializační formulář a přidejte svoji verzi pracovního postupu k seznamu, knihovně nebo kolekci webů.

  • Spuštění:    Spusťte nový pracovní postup ručně nebo automaticky u dokumentu nebo jiné položky v seznamu či knihovně (pokud jej spustíte ručně, budete moci v inicializačním formuláři změnit některá nastavení přidružovacího formuláře pracovního postupu). Jakmile je pracovní postup spuštěn, vytvoří úkoly, odešle oznámení a zahájí sledování akcí a událostí.

  • Sledování:    Během spuštěného pracovního postupu můžete zobrazit stránku Stav pracovního postupu, na níž lze zjistit, jaké úkoly byly dokončeny a k jakým dalším akcím došlo. V případě potřeby můžete na této stránce upravit aktuální a budoucí úkoly a dokonce i zrušit či ukončit spuštění tohoto pracovního postupu.

  • Kontrola:    Je-li spuštění dokončeno, lze jeho celou historii zkontrolovat na stránce Stav pracovního postupu. Na stejné stránce je dále možné vytvořit statistické sestavy popisující celkový výkon tohoto pracovního postupu.

  • Změny:    Pokud pracovní postup nefunguje tak, jak chcete, můžete otevřít původní přidružovací formulář, pomocí něhož jste postup přidali, a provést v něm příslušné změny.

Začátek stránky

Mám možnost vytvořit vlastní sharepointové pracovní postupy?

Jestli chcete, aby byl předdefinovaný pracovní postup flexibilnější, můžete ho dál přizpůsobit pomocí nástroje, jako je třeba SharePoint Designer. Kromě toho si můžete vytvořit svůj vlastní pracovní postup.

Pomocí Návrháře pracovního postupu vytvoříte pravidla, která přidruží podmínky a akce k položkám v sharepointových seznamech a knihovnách. Změny položek v seznamech nebo knihovnách budou spouštět akce v pracovním postupu.

Můžete například navrhnout pracovní postup, který spustí další pracovní postup schválení, pokud náklady položky překročí určitou částku.

Můžete taky definovat pracovní postup pro sadu souvisejících dokumentů. Pokud je například pracovní postup přidružený ke knihovně dokumentů nebo je filtrovaný na typ obsahu Dokument, zobrazí se skupina kontextových akcí Sada dokumentů. Sada dokumentů je nová funkce SharePoint Serveru 2010, která umožňuje pracovat se skupinou dokumentů jako s jednou jednotkou, takže pak můžete spustit akci pracovního postupu u všech položek dané sady dokumentů.

Další informace najdete v tématu Úvod do navrhování a přizpůsobování pracovních postupů.

Začátek stránky

Další kroky

Podívejte se na libovolný z následujících článků, kde najdete podrobnější pokyny k práci se zahrnutými typy pracovních postupů:

A pokud máte zájem o provádění dalších přizpůsobení libovolného ze základních typů pracovních postupů – nad rámec toho, co můžete udělat pomocí přidružovacího formuláře – nebo pokud si chcete vytvořit vlastní pracovní postup od základů, podívejte se na článek Úvod do navrhování a přizpůsobování pracovních postupů.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×