Implementace správy záznamů

Můžete spravovat záznamy "na místě", což znamená, že můžete opustit dokument v jeho aktuálním umístění na webu nebo ukládat záznamy do určitého archivu, jako je web Centrum záznamů.

Než začnete správu záznamů, doporučujeme nejdřív vytvořit plán správy záznamů pro vaši organizaci. Informace o tom, jak ve vaší organizaci zvolit správný systém správy záznamů, najdete v tématu Výběr způsobu ukládání a správy záznamů.

Poznámka: V SharePointu Online jsme zaznamenali použití popisků uchovávání informací k deklaraci obsahu jako záznamů, které efektivně nahradí nutnost používat Centrum záznamů. Pokud používáte centrum záznamů, můžete ho dál používat vedle popisků pro uchování informací. Ale přesunutím dopředu se místo centra záznamů doporučuje používat značky uchovávání informací.

Vytvoření a konfigurace webu centra záznamů

Tato část obsahuje přehled hlavních kroků, které je třeba provést při vytváření a konfiguraci webu centra záznamů. Kliknutím na odkazy zobrazíte v jednotlivých krocích zvláštní pokyny.

  1. Vytvořte web Centrum záznamů pomocí šablony webu Centrum záznamů.

  2. Vytvořte knihovny záznamů nebo seznamy pro správu a ukládání jednotlivých typů záznamů, které jsou zadané v plánu souborů (def: plán souborů popisuje typy dokumentů nebo položek, které organizace potvrdí jako oficiální obchodní záznamy. Označuje, kde jsou tyto záznamy uloženy, a poskytuje informace, které odlišují jeden typ záznamu od druhého.

  3. Přidejte do knihoven a seznamů přidružený typ obsahu .

  4. Vytvořte a přidejte sloupce webu do příslušných typů obsahu, aby obsahovaly a zobrazily metadata pro každý typ záznamu, který je zadaný v plánu souborů.

  5. Přidejte zásady správy informací k typu obsahu na webu centra záznamů.

  6. Nakonfigurujte organizátor obsahu pro směrování jednotlivých typů záznamů do příslušného umístění.

Začátek stránky

Vytvoření webu centra záznamů

Doporučujeme vytvořit centrum záznamů jako kolekci webů nejvyšší úrovně, nikoli jako podřízený web. Pokud chcete vytvořit kolekci webů, musíte být členem skupiny SharePoint Správci farmy na počítači, na kterém běží web centrální Správa SharePointu.

V SharePointu Online můžete vytvořit web centra záznamů ze svého SharePointového webu nejvyšší úrovně. Klikněte na + vytvořit weba začněte od kroku 4 níže.

  1. Spusťte SharePoint 2013 nebo 2016 centrální Správa.

    • Windows Server 2008 R2:

      • Klikněte na tlačítko Start, na produkty Microsoft SharePoint 2013 nebo Microsoft SharePoint 2013a potom klikněte na položku Centrální správa sharepointu 2013 nebo centrální Správa SharePointu 2016.

    • Windows Server 2012:

      • Na úvodní obrazovce klikněte na Centrum pro správu SharePoint 2013 nebo centrální Správa SharePointu 2016.

        Pokud není na úvodní obrazovce SharePoint 2013 centrální správa nebo SharePoint 2016 Central Administration :

      • Klikněte pravým tlačítkem na počítač, klikněte na všechny aplikacea potom klikněte na centrální Správa SharePointu 2013 nebo centrální Správa SharePointu 2016.

  2. Na webu centrální Správa klikněte v části Správa aplikací na vytvořit kolekce webů.

  3. Pokud není vybrána webová aplikace, ve které chcete vytvořit kolekci webů, klikněte na stránce vytvořit kolekci webů v části Webová aplikace na šipku dolů. V nabídce Webová aplikace klikněte na změnit webovou aplikacia potom klikněte na webovou aplikaci, ve které chcete vytvořit kolekci webů.

  4. V části název a popis zadejte název a popis kolekce webů.

  5. V části Adresa webu vyberte cestu, kterou chcete použít pro adresu URL (třeba cestu zahrnutí pomocí zástupných znaků, jako je/Sites/, nebo kořenový adresář (/).

    Pokud vyberete cestu zahrnutí pomocí zástupných znaků, musíte taky zadat název webu, který se má použít v adrese URL vašeho webu.

  6. V části Výběr šablony v seznamu Vyberte verzi Experience vyberte verzi šablon, které chcete použít.

    Pokud chcete, aby kolekce webů vypadala a běžela jako kolekce webů na SharePoint serveru, vyberte verzi Experience. Kolekce webů, která používá dřívější verzi prostředí SharePointu, se spouští v novější verzi SharePointu, ale uživatelské rozhraní a uživatelské prostředí kolekce webů budou mít dřívější verzi. Kolekci webů, kterou lze kdykoli upgradovat na nejnovější verzi.

  7. V části Výběr šablony vyberte kartu organizace a potom klikněte na položku Centrum záznamů.

  8. V části primární správce kolekce webů zadejte uživatelské jméno (ve tvaru doména \ jméno_uživatele) pro uživatele, který bude správcem kolekce webů.

  9. V části sekundární správce kolekce webů zadejte uživatelské jméno sekundárního správce kolekce webů. Určení sekundárního správce kolekce webů je doporučeným postupem, jak zajistit, aby někdo mohl spravovat kolekci webů, když není přítomen primární správce kolekce webů.

  10. Pokud používáte kvóty ke správě úložiště pro kolekce webů, klikněte v části Šablona kvóty na šablonu v seznamu Vybrat šablonu kvóty .

  11. Klikněte na OK.

Vytvoření knihoven nebo seznamů pro správu záznamů

Knihovny a seznamy jsou důležité prvky správy záznamů. Slouží jako soubory CAB pro každý typ záznamu, který chcete uložit nebo spravovat. Zařazení typů obsahu (později vysvětlení) do knihoven a seznamů pomáhá zařazovat záznamy do kategorií. Doporučujeme vytvořit pro každý typ obsahu v plánu souborů záznamů jednu knihovnu dokumentů nebo seznam.

Přidání stávajícího typu obsahu do seznamu nebo knihovny

Když do seznamu nebo knihovny přidáte typ obsahu, umožníte, aby tento seznam nebo knihovna obsahovaly položky tohoto typu. Při odeslání záznamů do centra záznamů jsou tyto záznamy směrovány do příslušného seznamu nebo knihovny na základě typu obsahu dokumentu.

Začátek stránky

Vytvoření a přidání sloupců webu do seznamů, knihoven nebo typů obsahu

Sloupce vám pomůžou seskupit, zařadit do kategorií a sledovat záznamy nebo jiné položky. Sloupec webu definuje položku metadat, která může být přidružena k typu obsahu, seznamu nebo knihovně. Můžete třeba přidat sloupce webu, které definují "autor" nebo "datum dokončení". Přidání sloupce webu do typu obsahu pro záznamy pro uložení položky metadat, která je odeslaná se záznamem, nebo přidání metadat pro pomoc při správě záznamu.

Vytvoření sloupce webu

  1. Na webu Centrum záznamů klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom na Nastavení webu.

    V SharePoint webu připojeném ke skupině klikněte na Nastavení, klikněte na obsah webua potom na Nastavení webu.

  2. Na stránce nastavení webu klikněte v části Galerie návrhůna sloupce webu.

  3. Na stránce sloupce webu klikněte na vytvořit.

  4. Na stránce nový sloupec webu zadejte do pole název a typ název sloupce , který chcete použít.

  5. Vyberte typ informací, které chcete ve sloupci Uložit – například Měna, datum a čas nebo text.

  6. V části Skupina vyberte existující skupinu, do které chcete uložit nový sloupec webu, nebo vyberte Nová skupina, chcete-li vytvořit novou skupinu. Skupiny představují způsob uspořádání sloupců a usnadňují jejich hledání.

V části Další nastavení sloupců vyberte další požadované nastavení sloupců. Možnosti dostupné v této části se liší v závislosti na typu sloupce, který jste vybrali v části název a typ . Pokud je třeba volba, kterou chcete ve sloupci uložit, nastavit, můžete definovat možnosti pro výčet v části Další nastavení sloupců .

  1. Klikněte na OK.

Přidání sloupce webu do typu obsahu pro záznamy

  1. Na domovské stránce webu Centrum záznamů klikněte na nastavení a potom na Nastavení webu.

    V SharePoint webu připojeném ke skupině klikněte na Nastavení, klikněte na obsah webua potom na Nastavení webu.

  2. V části Galerie návrhářů webu klikněte na typy obsahu webu.

  3. Na stránce typy obsahu webu klikněte na typ obsahu webu, který chcete konfigurovat.

  4. Po výběru typu obsahu webu z nadřazeného webu nebo vytvoření nového typu obsahu webu klikněte na stránce vybraný typ obsahu webu v části sloupce na Přidat ze stávajících sloupců webu.

  5. Na stránce Přidat sloupce k typu obsahu vyberte v části Vybrat sloupce skupinu, podle které chcete filtrovat, ze seznamu Vybrat sloupce .

  6. V seznamu Dostupné sloupce vyberte sloupec, který chcete přidat, a klikněte na Přidat.

  7. V části aktualizovat seznamy a typy obsahu webu určete, jestli se budou při změnách aktualizovat podřízené typy obsahu webu, které dědí z tohoto typu obsahu webu.

  8. Po přidání všech sloupců klikněte na OK.

Poznámka: Pokud typ obsahu, který chcete vybrat, se nezobrazuje jako odkaz (šedý) na této stránce, typ obsahu patří nadřazenému webu centra záznamů a proto musí být vybraný a nakonfigurovaný z nadřazeného webu. To můžete udělat tak, že ve sloupci typ obsahu webu klepnete na odkaz ve sloupci zdrojový sloupec vedle položky typ obsahu webu.

Začátek stránky

Vytvoření zásad správy informací pro záznamy

Zásady správy informací jsou sady pravidel pro typ obsahu. Zásady správy informací umožňují organizacím kontrolovat a sledovat, jak dlouho se zachovají, nebo jaké akce mohou uživatelé s tímto obsahem provádět.

Poznámka: Abyste mohli dokončit tento úkol, musíte být členem skupiny Vlastníci pro web Centrum záznamů.

Přidání zásad správy informací k typu obsahu

Poznámka: Zásady správy informací nelze zadat pro základní typ obsahu. Základní typy obsahu se při vytvoření kolekce webů instalují. Musíte vytvořit typ obsahu, který je odvozen od typu základního obsahu, a použít zásady správy informací u odvozeného typu obsahu.

  1. Na webu klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom na Nastavení webu.

    V SharePoint webu připojeném ke skupině klikněte na Nastavení, klikněte na obsah webua potom na Nastavení webu.

  2. Na stránce nastavení webu klikněte v části Galerie návrhářů webu na typy obsahu webu.

  3. Na stránce typy obsahu webu klikněte na typ obsahu, ke kterému chcete přidat zásady správy informací.

  4. Na stránce typ obsahu klikněte na nastavení zásad správy informací.

  5. Na stránce upravit zásady zadejte popis zásady a pak napište stručný příkaz zásad, který vysvětluje uživatelům, pro které jsou zásady uvedené. Příkaz zásad může mít až 512 znaků.

  6. Dále potřebujete přidat jednu nebo více funkcí zásad do zásad správy informací. Při povolování funkcí se zobrazí další nastavení.

Přidání funkcí zásad do zásad správy informací

K zásadám, které můžete přidat do informační zásady, patří popisky, auditování, vypršení platnosti a čárové kódy.

Přidání funkce zásad uchovávání informací do zásad správy informací

  1. Na stránce upravit zásady zaškrtněte políčko Povolit uchovávání informací .

  2. Klikněte na Přidat fázi uchovávání informací a vyberte jednu z následujících možností retenční periody pro určení doby vypršení platnosti dokumentů: Pokud chcete nastavit datum vypršení platnosti na základě vlastnosti data, vyberte tuto možnost, která je u položky v závislosti na vlastnosti Date. Vytvoření nebo Změna) a časového období (dny, měsíce nebo roky).

  3. Do pole mezi seznamy zadejte hodnotu pro určení časového období.

  4. Vyberte akci, která se má vyskytnout při vypršení platnosti dokumentu.

  5. Pokud chcete, aby se vybraná akce opakovala, zaškrtněte políčko v části opakování a pak vyberte periodu opakování.

  6. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Přidání funkce zásad auditování do zásad správy informací

  1. Na stránce upravit zásady vyberte v části auditování možnost Povolit auditovánía pak zaškrtněte políčka vedle událostí, pro které chcete uchovat záznam auditu.

  2. Klikněte na OK.

    Poznámka: Pokud chcete zobrazit protokoly auditování, klikněte na stránce nastavení kolekce webů na sestavy protokolu auditovánía vyberte sestavu, kterou chcete zobrazit.

Přidání funkce zásad čárových kódů do zásad správy informací

  1. Na stránce upravit zásady vyberte v části čárové kódy možnost Povolit čárové kódy.

  2. Vyberte tlačítko pro vložení čárového kódu... Pokud chcete, aby klientské aplikace Office vyžadovaly, aby uživatelé vložili do svých dokumentů čárový kód, zaškrtněte políčko.

Přidání funkce zásad popisek do zásad správy informací

  1. Na stránce upravit zásady zaškrtněte v části popisky políčko Povolit popisky .

  2. Pokud chcete, aby uživatelé vložili popisek před uložením nebo tiskem dokumentu, vyberte před uložením nebo tiskem přidat popisek.

  3. Pokud chcete, aby se po přidání popisky neměnily, vyberte zabránit změnám štítků po jejichpřidání.

  4. Do pole Formát popisku zadejte text, který se má zobrazit na štítku. Můžete použít libovolnou kombinaci opravených textových nebo vlastností dokumentu s výjimkou počítaných nebo předdefinovaných vlastností, jako je globálně jedinečný identifikátor (GUID) nebo vytvoření. Nový řádek zahájíte pomocí sekvence znaků \n .

  5. Vyberte písmo, velikost písma, řez písma a zarovnání textu popisku.

  6. V poli Výška zadejte výšku štítku do palců a v poli Šířka popisek šířka štítku.

  7. Kliknutím na aktualizovat zobrazte změny.

  8. Klikněte na OK.

Konfigurace správy záznamů na místě

Při používání centra záznamů pracujete v uzamčeném úložišti a k načtení záznamů do úložiště můžete použít operaci Odeslat. Pro místní správu záznamů může být možné nakonfigurovat libovolný web jako systém pro správu záznamů. Na rozdíl od centra záznamů můžete v tomto typu systému ukládat záznamy spolu s aktivními dokumenty ve společném prostoru. Některé další výhody používání systému správy záznamů na místě jsou:

  • Záznamy mohou existovat a být spravovány na několika webech.

  • Správa verzí je povolená a údržba verzí záznamů je automatická.

  • vyhledávání v eDiscovery je možné spustit současně pro záznamy i aktivní dokumenty.

  • Širší kontrolu nad tím, co je záznam ve vaší organizaci a kdo může záznam vytvořit.

Existují tři hlavní kroky konfigurace správy záznamů na místě:

  1. Aktivace správy záznamů na místě na úrovni kolekce webů

  2. Konfigurace nastavení deklarace záznamů na úrovni kolekce webů

  3. Konfigurace nastavení deklarace záznamů na úrovni seznamu nebo knihovny

    Poznámka: Abyste mohli ručně deklarovat položky jako záznamy, musíte být přispěvatelem nebo správcem seznamu.

Začátek stránky

Aktivace správy místních záznamů na úrovni kolekce webů

Prvním krokem při konfiguraci systému správy místních záznamů je aktivace funkce na úrovni kolekce webů. Aktivace funkce povolí příkaz deklarovat nebo nedeklarovaný záznam na pásu karet.

Poznámka: K provedení tohoto úkolu musíte být správcem kolekce webů.

  1. Na nejvyšší úrovni webu klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom na Nastavení webu.

    V SharePoint webu připojeném ke skupině klikněte na Nastavení, klikněte na obsah webua potom na Nastavení webu.

  2. V části Správa kolekce webůklikněte na funkce kolekce webů.

  3. Vedle položky Správa místních záznamůklikněte na aktivovat.

Konfigurace nastavení deklarace záznamů na úrovni kolekce webů

  1. Na nejvyšší úrovni webu klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom na Nastavení webu.

    V SharePoint webu připojeném ke skupině klikněte na Nastavení, klikněte na obsah webua potom na Nastavení webu.

  2. V části Správa kolekce webů klikněte na položku Nastavení deklarace záznamů.

  3. Pokud chcete místo toho, aby byly položky deklarované jako záznamy, na stránce Nastavení deklarace záznamů, vyberte jednu z možností v části omezení záznamu .

  4. V části dostupnost deklarace záznamů zvolte, jestli má být ruční deklarace záznamů ve výchozím nastavení dostupná ve seznamech a knihovnách. Pokud ve výchozím nastavenívyberete možnost není dostupná ve všech umístěních, můžou se záznamy deklarovat jenom prostřednictvím zásad nebo pracovního postupu.

  5. V části role deklarace vyberte role, které můžou ručně deklarovat a nedeklarovaný záznam.

  6. Vyberte OK.

Konfigurace nastavení deklarace záznamů na úrovni seznamu nebo knihovny

Můžete mít větší kontrolu nad umístěním položek jako záznamů pomocí konfigurace deklarací záznamů pro seznam nebo knihovnu. Při konfiguraci seznamu nebo knihovny pro deklaraci záznamu mohou být položky automaticky deklarovány jako záznamy při jejich přidání do seznamu nebo knihovny.

  1. V seznamu nebo knihovně, kde chcete konfigurovat nastavení deklarace záznamů, klikněte na pásu karet na kartu Knihovna nebo seznam a potom klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

    V SharePointu Online klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom klikněte na Nastavení seznamu nebo Nastavení knihovny.

  2. Na stránce nastavení knihovny dokumentů a seznamu klikněte v části oprávnění a Správana Nastavení deklarace záznamů.

  3. V části Ruční deklarace záznamů k dispozici vyberte:

  4. Jestli chcete, aby seznam nebo knihovna používaly výchozí nastavení deklarace záznamů, které kolekce webů používá,

  5. jestli by měli uživatelé vždy povolit ruční deklaraci položek jako záznamů pro seznam nebo knihovnu, nebo

  6. zda uživatelé nemohou ručně deklarovat záznamy v seznamu nebo knihovně.

  7. V části Automatická deklarace zaškrtněte políčko, pokud chcete, aby se všechny položky přidané do seznamu nebo knihovny automaticky deklarovaly jako záznamy.

  8. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×